1. Concepto de Arquitectura Empresarial según Ross, Weill y Robertson
Los autores de Harvard Business School Research Report, Jeanne Ross, Peter Weill y David Robertson, afirman que la construcción de una base eficaz para la ejecución implica el dominio de tres disciplinas clave:
1.1. El Modelo Operativo
Es un compromiso de cómo la compañía operará e implica la integración de procesos de negocio y la normalización para la entrega de bienes y servicios a los clientes. El intercambio de datos entre las unidades de negocios difiere de una compañía a otra. La integración permite el procesamiento de principio a fin, crea una visión única del cliente y fuerza una comprensión común de los datos a través de las diversas unidades de negocio. Consecuentemente, las empresas deben tomar decisiones claras acerca de la importancia de la integración de procesos.
1.2. La Arquitectura de la Empresa
El marco de la arquitectura es la lógica de la organización de los procesos de negocios y la infraestructura de TI, lo que refleja la integración de los modelos operativos y los requisitos de normalización. La arquitectura proporciona una visión a largo plazo de los procesos de una empresa, los sistemas y tecnologías para que los proyectos individuales puedan crear capacidades, y no sólo cumplir las necesidades inmediatas.
1.3. El Modelo de Compromiso de TI
Esto se refiere al sistema de mecanismos de gobernabilidad que asegura que tanto el área de negocios como de proyectos de TI alcancen los objetivos tanto a nivel local como de toda la compañía. El modelo de participación influye en las decisiones del proyecto, lo cual permite a la arquitectura empresarial guiar las soluciones individuales. Alinea los objetivos de TI y del negocio y coordina el proceso de toma de decisiones de la empresa tomadas en los diferentes niveles de organización.
2. Concepto de Arquitectura Empresarial según el Estándar IEEE 1471-2000
Según la norma IEEE 1471-2000, se define el término de “arquitectura empresarial” como la organización fundamental de un sistema incorporado en sus componentes, sus relaciones entre sí y con el medio ambiente, los principios rectores de su diseño y evolución, en donde organización fundamental significa unificar conceptos esenciales y el sistema de principios incluye aplicaciones, sistemas, plataformas, sistema de sistemas, empresas y línea de productos. El medio ambiente es el desarrollo, operaciones y contexto programático del sistema. Podríamos concluir que el término de arquitectura empresarial se refiere a todo lo estructural y que se trata de más del detalle de mostrar la relación entre las partes en un entorno complejo.
3. Consultorías y Artefactos en la Escuela IICG de la UACH Sede Puerto Montt
La Escuela IICG de la UACH Sede Puerto Montt lleva a cabo consultorías, en las cuales los estudiantes desarrollan sus capacidades a través de intervenciones en organizaciones, coordinadas con la alta dirección de la organización. Se documentan cerca de 25 artefactos (modelos, diagramas, tablas, matrices, entre otros).
3.1. ¿En qué consisten dichos artefactos? ¿Cuál es su objetivo?
Estos artefactos consisten en describir varios ámbitos de una organización, como por ejemplo la rentabilidad, su estrategia, sus procesos de negocio, o también la comparación con la competencia, y entre otras cosas que se pueden destacar, mediante el análisis de distintas índoles de la organización y su entorno. Tenemos artefactos que se basan en el ámbito de análisis de su entorno, tanto externo como interno, mediante el PESTEL, FODA, las 5 fuerzas de Porter. Así también existen otros artefactos que analizan la estrategia de la organización desde diferentes puntos de vista: está el mapa estratégico, brecha de valor. Como también están los que analizan los procesos que tiene dicha organización, como matriz cliente-proveedor, arquitectura de proceso de negocios – IDEF0, modelo de procesos de negocios descriptivos y operativos. Finalmente, existen los artefactos que definen la empresa desde diferentes puntos de vista, tanto organizacionalmente como declaración de metas y objetivo; esto se realiza a través de la descripción de la organización en el cual entra la visión, misión, objetivos, historia, valores, modelo de negocios de Canvas, factores críticos del éxito, análisis críticos de misión y visión, matriz de capacidades. También existen artefactos basados en sistemas y tecnologías de información, como MAFE, diagramas de aplicaciones, casos de usos, diagrama de clases, diagrama de flujo de datos, conectividad de redes, arquitectura tecnológica, modelo lógico de datos, diccionario de datos, matriz de brechas de información actual y deseado, y así todos estos artefactos ayudan al entendimiento y aprendizaje de la arquitectura empresarial, por lo cual se obtienen diferentes visiones que contiene cada artefacto, es por ello que se pueden generar vistas estratégicas y globales de una organización.
3.2. ¿Dichos artefactos tienen la capacidad de describir la organización fundamental de la empresa? ¿Por qué?
La capacidad que contiene todos estos artefactos es vital en el ámbito de la organización fundamental, ya que cada una de ellas describe, analiza, determina y ayuda a la empresa a desempeñarse eficaz y eficientemente en el ámbito que se encuentre. Ayudará tanto externamente como internamente, mejorando la toma de decisión que tiene esta, observando problemas que se les presente en la organización, y también analizando cómo se desempeña en el mercado frente a sus demás competidores. Por lo tanto, los artefactos, así como se desempeñan cada uno solo con sus respectivos funcionamientos, también conllevan algo en común que ayuda a la organización fundamental: es la formulación de la estrategia, algo esencial para la empresa, la cual permitirá que cada uno de ellos les dé varios puntos de vista en el cual la empresa se encuentra, permitiéndole mejorar en todo sentido, como ayudando a detectar y solucionar problemas que se presenten, así como mantener una mejora continua de la organización.
Ahora bien, para describir la organización fundamental se tiene que saber quiénes serán los interesados de esta información, pueden ser gerentes, trabajadores, etc., los cuales tendrán diferentes puntos de vista y un solo interés en específico, como por ejemplo, ver cómo se distribuyen los recursos de la organización, entre otros diferentes puntos de vista que puedan existir, solo dependiendo de cómo se lo plantee el gerente o quien esté a cargo o interesado. Luego de todo lo anterior se da paso a describir y especializarse en lo que se está interesado utilizando todos los artefactos que sean necesarios, obviamente no todos, ya que pueden que existan artefactos que para un tipo de vista se pueda agregar y en otros no.
3.3. Considerando el conjunto de todos los artefactos, ¿ellos pueden constituir la descripción arquitectónica de la empresa? ¿Por qué?
Como ya vimos, cada artefacto tiene su propósito en la organización, ya sea externa o interna, influenciando en la toma de decisiones o implementando la estrategia. Esto lleva a que varios artefactos únicos para un mismo fin, que en este caso sería ver qué ocurre o simplemente describiendo un aspecto arquitectónico de la organización. Como en la pregunta anterior, se tiene que comenzar viendo lo que se quiere analizar de la arquitectura de la organización, para luego pasar a la siguiente etapa, que es la descripción en sí de la arquitectura, al igual que para ver el fundamento fundamental. Solo se tiene que escoger bien qué artefactos se utilizarán para análisis de esta índole. Siguiendo con el supuesto anterior, podríamos tomar en cuenta que los artefactos que se pueden utilizar en la descripción fundamental, para describir la arquitectura de estos mismos procesos, luego de toda esta descripción se concluye que es lo más importante: procesos, en dónde se encuentran fallas y cuáles son los procesos que tienden a demorar o tienen dificultad para cumplir su objetivo. En conclusión, si bien cada uno de los artefactos tiene un objetivo en específico y una funcionalidad, estas se pueden ver envueltas en una unión de dos o más artefactos para la simulación en vida real y ver qué entra, por lo tanto, los artefactos no solo son buenos en sus objetivos individuales, sino también en una forma unida con su alrededor.
4. Diagrama de Clases y Propuesta de Arquitectura Empresarial
En la Figura 1 podemos observar el diagrama de clases de la descripción arquitectónica según el estándar IEEE 1471-2000, la cual representa una sugerencia para describir la arquitectura de sistemas intensivos en software. Seguidamente, la Figura 2 presenta una propuesta de arquitectura empresarial propuesta por O. Barros.
La parte superior de esta ontología es una síntesis de la propuesta de un grupo de la OMG para un “Business Motivation Model”, cuyo foco está en cómo se genera operativamente un plan de negocio en una empresa. El aporte de Barros radica en la explicitación de la arquitectura empresarial, o “enterprise architecture”, por medio de los elementos que la componen, definidos como clases de especialización*. En particular, aparece la arquitectura de macroprocesos que Barros quiere detallar, ya que es su objeto de diseño. Es importante destacar la relación entre una estructura que debe ser diseñada, y una operación que utiliza tal estructura, pero que, además, la determina. Esto se muestra en la Figura 2 por medio de la relación “determina”, que establece que la arquitectura empresarial debe estar al servicio de la visión y objetivos.
También puede decirse que la empresa está continuamente adaptando su arquitectura para hacer más competitiva su operación. Ahora bien, dado que nuestro interés está en el diseño de los procesos, debemos analizar la arquitectura de macroprocesos, la cual nos entregará el detalle de lo que hay que diseñar y, en alguna medida, cómo hacer tal diseño. Barros utilizó los símbolos estándares para especialización (punta cerrada de flecha) y relación (punta abierta) de UML. La parte normativa de esta arquitectura es que, de la observación y experiencia de muchas empresas –particularmente las líderes en cuanto a innovación en la gestión-, se ha determinado que en una empresa existen procesos de negocios bien definidos y diseñados que ejecutan las actividades de una organización. Más aún, éstos se pueden tipificar en 4 grandes grupos o macroprocesos, a los cuales pertenecen todos los procesos que una empresa ejecuta, éstos son los siguientes:
4.1. Macroproceso 1 (Macro1)
Conjunto de procesos que ejecuta la producción de los bienes y/o servicios de la empresa, el cual va desde que se interactúa con el cliente para generar requerimientos hasta que éstos han sido satisfactoriamente satisfechos. A este macroproceso, lo llamaremos cadena de valor, adoptando una definición ligeramente diferente de la de Porter y seguidores de éste, que incluyen otros procesos dentro de tal cadena, como el desarrollo de nuevos productos, el cual Barros incluyó en otros macroprocesos.
4.2. Macroproceso 2 (Macro2)
Conjunto de procesos que desarrollan las nuevas capacidades que la empresa requiere para ser competitiva: los nuevos productos y servicios, incluyendo modelos de negocios, que una empresa requiere para mantenerse vigente en el mercado; la infraestructura necesaria para poder producir y operar los productos, incluyendo la infraestructura TI; y los nuevos procesos de negocios que aseguren efectividad operacional y creación de valor para los clientes.
4.3. Macroproceso 3 (Macro3)
Planificación del negocio, que comprende el conjunto de procesos necesarios para definir el curso futuro de la organización en la forma de estrategias, que se materializan en planes y programas.
4.4. Macroproceso 4 (Macro4)
Conjunto de procesos de apoyo que manejan los recursos necesarios para que los anteriores operen. Hay 4 versiones que se pueden definir a priori: recursos financieros, humanos, infraestructura y materiales.
5. BPG: La Capa de Gobernabilidad de Procesos de Negocios
El BPG es un conjunto de directrices centradas en la organización de todas las organizaciones para gestionar todos los procesos de negocios. El marco de gobernanza resultante proporciona el marco de referencia para orientar las unidades organizativas de una empresa y garantizar la responsabilidad y la rendición de cuentas de acuerdo con la orientación de BPM. En sus términos más simples, BPG puede considerarse la capa “definición” de BPM y contribuye a la definición y asignación de poder y autoridad en la empresa, especificando el marco de gobernanza.
6. BPE: La Capa de Ejecución de Procesos de Negocios
BPE se encarga de la ejecución de los procesos de negocios. En esta capa se define la implementación como un proceso planeado para dar funcionamiento operacional a la gestión de procesos que abarca la implementación, ya sea manual, semiautomática o completamente automática.
6.1. Implementación Manual
Por lo general se sostiene de manuales de procedimientos. Estos procedimientos son la guía de trabajo y define los distintos pasos para lograr ejecutar la tarea, por ejemplo, el cumplimiento de normas. Desde que se comenzó a industrializar los procesos, las diferentes actividades se ejecutaban en base de procedimientos escritos, ya que, estos debían ser controlados. La norma ISO 9000 no es otra cosa que la documentación de los procesos para llevar un control escrito de la ejecución de tareas.
6.2. Implementación Semiautomática
Hoy en día existen muchos sistemas de apoyo para controlar el flujo de trabajo, estos sistemas son llamados “workflow” o BPMS y existe una oferta abundante de estos. La única pregunta que se debe realizar para la ejecución de estos sistemas es, qué porcentaje de automatización se quiere lograr con la implementación de este.
Implementación automática La implementación automatizada necesita que toda la lógica del negocio sea registrada e integrada por un solo BPMS, por lo tanto debe incluir las siguientes funcionalidades técnicas: Automatización de reglas de negocio, Monitoreo de actividades en tiempo real. Monitoreo de flujo de decisiones, administración de contenidos de forma digital y El flujo de control.
SOA Service oriented architecture, es un concepto que se apoya en una tecnología basada en servicio. El SOA es una arquitectura tecnológica que puede implementar o automatizar procesos aportando flexibilidad y reutilización de infraestructuras de tecnologías de la información existentes y en el desarrollo de nuevas. Los servicios son el componente clave en la arquitectura SOA, las unidades de negocio en conjunto con la informática diseñan, prueban, desarrollan y operan servicios y no aplicaciones de software. Los servicios reemplazan en gran parte las funcionalidades de las aplicaciones convencionales. Uno de los objetivos principales de SOA es que cualquier cambio se realice de forma transparente, interfiriendo solo a las funciones y unidades afectadas. Si se logra esto aumenta la agilidad de negocios de una organización. Además SOA permite la creación de sistemas como servicios web. Los beneficios de SOA son: Los sistemas se pueden interpretar como un conjunto de servicios, Estandariza funciones genéricas, utilizadas, expresándolas en forma de servicios reutilizables., No dependen de tecnologías de un único proveedor,Facilidad para adaptarse a los cambios. Los cambios se pueden realizar más rápido