Administración y sus objetivos

Estas Entidades facilitan en sus sedes la realización de eventos, al haber sido Diseñados con todos los medios tecnológicos que se requiere para alcanzar una Buena realización del evento.

Organización Y desarrollo del evento

§Agencias de eventos, incentivos, comunicación, marketing Integra, viajes especializados en eventos

§Organización de ferias y exposiciones, OPC (Organización Profesional de Congresos)

§Producción de espectáculos, de producción y Arquitectura efímera

Son empresas Que participan activamente en la realización del evento, se aseguran de que los Clientes estén satisfechos y recuerden el evento como una rica experiencia Vivida.

Difusión Y comunicación

§Publicaciones y páginas web específicas de Eventos

§Entidades que organizan premios para el mundo de Los eventos

§Ferias de eventos

Normalización

§Instituciones de la adm. Turística en sus ámbitos estatal, comunitario y local

§Asociaciones de agencias de viajes y de Profesionales de eventos

Evolución

Pilares sobre los Que nos apoyaremos para analizar la evolución:

Asesoramiento

Será el área de mayor crecimiento potencial de las agencias de viajes y Turísticos, si son capaces de entender las nuevas formas de comercialización de La oferta y de incorporar personal altamente cualificado y asertivo con la Clientela.

Producción, Organización y coordinación del evento

La mayoría de agencias trabajan con Colaboradores que complementan su propia actividad y se han especializado en Parcelas de creación y puesta en valor de eventos.

Intermediación

En su origen las agencias de viajes intermediaban en la venta y Organización de billetes de transporte, la reserva de habitaciones y servicios. Con la irrupción de Internet, las agencias de viajes han tenido que Reinventarse para gestionar márgenes que aseguren la supervivencia de la agencia.

Tema 4.2. Principales Destinos turísticos nacionales de turismo de reuniones.

Analizando Los datos nos damos cuenta que el Spain Convention Bureau (SCB), provoca y Anima a multiplicar la aparición de otros nuevos eventos en un entorno local y Regional, donde las empresas e instituciones locales deciden posteriormente Generar nuevas actividades, tomando como base la cultura y el patrimonio.

Según Philip Kotler “El Marketing es el arte de Crear marcas; si no eres una marca, eres un productos sin más”, por lo que las Administraciones turísticas deben potenciar sus marcas a nivel geográfico para Mejorar el posicionamiento y a la vez crear nuevos productos turísticos en su Entorno. Los principales destinos de turismo según la ICCA (Asociación Internacional de Congresos y Convenciones) son: Madrid, Barcelona, Valencia, Córdoba, Sevilla, Málaga, Granada, San Sebastián, Santa Cruz de Tenerife, Santiago de Compostela, Zaragoza, A Coruña, Palma de Mallorca, Santander, Playa Del Carmen en Lanzarote y Valladolid.

Los últimos Datos del SCB, dicen que en concepto de turismo en España llegaron un millón de Extranjeros y se gastaron 451€ en viaje y alojamiento más 68€ en gastos Diarios.

El turismo de Reuniones en España aumenta en los meses de Mayo, Junio, Octubre y Noviembre; En hoteles, palacios de congresos, y espacios singulares (monasterios).

2. Principales destinos turísticos Internacionales de turismo de reuniones

ICCA. La Asociación Internacional de Congresos y Convenciones es la más respetada de Todo el mundo a la hora de facilitar datos sobre eventos.

Los países Que más reuniones reciben son Estados Unidos, Alemania y España. Las Ciudades Son: París, Madrid, Viena, Barcelona y Berlín.

Los Continentes con un mayor número de turista de eventos son Europa, América y Asía, desplazándose el mercado poco a poco hacia la zona asíática por su auge Económico, como son China e India, entre otros.

3. Factores que determinan las especialización De un destino para turismo de reuniones; imagen de marca, infraestructuras Especializadas, capacidad de alojamiento, servicios especializados y oferta Complementaria.

ØLos destinos y sus autoridades Políticas y turísticas, tiene que definir estrategias de posicionamiento, Creando una imagen o una identidad en la mente del mercado al que se dirigen.

Las Relación entre una ciudad y los eventos se establecen en 3 tiempos. En primer Lugar, antes de, en el que la ciudad se convierte en un valor para el Diseño de un evento. En segundo lugar, durante,en el que la ciudad se pone a disposición del Desarrollo del evento. En tercer lugar, en el post, debido a que el evento Genera unos impactos en la ciudad y aportan valor añadido a la imagen de esta Según el país donde se ubica.

El Ocio es fundamental el deporte, la recreación o el turismo da la imagen de una Ciudad unida al espectáculo, a lo extraordinario y a lo imprevisto; lo que Aumenta los eventos tantos de ocio como de negocios.

ØLa imagen de marca determina la Especialización para el turismo de reuniones. El branding (destinos turísticos) Es el proceso de creación de una imagen con el objetivo de identificar y Diferenciar el destino en sus mercados.

Los Destinos turísticos deberían crearse como marcas ya que genera en los Individuos unas expectativas o imágenes antes de la visita o experiencia, lo Cual tendrá un protagonismo especial en la elección final del destino Turístico. En consecuencia, una de las principales claves del éxito de los Destinos radica en el desarrollo de una imagen positiva, fuerte y diferenciadora De la marca.

El Organizador de eventos debe de estar familiarizado con los datos que son: Infraestructuras especializadas, capacidad de alojamiento, servicios Especializados y oferta complementaria, ya que son herramientas necesarias y a La vez imprescindibles para conseguir el éxito en la organización de eventos. También debemos aconsejas a nuestros clientes para que sean flexible a la hora De establecer las fechas porque garantiza que la localizaci8ón elegida sea la Más adecuada para alcanzar dichos objetivos.

ØInfraestructuras especializadas.
El Agente especializado en eventos debe conocer las particularidades y diferencias De palacios de congresos, centros de convenciones, hoteles auditorio, hoteles Con centro de convenciones, hoteles resorts, hoteles suite, hoteles spa y Balnearios, etc.

ØLos establecimiento con capacidad de alojamiento Son:hoteles para convenciones, hoteles, Edificios singulares para eventos, hoteles boutique, hoteles con encanto, Hoteles golf, haciendas, fincas, cortijos, masías, pazos, castillos y bodegas.

ØServicios especializados, trabajan Antes de la planificación del propio evento. Se conoce como presentación de la Candidatura para un evento, en donde englobaremos a Convencíón &VisitorsBureaux, Oficinas de turismo, agencias de viajes especializadas en Eventos, agencias de comunicación, marketing y organizadores de ferias y Exposiciones.

De Estos servicios destacaremos la convencíón bureau puesto que su principal Objetivo es la captación de turismo de eventos para la ciudad en la que están Ubicados, proporcionando información actualizada sobre la infraestructura y los Servicios de la ciudad y su entorno, y formados por organismos mixtos públicos Y privados.

ØLa oferta complementaria. Incluye todos los Sectores de actividad conocidos y pueden abarcar lo que se requiera desde el Pre- al postevento, que suelen ser viajes donde los participantes y Acompañantes realizan actividades complementarias de cualquier tipo, desde Visitas a museos a jornadas gastronómicas. Por ejemplos: restaurantes, Discotecas de moda, bodegas, viñedos, plaza de toros, musicales, teatros, Karaokes, entre otros.

4. CarácterÍSTICAS Y ANÁLISIS COMPARATIVO DE LOS PRINCIPALES DESTINOS DE TURISMO DE REUNIONES A NIVEL NACIONAL E INTERNACIONAL.

Lo Primero que tiene que hacer un organizador de eventos es:

üInvestigar los destinos y reunir la información Más relevante y actualizada.

üBuscar proveedores en esos destinos.

üEnviar solicitudes de propuesta a palacios de Congresos u hoteles, conocidos como ReferalforProposal (RFP).Se trata de Solicitudes con fechas, necesidades de espacio, servicios y tarifas.

üTransformar las ofertas en términos homogéneos y Compararlas.

üAdjudicar proveedores y firmar contratos.

Para un mejor Avance deberá tener actualizada las listas de los principales destinos Mundiales, tales como, África, América del Sur, América Central, Asía, Australia y Oceanía, Canadá, Caribe y Bermudas, EE, UU, Europa, México y Oriente Medio.

Los datos Están expresados en pies cuadrados, puesto que, en la mayoría de directorios Mundiales, esa es la medida utilizada, aunque en nuestro país se utilicen los Metros cuadrados.

El Agente de viajes debe realizar los preparativos con la siguiente Información: aeropuertos más cercanos, tarifa de taxi desde el aeropuerto al hotel, y la tarifa semanal de alquiler de coche.

África

Sudáfrica aparece como el País con mayores disponibilidades, después de haberse celebrado un Mundial de Fútbol que ha mejorado sus instalaciones. Las islas de Mauricio está situada Entre Asía y África y su posición es estratégica. Ofrece instalaciones para Conferencia internacionales y cuenta con hoteles de primera clase con capacidad Para eventos de hasta 800 personas. Han sido capaces de tomar las mejores ideas De modo global y de impulsar plataformas con modernos marcos legislativos para El arbitraje internacional.

América del Sur. No se han incluido los países Donde la seguridad es mala. La capacidad en infraestructura de Brasil se verá Favorecida por la celebración de la primera olimpiada.

América Central. En estos países no existen Centro de convenciones, se mencionan por su amplio turismo.

Asía. El gran potencial de China como destino Turístico se minimiza, puesto que ha designado a un único proveedor, CTW M&E, para tales fines. En las próximas décadas, la cifras de instalaciones Adecuadas se m multiplicarán, lo que llegará a afectar a Australia y países Cercanos de aquel entorno.

Australia y Oceanía. La zona de Nueva Zelanda y Australia ha sido uno de los principales destinos de eventos en los últimos 20 Años, tanto para empresas como para asociaciones. Su localización cerca de Puntos estratégicos de Asía con gran crecimiento económico y sus estrategias Nacionales de turismo a largo plazo, los posicionan como destinos a tener muy En cuenta.

Canadá, Junto a EE UU., posee centros de Convenciones de gran tamaño. La proximidad e influencia de EE. UU. Permite que El dólar (USD) sea la moneda de referencia en la mayoría de datos mostrados.

Caribe. La capacidad hotelera se enfoca hacia el Turismo de sol y playa, en líneas generales, con las excepciones de San Martín, Bermudas y Jamaica.

Estados Unidos es uno de los destinos más Habituales de turismo de eventos por la profesionalidad de sus empresas, el Buen hacer de sus profesionales y su oferta complementaria, junto con las Magníficas instalaciones dimensionadas para un referente económico mundial, son Capaces de asegurar el éxito de cualquier evento que se quiera organizar en Esta zona, que en la actualidad es la que tiene el mayor número de centros de Convenciones y eventos a nivel mundial.

En Europa hay una gran capacidad de centros de Convenciones y oferta complementaria.

México mantiene interesante programas de Incentivos fiscales (0%Iva) para atraer eventos internacionales. Los destinos Que destacan como oferta a los eventos son el parque natural y la Riviera Maya, Pero la falta de seguridad es un gran problema.

Oriente Medio. Existen pocos centros de Convenciones, aunque se están construyendo nuevos debido a la influencia Estratégica que ejercen en el desarrollo del entorno. No se han incluido países De la zona donde la seguridad no está garantizada, o existen conflictos que no Los recomiendan para la organización de eventos.

4.3 Los eventos, su tipología y su mercado

4.3.1 Tipología de reuniones y eventos: congresos, convenciones, viajes De incentivo, exposiciones y ferias, eventos deportivos y otros.

4.3.2 El concepto de evento

Un evento se Puede definir como una experiencia única e irrepetible, que tiene la capacidad De crear un tiempo y un espacio vivos para la relación humana, con el fin de Transmitir unos objetivos concretos a un público determinado.

Carácterísticas especificas de los eventos

A nivel global, cada gran comunidad tiene Sus propias siglas, reglas y normas. En América del Norte está implantado el Acrónimo SMERF (Incluye a grupos sociales, militares, educativos, religiosos y Fraternales.En Europa está muy difundido el concepto MICE (Meetings, Incentives, Conferences y Exhibitions) (Reuniones, incentivos, conferencias y Ferias).

Las nuevas Generaciones, o clientes potenciales, desean más interacción, nuevos Formatos de las sesiones, creación conjunta de valor por parte de los propios Asistentes; los patrocinadores aspiran a una mayor visibilidad; y los Destinos tratan de posicionarse e impulsar servicios innovadores con el Objetivo de atender a una nueva demanda de clientes. Los clientes Exigirán un cumplimiento de objetivos y los organizadores pedirán Controlar el evento desde el principio hasta el final.

4.3.3 El mercado de eventos

Aquí Encontramos promotores, que son quienes promueven y financian en todo o En parte al evento; Estos pueden hacerse ayudar económicamente por Colaboradores, sponsors y patrocinadores. En este mercado también encontramos Los expositores, que organizan una exposición o feria para el evento, y Que juegan un papel importante en la financiación.

Las agencias De comunicación o marketing, agencias de viajes especializadas en eventos y Organizadores profesionales son quienes están encargados de la organización del Evento.

Los promotores de eventos

Los eventos Son promovidos por una(s) empresa(s) o una asociación pública o privada, y Dirigidos prioritariamente a sus miembros. Esa entidad promotora decide todos Los aspectos de la organización del evento, programa sus actividades y asume Los gastos generales.

Cuando un Evento adquiere un alto volumen de asistentes, se inicia el proceso de Candidatura de la ciudad que quiera acoger ese evento. (Este proceso se hace Por medio de un concurso).

Las entidades colaboradoras y los Patrocinadores

El colaborador: Participa en un(os) evento(s) organizados simultáneamente en el tiempo.

El patrocinador: Representa el mayor grado de colaboración. El patrocinio implica llevar el Nombre de la marca y su imagen de forma preferencial.

El sponsor: Es un partner a largo plazo, un socio En las actividades durante un tiempo acordado con la organizadora. Se plasma en La presencia preferente en todas las acciones que realizan.

Expositores De ferias, showrooms, etc.

Estas cuatro Entidades colaboradores o patrocinadoras financian parte o la totalidad del Evento a cambio de promocionar sus productos o marcas.

En las ONG o Entidades sin ánimo de lucro, la financiación se busca a través de acciones de fundraising. En este segmento de Clientela, se debe tener en cuenta que la mayoría de sus acciones se llevan a Cabo con materiales y filosofía que respeta el medio ambiente.

Participantes y acompañantes

Hacen parte Los delegados-asistentes, delegados-participantes, acompañantes, visitantes, Invitados, invitados vip, conferenciantes, presentadores, moderadores y Ponentes.

Los delegados Tanto asistentes como participantes, constituyen el grupo meta, al cual van Dirigidas las acciones.

Delegado Asistente: es aquel que va designado al congreso por la asociación o Institución convocante.

Delegado Participante: es la persona que decide inscribirse en el evento y que paga Los derechos de asistencia.

Los acompañantes No participan en las sesiones de trabajo del evento, sin embargo son importantes A la hora de los actos sociales y de desarrollar el programa de visitas, Excursiones, compras, entre otras actividades.

Cuando existe Una exposición o feria anexa, la visita a esta tiene que estar incluida en el Programa del evento; para promocionarla se suele prolongar algún periodo de Descanso, coffee break o refrigerio en una zona cercana a la destinada a la Exposición.

El comité Organizador o científico en caso de que los haya, serán los encargados de las Relaciones con conferenciantes, presentadores, moderadores y ponentes; al mismo Tiempo delegaran al organizador profesional las siguientes tareas: asistencias, Alojamiento, viajes, escritos de ponencias, abstracts Y presentaciones.

La “Agencia De viajes (Organizador profesional)” se encargara de la selección de ponentes, Moderadores, expertos o presentadores de las reuniones; actualmente se les Solicita a los ponentes intervenciones de aproximadamente 15 mins. Todos han de Ser escogidos con sumo cuidado, ya que son imprescindibles para asegurar que el Evento sea eficiente.

4.3.4 La gestión de eventos como función Emisora y como función receptora

En agencias De viajes encontramos las funciones emisora y receptoras.
Las agencias emisoras, conocidas también comooutgoing, permanecen cerca de los consumidores potenciales y son Las que generan los flujos turísticos. Las agencias receptoras, conocidas como De incoming o de gestión de destinos, Son las que se localizan en los destinos de los flujos turísticos, y cuya Función principal es la de facilitar a las agencias de viajes emisoras la venta Y la contratación de servicios en el destino.

Uno de los Eventos que compaginan la función emisora y receptora es el viaje de incentivo Que, concebido como un premio, es una actividad planificada y diseñada por la Empresa para motivar a las personas a lograr objetivos predeterminados.

Lo incluido en la oferta de Viajes de incentivo:

·Transporte en primera clase, estancia en hoteles De lujo y actividades paralelas.

·Actividades de grupo al aire libre.

·Aventura y actividades deportivas, generalmente En grupo, que estimulan el trabajo en equipo.

·Actividades culturales, como visitas a museos, a Ruinas históricas.

·La última tendencia consiste en realizar actividades De cooperación al desarrollo con estancia en países en vías de desarrollo, Contribuyendo a mejoras en la comunidad.

A la hora de organización en caso De viajes de incentivos deberemos tener en cuenta:

·Organizar bien el reparto del tiempo para Ocio/negocio dentro del programa a la hora de seleccionar el destino y el lugar Adecuados.

·Estudiar los costes sin descartar destinos Internacionales.

·Tener en cuenta la edad, sexo y carácterísticas De los asistentes.

·En los viajes al extranjero o en caso de no conocer Los hoteles y la sede del evento, suelen desplazarse el agente de viajesy un directivo de la agencia del destino, Para hacer una vista previa y comprobar los transportes y servicios que se Deben contratar.

·Un viaje de incentivo tiene que ser diferente y Nuevo para conseguir impacto; no se deben repetir viajes anteriores, se debe Buscar siempre un programa creativo.