TEMA 7: DOCUMENTOS PROFESIONALES
1.CARTAS RELACIONADAS CON EL PROCESO DE COMPRA:
- Para solicitar información o hacer un pedido
- Para solicitar información
- Para pedir un presupuesto =Para el comprador
- La carta pedido
- Carta con pedido anexo
1.1CUANDO EL PROVEEDOR RESPONDE A UNA SOLICITUD
- Respuesta para facilitar información
- Aceptación de un pedido
- Anuncio de envio =POR PARTE DEL VENDEDOR
- Anuncio cuando el envio no es posible
VOCABULARIO:
Catálogo:
Relación ordenada en la que se incluyen o describen de forma individual objetos que están relacionados entre si. En el caso que nos ocupa,los catálogos contienen la descripción de las características técnicas. A veces, también se relacionan los precios.Presupuesto:
Cómputo anticipado del coste de una venta, de una obra o servicio. Es una propuesta de venta que realiza el proveedor, y que consiste en el detalle de todos los costes que supondrá la compra. Se presenta en un documento en el que se especifica el detalle(cantidades,calidades,envases,costes,etc), y también el tiempo durante el que estará vigente esa propuesta.Mora:
Dilación o tardanza en cumplir una obligación, por lo común la de pagar una cantidad líquida y vencida.Morosidad:
Lentitud,dilación, retraso o demora.Solvencia:
Capacidad para hacer frente al pago de una deuda.Insolvencia:
Falta de solvencia.
Incapacidad para hacer frente a pospagos.
2.CARTAS GENERADAS EN EL PROCESO DE COBRO:
Cómo reclamar un pago sin perder un cliente
- No se debe perder un buen cliente por cobrar una deuda; por tanto solo en el caso de los morosos habituales se utilizarán cartas duras.
- No conviene amenazar con acciones que no se piensen llevar a cabo.
- Se darán todos los argumentos de que se disponga para justificar las acciones de cobro que se vayan a emprender.
- En todo caso, se intentará conseguir el cobro de la forma más amistosa posible.
- La reclamación de una deuda por vía judicial será el último recurso, cuando hayna fallado el resto de las acciones de cobro.
3. Las Circulares:
Son aquellas cuyo contenido interesa de igual manera a muchas personas, y lo único que varía de una a otra es el nombre del destinatario. La firma suele ir impresa, no autógrafa.
4. Las ofertas y ventas por correo:
Son cartas y folletos publicitarios que inundan los buzones y que, la mayoría de las veces, se tiran si llegar a leerlos, pues no consiguen captar la atención del destinatario. Se les denomina con la expresión despectiva de «correo basura». Se trata de una variante de las circulares, pero a diferencia de estas, tienen como objetivo conseguir que el destinatario responda favorablemente a la oferta que se le hace.
4.1 Como conseguir que las cartas se lean:
Pasos previos:
Hay que definir el objetivo,las ciscunstancias que comparten los destinatarios,el contenido y el orden expositivo que se va a seguir.Atraer la atención:
En la introducción, se comienza con alguna fórmula original para captar el interés del destinatario.Mantener el interés:
En la fase de desarrollo, que no puede ser demasiado extensa, se utilizarán todos los argumentos disponibles para convencer al lector de las ventajas que ofrece el nuevo producto o sevicio.
Ganarse la confianza:
Este es el objetivo de la oferta, inducir al destinatario a hacer lo que se propone(comprar,pedir más informaciín). En conclusión se planteará al lector directamente la propuesta, que será una consecuencia de lo que se ha venido exponiendo a lo largo de la carta.- Personalizar las cartas: Algunos de los factores que más influyen a la hora de captar la atención son los recursos lingüísticos empleados y la forma de exponer la ideas.
- El sobre debe causar impacto: Otro recurso muy efectivo para incitar a la lectura, y evitar que se tire a la papelera, consiste en diseñar un sobre atractivo, qe suscite la curiosidad de quien lo recibe.
5.1 El aviso:
Sirve para informar a los empleados sobre ciertos hechos que pueden interesarles, como por ejemplo: comunicar la próxima campaña de vacunación contra la gripe, informar sobre los requisitos para solicitar becas de empresa, etc. Se redacta en un lenguaje sencillo y comprensible para todos. Suele ir encabezado con alguna de las formulas siguientes: AVISO,ANUNCIO,COMUNICADO,etc. Se coloca en sitio visible, en el tablón de anuncios o en cualquier otro de fácil acceso a todo el personal.
5.2 El memoradum:
Es un mensaje escrito interdepartamental. Para las comunicaciones internas lo más habitual es el uso del teléfono o la comunicación verbal directa; no obstante, si es necesario dejar constancia escrita se recurre al memorándum. Tanto el aviso como el comunicado de régimen interno carecen de las fórmulas de saludo y despedida, aunque si van fechados y firmados por la persona que los emite, o incluyen el sello del departamento correspondiente.
6. Los informes:
Caracterisiticas:
Es el documento que reocoge una serie de datos, o una sucesión de hechos y acontecimientos, que están narrados de una manera objetiva, lo que lo convierte en una importante herramienta de gestión. Surge como consecuencia de alguna pregunta que se plantea en el seno de la empresa; de tipo: Volumen de ventas alcanzado, Solvencia de un cliente, Producción del periodo, Actuación de un departamento.
Tiene 2 características:
Objetividad:
Presenta la realidad exacta de los hechos que se examinan; es decir, refleja los acontecimientos como son, y no como nos gustaría que fuesen. Se evita la subjetividad de las opiniones personales o de los propios puntos de vista.Confidencialidad:
Los datos e informaciones que contien son de uso interno y restringido de la empresa o de la persona que solicita el informe, y no se deben difundir en otros ámbitos.
6.2.- Como se redacta el informe:
- Los elaboran especialistas en la materia del informe, apartir de datos objetivos.
- El estilo de redacción es impersonal. Por la propia necesidad de conservar la objetividad, el informe no incluye opiniones u observaciones personales o manifistadas en primera persona.
- La narración sigue un orden o secuencia cronológica, de los más antiguos a los más recientes.
6.3. – La estructura del informe:
- Título: Es lo que identifica el informe.
- Introducción: Es el apartado previo al detalle de los datos. Puede incluir información como: objetivos que se persiguen, método empleado,etc.
- Exposición: Aquí se refleja la información objetiva. En los informes que requieren manejar gran volumen de datos, hay que hacer constar : fuentes,datos seleccionados, el tipo de datos consultados.
- Conclusión: A lo que se llega tras el análisise interpretación de los datos. No siempre es necesario incluir este apartado.
- Fecha y firma: La parte final del informe está constituida por la fecha y la firma de la persona que lo elabora o suscribe.
- Complementos: Cuando se manejan tablas estadísticas, libros de consultas, etc., se suele incluir un apartado de bibliografía o fuentes.