Elección y Nombramiento del Auditor
La formalización se realiza mediante un contrato o carta de encargo suscrita por la empresa y el auditor, donde se detalla el objeto de la auditoría, alcance del trabajo, plazos, planificación, honorarios y responsabilidades de ambas partes. Es posible declinar el encargo por razones éticas o técnicas.
Normas de Carácter General sobre el Auditor
1. Formación Técnica y Capacidad Profesional
El auditor debe poseer formación en derecho laboral y seguridad social, con titulación de diplomatura, licenciatura o grado relacionado.
2. Independencia, Integridad y Objetividad
El auditor debe mantener una postura absoluta de independencia, integridad y objetividad, evitando situaciones de incompatibilidad. Esto implica:
- Independencia: Libertad para actuar con criterio profesional.
- Imparcialidad: Consideración objetiva de los hechos y formulación de conclusiones sin intereses ajenos.
- Integridad: Honestidad en la realización del trabajo y emisión del informe.
- Objetividad: Imparcialidad en sus funciones, evitando prejuicios o influencias.
3. Diligencia y Responsabilidad
El auditor debe realizar un estudio y análisis eficaz de la información, revisando el trabajo efectuado y el juicio emitido. La responsabilidad profesional implica el compromiso de cumplir y hacer cumplir las normas de auditoría.
4. Secreto Profesional
El auditor debe mantener la confidencialidad de la información adquirida durante la auditoría, excepto en casos de resolución judicial o con autorización del cliente. La Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal regula el uso de dicha información. La documentación debe conservarse durante 5 años desde la fecha del informe.
5. Honorarios
Los honorarios del auditor deben ser acordados previamente con la empresa.
Auditoría de Recursos Humanos
Definición
La auditoría de recursos humanos es un procedimiento objetivo, independiente e inductivo de análisis y recomendación que se basa en una metodología y utiliza técnicas para identificar fortalezas, debilidades, limitaciones en costes y riesgos en la gestión del personal. Es un instrumento de gestión social que permite una mejor administración, gestión, eficacia y eficiencia de los recursos humanos de la empresa. Desarrollada por expertos internos y externos, evalúa la política de recursos humanos, su adecuación estratégica y el cumplimiento de las obligaciones legales y contables, para emitir una opinión y propuestas de mejora. El proceso culmina con la emisión de un informe.
Marco Normativo
La principal normativa aplicable es la Ley de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL), aunque no existe una normativa específica para la auditoría de recursos humanos, salvo en algunos temas puntuales.
Principios
- De finalidad: Los criterios, métodos y procesos a emplear dependen de los objetivos y alcance de la auditoría.
- De prudencia: Ante varias opciones igualmente probables, se elige la que tenga el efecto significativo más importante o dañino.
- De transparencia: El informe debe ser comprensible y contener la evidencia que soporte las conclusiones.
- De importancia o materialidad: El criterio del auditor es la importancia económica o materialidad de las salvedades o contingencias.
- De uniformidad o unidad de criterio: Ante situaciones iguales, se adopta la misma posición o juicio profesional.
Objetivos de la Auditoría de RRHH
- Plasmar la situación real de la empresa en cuanto al cumplimiento de las obligaciones laborales y de seguridad social.
- Analizar la eficiencia de los sistemas de gestión de personal.
- Verificar el cumplimiento de la normativa general de la empresa en cada ámbito.
- Mejorar el control de las causas y consecuencias de los problemas relacionados con el personal.
Áreas de Riesgo
La auditoría es un proceso ordenado y sistemático que se desarrolla en fases, partiendo de información preliminar de la empresa, su organización interna y el sector. Se personalizan los cuestionarios según el convenio colectivo y la normativa sectorial, y se planifican las actuaciones, identificando las situaciones de importancia relativa o riesgo más probable para ajustar la intensidad de las pruebas de comprobación y/o cumplimiento. El CEAL (Comisión Española de Auditoría Laboral) identificó 14 áreas de riesgo principales:
- Contratas y subcontratas: Análisis del cumplimiento formal y de hecho, con especial atención a los falsos autónomos y la cesión ilegal de trabajadores.
- Jornada de trabajo, descansos y permisos: Comprobación de la adecuación a la legislación vigente, incluyendo horas extras, límites de jornada y fraude.
- Relación jurídica de socios administradores y directivos.
- Obligaciones formales de la entidad y sus trabajadores.
- Contratación laboral.
- Clasificación profesional y movilidad funcional.
- Salarios y retribuciones.
- Seguridad Social.
- Movilidad geográfica.
- Modificación sustancial de las condiciones de trabajo.
- Suspensión y extinciones de contratos.
- Seguridad y salud laboral.
- Representación de los trabajadores.
- Contingencias pendientes.