LA GESTIÓN DEL PERSONAL DEL ALMACÉN
Podemos agrupar en tres bloques la tipología de personal que trabaja en un almacén:
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Personal operativo:
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Personal documental:
realiza los distintos documentos relativos a las compra-ventas. Tiene la responsabilidad de conocer y elaborar los distintos documentos (pedidos, albaranes, cartas de porte, hojas de ruta, órdenes de picking, facturas…) y realizar los inventarios.–
Personal comercial:
se encarga de atender a los clientes existentes y de buscar nuevos. Su responsabilidad es conocer las necesidades de los clientes, mantener relaciones educadas con ellos y solucionarles las incidencias, así como conocer bien los productos que vende para realzar sus ventajas ante clientes potenciales, e incluso conocer también los productos de la competencia para saber hacerles frente.FUNCIONES QUE DESARROLLA EL PERSONAL QUE TRABAJA EN EL ALMACÉN:
Jefe de almacén:
– Controlar la manipulación y el transporte de mercancías.
– Controlar el ingreso y la salida de productos del almacén.
– Controlar la rotación de los productos de mayor venta.
– Contratar los servicios de transporte para el despacho de las mercancías.
– Controlar la labor del personal del almacén.
Despachador:
– Apoyar al jefe de almacén en la recepción y el despacho de mercancías.
– Controlar las cantidades y calidades de los productos.
Estibador:
– Despachar los productos a los distribuidores.
– Manipular los productos que entran y salen del almacén.
– Recepcionar los productos y ubicarlos en su lugar de almacenamiento.
– Realizar el mantenimiento y la limpieza del almacén.
Controlador o contador de recepción:
– Controlar los artículos recibidos, cotejándolos con sus respectivas notas de entrega.
– Pasar la información obtenida al administrativo, creando la etiqueta pertinente con su código de barras y pegándola en el palé para que el ordenador pueda dar entrada a la mercancía y ubicarla en el almacén.
Controlador o contador de expedición:
– Supervisar que los palés preparados por los operarios contengan realmente los artículos solicitados por el cliente (cotejo de la mercancía).
– Colocar la carga en el camión y entregarle al transportista dos copias del albarán que ha recibido del administrativo (la tercera copia se la queda el almacén).
Carretillero de recepción y expedición:
– Recoger con la carretilla elevadora los palés desembarcados en el muelle de descarga y depositarlos en la zona de recepción para que el controlador pueda realizar su función.
– Previo pedido del cliente, llevar los palés (una vez supervisados) al muelle de carga para su posterior transporte.
– Tener despejados los muelles para una correcta carga y descarga de mercancías.
– Realizar tareas varias (sustituciones o apoyo a otros compañeros).
Operario de pedidos y roturas:
– Clasificar el género en función de su estado para ver si están aptos para la venta o no.
– Enviar la mercancía en buen estado a la zona de empaquetado.
– Llevar el control del cuadrante donde los distintos operarios anotan las roturas o defectos que tiene algún artículo.
– Confeccionar el albarán de la mercancía solicitada por el cliente dejando copia al departamento de expedición.
Operario de devoluciones:
– Custodiar los palés devueltos por los clientes.
– Comprobar que el albarán que viene en el palé devuelto es correcto mediante el recuento de la mercancía y su punteo en el documento.
– Clasificar las unidades devueltas y organizarlas para su posterior ubicación en la sección correspondiente del almacén.
– Preparar las devoluciones a enviar a los proveedores.
– Confeccionar el albarán de salida de estos productos a devolver a proveedores.
-Atender las llamadas de reclamaciones de clientes.
Administrativo:
– Controlar toda la documentación que genera el almacén.
– Recibir el albarán de los transportistas.
– Encargarse de las hojas de control (como la de recepción).
– Archivar toda la documentación ya trabajada e introducir en el ordenador los datos ya comprobados.
– Imprimir el albarán de conformidad del cliente y facilitarle copia al transportista.
– Tomar decisiones como la no recepción de género que no estén en el pedido realizado al proveedor o que estén defectuosos.
– Facilitar las etiquetas a los controladores.
– Dar conformidad a los albaranes expedidos por los proveedores.
Personal de vigilancia:
– Controlar el acceso de personas autorizadas al almacén.
– Garantizar la seguridad en el recinto mientras está operativo.
– Impedir cualquier intento de robo.
Personal de mantenimiento:
– Limpiar el almacén para que esté listo para su uso cada jornada (caso de personal de limpieza, el cual puede ser propio o subcontratado).
– Mantener en perfecto estado la maquinaria que se usa en el almacén y proceder a su reparación cuando se estropea (igualmente puede ser personal de plantilla o subcontratado).
Informático:
– Realizar todas las labores de mantenimiento de los equipos informáticos.
– Recomendar posibles mejoras de los sistemas al jefe de almacén para una mayor eficacia y operatividad.
Comercial:
– Encontrar clientes para poder realizar las ventas de los productos almacenados en el almacén.
– Redactar los contratos de venta de mercancías incluyendo ofertas y descuentos cuando proceda.
– Vender eficientemente las mercancías, teniendo para ello que conocer bien todos las referencias que trabaja el almacén.
– Realizar su trabajo sabiendo diferenciarse de la competencia para que la empresa consiga la mayor cuota de mercado posible.
GESTIÓN INFORMÁTICA DEL ALMACÉN
Hay básicamente dos aplicaciones o sistemas para controlar la operativa de un almacén: el SGA y el PRE.
El o Sistema de Gestión de Almacenes (WMS “Warehouse Management System” en inglés) es un software que permite a la empresa la correcta gestión y control de las actividades que se realizan en los mismos. Cuanto mayor es el grado de automatización del almacén, más necesario es utilizar un SGA puesto que, aunque supone un desembolso por la inversión que hay que realizar, la empresa obtiene ventajas inmediatas como:
– Mayor ahorro y control de costes
– Aumento de la productividad
– Fiabilidad en el stock de mercaderías
– Mejora en la toma de decisiones
– Planificaciones operativas más eficientes
– Reducción de tareas administrativas
– Disminución o incluso anulación de las roturas de stocks
– Reducción de las obsolescencias
– Optimización de los recursos humanos
– Minimización de inventarios
– Disminución de los errores en la entrega de productos a clientes
– Mejora en la gestión de los pedidos
El ERP (Enterprise Resource Planning) o “Planificación de los Recursos de la Empresa” en español, es una aplicación que integra en un único sistema todos los procesos de negocio de la empresa, de forma que engloba tareas como la realización de pedidos, la gestión de compras, el proceso de producción, la gestión de ventas, los recursos humanos, el proceso de entrega de mercancías, la realización de inventarios, la gestión de cobros y pagos, la calidad y la administración corporativa.
Esta aplicación pretende que todos los datos empresariales estén disponibles de una manera centralizada. Es más, el SGA es parte integrante del PRE y se encarga del control, la gestión, la automatización y la información de los procesos que involucran toda la actividad del almacén.
La comunicación entre ambos sistemas se realiza mediante un proceso automático de intercambio de datos en el que no necesita intervenir ningún usuario. El hecho de que ambos estén interconectados supone, por ejemplo, que los pedidos de los clientes sean recogidos por el PRE y éste lo comunica al SGA para que comience el proceso de picking y expedición.
El PRE, por tanto, es una herramienta muy potente que ayuda a integrar todos los procesos del negocio optimizando los recursos disponibles.
SEGURIDAD E HIGIENE EN EL ALMACÉN
En España las normas básicas que regulan la seguridad e higiene en el trabajo son la Constitución española (CE) de 1978, el Estatuto de los Trabajadores (ET)
de 1995 y la Ley de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL) de 1995 (actualizada posteriormente por otras leyes). Concretamente en el Estatuto de los Trabajadores es donde se especifican las obligaciones o deberes tanto del empresario como de los trabajadores en materia de prevención de riesgos laborales, estableciendo lo siguiente:
El empresario está obligado a:
Informar sobre:
– Los riesgos para la seguridad y salud.
– Las medidas y actividades de prevención.
– Las actuaciones y medidas en caso de emergencia.
Formar sobre:
– El puesto de trabajo para el que es contratado el trabajador.
– Un nuevo puesto de trabajo si se produce un cambio.
Vigilar el estado de salud del trabajador mediante el reconocimiento médico
Evaluar los riesgos laborales en el entorno de trabajo
El trabajador está obligado a:
– Contribuir al cumplimiento de las normas de seguridad e higiene, respetando las señales de prohibición, advertencia, obligación y demás.
– Utilizar la maquinaria según las instrucciones facilitadas.
– Usar los EPIs que se le han facilitado como protección laboral.
– Informar si detecta un posible riesgo para la salud o la seguridad.
Por otra parte, existen normativas específicas para el almacenamiento de las mercancías peligrosas y para las perecederas.
Con respecto las primeras, la Ley exige que solo se almacenen las cantidades autorizadas, que la zona de almacenamiento de productos peligrosos (para la salud y el medio ambiente) esté aislada del resto de productos, que se tenga en cuenta las incompatibilidades entre sustancias peligrosas a la hora de su almacenamiento, y que a la hora de su manipulación se usen siempre los EPIs (“Equipos de Protección Individual”, como cascos, guantes, mascarillas, botas de seguridad, gafas de protección, chaquetas especiales, etc).
Con respecto al almacenamiento de mercancías perecederas, la legislación exige unas adecuadas medidas de conservación y manipulación de los productos, especialmente de los alimentos, siendo la principal medida de prevención de riesgos para el consumidor la máxima higiene del manipulador.
En este asunto son medidas preventivas la exigencia del carné de manipulador de alimentos, la higiene personal del manipulador y el uso de gorro, guantes, mascarilla y delantal (como mínimo), higienizar la zona en que se encuentren los alimentos, cumplir las instrucciones para garantizar la salubridad de lo alimentos y sobre todo, educar y mentalizar al trabajador sobre las consecuencias que puede tener una incorrecta manipulación de los alimentos (peligro de intoxicación alimentaria para la población).
Según la LPRL el riesgo laboral es la posibilidad de que un trabajador sufra un determinado daño derivado del trabajo. Para calificar un riesgo por su gravedad, se valorarán conjuntamente la probabilidad de que se produzca el daño y la severidad (o gravedad) del mismo. Para prevenir un riesgo lo más importante es detectarlo a tiempo para poder poner los medios adecuados y eliminar o al menos minimizar sus posibles consecuencias.
FACTORES DE RIESGO EN EL AMBIENTE LABORAL:
– En el ámbito de la organización: la automatización del trabajo (el trabajo repetitivo causa fatiga), la inestabilidad laboral (la temporalidad en el empleo provoca inseguridad), la jornada laboral (no es lo mismo diurna, que nocturna, o por turnos), el estilo de dirección (la manera de gestionar del jefe) y las relaciones interpersonales (ambiente laboral, bullying…).
– Respecto de cuestiones ambientales: el ruido (depende de la intensidad, frecuencia y la duración de la exposición a la fuente de ruido), las vibraciones, y las condiciones de temperatura, humedad o ventilación.
– En cuanto a la carga de trabajo: la carga física (trabajos de esfuerzo físico) y la carga mental (responsabilidad, monotonía, ritmo de trabajo, estrés…).
– Con respecto a la seguridad: utilización de maquinaria, riesgos eléctricos y de incendios.
La LPRL considera que son daños derivados del trabajo tanto los accidentes sufridos con motivo de éste (ya sea por causas humanas o técnicas) como cualquier otro que se sufra en el traslado para ir o volver al puesto de trabajo, así como las enfermedades profesionales (lesiones músculo-esqueléticas y enfermedades psicológicas derivadas del trabajo).
Concretamente en el ámbito de los almacenes, la legislación considera los riesgos existentes en la manipulación de cargas, considerando ésta como cualquier operación de transporte o sujeción de una carga de mercancías por parte de uno o varios trabajadores como el levantamiento, colocación, descenso o desplazamiento que pueda entrañar riesgo para los que la realizan, ya se realice de forma manual o mecánica.
Así, los riesgos que implica esta manipulación de la mercancía pueden ser fatiga muscular, lesiones (lumbago, hernias, cortes…) y traumatismos (lesiones producidas por golpes, caídas, torceduras, etc).