Aprovisionamiento es función logística encargada de poner a disposición de la empresa los materiales y productos necesarios para su funcionamiento. Su misión principal es cubrir necesidades de materiales de la empresa, teniendo en cuenta sus prioridades competitivas en relación a la calidad, coste y tiempo. Incluye dos funciones:
Compras (parte de gestión de aprovisionamiento encargada de adquirir bienes y servicios), Gestión de stocks (supone tomar decisiones sobre niveles de artículos que se deben almacenar, cantidades a pedir).
Función de compras tiene como misión satisfacer demanda de materiales, componentes y suministros de empresas. A la hora de comprar se persiguen los objetivos:
Precio de adquisición más bajo posible, Entrega en momento justo y cantidad adecuada, Mantengan niveles de calidad definidos.
Tipos de compra
:
Por punto de pedido (Se realiza pedido cuando stock de un material llega a nivel determinado previamente), Por programa (Empresa conoce cantidades que necesitará en cada período y realiza programa de aprovisionamiento donde se detallan cantidades y momentos en que se realizarán las compras), Programas abiertos (No conoce cantidades que necesitará en cada momento, hacen programa de aprovisionamiento abierto donde se fijan fechas pero no cantidades), Pedidos esporádicos (Necesidad puntual), Pedidos especulativos (Para aprovechar situación de bajos precios que se espera que suban en poco tiempo).
Diagrama de flujo
: Son una representación de distintas etapas del proceso en el orden que se producen. Permiten estudiar el proceso de gestión de los pedidos para poder mejorarlo, así como estandarizar la respuesta ante posibles incidencias que se produzcan dando respuesta consistente a las mismas.
E-Procurement es el aprovisionamiento realizado a través de Internet, su objetivo es conseguir mayor rapidez y simplicidad en los procesos de la función de compras.
Cubre desde compras por catálogo electrónico, hasta participación en subastas y mercados electrónicos.
Permite captar nuevos proveedores y gestionar relaciones con ellos a través de la red.
Ventajas frente al aprovisionamiento tradicional
Reducción de costes administrativos (empleando documentación electrónica), Reducción de precios de adquisición de mercancías (Gracias a Internet se evalúan más alternativas), Reducción del tiempo requerido para completar ciclo de compra, Reducción de errores y devoluciones (Al emplear formularios electrónicos se evitan errores al teclear pedidos).
Marketplaces son punto de encuentro virtual entre empresas y pretenden facilitar relaciones entre clientes y proveedores empleando la red.
Flujo administrativo de documentos de compraventa comienza cuando comprador realiza un pedido, el proveedor entrega el correspondiente albarán con la mercancía, después de la entrega o prestación el proveedor entrega factura donde refleja importes y condiciones de pago. El comprador realiza el pago
El pedido
: Documento mediante el que se solicitan aprovisionamientos de un proveedor, lo realiza el comprador.
Datos
Identificación del pedido, fecha de realización del pedido, identificación del proveedor y cliente, artículos solicitados, condiciones comerciales.El albarán
Documento que hace el vendedor y entrega al cliente junto al pedido, función principal servir como justificante para acreditar que los productos han sido entregados al cliente y de guía para emitir factura. Se hacen tres copias, una para el vendedor, para comprador y copia adicional que firmará el comprador y se reenviará al vendedor. Datos: Datos vendedor, número de orden y fecha de emisión, datos cliente, referencias, forma envío, descripción mercancía, observaciones, recibí.El albarán valorado
Expedido cuando comprador no exige factura e importe pagado al contado al retirar mercancía.La factura
Documento acredita legalmente operación de compraventa. Empresarios están obligados a emitir facturas por las operaciones realizadas o un tique cuando la venta es a un comprador que no es empresario.Datos
Del comprador y vendedor, número de factura, lugar y fecha de emisión, relación de artículos entregados, gastos adicionales y descuentos, IVA.Nota de abono
Factura rectificativa, hecha cuando el vendedor tiene que devolver algún importe al comprador por algún error, devolución o descuento tras haber emitido la factura.Medios de pago
: Efectivo (Dinero en metálico, medio más inmediato de cobro y más inseguro, limitado a 2500€), Cheque (Documentos facilitados por entidades de crédito en forma de talonario. Librador ordena al librado pagar al tenedor), Transferencias (Comprador ordena a su banco que transfiera fondos desde su cuenta a la de su comprador, medio rápido), Letras de cambio (Documentos formalizados en impreso oficial obligan a pagar al comprador un importe al tomador en una fecha determinada, comprador suele domiciliar pago de la letra. Tomador tiene derecho de cobro.), Pagaré (Documento similar al cheque con fecha de vencimiento antes de la cual no se puede cobrar), Otros (Tarjetas de crédito, PayPal,…).
Documentos relacionados con stock
: Documentos carácter interno (sirven para que cliente y proveedor puedan justificar la operación de compraventa o servicio), externo (contiene información de utilidad para empresa emisora).
Tipos de pedidos
: Según forma
:Normal (Para solicitar mercancías necesarias en período reducido de tiempo), Programado (Para solicitar uno o varios productos sobre los que se ha realizado estudio previo de necesidades), Abierto (Para solicitar cantidad total aproximada, sin suponer compromiso de compra.
Carácterísticas; Plazo de entrega muy cortos, proveedor se obliga a disponer de stock mínimo, precio puede ser fijo o aceptar subidas previa justificación).
Según material
:Extraordinario (Para solicitar materiales de pronto empleo que por causas extraordinarias se necesitan para fin concreto), De reposición (Iniciativa parte del el almacén, se solicitan materiales sobre cuyas existencias se ha fijado stock mínimo), De servicio u obra (Para solicitar realización de trabajo determinado), Habitual de materiales o mercancías (Más generalizado, para solicitar artículos que se precisan en el punto de venta).
Hoja de solicitud
: Documento interno utilizado cuando se piden materiales desde una sección a otra de la empresa, generalmente enviados de ordenador a ordenador.
Recepción de devoluciones
:Ocurre cuando
Producto no llegó a su destino en condiciones solicitadas o con defectos de calidad, cliente recibe artículos no solicitados, empresa solicitó más cantidad de la que ha podido vender y devuelve excedentes.Trazabilidad
: Conjunto de procedimientos que permiten conocer ubicación y trayectoria de producto o lote a lo largo de la cadena de suministro, desde origen hasta destino final.Sistema de trazabilidad basado en registro de información a tres niveles
Información de etiqueta que acompaña a mercancía e incorpora los datos del producto, información se debe registrar en bases de datos de cada agente de cadena de suministro, información de trazabilidad debe transmitirse vía electrónica entre distintos agentes de cadena de suministro.Costes asociados al producto
:
Adquisición (Incluyen coste materias primas y otros materiales), Almacenaje (Gastos originados por mantener y conservar existencias almacenadas), Fabricación (Gastos producidos para transformar materias primas en productos terminados).// Precio compra (Aplica proveedor en la factura), Precio adquisición (Precio de compra consignado en factura más todos los gastos hasta que mercancía llega al almacén del comprador), Coste fabricación (Gastos ocasionados para transformar materiales en productos terminados).// Costes directos (Aquellos que forman parte del proceso productivo, a mayor volumen de producción, mayor coste), Costes indirectos (Costes que no se pueden imputar a un producto, sección o departamento determinado).
Descuentos
:
Comercial (Porcentaje aplicado sobre importe bruto de cada artículo o suma de importes si todos tienen mismo porcentaje), Funcional (Al mayorista que realiza funciones de almacenaje y distribución), Volumen o Rappel (Aplicado una vez deducido el descuento comercial, acumulativo o no acumulativo), PPP (Cuando cliente paga al contado o antes de plazo establecido), De temporada (Porcentaje concedido cuando comprador adquiere productos con bastante anticipación a temporada de ventas), Promocional (Reducción en precio para que comprador promocione productos del proveedor), Uds bonificadas (Número de unidades gratis cada X compras).