Visitar ferias y exposiciones: Estos eventos ofrecen la oportunidad de conocer los avances de la moda, lo último que se fabrica o la tecnología más puntera.Acudir a las oficinas de compra: Estas oficinas son centros de venta que establece el fabricante en una ciudad cuando la empresa está a muchos kilómetros de ella y quiere tener una representación en el mercado central.Visitar a los importadores mayoristas: Son empresas que ofrecen productos de una marca extranjera a precios razonables.
2.3. ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES
Generalmente, las empresas centralizan las compras a través de su departamento de compras o aprovisionamiento utilizando para ello un documento interno denominado“boletín de compras”
; en él se detalla las características del material que necesita y cuando tiene que estar disponible.
El departamento de compras, una vez recibidos los boletines, procede a su clasificación antes de iniciar los trámites del encargo, por si fuera necesario solicitar presupuesto o información de los materiales. El proceso es el siguiente:
Dar preferencia a las solicitudes de material cuyas existencias se encuentren bajo mínimos
Comprobar si el artículo se utiliza con regularidad o se trata de un bien que se compra por primera vez
Clasificar los boletines por materiales homogéneos o adquiridos del mismo proveedor
Consultar con el futuro usuario antes de hacer el pedido
Decidir la calidad que deben reunir los materiales, la cantidad que hay que solicitar, el plazo de entrega, las condiciones financieras, etc.
2.4. SOLICITUD DE OFERTAS Y PRESUPUESTO
La fase de petición de ofertas y presupuesto, dentro del proceso de compras, es una práctica que realizan las empresas en los casos siguientes:
Cuando inicia por primera vez la actividad
Cuando tiene que comprar un producto nuevo
Cuando no está satisfecha con los proveedores habituales
Para ampliar la cartera de proveedores
Para responder a la publicidad recibida
Sin embargo, como el proceso de petición de ofertas supone un coste económico, nos aseguraremos de enviar la solicitud sólo a proveedores cuya respuesta incluya una oferta de nuestro interés y evitaremos dirigirnos a los que puedan denegar nuestra solicitud.
Además, dependiendo de la política de compras que adopte la empresa también existen varios factores que influyen cuando de decide comprar al fabricante, al mayorista o a ambos. Estos factores son:
El tipo de producto
La cantidad solicitada en cada periodo
La ubicación de la tienda
Los servicios ofrecidos por el proveedor
2.4.1. ¿QUÉ INFORMACIÓN DEBEMOS SOLICITAR?
Una vez confeccionado el listado de los posibles proveedores debemos contactar por carta o personalmente para solicitarles la información que necesitamos conocer. La información gira en torno a tres aspectos:
Condiciones económicas
Precio por unidad y por lote
Descuento comercial
Rappels y su aplicación
Gastos de envases y embalajes
Gastos de transporte y seguro
Forma de pago
Recargo por aplazamiento del pago
Condiciones técnicas
Características técnicas
Calidad
Embalajes especiales
Instalación y montaje
Tiempo de garantía
Formación de los usuarios
Repuestos y mantenimiento postventa
Servicios postventa
Plazo de entrega
Devolución de excedentes
Revisión de precios
Otros servicios
2.5. CÁLCULO DEL PRESUPUESTO
Para conocer el coste unitario de los materiales que figuran en la oferta o presupuesto enviado por el proveedor, la mayoría de las veces es preciso hacer unos cálculos previos respecto a elementos como rappels, embalajes, portes … que aparecen reflejados en la misma oferta o factura y son comunes a todos los artículos en ella incluidos. Este proceso se conoce como “prorrateo de gastos comunes”, que consiste en repartir proporcionalmente descuentos, embalajes, portes, etc… entre los distintos artículos.
Una forma de reducir el cálculo consiste en realizar el reparto con la denominada constante de proporcionalidad (K), que se aplica así:
K= Coste neto / Importe bruto
Importe bruto= C1 x P1 + C2 x P2 + …+ Cn x Pn
C1= Cantidad del artículo unoP1= Precio del artículo uno
C2= Cantidad del artículo dosP2= Precio del artículo dos
Coste neto= Importe bruto – descuentos + gastos (portes, seguros, embalajes …)
Una vez conocido el valor de K, el coste unitario de cada artículo será igual a K por el precio de cada unidad; sin embargo, cuando en la oferta se incluye un solo tipo de producto es suficiente con dividir el importe de cada elemento por el número de unidades.
Notas
Los rappelssobre ventas, son descuentos que conseguimos por haber obtenido un determinado volumen de compras
- Visitar ferias y exposiciones: Estos eventos ofrecen la oportunidad de conocer los avances de la moda, lo último que se fabrica o la tecnología más puntera.
- Acudir a las oficinas de compra: Estas oficinas son centros de venta que establece el fabricante en una ciudad cuando la empresa está a muchos kilómetros de ella y quiere tener una representación en el mercado central.
- Visitar a los importadores mayoristas: Son empresas que ofrecen productos de una marca extranjera a precios razonables.
2.3. ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES
Generalmente, las empresas centralizan las compras a través de su departamento de compras o aprovisionamiento utilizando para ello un documento interno denominado“boletín de compras”
; en él se detalla las características del material que necesita y cuando tiene que estar disponible.
El departamento de compras, una vez recibidos los boletines, procede a su clasificación antes de iniciar los trámites del encargo, por si fuera necesario solicitar presupuesto o información de los materiales. El proceso es el siguiente:
- Dar preferencia a las solicitudes de material cuyas existencias se encuentren bajo mínimos.
- Comprobar si el artículo se utiliza con regularidad o se trata de un bien que se compra por primera vez.
- Clasificar los boletines por materiales homogéneos o adquiridos del mismo proveedor.
- Consultar con el futuro usuario antes de hacer el pedido.
- Decidir la calidad que deben reunir los materiales, la cantidad que hay que solicitar, el plazo de entrega, las condiciones financieras, etc.
2.4. SOLICITUD DE OFERTAS Y PRESUPUESTO
La fase de petición de ofertas y presupuesto, dentro del proceso de compras, es una práctica que realizan las empresas en los casos siguientes:
- Cuando inicia por primera vez la actividad.
- Cuando tiene que comprar un producto nuevo.
- Cuando no está satisfecha con los proveedores habituales.
- Para ampliar la cartera de proveedores.
- Para responder a la publicidad recibida.
Sin embargo, como el proceso de petición de ofertas supone un coste económico, nos aseguraremos de enviar la solicitud sólo a proveedores cuya respuesta incluya una oferta de nuestro interés y evitaremos dirigirnos a los que puedan denegar nuestra solicitud.
Además, dependiendo de la política de compras que adopte la empresa también existen varios factores que influyen cuando de decide comprar al fabricante, al mayorista o a ambos. Estos factores son:
- El tipo de producto.
- La cantidad solicitada en cada periodo.
- La ubicación de la tienda.
- Los servicios ofrecidos por el proveedor.
2.4.1. ¿QUÉ INFORMACIÓN DEBEMOS SOLICITAR?
Una vez confeccionado el listado de los posibles proveedores debemos contactar por carta o personalmente para solicitarles la información que necesitamos conocer. La información gira en torno a tres aspectos:
Condiciones económicas
- Precio por unidad y por lote.
- Descuento comercial.
- Rappels y su aplicación.
- Gastos de envases y embalajes.
- Gastos de transporte y seguro.
- Forma de pago.
- Recargo por aplazamiento del pago.
Condiciones técnicas
- Características técnicas.
- Calidad.
- Embalajes especiales.
- Instalación y montaje.
- Tiempo de garantía.
- Formación de los usuarios.
- Repuestos y mantenimiento postventa.
Servicios postventa
- Plazo de entrega.
- Devolución de excedentes.
- Revisión de precios.
- Otros servicios.
2.5. CÁLCULO DEL PRESUPUESTO
Para conocer el coste unitario de los materiales que figuran en la oferta o presupuesto enviado por el proveedor, la mayoría de las veces es preciso hacer unos cálculos previos respecto a elementos como rappels, embalajes, portes … que aparecen reflejados en la misma oferta o factura y son comunes a todos los artículos en ella incluidos. Este proceso se conoce como “prorrateo de gastos comunes”, que consiste en repartir proporcionalmente descuentos, embalajes, portes, etc… entre los distintos artículos.
Una forma de reducir el cálculo consiste en realizar el reparto con la denominada constante de proporcionalidad (K), que se aplica así:
K= Coste neto / Importe bruto
Importe bruto= C1 x P1 + C2 x P2 + …+ Cn x Pn
C1= Cantidad del artículo unoP1= Precio del artículo uno
C2= Cantidad del artículo dosP2= Precio del artículo dos
Coste neto= Importe bruto – descuentos + gastos (portes, seguros, embalajes …)
Una vez conocido el valor de K, el coste unitario de cada artículo será igual a K por el precio de cada unidad; sin embargo, cuando en la oferta se incluye un solo tipo de producto es suficiente con dividir el importe de cada elemento por el número de unidades.
Notas
Los rappelssobre ventas, son descuentos que conseguimos por haber obtenido un determinado volumen de compras.