Elementos Clave del Proceso de Comunicación
Los elementos que forman parte del proceso de comunicación son los siguientes:
- Emisor: Es la fuente u origen del mensaje, representado por la persona o grupo de personas que emiten la comunicación. Es un elemento crucial, ya que puede alterar el contenido de la comunicación, consciente o inconscientemente.
- Receptor: Es el destino al cual debe llegar la información, representado por la persona o grupo de personas que reciben el mensaje. El mensaje es interpretado según los medios con que cuenta el receptor. Para una buena comprensión, es importante que tanto el emisor como el receptor utilicen el mismo lenguaje o código.
- Mensaje: Es el contenido de la comunicación que se pretende transmitir, compuesto de ideas, hechos, órdenes, sentimientos, etc.
- Código: Es la forma de expresar el mensaje con palabras, señales, símbolos, sonidos, letras, etc., que se utilizan para manifestar y transmitir el mensaje.
- Canal: Es el conducto utilizado para transmitir el mensaje, el medio físico que lo lleva desde el origen hasta el destino (teléfono, papel, carta, etc.).
- Contexto: Lugar, tiempo, cultura de los participantes y, en general, las circunstancias en las que se transmite el mensaje.
La Comunicación Eficaz
Nos comunicamos de manera permanente, pero ¿cuántas veces nos entendemos de verdad? La comunicación solo es eficaz si nuestro interlocutor comprende el mensaje. Las personas se entienden cuando el mensaje que una de ellas emite tiene un significado claro y concreto para quien lo recibe. Recuerda que hay palabras y expresiones que tienen diferentes interpretaciones dependiendo del país en el que nos encontremos.
Como la comunicación es cosa de dos (como mínimo), el proceso tendrá éxito si el emisor y el receptor se esfuerzan en conseguirlo.
Pautas para el Emisor
- Pensar con lógica y elaborar el mensaje de manera que tenga sentido.
- Utilizar el lenguaje adecuadamente según el código por el que se rige, es decir, expresarse de forma adecuada y correcta.
- Tener presente los conocimientos del receptor y utilizar expresiones que este pueda comprender.
- Hacer uso preferente de los mensajes positivos, ya que las personas reaccionamos mejor frente a estos.
- Utilizar los canales y soportes adecuados y evitar aquellos que puedan producir ruidos o interferencias que desvirtúen el mensaje e impidan la comunicación.
Pautas para el Receptor
- Prestar atención a la recepción del mensaje para que este no se pierda.
- Tratar de interpretar y comprender el mensaje que se recibe.
- Si la comunicación no puede realizarse porque el mensaje se desvirtúa debido a ruidos e interferencias, se lo hará saber al emisor para que repita la transmisión.
- En caso de que la información sea confusa o resulte de dudosa interpretación, pedirá aclaraciones al emisor con el fin de evitar interpretaciones equivocadas.
- Cuando reciba el mensaje y comprenda la información que contiene, debe hacérselo saber al emisor.
Tipos de Comunicación en la Empresa
Según el Ámbito
- Interna: Se produce entre los miembros de una organización y enlaza los distintos estamentos jerárquicos y departamentales de la empresa. Ejemplo: La comunicación que hay entre el Departamento de Producción y el de Ventas.
- Verticales: Se establecen entre la Dirección y los empleados de la empresa, puede ser ascendente o descendente, según el sentido del mensaje.
- Horizontales: Se dan entre empleados del mismo nivel jerárquico.
- Externa: Son las que mantiene la empresa con el exterior (con clientes, proveedores, organismos oficiales, etc.). En ellas se engloban la publicidad y las relaciones públicas.
Según el Instrumento de Comunicación Utilizado
- Oral: Se lleva a cabo a través del lenguaje hablado (conversación). Suele darse entre personas cara a cara o cuando se comunican a través del teléfono. En ella, la retroalimentación (Feedback) es más rápida que en la escritura (el emisor obtiene una respuesta inmediata y permite realizar aclaraciones y evitar posibles malentendidos). Es la más recomendable para actuaciones urgentes.
- Escrita: Existe el uso de algún tipo de soporte (como el papel, el disco duro de un ordenador, etc.). La retroalimentación es más lenta, pues no permite aclaraciones ni modificaciones inmediatas. Es necesario elaborar el mensaje.
- No verbal: Se desarrolla a través de gestos, miradas, expresiones faciales, movimientos del cuerpo, etc. Así como podemos decidir si queremos comunicarnos o no verbalmente, la comunicación no verbal es difícil de ocultar, pues por medio del rostro y del cuerpo enviamos mensajes continuamente.