Administración de Personal
¿Qué es la Organización?
Como Entidad:
Es un sistema cuya estructura está diseñada para que los recursos humanos, financieros, físicos, de información y otros, logren determinados fines.
Como Actividad:
Acto de coordinar, disponer y ordenar los recursos disponibles y las actividades necesarias, de tal manera que se logren los fines propuestos.
Componentes de la Definición de Organización:
- Conjunto de individuos y/o grupos interrelacionados.
- Definición de objetivos que se persiguen de un modo intencionado.
- Especialización y diferenciación funcional.
- Coordinación racional e intencionada.
Definición de Organización:
Herramienta para la cual los individuos la utilizan para coordinar sus acciones con el objeto de cumplir una meta o fin. Es una respuesta para satisfacer la necesidad humana.
Funciones de una Organización
Función Económica:
Obligada a utilizar los recursos de forma eficaz y eficiente.
Función Social:
Externa:
Satisfacer las necesidades de la sociedad a través de la entrega de bienes y/o servicios.
Interna:
Ser una fuente estable de trabajo y satisfacción de necesidades para sus trabajadores.
¿Cómo se Crean las Organizaciones?
- Un individuo o grupo de personas que creen poseer las habilidades para crear una organización que produsca bienes y servicios.
- Iniciativa empresarial: reconoce oportunidades para satisfacer necesidades y reúne los recursos para satisfacer tales necesidades.
El uso de la organización permite que las personas en conjunto: aumenten la especialización y la división del trabajo, usen tecnología a gran escala, economicen en los costos de transacción, ejerzan poder y control, administren el ambiente externo.
¿Cómo Crea Valor una Organización?
Consta de tres etapas:
Entrada o Insumo:
- Materia prima.
- Dinero y capital.
- Recursos humanos.
- Información y conocimiento.
- Clientes de organizaciones de servicios.
Conversión:
La organización trasforma los insumos y les agrega valor, maquinaria, tecnologías, competencias y habilidades humanas.
Salida o Resultado:
- Entrega resultados en su ambiente.
- Bienes terminados.
- Servicios.
- Dividendos.
- Salarios.
- Valor para los accionistas.
Ambiente Organizacional
Conjunto de fuerzas y condiciones que operan más allá de los límites de la organización y que influyen en su capacidad para crear valor. (Venta de los productos les permite obtener nuevos suministros de insumos, clientes, accionistas, proveedores, gobierno, competidores).
La Empresa
Para la realidad sicológica organización de individuos y un sistema social de convivencia de roles y status. Para economía: unidad productiva de bienes y servicios.
Es un círculo organizado por una persona que se llama empresario o empleador, el cual ordena esos elementos hacia un fin, empleando el trabajo propio y ajeno.
Funciones y la Ética
- Entregar a los consumidores lo que promete.
- Responder por la calidad de los productos.
- No hacer publicidad engañosa.
- Proporcionar un salario justo a los trabajadores.
- No evitar, demorar u omitir el pago a los proveedores.
- Evita competencia desleal.
- Evitar causar daño a la naturaleza.
Funciones Organizacionales
La función económica y social. Toda organización debe cumplir.
Funciones Administrativas
Proceso administrativo, es decir, planificar, organizar, dirigir y controlar. Todo administrador debe cumplir.
Empleador
Persona natural o jurídica que utiliza los servicios intelectuales o materiales de una o más personas en virtud de un contrato de trabajo.
Los funcionarios públicos son excluidos de la configuración laboral de trabajador.
Contrato de Trabajo
Convención por la cual el empleador y el trabajador se obligan recíprocamente, este a prestar servicios personales bajo dependencia y subordinación del primero, y aquel a pagar por estos servicios una remuneración determinada.
Pueden existir cláusulas en el contrato como por ejemplo: cláusulas ordinarias u obligatorias (no pueden faltar como fecha y lugar, monto plazo del contrato, etc.), permitidas (establece derechos mayores que lo que contempla la ley), prohibidas (choferes) y tácitas (beneficios que no se pactaron ene el contrato pero que al ser reiterados se incorporan a dicho contrato).
Diseño Organizacional
Cómo funcionará la organización y cómo aplicarán y distribuirán sus recursos.
- Como estructura básica.
- Como mecanismo de operación.
- Como mecanismo de decisión.
- Como mecanismo de coordinación entre las partes.
Principales Aspectos de la Organización
- Existen para que las personas funcionen ordenadamente.
- Hay que basarla en las funciones ya que las personas cambian.
- Produce departamentalización.
- Genera relaciones jerárquicas.
- Es un proceso que requiere ajustes.
- La responsabilidad no se delega, se ubica después de la estrategia.
Procesos de Estructuración
- Clasificación de objetivos.
- Consideración de las estructuras alternativas.
- Evaluación de las distintas alternativas.
- Selección de la alternativa óptima.
Estructuras Alternativas
A) Departamentalización o División del Trabajo (Visión Horizontal):
- Funcional.
- Divisional (producto, clientela o territorio).
- Matricial.
Estructura Funcional:
Divide las unidades por deberes y responsabilidades, cada unidad se preocupa de todos los productos y/o servicios, es adecuada bajo condiciones de especialización y estabilidad, la gestión es más centralizada y la solución de conflictos se establece a nivel superior.
Limitaciones:
Merma la cooperación interdepartamental, crea fronteras entre los departamentos, dificultando la coordinación y las decisiones entre unidades. Problemas que no encajan en ningún departamento deben resolverlo el nivel superior.
Estructura Divisional por Producto:
Agrupa las actividades alrededor de un producto o grupo de productos, proyectos, programas. Recomendable para una estrategia de diversificación.
Ventajas:
Impone al administrador un producto, facilita la innovación, brinda posibles ventajas para hacer fuente a medios inestables.
Desventajas:
Los trabajadores tienden a demostrar una mayor inseguridad. No concentra los conocimientos de los especialistas en forma esencial.
Estructura Divisional por Territorio:
Divide las unidades en base al territorio cuando el éxito depende de adaptarse a las condiciones locales. Los administradores pueden dar atención especial a las necesidades y problemas de los mercados locales.
Ventajas:
Incentiva la participación local en la toma de decisiones. Coloca la responsabilidad a un nivel inferior. Mejora la coordinación de actividades en una región.
Desventajas:
Requiere más personas con habilidades administrativas generales. Tiende a una duplicidad de los servicios. Agrava el problema de control por parte de los administradores de alto nivel.
Estructura Divisional Clientela:
Divide las unidades de modo que sirva a un cliente en particular cuando es indispensable adaptarse a las diferentes métodos de venta, características del producto y/o servicios.
Desventajas:
Dificultad de coordinación entre los departamentos organizados con este criterio y las organizados de otra forma. Posibilidad de una subutilización de instalaciones y de trabajadores especializados en los departamentos de clientes.
B) Grado de Delegación de Autoridad (Visión Vertical) Centralizada y Descentralizada.
Ciclo de Vida Laboral / Procesos y Sistemas
Inicia desde que una persona entra al sistema público, lo primero que debe ocurrir es que se abra la necesidad del cargo, para luego iniciar el reclutamiento.
Obtención:
Reclutamiento:
Perfil del cargo, reglamento que regula el proceso de los funcionarios que están contratados por el Estatuto Administrativo.
Se publica la vacancia en el Diario Oficial (obligación cargos de planta) y también en el Servicio Civil (se crea por la Ley 19880 de Trato Laboral, quien velará por la provisión de los cargos de primer, segundo y tercer nivel jerárquico).
Primer Nivel Jerárquico:
Serán los directores de los servicios, el Servicio Civil está a cargo, son puestos de planta y publicará los requisitos en su página web.
Segundo Nivel Jerárquico:
Jefaturas inferiores o jefes de servicios, como jefes de división de segundo, tercer y cuarto grado, se promueve por concurso por el Servicio Civil, quien propone una terna a la autoridad del servicio quien determina quién ocupa el cargo.
Tercer Nivel Jerárquico:
Corresponde a los jefes de departamento o subdepartamentos, provistos por concurso que los hace cada institución, por intermedio de un comité de selección que lo integran las 5 primeras antigüedades o 3 cuando son cargos regionales. La duración del cargo durará 3 años con prórrogas de igual duración si la evaluación es buena. Requisitos para mantenerse en el cargo estar en la lista 1 de calificaciones.
Cargos de Confianza:
Son los cargos de nivel superior que eligen a los funcionarios los ministros, tiene una cuota de excepción de 15 cargos. (Ministros se acogen al DS 1608).
Bases Concurso:
Se basan en perfiles de cargo, compuestas por etapas, factores y subfactores, que asigna puntaje que permite evaluar a un candidato.
La primera evaluación que se hace son los requisitos básicos (Art 12 LOGBAE) y el perfil del cargo.
Primera Etapa:
Evaluaciones curriculares.
Segunda Etapa:
Experiencia.
Tercera Etapa:
Evaluación de los estudios, que están definidos en la ley de planta de cada servicio.
Cuarta Etapa:
Prueba psicológica (evalúa si tiene capacidad para el cargo).
Quinta Etapa:
Entrevista personal.
Se le asigna puntaje a cada etapa, llegando al mínimo requerido se prepara una terna y decide la autoridad.
El concurso provee cargos dentro de planta.
Proceso de selección provee cargos a contrata.
Selección
Inducción:
Presentación de la organización en sí, cuáles son sus objetivos estratégicos, cuáles son sus roles que debe cumplir ante la sociedad como servicio público, su estructura, cómo está configurado. También se hace específicamente del área en que va a trabajar la persona.
Mantención:
Hay que formalizar su ingreso al servicio a través de un nombramiento (planta) o contratación (a contrata).
Contratación:
Se genera la figura jurídica entre el postulante y la institución que genera un vínculo, acto administrativo que es decisión de la autoridad que se plasma en un contrato o en un documento formal, que se le da la formalidad en un decreto, presunción, oficio, memorándum, etc.
Este documento se va a Contraloría a toma de razón indicando la fecha en que el postulante asume el cargo.
Sistema de Remuneraciones:
Ahora se le asigna el grado que tiene que ver con su remuneración, se empieza por sueldo base, asignación de estudios, bienios, etc…
Incentivos y SRV
Sistema de Bienestar
Beneficios
Asistencia Social
Seguridad y Salud Ocupacional
Desarrollo:
Sistema de Capacitación:
Proceso de selección, regulación de la selección, hay gratuitos y obligatorios incluso algunas capacitaciones obligatorias fuera del horario laboral, hay otras que hay que postular (es decir, tiene selección).
La jefatura indica qué capacitación necesita el equipo de trabajo, incluyendo dicha capacitación en el presupuesto anual del servicio.
La capacitación es relevante, el problema es la mala planificación de las capacitaciones quedando recursos para invertir y necesitando dichas capacitaciones para los funcionarios.
Cuando las capacitaciones son fuera del horario laboral se puede pedir compensación en horario extraordinario o dinero. Si no el Estado se beneficiará de forma ilícita. Pero estas capacitaciones tienen que estar planificadas previamente aprobadas por la jefatura por medio de una resolución.
Evaluación de Desempeño:
Calificación del personal, parte el 1 de septiembre hasta el 31 de agosto, está compuesto por el informe de desempeño. Muchas instituciones tienen sus propias fechas de evaluación de acuerdo a sus reglamento. La evaluación sirve para las promoción, ascensos y eliminación de los funcionarios.
Planes de Carrera
Gestión por Competencias:
Cualidades que tiene que tener el funcionario capacidades y conocimientos que tiene el funcionario, tiene que ver como compito con mis capacidades con otras, con las competencias, algunas institución tiene un diccionario de competencias, son instrumentos que son útiles y habituales en las prácticas.
Desarrollo de Talentos:
Ver los funcionarios que tiene mayores competencias, asume mayores responsabilidades y liderazgo (capacidad de influir en el resto de las personas de manera profesional). Líder nace y se hace (se perfecciona).
Desarrollo de Equipos:
Es difícil trabajar en equipo por las diferentes personalidades, pero va a depender de la calidad del líder del equipo que los unifique y los coloque en una mismo fin.
Desarrollo de Liderazgo:
Tener la capacidad del liderazgo, de manera de tener un objetivo en común, respetando las ideas que son propias de cada uno. Líder es el reflejo del equipo.
Coaching/Mentoring
Egreso:
Algún día el funcionario tiene que irse, el peor patrón es el Estado, con suerte te dicen gracias. Cuando cambia el sistema de previsión social los funcionarios cambian de la CANAEM a la AFP, antes los funcionarios tenían un desahucio. El incentivo al retiro se crea para incentivar el retiro de los funcionarios más antiguos, con el tiempo han buscado mecanismos para tener una salida más honrosa. Ejemplo subir de grado meses antes del retiro ya que el bono al retiro es un porcentaje de los últimos 36 meses de sueldo. Las políticas de recursos humanos han mejorado, para que cuando ingresen al sistema los funcionarios sean mejores los beneficios cuando tengan que irse del sistema público.
Bono incentivo especial fue adicional al que estaba existente y mejor, pero muchos no lo hicieron porque creían que iba haber otro mejor pero no fue así.
Política del Retiro al Cumplir ENP
Desvinculaciones (Código del Trabajo)
Preparación para el Egreso (Outplacement):
Estamos al debe en esto, los servicios de bienestar han asumido este tema en algunos servicios.
Características de la Gestión de Recursos Humanos
Administración:
Por falta de concenso, se citan algunas definiciones:
Terry:
Proceso que consiste en planeación, organización, dirección y control, estos procesos con ejecutados para lograr objetivos, y esto mediante el uso de gente y recursos.
Koontz y O’Donnell:
Cumplimiento de objetivos a través de el establecimiento de un medio favorable a la personas que operan dentro de un grupo organizado.
Fayol:
Prever, organizar, dirigir controlar a los subordinados con el fin de coordinarlos para si lograr el objetivo de la empresa.
En vista de lo anterior, tenemos una definición de consenso:
Proceso social que se enfoca en un fin determinado a través de la planificación, organización, dirección, coordinación y control de los recursos disponibles.
Proceso Administrativo:
Serie de actividades que responde a un fin específico y enfocado a un objetivo.
Administración es un proceso y podemos distinguir cinco etapas distintas: planificación, organización, coordinación, dirección y control.
Planificación:
Aquí se fijan los objetivos, los planes, las metas, presupuestos, etc.
¿Qué haremos? ¿Qué camino seguiremos?
Organización:
Aquí se incluye la división del trabajo, asignación de tareas y responsabilidades. ¿Cómo lo vamos a hacer?
Coordinación:
Se enfoca a integrar y armonizar los recursos y actividades para el logro de los objetivos propuestos.
Dirección:
Aquí se ejerce el liderazgo, motivación y toma de decisiones, está enfocado a “ver que se hagan las cosas”
Control:
Aquí vemos los estándares de control, indicadores de gestión e implementación de medidas correctivas ¿Cómo se ha realizado la actividad? ¿Se lograron los objetivos propuestos?
La administración está constituida por:
- Fines y objetivos.
- Personas.
- Recursos.
- Actividad.
Fines y Objetivos:
La motivación y la razón de ser de la administración.
Personas:
Carácter social de la administración, los que llevan a cabo las actividades dentro de la organización.
Recursos:
Lo que se ocupa para cumplir con los fines propuestos.
Actividad:
A través de las actividades se logran los fines establecidos y para esto se utilizarán los recursos disponibles.
Concepto de Administración Pública
Al ser una disciplina relativamente nueva su estudio científico y sistemático aún es reciente, es por eso la definición del concepto puede ser adoptado desde distintos aspectos.
No se ha llegado a conceso porque existe una complejidad desde el objeto de estudio ya que la administración pública se constituye de varios elementos y cada uno con dinámica y complejidad propias.
Desde el punto de vista de los distintos aspectos podemos decir que:
1- La RAE la define desde dos enfoques:
Como actividad y estructura orgánica.
Actividad:
Acción del gobierno de dictar y aplicar disposiciones necesarias para el cumplimiento de las leyes, la conservación y fomento de los intereses públicos y resolver problemas con respecto a lo anterior.
Estructura Orgánica:
Es el conjunto de organismos que cumplen las funciones señaladas.
2- Como Ciencia:
Como disciplina de estudio.
Luther Gulik cita: parte de la ciencia de la administración que tiene relación con el gobierno, enfocada a la rama ejecutiva, pero de igual modo se relaciona y resuelve disyuntivas con el legislativo y el judicial. La administración pública es una división de la ciencia política y una división de las ciencias sociales.
3- Como Arte:
Arte de la administración pública que se aplica a los asuntos del Estado.
4.- Concepción Orgánica:
Conjunto de instituciones y organismos que crea el Estado para resolver necesidades públicas, los que son utilizados para la ejecución de planes y programas.
5.- Actividad:
Lo que realiza el Estado para resolver las necesidades públicas y cumplir con los objetivos propuestos. Esto lo hace a través de los organismos que componen el Estado.
La administración pública se distingue de la administración convencional por:
Fines Públicos:
Satisfacer necesidades de la sociedad, esa es la razón de ser de la administración pública.
Personal Público:
Personas que lo integran tienen un carácter jurídico y social distinto, están regidos por normas especiales.
Patrimonio Público:
Los recursos con las que se llevan a cabo las actividades y los objetivos son de la nación.
Función Pública:
Denominación que se le da a la actividad que realiza la administración pública.
Autoridad Pública:
Autoridad que se ejerce en el ámbito de la administración pública y es diferente a la convencional por su origen y alcance.
Responsabilidad Pública:
Es responsable de sus actos ante toda la comunidad.
Estatuto Normativo:
Regulada por normas y regulaciones específicas.
Administración de Personal o Recursos Humanos
Actividad que consiste en la planeación, organización, desarrollo, coordinación y control de técnicas y que promueven el desempeño eficiente del personal de una organización.
Técnica destinada a obtener, desarrollar, mantener y utilizar los recursos humanos de la organización.
Objetivos de la Administración de Personal:
- Crear, mantener y desarrollar un contingente de RRHH, motivados y que tengan la habilidad de cumplir los objetivos de la organización.
- Crear, mantener y desarrollar condiciones organizacionales que apliquen, desarrollen y satisfagan plenamente los RRHH y los logros de objetivos individuales.
- Lograr la eficiencia y eficacia con los RRHH disponibles.
Distinción de Actividades Básicas Durante el Desempeño de la Administración del Personal:
- Provisión u Obtención: Reclutamiento y selección del personal.
- Aplicación de Técnicas de Administración de Personal: Evaluación de desempeño, análisis y descripción de los cargos, entre otros.
- Mantenimiento: Por medio de la compensación, higiene y seguridad, beneficios sociales.
- Desarrollo: Desarrollo organizacional, entrenamiento y desarrollo de personas.
- Control: Banco de datos y sistemas de información, auditoría de recursos humanos.
La administración de personal es una actividad asesora de las autoridades de línea.
Resuelve problemas generados con el recurso humano y plantea alternativas de solución a las funciones de línea.
Responsabilidad Social del Departamento de Recursos Humanos
La actividad de RRHH es una de las más importantes en cualquier organización.
Un departamento de RRHH es responsables cuando cumple con la premisa básica de cuidado de las personas y del medio ambiente organizacional. Tiene una responsabilidad social con los empleados y los que participan indirectamente de la empresa que son los clientes y proveedores.
Los empleados cuando se frustran o estresan reflejan este malestar a los clientes y puede ocurrir un mal trato por parte del personal, lo que hace que se refleje una mala gestión hacia el exterior y esto puede ahuyentar a los clientes.
Políticas de Recursos Humanos
Guías que orienten la ejecución de acciones administrativas y que están enfocadas hacia el personal de l organización y hacia el desarrollo de la organización.
Estas políticas deben estar alineadas con las definiciones estratégicas de cada organización, como su misión y visión, y orientadas al apoyo y la posibilidad del cumplimiento de los objetivos.
Objetivos Estratégicos de RRHH
Vinculados a los lineamientos de cada organización y los que son desarrollados y acordados por quienes la conforman, todo lo anterior dentro de un proceso participativo y dentro del contexto de proyecto de desarrollo institucional.
- Impulso de políticas de incorporación, desarrollo, jubilación y retiro y que aseguren una óptima renovación de los equipos de trabajo y del personal de apoyo.
- Creación de políticas y esquemas de remuneraciones que considere estándares competitivos como referencia y que defina políticas de incentivo para el personal de excelencia.
- Fortalecimiento de la carrera funcionaria en donde se establezcan programas de reforzamiento de la carrera profesional tanto en lo técnico como administrativo y con parámetros de ingreso, permanencia, promoción y desvinculación.
Objetivos de las Políticas de Recursos Humanos
- Promover el desarrollo de una gestión moderna, que se ajuste a los cambios que sean necesarios para el cumplimiento de los objetivos, y así desarrollando una administración que promueva el progreso de las personas y de la organización.
- Fortalecer la gestión de RRHH con el fin a apoyar, asesorar y orientar a la institución y así contribuir al cumplimiento de los objetivos estratégicos.
- Desarrollo de un sistema integral de RRHH con políticas y procedimientos de reclutamiento y selección, de remuneraciones, capacitaciones, desvinculaciones. Que sea homogéneo y transversal al conjunto de los organismos universitarios.
- Fomentar el sentido de compromiso, pertenencia, identidad e integración del personal y que este sea transversal en la actuación de los funcionarios.
- Promover un clima laboral basado en una comunicación directa y con relaciones armónicas. Promover un mejoramiento en la calidad de vida del personal, de sus condiciones de trabajo y desarrollar acciones sistemáticas en la prevención de riesgos.