Estapas negociación
1)
Preparación
: * -recopilar información sobre nuestra oferta, carácterísticas técnicas, gama de productos, plazos de entrega, garantías servicio post venta condiciones de pago, etc… *-Definir objetivos, distinguiendo, entre un resultado óptimo (el mejor posible) aceptable y mínimo (por debajo del cual no interesa cerrar un acuerdo)
, también hay que preparar alternativas para los objetivos inalcanzables
*-Contactar con aquellos departamentos de la empresa a los que les pueda afectar la negociación con objeto de informar unificar criterios y definir una postura común* –
Conocer nuestro margen de maniobra hasta donde podemos ceder que acuerdos podemos firmar y cuáles requieren autorización de órgano superior. *-
Buscar información sobre la empresa? Y el negociador de la otra parte?
, de quien se trata, cuáles son sus objetivos, que cargo desempeña? , donde residen sus fortalezas debilidades y como negocia?Ji*
-Recopliar datos sobre los competidores, cuáles son sus productos, como valoran los nuestros, sus puntos fuertes y débiles, los precios etc… Se debe conocer que aspectos de nuestra oferta son superiores y cuáles no
*-Realizar averiguaciones sobre procesos similares que puedan servir de referencia, precios o condiciones pactadas. Una vez que conseguimos toda la información anterior hay que preparar los argumentos, las estrategias, y las tácticas que vamos a utilizar para persuadir a la otra parte Existen dos cuestiones que deben tener muy claras -Ser muy convincentes; llevar la lección aprendida para tener que evitar tener que improvisar -Ser muy selectivo, es decir utilizar los argumentos de mayor peso, anticiparse a las posibles objeciones que pueda plantear la otra parte y preparar las respuestas oportunas 2)Desarrollo, empieza cuando las partes se reúnen y termina, cuando finaliza las deliberaciones con o sin acuerdo, durante esta fase las partes, intercambian información, definen sus posiciones, detectan las discrepancias y tratan de acercar posturas mediante confesiones, su duración es indeterminada, se requiere mucha paciencia .Después de esta introducción las partes entran en materia, lo más frecuente que la parte que hace la oferta, comienza realizando una presentación de la misma, acto seguido ambas empezaran a intercambiar información, tanteado la posición y comprobando cuál es la diferencia que las separa, defenderán sus planteamientos, argumentaran en contra de lo oponente, se harán pequeñas concesiones etc.. Pero si existe interés por llegar a un acuerdo tratar de acercar posiciones a pesar de las diferencias
. 3)Cierre se produce cuando se han tratado todos los temas y se da por terminada la negociación con acuerdo o sin él, antes de terminar nos debemos asegurar de que no queda ningún cabo suelto, y de que ambas partes interpretan de igual manera los aspectos pactados En caso de obtenerse un acuerdo no debemos estropearlo planteando nuevas exigencias, pues nos arriesgamos a que la aparte contraria de marcha atrás. El cuerdo final es un momento clave en la negociación y ya no existe marcha atrás, una vez cerrada la negociación recogeremos por escrito los acuerdos porque no puede quedar nada en un compromiso verbal, es frecuente en este momento las partes de relajen cuando debería ser justo al revés. Tener cuidado con la letra pequeña dle documento. Leerlo detenidamente contrastarlo con nuestros apuntes antes de firmar, además debemos estar seguros de que tenemos autorización suficiente para firmar el documento.
Todas las empresas deben disponer de un fichero de los proveedores con quienes trabajan de forma habitual, la finalidad del fichero es obtener rápidamente los datos de los suministradores para solicitar presupuestos, información, o enviar los pedidos, por eso las condiciones que debe reunir un buen fichero son: • Contener todos los datos necesarios y rigurosamente actualizados • Conservar las fichas ordenadas y clasificadas bajo un sistema de fácil localización • Realizar un duplicado y guardarlo en un lugar seguro, para los casos de extravío o hurto Ficha del proveedor La ficha de proveedor es un documento que usa todo el personal de compras y el contenido de una ficha estándar es el siguiente: • datos de identificación del proveedor: nombre o razón social, CIF, Dirección completa, teléfono y correo electrónico. • Artículos que fabrica o comercializa: modelos tallas, colores, unida de venta, lotes • Condiciones comerciales:precios, descuentos, forma de pago, plazo de entrega, servicios que proporciona, gastos ( envases, transporte, seguro, etc..) • Observaciones: aquí se suele anotar el resultado de las pruebas realizadas a las nuestras o los informes recibidos etc Ficha del producto
Se utilizan normalmente para conservar los datos y las conclusiones de un proceso de selección de ofertas, el contenido de esta ficha es el siguiente : • Nombre y código del artículo para el cual se han solicitado ofertas y presupuestos* nombre y código de los proveedores preseleccionados por orden de prioridad • Observaciones sobre las carácterísticas que más han destacado al estudiar las ofertas recibidas* En la ficha del producto aparece todos los posibles proveedores así tendremos información sobre la oferta más apropiada para cada ocasión además si en un momento determinado un proveedor no puede atender nuestro pedido podemos recurrir a otro y garantizar el stock.
Carácterísticas del buen negociador -Le gusta negociar: la negociación no le asusta – la contempla como un desafío, se siente cómodo, si la negociación es complicada incluso le motiva mas – entusiasta aborda la negociación con ganas y ilusión y aplica todo su entusiasmo y energía en tratar de alcanzar un buen acuerdo. -Gran comunicador, presenta con claridad su oferta y consigue captar el interés de la otra parte -Se expresa con convicción -Persuasivo, sabe convencer, utiliza los argumentos que más puedan convencer al otro -Muy observador: capta el estado de ánimo de la otra parte, cuáles son realmente sus necesidades, que espera alcanzar -Social, consiste en la facilidad para entablar relaciones personales, en la habilidad para romper el hielo y crear una atmósfera de confianza, mantiene una conversación interesante, animada, variada y oportuna -respetuosa, muestra deferencia hacia su interlocutor comprende su posición y considera lógico, que luche por sus intereses, su meta es llegar a un acuerdo beneficioso para todos -honesto : negocia de buena fe, no busca engañar al otro y cumple lo acordado -firme, sólido : goza de unas ideas muy claras, sabe lo que busca, hasta donde puede ceder, cuáles son los aspectos en los que no puede transigir, etc… – autoconfiado : se siente seguro de su posición y no se intimida por el estilo agresivo del oponente, sabe mantener la Calma, en situaciones de tensión, ágil, capta inmediatamente los puntos de acuerdo y de discordia, reacciona con rapidez, toma de decisiones, sobre la marcha y no deja escapara una oportunidad, -resolutivo: busca, resultados rápidos, pero sin precipitarse -arriesgado : sabe tomar decisiones complicadas – Paciente : sabe esperar cuando es preciso -creativo: encuentra la manera de superar los obstáculos. Inventa soluciones sorprendentes y detecta nuevas áreas de colaboración