Conceptos Generales de Administración
Desde que los seres humanos comenzaron a formar grupos para alcanzar objetivos que no podían lograr como individuos, la administración ha sido esencial para asegurar la coordinación de los esfuerzos individuales. A medida que la sociedad ha confiado cada vez más en el esfuerzo de grupo y a medida que muchos grupos organizados se han vuelto grandes, la tarea de los administradores ha cobrado cada vez más importancia.
Villar define la administración como una actividad sistemática, desarrollada por un grupo humano que emplea un conjunto de recursos para lograr una finalidad en forma eficaz y eficiente y con beneficio social para quien va dirigida y para quien la genera. Existen una infinidad de definiciones, pero básicamente todas se refieren a la organización de un grupo de personas para realizar determinadas tareas con un fin común. También podríamos definir la administración tomando en cuenta las funciones que la integran: Planificación, Organización, Dirección y Control de un sistema social. La administración es un medio de racionalizar una actividad, no un fin en sí mismo.
La administración tiene como propósito asegurar que la actividad se desarrolle de forma sistemática, ordenada, respondiendo a un plan preestablecido, con una correcta asignación y utilización de recursos, para obtener los mejores resultados posibles con el menor gasto de recursos humanos, materiales, de tiempo y de trabajo.
Todo administrador debe tener en cuenta que la Administración debe servir para mejorar el servicio y no para crear dificultades. Cuando en una institución la Administración se transforma en un obstáculo, significa que algo está fallando y debe ser corregido.
La Administración es una actividad ligada esencialmente a la actuación de grupos humanos. Es una disciplina que utiliza herramientas de todas las ciencias sociales (sociología, psicología, antropología, ecología).
La Administración, al igual que otras disciplinas, es un arte. Se trata de conocimientos prácticos. Sin embargo, los administradores pueden trabajar mejor utilizando el conocimiento organizado sobre la administración, el cual constituye una ciencia. Por lo tanto, la administración como práctica es un arte y el conocimiento organizado en que se sustenta la práctica se puede denominar ciencia. Ciencia y arte no son mutuamente excluyentes sino complementarios.
Características de la Administración:
- Universalidad: Presente en toda actividad humana realizada por grupos organizados.
- Valor instrumental: Es un medio para lograr un fin.
- Unidad temporal: Proceso dinámico donde las funciones se dan simultáneamente.
- Amplitud del ejercicio.
- Flexibilidad.
- Interdisciplinariedad: Se relaciona con diversas ciencias y técnicas (ciencias sociales, ciencias exactas, disciplinas técnicas).
- Especificidad.
Evolución de la Teoría Administrativa
La Administración y las organizaciones son producto de su momento y contexto histórico y social. La evolución de la teoría de la administración se entiende en términos de cómo han resuelto las personas las cuestiones de sus relaciones en momentos concretos de su historia. A continuación, se presentan las principales escuelas y enfoques:
- Escuela de la administración científica: Taylor, Gantt, Frank y Lillian Gilbreth desarrollaron principios para elevar la productividad en la fábrica y del trabajador individual.
- Teoría clásica de la organización: Surgió de la necesidad de administrar organizaciones complejas. Principales exponentes: Fayol, Max Weber, Mary Parker Follet y Chester Barnard.
- Escuela conductista: Intento por entender y dirigir mejor a los trabajadores, usando conocimientos de sociología y psicología.
- Escuela de la ciencia de la administración: Uso de técnicas matemáticas para modelar, analizar y resolver problemas de administración (con la aparición de las computadoras).
- Momento actual: Enfoques más integrados:
- Enfoque de sistemas: La organización como un todo y parte del ambiente externo.
- Enfoque de contingencias: Interdependencia de los factores en la situación administrativa.
- Enfoque de compromiso dinámico: Retos en la concepción de la administración y las organizaciones en el siglo XXI.
El Ciclo Administrativo
El ciclo de la Administración se divide en dos grandes etapas:
- Fase de Preparación (Pensar): Incluye las funciones de planificación y organización.
- Fase de Ejecución (Hacer): Incluye las funciones de dirección y control.
Estas fases se interrelacionan de la siguiente manera:
CONTROL ← PLANIFICACIÓN
↑ ↓
DIRECCIÓN → ORGANIZACIÓN
- Planificación: Proceso que, partiendo del análisis pasado y actual de un sistema, y tras una evaluación de fines y medios, define objetivos a alcanzar, así como normas de ejecución y control de las actividades a desarrollar durante un período determinado.
- Organización: Forma de relacionarse un grupo de personas para llevar a cabo actos complejos de manera consciente, racional y coordinada, con la finalidad de alcanzar objetivos previamente acordados.
- Dirección: Función mediante la cual se inicia, orienta e impulsa la acción a través de la formulación de decisiones, la motivación y el liderazgo del colectivo.
- Control: Proceso para observar y registrar el desarrollo de la ejecución, a fin de mantener una comparación continua entre lo planificado y lo ejecutado, y aplicar, si es necesario, medidas correctoras.
Planificación: Proceso y Etapas
La planificación es una de las funciones básicas de la administración. Decide con antelación qué se va a hacer, cómo, cuándo y por qué ha de hacerse, y quién va a hacerlo. Es el camino a recorrer entre el punto en el que nos encontramos y el que queremos alcanzar.
Etapas del proceso de planificación:
- Análisis de la situación y diagnóstico del problema: Recolección, valoración e interpretación de datos para obtener un conocimiento real de la situación y sus causas.
- Determinación de prioridades: Jerarquización de los problemas según su importancia (magnitud, trascendencia, vulnerabilidad, tendencia).
- Determinación de diferentes alternativas: Proponer diferentes planes para lograr los objetivos, definiendo recursos, estrategias, políticas, procedimientos, normas y pasos.
- Selección y elaboración del plan de acción: Elegir la alternativa con más posibilidades de éxito.
- Evaluación del plan: Fase final y, al mismo tiempo, comienzo de un nuevo ciclo. Criterios: prueba del ácido, indicadores de eficacia y eficiencia, impacto en la población, calidad.
Conceptos clave en la planificación:
- Recursos: personal, medios materiales y económicos.
- Políticas: orientación general para la acción.
- Estrategia: dirección en la cual los recursos serán utilizados para maximizar la probabilidad de alcanzar un objetivo.
- Normas: modelo por el que deben guiarse las personas.
- Procedimientos: pautas específicas para la acción.
- Reglas: guías concretas de acción.
Clases de Planes
Un plan es un programa de acción que define objetivos, recursos y tiempo. Su eficacia se mide por su contribución a los fines, y su eficiencia por la relación entre beneficios y costos.
Tipos de planes:
- Según su nivel de complejidad: individuales, grupales, institucionales, territoriales, ministeriales, nacionales, internacionales.
- Según el período de duración: corto, mediano y largo plazo.
- Según su concepción: estratégicos, tácticos y operativos.
- Según la actividad social: agropecuarios, industriales, de salud, de defensa, educación, comunicaciones, recreación, comerciales.
- Según los recursos: humanos, materiales, financieros.
- Planes de emergencia.
Planificación Sanitaria
La planificación sanitaria es el área de la planificación social referida a temas de salud. Existen diferentes categorías:
a. Según sus fines (Knox):
- Planificación de la salud: Modificación de los determinantes de la salud (medio ambiente, estilos de vida, etc.). Ejemplo: programa de salud escolar.
- Planificación de la atención a la salud: Optimización del rendimiento de los servicios de cuidados personales de salud. Dos categorías:
- Planificación institucional: Manejo de recursos para máxima eficiencia.
- Planificación funcional: Máxima efectividad en una estructura sanitaria definida.
b. Según niveles:
- Nivel normativo o de planificación de políticas sanitarias: Grandes metas u objetivos políticos a largo y mediano plazo.
- Nivel estratégico o de planificación global: Objetivos estratégicos para alcanzar las metas de la política sanitaria (plan de salud).
- Nivel táctico-operativo o de programación: Actividades para lograr objetivos operacionales a corto plazo.
c. Según perspectiva:
- Basada en las necesidades de la población.
- Condicionada por las características de la institución.
Organización
Propósitos de la organización:
- Combinar o relacionar a los grupos que deben realizar una serie de actividades.
- Con los medios necesarios para su ejecución.
- De forma que el trabajo se realice de manera consciente, racional y coordinada.
- Para asegurar el logro de los fines propuestos en la planificación.
Principios de la organización:
- Agrupación de actividades para garantizar el logro de metas.
- Fomentar el espíritu de trabajo en grupo.
- Líneas claras de autoridad.
- Ningún miembro debe recibir órdenes de más de una persona para una misma cosa.
- Número limitado de personas dependientes de otra.
- Equilibrio entre centralización y descentralización (niveles de autoridad: estratégico, táctico, operativo).
- La autoridad delegada debe estar en relación con la responsabilidad.
- Cada superior es responsable de la actuación de sus subordinados.
- Orden material y social.
- Sistema de remuneración justo.
- Un solo programa y dirección para cada sistema o subsistema.
- Expresión sencilla de la organización.
- Principios de jerarquía: relaciones de autoridad.
Proceso de la Organización
Fases consecutivas:
- Primera fase: Estructuración.
- Segunda fase: Sistematizar.
- Tercera fase: Instalar.
- Estructuración: Definición de la composición, disposición y orden de las partes de un conjunto. Aspectos:
- Especificar fines y objetivos cuantificables.
- Definir funciones, actividades y tareas (departamentalización).
- Definición de puestos de trabajo (descripción de la función, resultados esperados, relaciones de autoridad).
- Definir relaciones entre las personas (niveles jerárquicos, delimitación de autoridad y responsabilidad).
- Organigramas: Representación de la organización según dependencia jerárquica (en salud, el más usado es el matricial).
- Sistematizar: Normalización aplicada a la producción de bienes y servicios (estandarización de procedimientos). Importancia de la documentación escrita.
- Instalar: Dotación de recursos:
- Recursos humanos.
- Recursos financieros.
- Recursos materiales.
Dirección
Elementos de la dirección:
- Orientación: Suministrar información adecuada para el desarrollo del trabajo (a nuevos trabajadores o continua).
- Motivación: Estímulo para que los trabajadores contribuyan al logro de los objetivos. Elementos motivadores: dinero, refuerzo positivo, participación.
- Comunicación: Intercambio de información efectiva. Elementos:
- Emisor.
- Receptor.
- Mensaje.
- Canal (directo o indirecto).
Requisitos: atraer la atención, código adecuado, canal adecuado. Formas: oral o escrita. Problemas: mensajes mal expresados, omisiones, falta de atención, desconfianza.
- Toma de decisiones: Elemento más representativo de la dirección. Etapas: planteamiento del problema, análisis, alternativas de solución, adopción de decisión, inicio e impulso de la aplicación.
- Liderazgo: Capacidad de influir en las personas. Tipos: informal y formal. Cualidades del líder: inteligencia, confianza en sí mismo, iniciativa, interés en los demás.
Estilos de dirección:
- Autocrático.
- Negligente.
- Participativo.
Control
El propósito del control es mejorar constantemente la eficacia del ciclo administrativo.
Etapas del proceso de control:
- Establecimiento de normas: Objetivos valorables (cuantitativa o cualitativamente) como patrón de comparación.
- Medir o valorar lo hecho, comparándolo con las normas y determinando diferencias.
- Adoptar decisiones para corregir las diferencias.
Requisitos del control:
- Medios de información adecuados.
- Autoridad de la persona encargada del control.
- Adecuación al plan y al nivel.
- Indicación rápida de desviaciones.
- Objetividad.
- Flexibilidad.
- Economía.
- Indicación de la acción correctora.
Tipos de control:
- Según el sujeto que se controla (niveles jerárquicos).
- Según la esfera de la organización (parcial o total).
- Según el tiempo (previo, continuo, final).
- Según la forma (observación directa o indirecta, supervisión, auditoría, inspección).
Administración de los Servicios de Salud
La Administración debe adaptarse a las particularidades de los servicios de salud:
- Funcionamiento conjunto con la población.
- Objetivo: salud de la población (trabajo personalizado, humano, ético).
- Frecuente inclusión de docencia e investigación.
- Diversidad de recursos humanos con puntos en común.
- Interdependencia entre servicios (flexibilidad en las relaciones).
- Administración de recursos escasos.
La evaluación de la influencia de la administración en la práctica es compleja. Criterios para medir la eficiencia (indirectamente):
Características de una buena administración de salud:
- Integral.
- Sin barreras en la atención.
- Continuidad de la atención.
- Atención apropiada y efectiva.
- Atención eficiente.
- Atención a toda la población.
- Responsabilidad de la comunidad.
- Uso de prácticas terapéuticas tradicionales y nuevas.
- Ubicación junto a otros sistemas de desarrollo.
- Información útil y confidencial.
- Mecanismos de evaluación y cambio.
- Promoción de la educación en salud.
Características de una mala administración de salud:
- Aísla la salud de otros aspectos del desarrollo.
- Carece de prioridades claras.
- No involucra a la comunidad.
- No capacita adecuadamente al personal.
- No dispone de recursos apropiados o los utiliza mal.
- Aumenta constantemente sus costos.
- Limita la utilización de trabajadores de salud primaria.
- No tiene capacidad de planificación.
- Enfoque curativo sin considerar enfoques ecológicos.
- Demasiado centralizada y con falencias técnicas.
El éxito de la administración de los servicios de salud se mide según la accesibilidad, continuidad y calidad de la atención. Los servicios deben responder a las necesidades y deseos de la población, ser integrales y basarse en un enfoque holístico y ecológico.