BOL. 17  ADMINISTRACION. CONCEPTOS GENERALES. PLANIFICACION, ORGANIZACIÓN, DIRECCION Y CONTROL.

Conceptos generales

Desde que los seres humanos comenzaron a formar grupos para alcanzar objetivos que no podían lograr como individuos, la administración ha sido esencial para asegurar la coordinación de los esfuerzos individuales. A medida que la sociedad ha confiado cada vez más en el esfuerzo de grupo y a medida que muchos grupos organizados se han vuelto grandes, la tarea de los administradores ha cobrado cada vez más importancia.

Villar define la administración como una actividad sistemática, desarrollada por un  grupo humano que emplea un conjunto de recursos para lograr una finalidad en forma eficaz y eficiente y con beneficio social para quien va dirigida y para quien la genera. Por supuesto que existen una infinidad de definiciones pero básicamente todas se refieren al hecho de la organización de un grupo de hombres para realizar determinadas tareas con un fin común. También podríamos definir la administración tomando en cuenta las funciones que la integran. Diríamos entonces que es la actividad especializada, relativa a la Planificación, Organización, Dirección y Control de un sistema social. La administración es un medio de racionalizar una actividad. Es muy importante tener en cuenta que es un medio y no un fin.

La administración tiene como propósito el asegurar que la respectiva actividad se desarrolle en forma sistemática, de manera ordenada, respondiendo a un plan preestablecido, con una correcta asignación y utilización de recursos en forma coordinada para obtener los mejores resultados posibles con el menor gasto de recursos humanos, materiales, de tiempo y de trabajo.

Todo administrador debe tener permanentemente en cuenta esa circunstancia: la Administración debe servir para mejorar el servicio y no para crear dificultades. Cuando en una institución la Administración  se transforma en un obstáculo, significa que algo está fallando y debe ser corregido.

La Administración es una actividad ligada esencialmente a la actuación de grupos humanos. Esos grupos constituyen el objeto y al mismo tiempo el sujeto de la Administración. Esta tiene que ver pues con hechos sociales, por lo que es una disciplina que utiliza herramientas de todas las ciencias sociales (sociología, psicología, antropología, ecología).

La Administración al igual que otras disciplinas o actividades es un arte. Se trata de conocimientos prácticos. Sin embargo los administradores pueden trabajar mejor utilizando el conocimiento organizado sobre la administración. Es  este conocimiento organizado el que constituye una ciencia. Por lo tanto la administración como práctica es un arte y el conocimiento organizado en que se sustenta la práctica se puede denominar ciencia. En este contexto ciencia y arte no son mutuamente excluyentes sino complementarios.

Resumiendo podríamos decir que la Administración posee las siguientes características:

• universalidad   La Administración está presente en toda actividad humana realizada por grupos organizados
• valor instrumental  Es un medio para lograr un fin y no un fin en sí mismo
• unidad temporal   Si bien con fines analíticos se describen distintas etapas en el proceso  administrativo, el mismo es dinámico por lo que las funciones se dan en forma simultanea
• amplitud del ejercicio
• flexibilidad
• interdisciplinariedad   Se fundamenta y relaciona con diversas ciencias y técnicas: ciencias sociales (sociología, psicología, derecho, economía y antropología), ciencias exactas (matemáticas), disciplinas técnicas (ingeniería industrial, contabilidad, ergonomía y cibernética)
• especificidad

Evolución de la teoría administrativa

La Administración  y las organizaciones son producto de su momento y su contexto histórico y social. Por tanto la evolución de la teoría de la administración se entiende en términos de cómo han resuelto las personas las cuestiones de sus relaciones en momentos concretos de su historia. Así tenemos:

• la escuela de la administración científica    Taylor, Gantt, Frank y Lillian Gilbreth inventaron  el

conjunto de principios que se conocen  como la teoría de la administración científica. Surgió en parte por la necesidad  de elevar la productividad de la fábrica y del trabajador individual

• la teoría clásica de la organización   Surgió de la necesidad de encontrar lineamientos para administrar organizaciones complejas, por ejemplo las fabricas. Entre sus creadores tiene a Fayol, Max Weber, Mary Parker Follet y Chester Barnard
• escuela conductista  Nació del intento por entender y dirigir mejor a los trabajadores, usando conocimientos del campo de la sociología y la psicología
• escuela de la ciencia de la administración nació cuando aparecieron las computadoras e implica el uso de técnicas matemáticas para elaborar modelos, analizar y resolver problemas de la administración
• momento actual   Es posible identificar cuando menos 3 perspectivas de la teoría de la administración: el enfoque de sistemas, el enfoque  de contingencias y el enfoque de compromiso dinámico.  Estos enfoques mas integrados son útiles para analizar  la administración en el veloz mundo actual, donde los cambios son constantes y las relaciones (dentro y fuera de la organización) son más numerosos y complejos que nunca antes. En este contexto el enfoque de sistemas permite a los administradores ver a la organización como un todo y como parte del ambiente externo, más grande. El enfoque de contingencias se refiere a la interdependencia de los muchos factores involucrados en la situación de la administración. Por último el enfoque del compromiso dinámico es una serie de retos que se desenvuelve ante nuestra concepción de la administración y las organizaciones al inicio del siglo XXI

El ciclo administrativo

En el ciclo de la Administración podemos reconocer dos grandes etapas: la de pensar o preparatoria donde se llevan a cabo las funciones de planificación y de organización y la etapa de hacer o ejecución donde se cumplen las funciones de dirección y control.

FASE DE EJECUCION                                                     FASE DE PREPARACION

              CONTROL                                                                  PLANIFICACION

            DIRECCION                                                                   ORGANIZACION

Planificación es el proceso que partiendo del análisis pasado y actual de un sistema y luego  de una evaluación de fines y medios, define objetivos a alcanzar, así como normas de ejecución y de control de las actividades a desarrollar durante un periodo determinado.

Organización es la forma de relacionarse un grupo de personas, para llevar a cabo actos complejos de manera consciente, racional y coordinada, con la finalidad de alcanzar objetivos previamente acordados.

Dirección es la función mediante la cual se inicia, orienta e impulsa la acción a través de la formulación de decisiones, la motivación y el liderazgo del colectivo.

Control proceso para observar y registrar el desarrollo de la ejecución, a fin de mantener una comparación continua entre lo planificado y lo ejecutado y aplicar si es necesario medidas correctoras.

PLANIFICACION

Como dijimos es una de  las funciones básicas de la administración. Trata de decidir con antelación lo que se va a hacer, como, cuando, y por qué ha de hacerse y quien va a hacerlo. Es el camino a recorrer entre el punto en el que nos encontramos y el que queremos alcanzar.

Proceso de la planificación

La planificación está integrada por una serie  de fases o etapas sucesivas ordenadas de manera sistemática:

1. análisis de la situación , diagnostico del problema
2. determinación de prioridades
3. determinación de las diferentes alternativas
4. selección y elaboración del plan de acción
5. evaluación del plan

1. análisis de la situación, diagnostico del problema

Es una de las fases más importantes del proceso planificador, fundamento de todas las decisiones que se vayan a tomar  con posterioridad. Implica la recolección, valoración e interpretación de datos con objeto de obtener un conocimiento real de las situaciones y o que se plantean y de las causas que los originan. La información que se recoja debe estar en relación con las necesidades del análisis.

1. determinación de prioridades

El análisis de la situación sirve para detectar los problemas existentes y las causas que los originan. Ya que no todos los problemas tienen la misma significación se debe ordenarlos según su importancia estableciendo un orden de prioridades. Esta jerarquización se puede hacer basada en diferentes criterios. Por ej. en base a la magnitud, trascendencia, vulnerabilidad y tendencia de los problemas. Una vez determinada la prioridad deben formularse los objetivos que se quieren alcanzar con el fin de valorar si son practicables teniendo en cuenta los beneficios que se pretenden obtener en relación con los recursos disponibles.

1. determinación de diferentes alternativas

Una vez determinados los objetivos que se quieren alcanzar se deben proponer diferentes planes para lograrlos. Cada alternativa debe tener elaborado un programa general de acción donde se definan los recursos, estrategias, políticas, procedimientos, normas, pasos, que han de seguirse para llevar a cabo la acción.

Recursos: es el conjunto de personal, medios materiales y económicos.

Políticas: se puede definir como una orientación general para la acción

Estrategia: se refiere a la dirección en la cual los recursos serán utilizados para maximizar la probabilidad de alcanzar un objetivo preestablecido. Es la adopción de cursos de acción Es como una gran idea hacia la cual nos dirigimos y que a su vez orienta nuestras acciones

Normas: representan el modelo por el que deben guiarse las personas para realizar las actividades, es una indicación precisa, una vez definida y analizada su factibilidad debe ser cumplida sin dar lugar  a variaciones

Procedimientos: son pautas específicas para la acción

Reglas: son guías concretas de acción

1. selección y elaboración del plan de acción

Una vez especificadas las diferentes alternativas se debe proceder a seleccionar aquella que tenga más posibilidades para alcanzar los fines propuestos. Al estar la planificación sujeta a incertidumbres en cuanto a las repercusiones, la elección del plan de acción es sumamente difícil y compleja. La selección de un plan de acción que garantice el logro de metas de una forma eficaz y eficiente es el núcleo de la planificación.

1. Evaluación del plan

Es la fase final del proceso de la planificación, pero al ser este un proceso dinámico, es al mismo tiempo el comienzo de un nuevo ciclo, ya que el resultado de la evaluación podrá hacer aconsejable introducir cambios en el plan. Para ello se utilizan distintos criterios como:

• prueba del acido
• indicadores de eficacia
• indicadores de eficiencia
• impacto en la población
• calidad

Clases de planes

A través de lo expuesto se podría decir que un plan es un programa de acción en el que se definen los objetivos que se quieren conseguir, los recursos necesarios y el tiempo necesario para lograrlo. La eficacia de un plan se mide por su contribución a los fines y la eficiencia por la compensación de los beneficios obtenidos en relación a los costos. Existen diferentes clases de planes:

• según su nivel de complejidad: individuales, grupales, institucionales, territoriales, ministeriales, nacionales e internacionales
• de acuerdo al periodo de duración: corto, mediano y largo plazo
• según su concepción: estratégicos, tácticos y operativos
• según la actividad social: agropecuarios, industriales, de salud, de defensa, educación, comunicaciones, de recreación, comerciales
• según los recursos: humanos, materiales, financieros
• planes de emergencia

Planificación sanitaria

La planificación sanitaria constituye el área de la planificación social referida a temas relacionados con la salud. Existen diferentes categorías de  planificación sanitaria según sus fines, niveles, enfoques, etc.

a. planificación según sus fines

Knox distingue dos  grandes categorías  de planificación sanitaria:

• la planificación de la salud  Tiene  por fin la modificación de todos o algunos de los llamados determinantes de la salud (medio ambiente, estilos de vida, etc.) Un ejemplo seria la planificación de un programa de salud escolar que contara entre otras de actividades de educación para la salud, mejora del medio ambiente escolar, exámenes de salud, etc.

• la planificación de la atención a la salud   Esta referida esencialmente a los servicios de cuidados personales de salud y tiene por finalidad optimizar su rendimiento, pudiéndose distinguir dos categorías complementarias: la planificación institucional que se ocupa fundamentalmente del manejo de los recursos, buscando el mejor aprovechamiento y la máxima eficiencia de aquellos; y la planificación  funcional que está dirigida a buscar la máxima efectividad en el marco de una estructura sanitaria definida. Un ejemplo de la primera seria la planificación sanitaria de los recursos asistenciales de una región, realizada con el fin de ofrecer la mejor cantidad y calidad de servicios sanitarios con el mínimo coste. Un ejemplo de la segunda seria la planificación de un programa de atención a la embarazada realizado en un centro de salud con el fin de controlar el mayor número de embarazadas y reducir las tasas de mortalidad perinatal.

b. planificación según niveles

Existen tres niveles de planificación:

• el nivel normativo o de planificación de políticas sanitarias está dirigida al establecimiento de grandes metas u objetivos politicos que hay que conseguir a largo y mediano plazo. Habitualmente, este nivel se realiza desde los niveles más altos de la administración sanitaria, debiendo estar las metas relacionadas con el cumplimiento de la misión del sector sanitario: lograr el mejor nivel de salud en la población. Constituye el marco de referencia de toda actividad relacionada con la planificación y debe proporcionar coherencia entre los distintos niveles de la planificación.
• el nivel estratégico o de planificación global constituye el segundo nivel de la planificación y tiene por finalidad conseguir  unos objetivos estratégicos fundamentales para alcanzar las metas de la política sanitaria. Tiene como resultado  un programa al que suele denominarse plan de salud
• el nivel táctico-operativo o de programación incluye la programación de actividades dirigidas a lograr objetivos operacionales e implica la toma de decisiones a corto plazo.

1. planificación según perspectiva

Existen dos formas de realizarla

• la primera se basa principalmente en las necesidades de la población
• la segunda está condicionada básicamente por las características de la institución

Si bien ambas son complementarias, la institucional considera la organización como centro del proceso de planificación, prestando especial atención a los factores organizativos, en tanto que la poblacional hace girar las actividades relacionadas con la planificación en torno a las necesidades de salud de la población

ORGANIZACION

Propósitos de la organización

• combinar o relacionar a los grupos que deben realizar una serie de actividades
• con los medios necesarios para su ejecución
• de forma que el trabajo se realice
• de manera consciente, racional y coordinada
• para asegurar el logro de los fines propuestos en la planificación

Principios de la organización

1. En toda organización debe existir agrupación de actividades de manera que el desarrollo de las mismas garantice el logro de las metas
2. Es necesario fomentar el espíritu de trabajo en grupo
3. Deben existir líneas claras de autoridad
4. Ningún miembro de la organización debe recibir órdenes o tener dependencia directa de más de una persona para una misma cosa
5. El número de personas que dependen de otras debe ser limitado
6. Debe existir equilibrio entre la centralización y descentralización (en toda organización existen 3 grandes niveles de autoridad:

–    nivel estratégico o superior que marca la política del sistema

      –    nivel táctico o intermedio que establece el modo de llevar a la practica la política establecida 

           en el nivel estratégico

      –    nivel operativo el que ejecuta el plan para lograr los objetivos

1. La cantidad de autoridad delegada debe estar en relación con la responsabilidad que va a exigirse
2. Cada superior debe ser responsable de la actuación de las personas que dependen directamente de él.
3. La organización debe estar dotada de orden material y social de manera que cada persona y cada cosa ocupen el lugar establecido
4. Debe existir un sistema de remuneración justo
5. Debe haber un solo programa y una sola dirección para cada sistema o subsistema de una organización
6. La organización debe ser expresada sencillamente de forma que todos los integrantes puedan comprenderla
7. Los principios de jerarquía son las relaciones de autoridad desde el superior hasta el último subordinado

Proceso de la Organización

Considerando la Organización como un proceso el resultado de la aplicación del método sistemático para describir la función organizativa nos lleva a la enumeración de una serie de pasos o fases consecutivas

• Primera fase   Estructuración
• Segunda fase  Sistematizar
• Tercera fase    Instalar

1. Estructuración

Se entiendo por estructura la definición de la composición, disposición y orden de las partes de un conjunto. Debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

• debe especificar los fines y objetivos cuantificables
• debe definir claramente las funciones, actividades y tareas que han de ser ejecutadas para conseguir el logro de los objetivos (departamentalización)
• definición de puestos de trabajo (que es lo que se espera que haga cada persona, descripción de la función, de los resultados que se esperan y de los que la persona se hace responsable, especificando asimismo, las relaciones de autoridad y delegación de la misma en el cumplimiento de la función
• definir las relaciones entre las personas (especificar niveles jerárquicos, delimitación de autoridad y responsabilidad de cada integrante
• organigramas  representa la organización. Refleja la organización  según dependencia jerárquica. En salud el más usado es el organigrama matricial.

1. Sistematizar

Se entiende por sistematizar la normalización aplicada a la producción de bienes y servicios que han de ser prestados y que requieren la estandarización de procedimientos con respecto a la forma de cómo debe cumplirse el trabajo. Es importante que todo este por escrito.

1. Instalar

Es la dotación de los recursos necesarios para llevar a cabo las funciones y actividades

• recursos humanos
• recursos financieros
• recursos materiales

DIRECCION

Elementos de la dirección

1. Orientación   Es el suministrar la información adecuada en cada momento para que el trabajo se desarrolle de la mejor manera. Puede ser la referida a los nuevos trabajadores o ser continua. La responsabilidad de la orientación es una de las más importantes que incumben a un administrador de cualquier nivel, siendo competencia de la jerarquía superior el establecimiento de los adecuados sistemas que permitan tanto la orientación a los trabajadores que se incorporan como la orientación continua.

1. Motivación    Es el estimulo para que los trabajadores contribuyan al logra de los objetivos de la institución. En otras palabras motivar es inducir a las personas a actuar de una forma determinada. Entre los elementos motivadores más comunes y eficaces se encuentran: el dinero, el refuerzo positivo, la participación.

1. Comunicación    Dentro de un sistema de trabajo es el intercambio de información efectiva entre dos o más individuos. Elementos de la comunicación :
2. Emisor  es quien genera el mensaje
3. Receptor es a quien va dirigido el mensaje
4. El mensaje   está constituido por la información que se transmite

El canal a través del cual se envía el mensaje puede ser directo o indirecto.

Requisitos: el mensaje debe atraer la atención del receptor, deber utilizarse un código adecuado al receptor, debe emplearse el canal más adecuado.

Las formas de comunicación pueden ser orales o escritas.

Problemas: mensajes mal expresados, omisiones de parte de la información que pueden alterar el contenido del mensaje, falta de atención  al recibir la información, desconfianza hacia el emisor.

1. Toma de decisiones   Este elemento es el más representativo  de la función de dirección ya que las personas que dirigen están tomando constantemente decisiones. Debería pasar siempre por las siguientes etapas: planteamiento correcto del problema, análisis del problema, plantear alternativas de solución, adoptar una decisión, iniciar e impulsar la aplicación de la decisión

1. Liderazgo  Es la capacidad de influir en las personas para que estas se esfuercen en conseguir las metas que se ha propuesto el grupo. Existen dos tipos de liderazgo: el informal y el formal. Algunas cualidades necesarias del líder: inteligencia, confianza en sí mismo, iniciativa e interés en los demás.

Estilos de dirección

• Autocrático
• Negligente
• Participativo

CONTROL

El propósito del control es el de mejorar constantemente la eficacia del ciclo administrativo.

Etapas del proceso de control:

• establecimiento de normas  si los objetivos que se plantearon en la fase de planificación están formulados de forma valorable cuanti o cualitativamente este mismo objetivo puede ser una norma o patrón con el que poder contrastar o comparar los resultados que se han obtenido.
• medir o valorar lo que se ha hecho hasta el momento comparándolo con las normas y determinando si hay diferencias
• adoptar las decisiones necesarias para corregir las diferencias observadas

Requisitos del control:

• debe disponerse de medios de información adecuados a la situación a controlar
• autoridad de la persona   debe dotarse a la persona encargada de realizar el control de la autoridad suficiente para poder aplicar las medidas correctivas correspondientes dentro de su campo de acción
• el control debe estar adecuado al plan y al nivel donde se realiza
• el control debe indicar las desviaciones lo más rápidamente posible
• el control debe ser objetivo
• los controles deben ser flexibles
• el control debe ser económico
• el control debe indicar la acción correctora

Se puede considerar como objeto del control cualquier elemento del proceso administrativo

Tipos de control

• según el sujeto que se controla (refiriéndose al personal según sus niveles jerárquicos)
• según la esfera de la organización que se controla (parcial o total)
• según el tiempo en que se ejerce (previo, continuo, final)
• según la forma en que se controla (observación directa o indirecta, supervisión, auditoria, inspección)

Administración de los servicios de salud

Sin duda la Administración no solo puede sino que debe incorporarse a los servicios de salud, pero adaptándose a las particularidades que estos tienen. Como particularidades de los servicios de salud se destacan:

• en primer término que debe funcionar en forma conjunta con la población de manera de alcanzar el objetivo que es la salud de la misma. Esa interrelación que debe existir entre el servicio que se presta y la población que lo recibe les da una característica especial
• en segundo término ese objetivo, la salud de la población y del individuo y por lo tanto la vida de las personas, le imprimen características especiales a las actividades y tareas a realizar; el trabajo debe ser personalizado, humano, ético y basado en las interrelaciones personales
• en tercer término, al objetivo de lograr la salud se suman con frecuencia  otros como la docencia y la investigación que si bien pueden coadyuvar, sin duda hacen más compleja las tareas
• en cuarto término los recursos humanos que trabajan en un servicio de salud tienen más puntos en común que en cualquier otra organización, a pesar de ser muy diferentes en su formación, con distintas especializaciones y amplia gama de tareas a realizar (auxiliares de enfermería, auxiliares de servicio, cirujanos, intensivistas, personal  de mantenimiento, etc.)
• en quinto lugar se requiere una gran interdependencia entre los distintos servicios  para poder lograr continuidad en las tareas, la actividad se fundamenta en la colaboración de los distintos sectores. Se requiere flexibilidad en las relaciones para poder adaptarse rápidamente a las situaciones cambiantes
• finalmente destacamos  que en la administración de los servicios de salud, el Director administra recursos que siempre son escasos

Por otro lado la forma de evaluar la influencia de la administración en la práctica  es una tarea difícil considerando  que la ponderación de su resultado se basa  en la mejoría experimentada en el nivel general de la salud de la población. Varios han sido los criterios propuestos para determinar  indicadores representativos (indirectos) que sirvan para medir la eficiencia de los servicios de salud. De  la literatura existente sobre el tema se pueden extraer una serie de características  que describen  lo que se entiende por un buen sistema de atención de salud, y en consecuencia de una buena administración. Las mismas señalan que para que una administración sea considerada buena debe:

• ser integral
• no permitir la existencia de barrera alguna en la atención
• promover la continuidad de la atención individual y familiar
• proveer una atención apropiada y efectiva
• procurar una atención eficiente
• ocuparse de la población en su totalidad, es decir, que la atención comprenda no solo  a los enfermos sino también a aquellos individuos que puedan ser vulnerables  a la enfermedad o que estén expuestos al riesgo
• lograr que la atención sea preocupación y responsabilidad de la comunidad
• utilizar tanto las nuevas ideas y practicas terapéuticas como las tradicionales
• estar ubicada junto a otros sistemas de desarrollo prioritario de la comunidad
• producir información útil y exacta sin dejar de respetar la confidencialidad
• tener mecanismos propios de evaluación y posibilidades de cambio
• promover la educación en los que respecta a salud y prevención y cura de las enfermedades

Por el contrario una mala administración es la que:

• aísla la salud de otros aspectos de desarrollo nacional
• carece de prioridades lógicas y claras
• no involucra a la comunidad
• no ofrece capacitación adecuada para el personal de salud
• no dispone de recursos apropiados o los utiliza mal
• aumenta constantemente sus costos
• limita la utilización de los trabajadores afectados a la salud primaria
• no tiene capacidad de planificación
• es abordada desde el punto de vista de la cura sin tener en cuenta los nuevos enfoques ecológicos
• esta demasiado centralizada y tiene falencias técnicas

El éxito  de la administración de los servicios de salud debe medirse según la accesibilidad, continuidad y calidad de la atención. Los servicios provistos deben responder a las necesidades y los deseos de la población; la atención debe integrar a la población y ser compatible con sus características (incluyendo la cultura); debe ser integral (incluyendo desde  la prevención hasta la súper especialización); y debe basarse en un enfoque holístico y ecológico de sus determinantes.