Visión integrada de la empresa
Unidades organizacionales Claves
En términos generales, podemos decir que las unidades organizacionales clavesrepresentan áreas definidas dentro de una empresa u organización, sobre la cual un jefe tiene autoridad para la ejecución de un grupo específico de actividades para alcanzar un objetivo determinado.
Por ejemplo, el Club de Fútbol divide a sus miembros en distintas especialidades: el arquero, el centro delantero, el kinesiólogo, el tesorero, etc. sin embargo, estas actividades diferentes se pueden agrupar en áreas más generales, y así podemos pensar en: el equipo de fútbol, la tesorería, el apoyo al equipo (kinesiólogo, aguatero), etc. Cada una de estas áreas podría denominarse unidad de organización.
Así, en el Club de Fútbol, podríamos representar las diferentes unidades organizacionales en la siguiente pirámide de organización: Directiva en una misma línea el equipo, apoyo, tesorería, promoción.
En la Empresa Industrial, las cuatro funciones básicas en que se divide su trabajo representan cuatro unidades organizacionales claves: Comercialización, Producción, Finanzas y Personal. Sin embargo, esta división en unidades puede continuarse, dividiéndose a su vez, cada una de las grandes unidades, en unidades organizacionales más pequeñas. Por ejemplo, la Unidad de Comercialización se puede dividir en Ventas al Exterior; Ventas Domésticas, Estudios de Mercados y Promoción.
La esquematización de esta subdivisión continua de las unidades organizacionales va dando origen a la pirámide de organización. Por ejemplo, las subdivisiones que hemos propuesto para la Empresa Industrial serían:
Gerencia, en una misma línea comercial, producción, finanzas, personal. En otra línea estaría V.Ext., V.Dom. Est.Merc, Promc.
Se puede observar que a medida que vamos subdividiendo las unidades organizacionales van apareciendo los niveles de autoridad, o sea, vamos dibujando la estructura jerárquica de la organización. Igualmente vamos estableciendo las interacciones formales entre las diversas unidades.
El proceso de la división de unidades de organización consiste en una definición y enumeración de las tareas individuales, su agrupación y clasificación, la delegación de autoridad para que sean llevadas a cabo y la especificación de las relaciones de autoridad entre jefes y subordinados.
Para llevar a cabo este proceso es fundamental tener claros los objetivos de la organización.
Las unidades de organización y los objetivos.
Es fundamental precisar con claridad los objetivos de la organización.
De la subdivisión de los objetivos depende la creación de las unidades de organización.
A medida que vamos subdividiendo los objetivos, es decir, que vamos agregando tanto horizontal como verticalmente nuevas unidades de organización, la empresa se va tornando más compleja.
Mientras más unidades agreguemos en el sentido horizontal, mayor división del trabajo o mayor especialización estaremos produciendo.
Mientras más unidades agreguemos en el sentido vertical, estaremos estableciendo un número mayor de niveles dentro de la organización.
Para los efectos de coordinación y control existe un cierto límite que podemos denominar espacio de control de unidades que pueden ser supervisadas. En otras palabras, una persona o una unidad de organización no puede coordinar o controlar más allá de un número determinado de subordinados o de unidades subordinadas.
A medida que aumenta el número de niveles, se requiere un mayor esfuerzo en la dirección y coordinación de las distintas unidades de organización. El mayor costo corresponderá a las remuneraciones de los nuevos directivos y del personal que debe ayudarlos en sus tareas.
Grados de comunicación
Mientras mayor número de niveles exista en la organización, más largo será el camino que deberán seguir las comunicaciones, que van desde la gerencia hasta el nivel más bajo.
La comunicación de los objetivos, de los planes y de las políticas será lenta con serios peligros de distorsiones.
Mientras más largo sea el camino que recorre un mensaje (canal de comunicación) entre la persona que lo emite y aquella que lo recibe, mayor es la posibilidad de que este mensaje sufra cambios y diferencias más o menos importantes.
En el diagrama se muestra el camino que debe seguir un mensaje, desde el gerente hasta los operarios del taller, en dos tipos de organizaciones, una, (A), construida con muchos niveles y la otra, (B), con pocos.
En el primer caso, el mensaje del gerente se dirige hacia el subgerente de producción.
Este lo recibe y, a su vez, refiriéndose a la comunicación de la gerencia, emite un mensaje propio al superintendente de fábrica.
Este lo recibe y emite su propio mensaje al capataz, quien finalmente lo traduce a los operarios, a los cuales, en definitiva, iba dirigido el mensaje del gerente.
En el primer caso, el mensaje del gerente se dirige hacia el subgerente de producción.
Este lo recibe y, a su vez, refiriéndose a la comunicación de la gerencia, emite un mensaje propio al superintendente de fábrica.
Este lo recibe y emite su propio mensaje al capataz, quien finalmente lo traduce a los operarios, a los cuales, en definitiva, iba dirigido el mensaje del gerente.
En el segundo caso, el gerente se lo envía al jefe de fábrica, quien lo comunica al capataz y éste a los operarios. Como se puede ver, en este caso no existe el nivel de superintendente. Esto hace que el camino sea más corto y, por lo tanto, la posibilidad de distorsión sea menor.
La existencia de muchos niveles dentro de la organización dificulta la estrategia a seguir. Un plan completo y bien definido en los niveles altos puede perder sus cualidades y complicarse en la medida que se subdivide y se elabora en las diversas unidades organizacionales que deben cumplir los diferentes subjetivos. No sólo hay más dirigentes subordinados a quienes controlar, sino que las complejidades de la planificación y las dificultades en las comunicaciones hacen que ese control sea más importante.
AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
Delegación de la autoridad: En la organización industrial se supone que la autoridad máxima es el Consejo de Administración, designado por los propietarios de la empresa, por el Estado o por ambos. Sin embargo, ellos delegan su autoridad en el administrador para que éste dirija a la empresa con el fin de alcanzar los objetivos que han sido fijados. En el sindicato sucede algo semejante. La autoridad máxima reside en la Asamblea, la que delega ciertas atribuciones y responsabilidades (y, por lo tanto, autoridad) en el presidente.
Finalmente, y ampliando más nuestro concepto de organización, la autoridad en el país, Chile, por ejemplo, reside en la ciudadanía. Sin embargo, ésta delega su autoridad en aspectos bien definidos, en un Presidente de la República.
Pero tanto al gerente, al presidente del sindicato como al Presidente de la República, tienen algo en comun. Aun teniendo la autoridad total sobre las organizaciones en materias específicas, no tienen el tiempo ni la oportunidad para dirigir cada una de las innumerables actividades que se debe desarrollar en dichas organizaciones para alcanzar los objetivos que se han propuesto. Deben delegar funciones y, por lo tanto, autoridad.
En la empresa, el gerente delega cierta autoridad en los subgerentes, otorgándole a cada uno autoridad dentro de un área funcional determinada. Así, el subgerente de Comercialización tiene autoridad en todo lo concerniente a la comercialización (ventas, estudio de mercado, publicidad, etc.). El subgerente de Producción tiene autoridad en todo aquello relacionado con producción (talleres, control de calidad, bodegas, transportes internos, diseño de nuevos productos, etc.). Lo mismo sucede con el subgerente de Personal.
A su vez, cada uno de estos subgerentes delega trabajo y autoridad en sus subordinados y sigue así la cadena hasta llegar al último nivel de la organización.
Delegación de la autoridad: Si bien siempre es posible delegar autoridad, la responsabilidad es indelegable.
Cuando el Consejo de Administración le fija al Gerente cierta cantidad de producción y ese objetivo no se cumple, el responsable es el Gerente, quien deberá darle al Consejo las razones y explicaciones del caso.
Podrá decir que no se pudo alcanzar esa meta porque Pedro operó mal una máquina y la inutilizó durante un par de semanas. Esta explicación de las causas del fracaso podrá o no ser aceptada por el Consejo, pero es el Gerente el que está respondiendo por Pedro, ya que, dentro de la empresa, él tiene toda la responsabilidad por el proceso de delegación.
Él delegó el aspecto de producción en el subgerente de Producción; éste en el jefe de la Planta; éste, a su vez, en el capataz y éste, por último, delegó la tarea concreta en Pedro.
Pedro es responsable ante su capataz, quien lo es ante el jefe de la Planta y éste ante el subgerente de Producción, quien es responsable ante el Gerente. Pero el Gerente es responsable ante los propietarios de la Empresa o el Estado.
RECURSOS Y RELACIONES EMPRESARIALES
Para el establecimiento de una empresa es imprescindible hacer un proyecto para establecer una estructura adecuada en la cual los recursos cumplen un papel fundamental para la ejecución de las actividades de la empresa. La buena utilización de esos recursos garantiza el buen funcionamiento de la empresa.
Los recursos son los medios utilizados por las empresas para ejecutar sus actividades y de esta manera alcanzar sus objetivos
En las empresas hay gran cantidad de recursos tales como: personas, máquinas, dinero, materiales, etc, los cuales son obtenidos del medio ambiente exterior y entran a la empresa a cumplir diferentes funciones las cuales son:
Unos son procesados y transformados en bienes o servicios para luego ser distribuidos entre los consumidores o usuarios, quienes se hallan ubicados en el medio ambiente externo.
Otros recursos ingresan a la empresa como procesadores o transformadores, efectuando su acción sobre los anteriores.
- Algunos contribuyen a la consecución de nuevos recursos para la empresa.
- Otros ayudan a la colocación de los bienes y servicios producidos en el medio ambiente externo.
- Otros se dedican a coordinar las acciones de los demás recursos, para que éstas a se encaminen hacia la consecución de los objetivos empresariales.
Los recursos se clasifican en:Recursos Humanos. Recursos Financieros. Recursos Tecnológicos. Recursos del tiempo. Juntos, permiten la consecución de las metas propuestas por la empresa.
Recurso Humano
Las personas constituyen el recurso más importante en toda organización, ya que son ellas quienes utilizan, diseñan, transforman y perfeccionan los demás recursos.
Las cualidades del elemento humano como las actitudes, habilidades, conocimientos, experiencias y las relaciones tanto individuales como colectivas son muy importantes para las actividades de la empresa.
En todas las operaciones que se llevan a cabo en la empresa es fundamental el recurso humano.
Los hombres diseñan y fabrican las máquinas, preparan la información y demás elementos que éstas necesitan para poder operar, las manipulan o programan para ejecutar determinadas operaciones.
Los recursos humanos poseen unas características inherentes a ellos, que los distinguen de los demás recursos de la empresa
Algunas características inherentes: Los recursos humanos no pueden ser propiedad de la organización. Las experiencias, conocimientos, habilidades, potencialidades, etc, son intangibles. Las actividades de las personas son voluntarias. Las capacidades de los recursos humanos de una empresa pueden ser incrementados por descubrimiento y por mejoramiento. Los recursos humanos son escasos.
Recurso Financiero
Los recursos financieros garantizan los medios para la consecución de los demás recursos de la empresa y se refieren al dinero en diferentes formas:
efectivo, capital, ingresos, egresos, créditos, inversiones y, en general, a la disponibilidad de dinero que tiene la empresa para atender sus compromisos.
Para el funcionamiento de la empresa se necesita:
1.- Adquirir activos fijos: terrenos, edificios, maquinaria y equipo, vehículos, muebles y enseres, etc.
2.-Cancelar materias primas, combustibles y energía indispensables en el proceso de producción.
3.- Pagar sueldos, salarios y prestaciones a sus empleados.
4.- Cancelar alquileres, servicios públicos, impuestos, reparaciones, servicios de mantenimiento, etc.
5.- Financiar los créditos otorgados a sus clientes o usuarios.
El dinero que requiere la empresa para iniciar sus operaciones o ampliar su capacidad de producción, puede provenir de fuentes variadas entre las cuales citamos:
- Patrimonio personal del dueño de la empresa.
- Aportes personales de varios individuos o familias que se asocian para constituir o ampliar la empresa.
- Emisión de acciones por parte de la empresa para ofrecerlas al público.
- Aportes procedentes del Estado, Departamentos o Municipios, estas entidades se asocian con particulares para constituir o refinanciar la empresa, o facilitan los fondos en calidad de préstamo.
- Suscripción de acciones a favor de una empresa cooperativa, efectuada por socios de la misma.
- Préstamos recibidos de entidades financieras, organismos del Estado o personas naturales.
Para el funcionamiento normal de la empresa es necesario asignar los recursos financieros indispensables para la actividad productiva, para el pago de sus obligaciones como (salarios, impuestos, servicios, etc), por lo que debe recibir los ingresos necesarios que satisfagan esto y además produzcan la utilidad esperada.
La empresa se crea con el fin de obtener la mayor utilidad al capital invertido, si la empresa produce perjuicios o no produce la utilidad mínima lleva a la venta o liquidación de la misma.
Recursos Tecnológicos
Al conjunto de técnicas, procesos, procedimientos, métodos y sistemas que son utilizados por la empresa en las diferentes actividades relacionadas con la producción de bienes o servicios, le damos el nombre de recursos tecnológicos.
La tecnología se refiere al conocimiento acerca de la forma de llevar a cabo o ejecutar determinadas tareas o actividades, no se limita a las máquinas o equipos.
La tecnología aplicada influye de manera decisiva en el comportamiento y utilización de otros recursos de la organización
Es un determinante de:
- La cantidad y Calidad de los recursos humanos que requiere la empresa.
- La Estructura organizativa y de algunos procedimientos organizacionales aceptados por la empresa.
- La planeación del trabajo individual y de grupo.
La tecnología como determinante del tipo de recurso humano
En una pequeña fabrica de muebles es común encontrar que los productos son realizados individualmente, la elaboración de cada producto es encomendada en su totalidad a un solo trabajador. Este sistema requiere trabajadores que sean expertos en el oficio en todas las fases del proceso de fabricación y en el uso de diversas herramientas.
Otras empresas han automatizado sus procesos de fabricación. Es el caso de las dedicadas a la industria química y las refinerías de petróleo. En este caso se requieren técnicos capacitados para supervisar operaciones y, si es el caso, efectuar ajustes menores.
La tecnología y su influencia en el tamaño y tipo de estructura organizativa.
La influencia de la tecnología utilizada es evidente especialmente en la estructura de empresas pequeñas y es el factor de mayor influencia en la organización de las líneas de producción.
La tecnología y su influencia en la planeación del trabajo individual y de grupo.
La tecnología que se aplique en la empresa contribuye a dar forma o da definir las clases de puestos que estarán disponibles en la empresa y las funciones específicas a desempeñar en cada uno de ellos. La forma en que se diseñe el sistema de producción determina la ubicación de los trabajadores, su interacción e interdependencia, e inciden en la formación de grupos y en su comportamiento.
Recursos del tiempo
La administración del tiempo de una empresa implica la coordinación e integración de todos los recursos para lograr los objetivos propuestos, y su estudio se fundamenta en las funciones básicas que desempeña un administrador: Planeación. Organización. Dirección. Control.
Planeación
Al planear definimos de antemano:Qué hacer. Cómo hacerlo. Cuándo hacerlo. Quién lo va a hacer. Con qué recursos se cuenta para ello.
Los planes de una empresa incluyen todos sus recursos: Planeación de recursos humanos. Planeación de recursos financieros. Planeación de recursos materiales. Planeación de recursos tecnológicos.
Organización.
La organización facilita la complementariedad a través de la integración de habilidades, para así poder lograr parte de un grupo de objetivos que individualmente no se podrían conseguir.
El proceso de organización tiene como punto de partida el análisis de tres elementos básicos: La clase de trabajo o actividad a desarrollar. El personal requerido para realizar ese trabajo. Los elementos físicos o materiales que se necesitan.
Dirección: Esta función está relacionada con la forma en que los objetivos de la empresa van a ser alcanzados mediante la ejecución de actividades por parte de personal que la integra.
Control: Busca asegurar que las actividades desarrolladas en la empresa estén de acuerdo con los planes trazados, que los resultados que se vayan obteniendo estén de acuerdo con los proyectados, y que, en caso de presentarse desviaciones, se puedan adoptar oportunamente las acciones correctivas que sean pertinentes.