Comunicación Empresarial: Claves para el Éxito

COMUNICACIÓN

Aspectos Esenciales de la Comunicación

La comunicación es un proceso fundamental que permite el intercambio de ideas, información y sentimientos entre dos o más personas, con el objetivo de lograr un entendimiento mutuo. En el ámbito empresarial, la comunicación efectiva es crucial para el éxito, ya que facilita la interacción entre la empresa y su entorno.

Etapas de la Comunicación

Creación del mensaje: Pensar y estructurar la información que se desea transmitir.
Adaptación del mensaje: Ajustar el lenguaje y el tono al nivel del interlocutor, considerando su cultura, contexto y jerarquía.
Preparación del interlocutor: Captar la atención del receptor para asegurar una escucha activa.
Transmisión del mensaje: Enviar la información a través del canal elegido.
Recepción: El receptor recibe el mensaje.
Interpretación: El receptor procesa e interpreta el mensaje según su propio marco de referencia.
Verificación: Implementar mecanismos para confirmar que el mensaje ha sido comprendido correctamente.

Elementos de la Comunicación

Emisor: Persona o entidad que crea y envía el mensaje.
Receptor: Persona o entidad que recibe e interpreta el mensaje.
Canal: Medio físico por el cual se transmite el mensaje (palabra, gesto, sonido, etc.).
Código: Conjunto de signos y reglas que emisor y receptor deben conocer para comprenderse (idioma, lenguaje no verbal, etc.).
Feedback: Retroalimentación que permite al emisor saber si el mensaje ha sido entendido (preguntas, reacciones, etc.).

Niveles de la Comunicación

Comunicación Interna: Flujo de información dentro de la empresa, entre empleados del mismo nivel jerárquico o entre diferentes niveles.
Comunicación Externa: Mensajes que la empresa envía al exterior. Algunos ejemplos son:
- Publicidad: Proceso comunicativo comercial dirigido a personas ajenas a la empresa con el fin de persuadirlas.
- Relaciones Públicas: Acciones para mejorar o mantener la reputación de la empresa.
- Promoción: Información destinada a fomentar la lealtad de los clientes e incrementar las ventas.

Redes de Comunicación

Las redes de comunicación definen las diferentes formas en que se estructura el flujo de información dentro de una empresa.

DIRECCIONES DE LA COMUNICACIÓN

Comunicación Vertical

Se da entre diferentes niveles jerárquicos dentro de la empresa. Puede ser:

Ascendente: Información que fluye de los empleados hacia los superiores. Es esencial que los canales de comunicación ascendente sean claros y accesibles para todos, y que exista un feedback efectivo.
Descendente: Información que fluye de los superiores hacia los empleados. Suele ser de carácter escrito.

Comunicación Horizontal

Se da entre personas del mismo nivel jerárquico dentro de la empresa.

Comunicación Verbal y No Verbal

Verbal: Uso de la palabra, ya sea de forma oral o escrita.
No verbal: Comunicación a través de gestos, expresiones faciales, postura corporal, etc.

Comunicación Formal e Informal

Formal: Sigue canales preestablecidos y suele ser de carácter ascendente.
Informal: Se da a través de vías no oficiales y puede ocurrir entre diferentes niveles jerárquicos.

Documentos para Asignar Tareas

Memorándum: Documento interno de corta extensión que se utiliza para recordar información o dar instrucciones a los empleados.
Carta: Documento externo con estructura formal (encabezado, cuerpo y cierre) que se utiliza para comunicaciones oficiales.
Correo electrónico: Medio de comunicación con validez oficial, similar a la carta.
Informe: Documento elaborado por expertos que analiza un problema o situación y ofrece conclusiones o recomendaciones.
Acta: Documento que registra lo sucedido en una reunión o evento, incluyendo asistentes, fecha, hora, lugar, temas tratados y acuerdos alcanzados.

DIFICULTADES Y BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN

Existen diversos obstáculos que pueden dificultar la transmisión efectiva de ideas. Algunas barreras comunes son:

Físicas: Relacionadas con el entorno o los medios utilizados para la comunicación (ruido, interferencias, mal funcionamiento de equipos, etc.).
Semánticas: Dificultades para comprender el significado de las palabras o signos utilizados, debido a diferencias de idioma, nivel de lenguaje o interpretación.
Personales/Psicológicas: Obstáculos relacionados con las características individuales de emisor y receptor, como falta de atención, emociones, valores, prejuicios, malos hábitos de escucha, etc. Algunos ejemplos son:
- Arco de distorsión: Ambigüedad en las señales o información transmitida, lo que lleva a malentendidos.
- Filtros: Mecanismos que distorsionan los mensajes, como omitir información importante o utilizar expresiones coloquiales que pueden ser malinterpretadas.
- Código de racionalidad: Aplicar un juicio previo al mensaje, interpretándolo de acuerdo a nuestras propias creencias o intereses.

Recursos para Manipular la Percepción

Estereotipos: Clasificaciones previas de personas con características comunes, que pueden llevar a prejuicios y discriminación.
Expectativas: Ideas preconcebidas sobre cómo debería ser o actuar una persona.
Efecto halo: Tendencia a generalizar una característica positiva de una persona a todos los aspectos de su personalidad.
Proyección: Atribuir a los demás características o pensamientos propios.

Comunicación como Elemento Generador de Conocimientos

Para que la comunicación sea efectiva y genere conocimiento, es importante:

Adaptar el mensaje al interlocutor: Utilizar un lenguaje y tono adecuado a su nivel de comprensión y contexto.
Buscar el lugar/ambiente adecuado: Elegir un espacio que facilite la comunicación y evite distracciones.
Plantear preguntas: Mostrar interés y fomentar la participación del interlocutor.
Saber escuchar: Prestar atención al mensaje del otro y demostrar empatía, aunque no se compartan sus ideas.
Ser asertivo: Expresar las propias ideas y opiniones de forma clara y respetuosa.

La Información y su Control

La capacidad de dirigir y tomar decisiones efectivas está directamente relacionada con la cantidad y calidad de la información disponible. Es fundamental establecer cauces de transmisión de información claros y eficientes dentro de la empresa.

NEGOCIACIÓN

La negociación es un proceso de interacción entre dos o más partes que tienen intereses en común pero también conflictos, y que buscan llegar a un acuerdo mutuamente beneficioso. Los elementos clave de la negociación son:

Interdependencia: Las partes dependen unas de otras para lograr sus objetivos.
Conflicto de intereses: Existen diferencias entre las necesidades o deseos de las partes.
Interacción oportunista: Las partes están dispuestas a dialogar y buscar soluciones.
Posibilidad de solucionar: Existe la posibilidad de llegar a un acuerdo que satisfaga a todas las partes.

Tipos de Negociación

Según el modo:

Explícita: Los objetivos y las estrategias de negociación son claros y transparentes.
Tácita: Los objetivos y las estrategias no se expresan abiertamente, sino que se deducen de las acciones y el comportamiento de las partes.

Según el método:

Competitiva: Una de las partes busca ganar a toda costa, sin importar las consecuencias para la otra parte.
Integradora: Las partes buscan un resultado beneficioso para todos.

Según el resultado:

Suma cero: Una parte gana lo que la otra pierde.
Suma positiva: Ambas partes obtienen beneficios.

Factores que Influyen en la Negociación

Número de negociadores: La dinámica de la negociación cambia según el número de personas involucradas.
Frecuencia: La experiencia y la práctica mejoran las habilidades de negociación.
Relaciones de poder: La posición jerárquica o el estatus de las partes pueden influir en el proceso de negociación.
Lugar de la negociación: El entorno físico puede afectar la comodidad y la seguridad de las partes, lo que influye en su disposición a negociar.
Factor tiempo: La urgencia o la disponibilidad de tiempo pueden afectar las estrategias de negociación.
Actitud: La disposición y la mentalidad con la que se afronta la negociación son cruciales para el éxito.