Concepto de Auditoría: La auditoría es un examen crítico, sistemático e imparcial, realizado por un experto, ya sea interno o externo a la organización, para evaluar el área o empresa sometida a la auditoría y emitir una opinión acerca de su estado actual. Señala las observaciones que surjan e indica las recomendaciones para introducir mejoras. Es un examen crítico de lo ya realizado, sistemático porque sigue un procedimiento ordenado, e imparcial, objetivo e independiente. La Auditoría de Recursos Humanos, por su naturaleza, cae en el ámbito de la auditoría de gestión y normalmente requiere la conformación de un equipo de profesionales multidisciplinario.
La auditoría de RR. HH. es el análisis de las políticas y prácticas de personal de una empresa y la evaluación de su funcionamiento actual, seguida de sugerencias para mejorar.
Beneficios de la Auditoría de RR. HH.
- Se identifican las contribuciones del departamento de personal a la organización.
- Se mejora la imagen profesional del departamento de personal al ser auditado por un ente independiente.
- Se alienta al administrador de personal a asumir mayor responsabilidad y a actuar con mayor profesionalismo.
- Se establecen las responsabilidades y deberes del personal.
- Se facilita la uniformidad de las prácticas y las políticas.
- Se detectan problemas latentes (conflictos).
- Se garantiza el cumplimiento de las disposiciones legales.
- Se optimiza el costo de personal.
- Se promueven los cambios necesarios.
La auditoría de recursos humanos trasciende los límites del departamento de personal, ya que abarca todas las unidades de la empresa. No obstante, los aspectos relevantes a considerar son:
- Identificar al responsable de cada actividad.
- Determinar los objetivos postulados por cada actividad.
- Verificar las políticas y procedimientos que se utilizan para el logro de estos objetivos.
- Efectuar muestreos de los registros del sistema de información sobre el personal para determinar si se están aplicando adecuadamente las políticas y procedimientos.
- Detectar deficiencias.
- Desarrollar planes de acción como propuestas para introducir mejoras.
- Efectuar seguimiento.
Control Interno de Recursos Humanos
El sistema de control interno del recurso humano está conformado por el sistema de organización de esta área de la empresa y todos los métodos y procedimientos empleados para lograr los siguientes objetivos:
- Adecuada protección de los recursos conformados por el personal, considerado como un activo intangible valioso (capital humano).
- Obtención de información confiable y actualizada de los sistemas de información y bases de datos del recurso humano.
- Eficiencia del recurso humano en la organización, a través de indicadores.
- Adhesión a las políticas, normas e instrucciones emanadas de la alta dirección en materia de recursos humanos.
Controles Internos Específicos del Área de RR. HH.
- Existencia y claridad de la misión, objetivos y políticas para la unidad de recursos humanos, a través de declaraciones escritas, adecuadamente difundidas e internalizadas por el personal.
- Existencia de organigrama maestro y complementario de la unidad de recursos humanos.
- Métodos y procedimientos para el manejo y la administración del recurso humano en la organización.
- Existencia de criterios claros y escritos con relación a la contratación del RR. HH., la fijación de las remuneraciones, la confección de liquidaciones y su pago, teniendo que estar todo ello debidamente autorizado. La segregación de funciones en esta área debe estar claramente establecida.
- Se deben mantener expedientes de personal, con estrictas medidas de confidencialidad, que deben contener para cada trabajador datos de carácter general (nombre, dirección, lugar de residencia, fecha de nacimiento, estado civil, afiliación a AFP, número de cargas familiares, Isapre, etc.), así como datos de su perfil profesional (título, experiencia, referencias), personal (tipo de categoría profesional, sueldo inicial, cambios y movilidad dentro de la entidad) y académicos (expediente académico, certificados, perfeccionamiento, idiomas) relevantes. Esta tarea de adecuado registro del personal de la organización debe estar asignada a alguna persona con jerarquía superior en el departamento de RR. HH.
- Establecimiento de procedimientos para la revisión, con periodicidad (calendario), sobre aspectos de orden interno como: remuneraciones, vacaciones, ascensos y promociones, fechas y formas de pago (cumplimiento), horas extras, viáticos, capacitación y formación del personal, bonos e incentivos de producción, etc.
- Existencia de listados-resumen de nóminas por mes y trabajador, lo que facilita el control y la comparación de saldos entre periodos y entre los datos reales y las cifras presupuestadas por los órganos directivos, permitiendo un análisis más rápido de las desviaciones.
- Fijación de métodos razonables para la adecuada distribución de todos los gastos relacionados con los recursos humanos entre costos directos, indirectos y generales.
- Conciliaciones periódicas entre cuentas bancarias y los pagos de nóminas.
- Conciliación entre los sistemas de control de tiempo y las horas pagadas.
- Análisis de las causas de bajas temporales (índice de ausentismo laboral) y de bajas definitivas.
- Adecuado cumplimiento con las normas laborales, tributarias, previsionales y de riesgos laborales.
- Existencia de apoyo, a través de expertos internos o externos, en materiales y supervisión laboral complejos.
Proceso de la Auditoría de RR. HH.
- Planificación de la auditoría: Incluye áreas a cubrir, recursos disponibles, tiempo, técnicas a aplicar.
- Conformación del equipo de auditoría: Debe ser multidisciplinario, con inclusión de expertos en recursos humanos.
- Conocimiento general de la entidad: Aun cuando la auditoría sea específica al personal, debe comprender un conocimiento de la empresa como totalidad, en sus aspectos internos y externos.
- Conocimiento específico del área de recursos humanos: Segmentación del área de recursos humanos.
- Revisión del control interno relativo a RR. HH.
- Aplicación de procedimientos: Técnicas y herramientas de auditoría de recursos humanos.
- Análisis de las situaciones críticas: Causa-efecto.
- Búsqueda de soluciones alternativas.
- Preparación del informe: Con las observaciones y recomendaciones para introducir mejoras.
- Seguimiento.
Áreas Principales a Cubrir en la Auditoría de RR. HH.
1. Sistema de Información sobre Administración de Recursos Humanos
1.1. Planes de Recursos Humanos
- Estimación de ofertas y demandas.
- Inventario de personal.
- Planes de sustitución y reemplazo.
1.2. Análisis de Puestos
- Niveles y estándares de puestos.
- Descripción de puestos.
- Especificaciones de puestos.
1.3. Compensaciones
- Niveles de remuneraciones.
- Tipo de remuneración: fija y/o variable.
- Servicios al personal.
1.4. Igualdad de Oportunidades
- Comunicación de oportunidades.
- Promoción justa.
- Igualdad de normas.
2. Integración de Personal y Desarrollo
2.1. Reclutamiento
- Fuentes de reclutamiento.
- Disponibilidad de posibles candidatos.
- Solicitudes y bancos de solicitudes.
2.2. Selección
- Proceso de selección.
- Seguimiento.
2.3. Capacitación y Orientación
- Programa de orientación-entrenamiento (inducción).
- Objetivos y procedimientos de capacitación.
- Tasas de efectividad de capacitación.
2.4. Desarrollo del Personal
- Programas de desarrollo.
- Planes de promoción.
- Movimientos de reubicación.
3. Control y Evaluación
3.1. Evaluación del Desempeño
- Estándares y mediciones del desempeño.
- Técnicas de evaluación del desempeño.
- Entrevista de evaluación.
3.2. Administración de las Relaciones Laborales
- Administración del contrato.
- Valuación económica de contratos.
- Procedimientos para la resolución de conflictos.
3.3. Control del Recurso Humano
- Comunicación de y a los empleados.
- Procedimientos disciplinarios.
- Procedimientos de cambio y desarrollo.
3.4. Calidad del Entorno
- Potencial de conflicto.
- Círculos de calidad o equivalentes.
- Tasa de rotación.
- Grado de satisfacción y motivación.
Instrumentos para Efectuar la Auditoría
- Recopilación de antecedentes relativos al personal.
- Entrevista.
- Encuestas de opinión.
- Información externa.
- Investigación de recursos humanos.
Informe de Auditoría
- Introducción.
- Metodología aplicada.
- Observaciones y recomendaciones.
- Conclusiones.
Conocimiento General – Antecedentes
- Escrituras de constitución de la empresa.
- Organigrama.
- Descripción de funciones y procedimientos.
- Memorias anuales.
- Reglamento interno.
- Planes y programas de desarrollo de personal.
- Sistemas de calificaciones o evaluación del desempeño.
- Proceso de selección.
- Acceso a archivos de personal.
- Nómina del personal con descripción de: nombre, cargo que ocupan, antigüedad, edad, estudios y capacitación.
- Sistema de remuneraciones.