Analisis de diversos formularios para su llenado

Concepto:

Una Forma es un instrumento de comunicación administrativa, impresa generalmente en papel o similares (cartón, cartulina) y con impresiones realizadas mediante alguno de los medios de reproducción gráfica. Este instrumento de comunicación contiene información fija impresa y espacios para anotar información a la que convencionalmente se llama variable. En algunos casos contendrá además, instrucciones para ser llenada y utilizada. Una Forma se convierte en documento una vez que se ha anotado en ella la información variable en los espacios correspondientes, dejando así constancia de un trámite o sirviendo de enlace a dos o más operaciones de un proceso.

Importancia de las Formas impresas:

Generalmente las operaciones administrativas que se llevan a cabo en una institución, requieren de documentos para dejar constancia de su ejecución. Cuando dichas operaciones son numerosas y repetitivas o indistintamente, se utilizan Formas impresas para simplificar la elaboración de los Documentos respectivos. La Administración Pública, cuyas actividades han tenido un desarrollo desmesurado en los últimos años, requiere de las formas como un instrumento administrativo importante para su funcionamiento. Es necesario destacar el hecho de que la importancia de una Forma se demuestra cuando ayuda a la simplificación de los métodos de trabajo, y no tan solo en la normalización que a través de ella se obtiene. En la actualidad, el uso de las formas tiene gran importancia, debido principalmente a:

· Su Contenido
· La cantidad que de ellas se utiliza
· El alto costo que representan
· Constituyen el principal instrumento de los Procedimientos y procesos operativos.
· Fungen como auxiliar en la observancia de las políticas institucionales.

Situación actual en el uso de Formas:

La gran diversidad y cantidad de ellas que se utilizan actualmente presenta graves dificultades para su control, y su diseño no siempre es el adecuado.Esto ha venido originando que se presenten diversas anomalías, entre las que se destacan las siguientes:

·Existencias de formas para trámites en los que no son necesarias.

·Formas cuyo diseño no cumple con los propósitos para los que fueron creadas.

·Duplicación de formas para un mismo fin.

·Cantidad excesiva de Formas de poco uso.

·Su tamaño no se adecua al de las impresoras o a los archivos que se les asignan.

·El tamaño es demasiado grande o pequeño para los datos que contiene.

Objetivo del Análisis, Diseño y Control de Formas:

Coadyuvar a la agilización de los procedimientos y métodos de trabajo, estableciendo criterios que permitan racionalizar el costo de impresión y almacenamiento de las formas utilizadas.

Propósitos del Análisis, Diseño y Control de Formas:

·Contar con las formas adecuadas para las operaciones que se realizan.

·Conocer el número exacto requerido.

·Mejorar la eficiencia de los procedimientos que las utilicen y disminuir las cargas de trabajo.

·Establecer una clasificación en todas las unidades administrativas.

·Normalizar las que se encuentran en uso, con diseños elaborados técnicamente.

·Contar con un Catálogo que contenga todas las formas utilizadas en la institución y en el cual se visualicen sus características.

·Controlar las provisiones y consumo estrictamente necesarios.

·Delimitar la responsabilidad de su control, procurando evitar emisiones excesivas a futuro.

·Economizar a través de la racionalización del uso y diseño.

·Mantener un control de calidad constante en la producción o compra.

Diseño de Formas:

Consiste en la elaboración de una forma tomando como base:

· La información recabada
· Su objeto
· Fuente de información
· Necesidades que la originan
· Método de llenado
· Número de copias
· Procedimientos en que intervendrá
· Resultados finales que se han de obtener.

Consideraciones de tipo funcional:

·Información Básica: Para determinar la información básica que deberá contener la forma, ha de responderse a las siguientes preguntas:

1.Qué información se va incluir?
2.Es importante dicha información?
3.Cómo se va a utilizar?
4.Por quién será utilizada?
5.Cuándo será utilizada?

·Título: Deberá ser descriptivo de su función, es decir, que señale el objetivo que se pretende alcanzar.

·Secuencia de Datos: Para reducir el tiempo de llenado, es conveniente lo siguiente:

1.Atender a la secuencia de la información procedente del documento fuente.
2.La secuencia debe corresponder con el flujo de trabajo.
3.Acomodar los datos ordenando las partes de la forma como sigue:
4.Identificación. Comprende el título, nombre de la dependencia y código de la forma.
5.Cuerpo. Corresponde a la parte principal de los datos.

·Espacios: Para facilitar las anotaciones en la Forma, ésta debe contar con espacios suficientes para la inclusión de la información variable. Hay que tomar en cuenta si ha de ser llenada a mano o en computadora. Es conveniente trazar líneas horizontales para facilitar el llenado cuando se haga a mano.

·Número de Copias: El especialista tendrá que asegurarse que las copias solicitadas sean realmente necesarias. El uso de copias debe estar sujeto a:

 Quién requiere copia?
7. Cuándo se necesitan copias?6

·Tipos de Forma: La información y el orden previsto de la misma, permite determinar el tipo de forma que se diseñará. Aun cuando dichos tipos carecen de normas o estandarización reconocidas en la administración, pueden considerarse como de uso general las de línea, columnas o casillas, y las combinaciones que puedan surgir.

1.De Líneas: Es el tipo de forma más sencilla que existe, ya que su contenido es a base de datos fijos (letras) que van seguidos de una línea para ser ocupada por datos variables; a su vez, en un mismo renglón pueden aparecer distintos datos fijos, de tal manera que se van formando líneas por cada renglón.Sólo se usará cuando la información sea mínima y se anotará a mano (preferentemente).