2.1. EL PROCESO DE COMPRAS
El proceso de compras consta de las siguientes fases:
*Planificación de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.
*Análisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.
*Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa.
*Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.
*Selección del proveedor.
Los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el producto.
*Negociación de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.
*Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme).
*Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las carácterísticas detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.
El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto. La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo. Y por último, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las necesidades del cliente.
Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para tomar una decisión final se necesita información o respuesta de otras empresas.
2.2. PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRAS
Una de las funciones del departamento de compras es anticiparse a las necesidades de la empresa. La planificación anticipada consiste en conocer las fuentes de suministro de bienes y servicios. Los proveedores se pueden encontrar en:
*Guías telefónicas, páginas web.
*Organismos Oficiales.
*Asociaciones empresariales y profesionales.
*Prensa y revistas especializadas.
*Ferias y exposiciones del sector.
*Bases de datos, cedidas por empresas especializadas en estas gestiones.
Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el proveedor para obtener información o, incluso, solicitar la compra, los métodos que más se utilizan son:
*Entrevistarse con los representantes del proveedor: Éstos son los vendedores de la empresa suministradora que visitan al comprador.
*Acudir a los mercados centrales: Son las grandes ciudades en donde se encuentran ubicados varios proveedores o zonas geográficas que concentran las fábricas de determinados productos.
*Visitar ferias y exposiciones: Estos eventos ofrecen la oportunidad de conocer los avances de la moda, lo último que se fabrica o la tecnología más puntera.
*Acudir a las oficinas de compra: Estas oficinas son centros de venta que establece el fabricante en una ciudad cuando la empresa está a muchos kilómetros de ella y quiere tener una representación en el mercado central.
*Visitar a los importadores mayoristas: Son empresas que ofrecen productos de una marca extranjera a precios razonables.
2.3. ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES
Generalmente, las empresas centralizan las compras a través de su departamento de compras o aprovisionamiento utilizando para ello un documento interno denominado “boletín de compras”;
En él se detalla las carácterísticas del material que necesita y cuando tiene que estar disponible.
El departamento de compras, una vez recibidos los boletines, procede a su clasificación antes de iniciar los trámites del encargo, por si fuera necesario solicitar presupuesto o información de los materiales. El proceso es el siguiente:
*Dar preferencia a las solicitudes de material cuyas existencias se encuentren bajo mínimos.
*Comprobar si el artículo se utiliza con regularidad o se trata de un bien que se compra por primera vez.
*Clasificar los boletines por materiales homogéneos o adquiridos del mismo proveedor.
*Consultar con el futuro usuario antes de hacer el pedido.
*Decidir la calidad que deben reunir los materiales, la cantidad que hay que solicitar, el plazo de entrega, las condiciones financieras, etc.
2.4. SOLICITUD DE OFERTAS Y PRESUPUESTO
La fase de petición de ofertas y presupuesto, dentro del proceso de compras, es una práctica que realizan las empresas en los casos siguientes:
*Cuando inicia por primera vez la actividad.
*Cuando tiene que comprar un producto nuevo.
*Cuando no está satisfecha con los proveedores habituales.
*Para ampliar la cartera de proveedores.
*Para responder a la publicidad recibida.
Sin embargo, como el proceso de petición de ofertas supone un coste económico, nos aseguraremos de enviar la solicitud sólo a proveedores cuya respuesta incluya una oferta de nuestro interés y evitaremos dirigirnos a los que puedan denegar nuestra solicitud.
Además, dependiendo de la política de compras que adopte la empresa también existen varios factores que influyen cuando de decide comprar al fabricante, al mayorista o a ambos. Estos factores son:
*El tipo de producto.
*La cantidad solicitada en cada periodo.
*La ubicación de la tienda.
*Los servicios ofrecidos por el proveedor.
2.4.1. ¿QUÉ INFORMACIÓN DEBEMOS SOLICITAR?
Una vez confeccionado el listado de los posibles proveedores debemos contactar por carta o personalmente para solicitarles la información que necesitamos conocer. La información gira en torno a tres aspectos:
Condiciones económicas.:-
Precio por unidad y por lote. -Descuento comercial. -Rappels y su aplicación. -Gastos de envases y embalajes. -Gastos de transporte y seguro. -Forma de pago. -Recargo por aplazamiento del pago.
Condiciones técnicas.: –
Carácterísticas técnicas. -Calidad. -Embalajes especiales. -Instalación y montaje. -Tiempo de garantía. -Formación de los usuarios. -Repuestos y mantenimiento postventa.
Servicios postventa: –
Plazo de entrega. -Devolución de excedentes. -Revisión de precios. -¡Otros servicios.
2.5. CÁLCULO DEL PRESUPUESTO
Para conocer el coste unitario de los materiales que figuran en la oferta o presupuesto enviado por el proveedor, la mayoría de las veces es preciso hacer unos cálculos previos respecto a elementos como rappels, embalajes, portes … que aparecen reflejados en la misma oferta o factura y son comunes a todos los artículos en ella incluidos. Este proceso se conoce como “prorrateo de gastos comunes”, que consiste en repartir proporcionalmente descuentos, embalajes, portes, etc… entre los distintos artículos.
Una forma de reducir el cálculo consiste en realizar el reparto con la denominada constante de proporcionalidad (K), que se aplica así:
K = Coste neto / Importe bruto
Importe bruto = C1 x P1 + C2 x P2 + …+ Cn x Pn
C1 = Cantidad del artículo uno P1 = Precio del artículo uno
C2 = Cantidad del artículo dos P2 = Precio del artículo dos
Coste neto = Importe bruto – descuentos + gastos (portes, seguros, embalajes …)
Una vez conocido el valor de K, el coste unitario de cada artículo será igual a K por el precio de cada unidad; sin embargo, cuando en la oferta se incluye un solo tipo de producto es suficiente con dividir el importe de cada elemento por el número de unidades.