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Organizar Controlar

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTOInicio -Planeación -Ejecución y Control-Cierre

Organización:

es una división lógica, optima y ordenada de los Trabajos y responsabilidades, para alcanzar los pronósticos definidos por la Planeación. Entre las ventajas que tiene la organización de obras se Encuentran:

A)Nos ayuda a llevar en una situación Ordenada, lógica, los trabajos y responsabilidades en una obra

B)Una buena organización nos asegura la Responsabilidad que tiene cada individuo que desempeñar

c)Nos enseña a detallar las actividades a Realizar para luego nosotros programar el equipo de trabajo que vamos a Utilizar en cada una de las actividades.

D)Mantener el control total de la obra

Cuando se Menciona la palabra organizar (en obras), se refiere a nóminas, materiales, personal, almacén y equipos. Existen dos tipos de control:

De obra (tiempo, almacén, presupuesto, calidad de materiales) y Administrativo (nominas, compras, inventarios)

TIPOS DE ORGANIZACIÓN

•Reglamentaria:
todos los pasos o actuaciones en este tipo de Organización están previamente definidas en un reglamento que indica el Procedimiento a seguir en cada caso, por lo tanto, el ejecutivo no necesita de Grandes dotes para hacer una labor relativamente eficiente.

•Lineal:
concentra la autoridad en el jefe, quien toma Decisiones y pasa las ordenes generalmente de manera verbal, los tramites se Hacen más rápido, pero con mucha facilidad de mando se cometen abusos contra Los subordinados.

•Funcional:
trata de combinar los aspectos positivos de la Lineal y la reglamentaria, pero para eliminar en parte la burocracia se hacen Divisiones departamentales y se la da a cada director de departamento una Cierta capacidad de decisión.

RESPONSABILIDADES DEL DIRECTOR DE OBRA : Establecer Líneas de comunicación – Asistir a todas las reuniones de obra -Establecer los Alcances que queremos lograr -Ser familiar con los documentos de trabajo -Organizar La documentación -Desarrollar la inspección y ensayos de materiales

Formación DE EMPRESA: Una empresa la Forman uno o varios accionistas los cuales hacen un aporte de capital en Efectivo o en bienes materiales con el fin de producir un bien o servicio a la Comunidad, a la vez creando fuentes de trabajo.

Existen Dos tipos de capital:

Capital Autorizado:

es el monto que la compañía puede emitir en acciones. Los Impuestos se pagan de acuerdo al capital autorizado que tiene la empresa.

•Capital suscrito y pagado:
son los bienes reales que aportan los Accionistas. Estos bienes deben ser tasados. Este capital debe ser como mínimo Un 10% del capital autorizado.

Justificación DE LA Formación DE UNA EMPRESA

•Justificación económica:
en esta hay que hacer un análisis Económico y de mercado y no confundir el deseo y la demanda.

•Planeación administrativa:
debido a que no existe una demanda lineal Constante, la planeación administrativa debe ser dinámica. En un periodo de Mucha demanda aumente su personal, y viceversa.

•Control de costos y resultados:
una empresa sin control de costos está Destinada al fracaso, lo más practico es que tenga un costo estándar, y como Resultado del costo estándar que tenga un flujo de caja con liquidez para Cubrir algunos gastos.

•Planeación general:
debe estar basada en una concepción de Probabilidad que este acondicionada a situaciones fortuitas.

TIPOS DE EMPRESAS :Empresa que Planifica, construye y vende sus obras. -Empresa que construye y vende sus Obras. (Las obras han sido planificadas por personas ajenas que no existen en La empresa). –

Empresas para contratar y construir obras ajenas. -Empresas mixtas.

FUNCIONES DE UN DIRECTOR Técnico :

Proyectos y diseños -Cálculos estructurales -Ingenieros Residentes de las obras –Maestros, Albañiles, carpinteros, etc. –Equipos y Materiales

FUNCIONES DE UN ADMINISTRADORPresupuestos-Compra de materiales y equipos -Relaciones Comerciales -Asuntos de contratos -Gestión de cobro de cubicaciones -Gestión de órdenes de cambios -Contabilidad de obra -Gestión de pago de nominas -Gestión Financiera

CONCEPTO DE GERENCIA: Es el conjunto De normas que reglamentan como tú debes manejar una empresa de la forma más Eficiente. La gerencia se divide en:

•Gerencia X: el ser humano no le gusta el trabajo, solo trabaja para mantenerse y Prefiere que le digan cómo se soluciona el problema antes de resolverlo el Mismo. Por lo tanto, el gerente de esta empresa toma todas las decisiones, no Le tiene confianza al trabajador y no motiva al trabajador económicamente.

•Gerencia Y:
al hombre le gusta trabajar, debe tener Participación en las decisiones de la empresa y se motiva al trabajador a Producir más. Por lo tanto, se incentiva al trabajador y consulta las Decisiones.

ORGANIGRAMA

Es un esquema Que muestra la jerarquización de los diferentes puestos de una empresa. Este Ilustra 5 aspectos principales de la estructura de una empresa: La división del Trabajo -Los gerentes y sus subalternos -El tipo de trabajo que se está Realizando -La agrupación en segmentos de trabajo 5.Los niveles de Administración de la empresa.

CONTRATO Es el acuerdo, generalmente escrito, entre dos O más personas, entre el estado y persona, estado y empresa, y/o contratista y Propietario, constituyendo un vínculo jurídico entre ambos contratantes.

TIPOS DE CONTRATOS–Unilaterales: donde se obliga a una sola de las partes. –Bilaterales: se obliga a ambas partes.

Los contratos en construcción pueden ser:

•Contratos de diseños / construcción (todo Costo):
estos pueden ser:

A)A Precio global: son de Mayores riesgos para el contratista, no permite cambio de diseño

B)A Precio unitario: poseen Un costo final desconocido, supervisión para medidas

Contrato de prestación de servicios:

se basa en: Costos más porcentajes à 10% -Costos más honorarios, estos se dividen en: Honorarios fijos -Honorarios Variables -Honorarios mixtos

•Contrato para ingeniería y construcción:
están basados en prestaciones de Servicios y accesorias a otras empresas constructoras.

Adjudicación DE CONTRATOLos proyectos son ofertados por el sector público o sector Privado de la siguiente forma:

B)

Por concurso o licitación:

competencia entre empresas contratistas sometiendo propuestas al dueño del proyecto, indicando el monto de dinero por el que realizarían la obra, el Tiempo de ejecución, forma de pago, y financiamiento disponible. Este consta de las siguientes etapas: a)Aviso De apertura de concurso y llamada a precalificación. -Precalificación -Depósito De fianza

C)Sometimiento de proyecto -Otorgamiento de Proyecto

•Por sorteo:
se hace a través de una entidad donde se registran Todos aquellos que tienen la capacidad para ejecutar dicha obra. Se hace como si fuera una lotería.

•Grado a grado:
es la forma más controversial para el Otorgamiento de obras, ya que se le da de manera directa al contratista.

SEGUROS Y FIANZASUna fianza es un instrumento financiero mediante el cual El fiador (compañía o banco) concede al contratista un crédito indirecto, Garantizando al acreedor o beneficiario (propietario o dueño) el cumplimiento De la obligación contraída por el contratista. Pueden ser otorgadas por Compañías aseguradoras o por los bancos mercantiles.

Tipos De fianzas de construcción:

•De licitación:
mantenimiento de oferta por parte del Contratista. Esta fianza requiere de una garantía de un 10% del costo total de La obra.

•De fiel cumplimiento o ejecución:
complimiento del contrato ya firmado Oscila la garantía entre 10% y 50% del valor total de la obra.

•De anticipo:
garantiza la correcta inversión del avance Otorgado al contratista.

•De suministro:
garantiza calidad y entrega de materiales y Equipos acordados en el contrato de construcción.

•Por vicios ocultos:
luego de 5 años o el tiempo estipulado Cualquier anomalía que aparezca en el proyecto por negligencia del contratista.

ESTABLECIMIENTO DE UN PLAN DE OBRA

Para Establecer un plan de ejecución de obra hay que tomar en consideración los Siguientes puntos:

Contar con una documentación general de la obra:

Control de calidad (probetas y Maquinarias). -Trabajos extras (ordenes de cambio). -Patente de seguro social y Contra accidentes (I.D.S.S.).

Registros fotográficos del lugar de la obra. -Diario De avance de la obra (bitácora). -Planos, especificaciones y contrato. -Plan de Inspección. -Selección de equipos de comunicación de obra a oficina, de obra a Ingenieros residentes. -Documentación de retraso de trabajos por causas no Esperadas o previstas.

1.Una inspección ocular del sitio: Determinar la ubicación de áridos o canteras

2.Recolectar muestras y llevarlas al Laboratorio para obtener la autorización a utilizarlas

3.Determinación de los puntos más cercanos Donde se puedan conseguir materiales

4.Determinación de la existencia de mano de Obra calificada o no, para así planear el alojamiento para importar la mano de Obra que no exista en el lugar.

5.Determinar el tipo de clima, para conocer La época de lluvias y distribución de la temperatura a lo largo del año.

ORGANIZACIÓN EN PLANTA Y EN GENERAL

Toda obra debe De contar con espacio que serán utilizados en las diferentes actividades que Allí se ejecutarán.

Entre Las cosas que hay que ubicar tenemos:

1.La construcción

2.El almacén:

Generalmente se encuentra en los accesos de la obra para facilitar el desmonte De la mercancía que llega a ellos del exterior.

3.Posición de agregados:

se harán varios bancos de depósito según los frentes de trabajo. Se harán En zonas donde estén conectadas a los caminos de acceso, y ubicados lo más Cerca posible del lugar de uso para evitar transporte interno.

4.Posición de bloques

5.Bancos de varilleros:

se hará en una zona escogida, adjunto al lugar donde se colocarán las Varillas y preferiblemente un poco en las afueras de la obra para que se con Los caminos de acceso de esta.

6.Caminos interiores:

Estos deben permitir llegar a todos los puntos del proyecto a las maquinarias y Vehículos de tal forma que se minimice el transporte a mano.

7.Verja:

una de las Primeras actividades a realizar es la construcción de la verja perimetral que Delimita el proyecto y evita la injerencia de personas, vehículos y animales a Este, controlando así los robos.

8.Posición de guardianes:

los guardianes se colocan en los accesos del proyecto, controlando la Entrada y salida de vehículos con objetos y materiales que pertenecen al Proyecto sin una autorización de la dirección del almacén.

9.Toma de agua:

se Construirán piletas en los diferentes frentes de trabajo, de dimensiones tales Que logren subsidiar las demandas en dichos frentes, estas se colocarán en las Zonas adjuntas a su uso.

10.Electricidad provisional:

se proveerá al proyecto de un contrato provisional durante el tiempo de Ejecución de la obra.

11.Cocina: Debe de estar Ubicada en una zona fuera del área de trabajo, preferiblemente adjunta a los Dormitorios

12.Oficina de obra:

debe Ubicarse en un lugar que permita ver los talleres de trabajo y debe quedar Independiente de los despachos.

13.Talleres

14.Sanitarios: Deben de Estar situados lo más alejados de la vista frontal y accesos principales del Proyecto

1.1CONTROLES ADMINISTRATIVOS Y DE OBRA

Estos controles son:

Nóminas.

Compras.

Almacén.

Inventarios.

Presupuesto.

Cubicación.

Flujo de Caja.

CONTROLES DE COSTOS

Su Objetivo es saber en cada momento, la situación económica del proyecto, además Sirven para controlar todas las transacciones que son necesarias para la Ejecución de la obra.

CONTROLES DE TIEMPO

Sirven Para calcular el tiempo de construcción de la obra y para determinar en cada Momento el retraso o adelanto de la obra.

CONTROLES ADMINISTRATIVOS

Nómina: Es la relación de pago al personal que ha trabajado en la obra durante un Periodo determinado. De la nómina usualmente se reducen varios impuestos que Debe pagar el trabajador (impuesto sobre la renta, seguro social, etc.) y Dependiendo del tipo de empresa cualquier otra reducción estipulada.

**Nota:

cada obra tiene uno o varios listeros que se Encargan de llevar un registro exacto del obrero. Luego de este ser admitido en El trabajo, el listero prepara una tarjeta en la que registra el nombre, el Número de obrero, clase de trabajo, fecha en que comienza y salario que Devenga. El contratista para protegerse de que los obreros le reclamen que no Le han pagado, exige que cada uno de ellos firme la nómina o un recibo Correspondiente al pago o salario.

Almacén de obra: Junto a la obra se instalan varios almacenes donde Se mantiene depositado el material hasta el momento de ser usado. Estos dependen (su tamaño) de la envergadura de la obra. Este nos asegura el control de los Materiales debiendo el guarda almacén llevar el control de entrada, salida y Existencia de los materiales de la obra.

Inventario: Es el proceso mediante el cual se cuentan las Unidades o cantidades de materiales que existen en el almacén de la compañía Proveniente de entradas y compras para así lograr el control de la existencia De ellos. La base principal de la evaluación de los inventarios es el costo.

Administración del TIEMPO

•El Desarrollo de un programa de un proyecto, requiere de los productos de los Procesos para Definir y Secuenciar actividades, y de Estimar recursos y Duraciones de actividades, en combinación con las herramientas de programación.

•El Programa finalizado y aprobado, es la línea base del proyecto, que será usada En el proceso de Control del Programa.

DEFINIR ACTIVIDADES

La administración de Los costos del proyecto incluye los procesosinvolucrados en la planificación, estimación, preparación de presupuesto Y control de costos de manera que el proyecto se pueda completar dentro del Presupuesto aprobado.

Estimar los Costos:

Desarrollar una aproximación de los costos de Los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto.

Determinar el Presupuesto:

Sumar los costos estimados de actividades Individuales o paquetes de trabajo a fin de establecer una línea base de costo.

Controlar los Costos:

Influir sobre los factores que crean Variaciones del costo y controlar los cambios en el presupuesto del proyecto.

El plan de Administración del costo dispone el formato y establece los criterios para: Planificar, estructurar, estimar, preparar el presupuesto y controlar los Costos del proyecto.

Puede incluir lo siguiente:

–Nivel de precisión

–Unidades de medida

–Enlaces con los Procedimientos de la organización

–Reglas de valor Ganado

–Formatos de informe

–Descripciones del Proceso

Los costos de las Actividades del cronograma se estiman para todos los recursos que se cargarán Al proyecto. Esto incluye, entre otros, la mano de obra, los materiales, los Equipos, los servicios y las instalaciones, así como categorías especiales Tales como una asignación por inflación o un costo por contingencia.

El proceso de Estimación de costos considera:

– Condiciones del Mercado: Qué productos, servicios y resultados están disponibles en el Mercado, quién los tiene y en qué términos y condiciones.

– Bases de datos Comerciales: Generalmente, la información de las tasas de costos de Recursos se pueden obtener de bases de datos comerciales que realizan el Seguimiento de las habilidades y los costos de los recursos humanos, y Proporcionan costos estándar para materiales y equipos. Las listas de precios De proveedores son otra fuente de información.

La preparación del Presupuesto de costos implica sumar los costos estimados de las actividades del Cronograma o paquetes de trabajo individuales para establecer una línea base de Costo total, a fin de medir el rendimiento del proyecto.

Los elementos de Entrada para hacer un presupuesto son:

Cronograma del Proyecto: Esta información se Utiliza para sumar costos a los periodos del calendario cuando se planifica Incurrir en dichos costos.

Calendario de Recursos: Documentación de Periodos laborables y no laborables de los recursos.

Contratos: La información del contrato relacionada con Los productos, servicios o resultados que se han comprado y sus costos.

La línea base de costo Es el presupuesto distribuido en el tiempo que se usa como base para medir, Supervisar y controlar el rendimiento general del costo del proyecto.

Se desarrolla sumando Los costos estimados por periodo y normalmente se presenta gráficamente como Una Curva S.

Los proyectos grandes Pueden tener múltiples líneas base de costos por recurso.

Este proceso Incluye, entre otras cosas :

–Influir sobre los Factores que producen cambios en la línea base de costo.

–Asegurar que los Posible sobre-costos no afecten el financiamiento autorizado para el proyecto.

–Realizar el Seguimiento de los rendimientos de costos para detectar y entender las Variaciones en la línea base.

–Actuar para mantener Los costos esperados dentro de los límites aceptables.

Cubicación – Es el proceso de medir la labor realizada en una obra(expresada esta labor en porcentajes) que son Multiplicadas por los valores calculados en el presupuesto. Es calcular el Costo de lo realizado. Esta se usa como documento de pago a medida que se van Realizando las obras en las secciones y plazos señalados. Dicha tarea es Realizada por el contratista y la supervisión encargada. Este documento se Envía al departamento de contabilidad para su preparación y revisión final y Así ser presentado al dueño con los fines de recibir el importe correspondiente

El definir Actividades es el proceso de identificar las acciones específicas que se deben Ejecutar para producir los entregables del proyecto.

 estimación, Preparación de presupuesto y control de costos de manera que el proyecto se Pueda completar dentro del presupuesto aprobado.

La

Administración de los costos del proyecto incluye los procesosinvolucrados en la planificación, estimación, Preparación de presupuesto y control de costos de manera que el dentro del presupuesto aprobado.