Aspectos Básicos de la Función de Control
El Control como Parte del Proceso Administrativo
El proceso administrativo se compone de las siguientes etapas:
- Planificación
- Organización
- Ejecución
- Control
- Coordinación
Definición de Control
El control consiste en medir la actividad realizada por las personas responsables de ella, con el fin de verificar si los resultados son los adecuados y/o si se están llevando a cabo de acuerdo a lo planificado.
Acciones Básicas Comprendidas en la Función de Control
- Definición de estándares y normas
- Instalación de un sistema de información
- Medición de la ejecución
- Corrección de las desviaciones
Sistema de Control
Un sistema de control es un conjunto de normas, métodos, procedimientos, prácticas y tareas que adopta una organización con el fin de obtener los objetivos y resultados presupuestados por la administración. Además, debe detectar y corregir las deficiencias e irregularidades que puedan perjudicar los intereses de la organización.
Requisitos de un Adecuado Sistema de Control
- Ajustarse a las necesidades de la empresa
- Detectar las debilidades
- Ser flexible
- Entregar información sencilla, clara, precisa y oportuna
- Incluir medidas correctivas
- Ser costo-beneficioso
Conceptualización del Control Interno: Etapas Presentes en una Operación
- Autorización
- Ejecución
- Registro
- Custodia
- Control
Objetivos y Principios del Control Interno
Elementos Componentes del Sistema de Control Interno
- Estructura organizacional
- Sistema de autorización y aprobación
- Sistema de información
- Personal
- Auditoría interna
Principios del Control Interno
- Existencia de manuales de procedimiento y actualización
- Existencia de una clara y adecuada segregación de funciones
- Control por oposición de intereses
- Adecuada custodia
- Documentación detallada
Control Interno
El control interno es el conjunto de normas, métodos, medidas, políticas y procedimientos incorporados en cada fase de una determinada operación que adopta una organización con el fin de facilitar que ésta se lleve a cabo adecuadamente.
El objetivo del control interno es ayudar al logro de los objetivos y resultados presupuestados por la administración en cada operación y transacción.
Protección de los Activos
La seguridad de los activos supone que los bienes de la organización sean utilizados de forma normal en el marco del objeto social, que sus derechos sean salvaguardados y que la empresa no corra riesgos anómalos.
Asegurar la Calidad de la Información
El control interno tiene el objetivo de permitir que toda la información (contable y de gestión) no haya sido alterada y sea veraz y oportuna.
Promover la Eficiencia Operativa
Esto implica establecer acciones o controles que tiendan a hacer más eficaces los procesos.
Estimular la Adhesión a las Políticas de Dirección
Asegurar la aplicación de las instrucciones de la dirección.
Limitaciones de un Sistema de Control Interno
A pesar de que sean tomados en cuenta los requisitos y principios de control interno y que se cuente con todos sus elementos, todo sistema de control tiene una serie de limitaciones.
Ningún sistema de control interno puede garantizar por sí mismo una administración eficiente y que los registros sean completos y sin errores.
La Auditoría: Concepto y Evolución
Una de las características o principales rasgos de las sociedades avanzadas es el caudal de información que se desprende. El caudal de la empresa, vincula no sólo a los vinculados a ella como capital y trabajo, sino también a otros como usuarios, jueces, etc.
Para que dicha información, la de las empresas, suponga una respuesta adecuada, es decir, sea la correcta, es necesario que esté adornada de ciertas garantías que haga creer en ella.
Necesito que una tercera persona, como es el auditor, nos garantice que me puedo creer esa información.
A pesar de que la Auditoría ha existido siempre, la auditoría, tal y como nosotros la podemos entender, data en torno a la revolución industrial.
Evolución del Concepto de Auditoría en Fases
PRIMERA FASE: A principios de la revolución industrial, no hay grandes transacciones, la misión del auditor era buscar si se había cometido fraude en ese negocio, estos negocios eran pequeños.
SEGUNDA FASE: Las empresas son más grandes, se comienza a separar el capital y la propiedad del negocio, es decir, la Administración. El auditor sin dejar de hacer lo que realizaba en la primera fase, tiene una nueva actividad que es la de verificar, certificar, la información de esos administradores que le pasan a través de la cuenta de resultados, sea veraz.
TERCERA FASE: Aparecen nuevas tecnologías, ordenadores, etc. Las transacciones a lo largo del año son bastante voluminosas. Esto hace que el revisar el Auditor las cuentas, el sistema de control interno de la empresa tanto si funciona como sino, este coja un maestro en base a eso trabaje.
Sigue revisando que la información contable refleja la imagen fiel de la empresa conforme a lo acontecido y revise además el control del sistema interno de la empresa.
CUARTA FASE: El auditor ha de indicar, aparte de lo anterior, un informe, pidiendo a la empresa si ésta está o no de acuerdo de cómo se ha realizado este informe.
Definiciones de Auditoría
La auditoría es un examen crítico y sistemático sobre una materia, realizado por una persona distinta a quien genera la información, con el objeto emitir una opinión independiente.
Regulación de la Auditoría
Los objetivos de la auditoría para todos los países, han seguido caminos muy distintos, hay una compleja interpelación de variables y las normas de auditoría han sido para reforzar las normas contables. Ha hecho crecer la confianza del usuario en todos los informes de matiz contable. En aquellos países en donde la profesión contable no está muy arraigada, en estos casos, el sector público, asume la responsabilidad de asumir dentro de su legislación requisitos y normas de auditoría y en aquellos países donde no está muy arraigada la auditoría se observan matices diferentes.
Combinación de la normativa privada y la pública, el caso más representativo el de EEUU, la Comisión Gubernamental para que las empresas puedan cotizar en Bolsa, exigen que esas empresas presenten su información contable de acuerdo con F.A.S.B.- Organismo profesional
Clasificación de Auditoría
Según el punto de vista que se observe la auditoría se puede clasificar:
- Según quién la realiza
- Según la Frecuencia
- Según el Propósito
- Según el Alcance
A) Según quién la realiza tenemos:
- Auditoría Interna: Examen de una unidad o componente de la organización realizado por un empleado de staff, llamado Auditor Interno. El área principal de acción de este tipo de auditoría es el control interno, y su propósito es mejorar la eficiencia administrativa de la empresa.
- Auditoría Externa: Examen de Estados Financieros, componente o unidad realizado por una persona ajena a la empresa, llamado Auditor Externo, con el propósito de emitir una opinión independiente de la materia en evaluación. El área principal de acción de este tipo de auditoría es el examen de la razonabilidad de los Estados Financieros.
B) Según la Frecuencia:
- Auditorías Continuas: Son aquéllas que se realizan en tiempos regulares, dependiendo del objetivo que genera el examen, por ejemplo, en las sociedades anónimas las Auditoría a los Estados Financieros.
- Auditorías Periódicas: Son aquéllas que se realizan en intervalos de tiempos largos o esporádicamente, por ejemplo, auditoría al cambio de sistemas.
C) Según el Propósito:
- Auditoría Estados Financieros: Es aquélla que se realiza con el objeto de pronunciarse sobre la razonabilidad de la información que entregan los Estados Financieros y si ésta se ajusta a los PCGA.
- Auditoría a Sistemas Computacionales: Es aquélla que se realiza a los sistemas mecanizados que procesan información significativa, con el propósito de depositar confianza en los antecedentes entregados por dicho sistema. Generalmente se realiza por un especialista en sistemas y sus resultados van en apoyo a la Auditoría de Estados Financieros.
- Auditoría Operativa: Es aquélla que se realiza a la gestión empresarial con el fin de evaluar y mejorar los controles y procedimientos administrativo, lo que conduce a incrementar la eficiencia de la empresa.
D) Según el Alcance:
- Auditoría Selectiva: Es aquélla en que se examinan una porción del objeto de estudio, es decir, se aplican criterios de selección de muestra. Lo que permite proyectar los resultados obtenidos de la muestra al universo total.
- Auditoría Detallada: Es aquélla en que se revisa el 100% o el máximo posible de la información que se dispone a examinar.
Enfoques de Auditoría
Enfoque Tradicional
El concepto auditoría de estados financieros ha ido transformándose con el tiempo. A principios de siglo la auditoría estaba enfocada a las grandes empresas y consistía principalmente en la visualización de Activos y verificación de la mayor cantidad posible de transacciones u operaciones individuales; por la naturaleza del trabajo de auditoría se requería un equipo numeroso de auditores.
En la segunda parte del siglo comienza a normarse el trabajo de auditoría, con esto el concepto de eficiencia es integrado a la auditoría. De esta forma se comienza a desarrollar y profundizar los conceptos de:
- Planificación: Etapa del proceso de auditoría, en la cual se intenta preveer los procedimientos que se aplicarán para obtener los elementos de juicio suficientes que sustenten la opinión.
- Análisis de los sistemas de control interno: Al establecer que la opinión del auditor no se refiere a la certeza de la exactitud de la información financiera, sino a la razonabilidad de la misma, ya no es necesario verificar la totalidad de la documentación y se hace posible depositar confianza en la información que entregan los sistemas de información.
Para poder depositar confianza en los sistemas de información, primero se deben evaluar la efectividad de estos, para determinar la naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos de auditoría.
- Técnicas de Muestreo
- Pruebas de auditoría
Enfoque Empresarial
El nuevo enfoque, como se ha llamado el enfoque empresarial de auditoría surge con la necesidad de adaptarse a los cambios de la época en que se vive, con el fin de maximizar las condiciones de competitividad aminorando los costos del trabajo de auditoría.
Este enfoque es versátil y dinámico; puede ser aplicado a cualquier tipo de empresa. Las características principales que fundamentan este enfoque son:
- Enfoque de arriba hacia abajo: El objetivo de la auditoría es opinar sobre la razonabilidad de los Estados Financieros en su conjunto y no sobre las transacciones o saldos individuales. Por consecuencia, el enfoque será de arriba hacia abajo. La auditoría no comienza con el análisis de saldos, sino con un análisis del negocio, su organización, contexto económico, sistemas de información, etc.
- Énfasis en el conocimiento del negocio: No se puede opinar sobre la razonabilidad de los Estados Financieros si no se comprende el negocio; cuáles son los principales ingresos y costos de la empresa; dónde comercializa sus productos; cuáles son sus políticas de financiamiento, etc. Difícilmente se podrán seleccionar adecuados procedimientos de auditoría si se desconoce el funcionamiento de la empresa.
- Énfasis en el criterio profesional
- Enfoque de auditoría a medida
- Énfasis en la planificación estratégica
- Afirmaciones que componen los Estados Financieros
Conceptos Básicos
Unidad Operativa
Este concepto hace referencia a términos físicos o geográficos de la empresa, tales como: países; ciudades; divisiones; plantas; líneas de productos, etc.
Componentes
Este concepto está referido a un ciclo de transacción y tiene relación directa con partidas de los Estados Financieros. Ejemplo:
- Disponible
- Depósitos a Plazo e Ingresos Financieros
- Ventas, Cobranzas y Cuentas por Cobrar
Afirmaciones
Las afirmaciones corresponden a manifestaciones hechas por la gerencia respecto a las cifras que componen los EE.FF.
Aserciones a los EE.FF.
Para efectos prácticos cada afirmación o manifestación se divide en cuatro proposiciones:
- Veraz: La empresa es propietaria y posee derechos respecto de los Activos registrados y los Pasivos contabilizados han sido efectivamente contraídos.
- Calculado y Valuado: Las transacciones están correctamente calculadas y reflejadas a su monto adecuado.
- Contabilizado y Acumulado: Todas las transacciones están incluidas en los EE.FF. Las transacciones han sido contabilizadas en las cuentas correspondientes y en el periodo correcto.
- Presentación y Exposición: Los Activos y Pasivos están correcta y uniformemente resumidos y clasificados. Además toda información necesaria para obtener una adecuada comprensión de los EE.FF. está debidamente expuesta.
Riesgo en Auditoría
La auditoría NO puede establecer con CERTEZA que los Estados Financieros están razonablemente presentados. Por ello, durante la planificación se deben identificar los riesgos significativos para seleccionar los procedimientos de auditoría que se consideran pueden reducir el riesgo a nivel aceptable.
Tipos de Riesgo en Auditoría
A) Riesgo Profesional: Es el riesgo de sufrir perjuicio a la reputación profesional por la asociación con la empresa examinada.
B) Riesgos del Servicio de Auditoría: Es el riesgo de no prestar un servicio de alta calidad por no haber comprendido las necesidades y expectativas de la empresa auditada. Para disminuir este riesgo durante la planificación el auditor debe procurar comprender a cabalidad las expectativas de servicio del cliente.
C) Riesgo de Auditoría: Consiste en la posibilidad de emitir un informe inadecuado por no haber detectado un error o irregularidad significativo. Siempre va a existir un riesgo de auditoría, por ello, a mayor riesgo mayor trabajo.
Componentes del Riesgo de Auditoría
c1) Riesgo Inherente: Es la susceptibilidad que los Estados Financieros contengan errores o irregularidades sin considerar la efectividad de los sistemas de control. Al evaluar el riesgo inherente se deben considerar los siguientes factores:
- Naturaleza del negocio a auditar: producto o servicio que comercializa; tendencias económicas; políticas financieras; estructura organizacional.
- Naturaleza de las transacciones y actividades del negocio: subjetividad o complejidad de la contabilización de las transacciones, significatividad de los montos de los Estados Financieros en su conjunto, etc.
- Sistemas contables y de información: diseño y efectividad de los sistemas de información utilizados por la empresa.
c2) Riesgo Control: Es el riesgo que los sistemas de control utilizados por la empresa, incluida la auditoría interna no puedan evitar o detectar errores o irregularidades significativas en forma oportuna, los cuales afectan los Estados Financieros.
La evaluación del riesgo control está basada en la comprensión de los sistemas de control, sus fortalezas y debilidades, y los tipos de errores o irregularidades que no podrían ser detectados por la empresa.
c3) Riesgo de Detección: Es el riesgo que los Estados Financieros contengan errores o irregularidades significativos que no hayan sido detectados a través de la aplicación de los procedimientos de auditoría. El riesgo de detección puede tener su origen en: no examinar toda la evidencia disponible, ineficacia del procedimiento de auditoría seleccionado o deficiencias en la aplicación de los procedimientos de auditoría.
El ambiente control determina el marco en que operaran los diversos sistemas preventivos, puesto que establece las condiciones de los sistemas de contabilidad y el grado de confiabilidad de estos.
El ambiente tiene gran influencia en el enfoque de auditoría a utilizar, por lo tanto debe conocerse en la etapa de planificación.
El ambiente de control se refleja en:
- Enfoque de la gerencia o dirección superior hacia el control: La gerencia tiene un papel importante en el establecimiento del ambiente de control, puesto que es ella quien determina la intensidad de los controles, de modo que estos sean útiles, confiables y oportunos en la entrega de información para la toma de decisión.
- Organización y estructura de la empresa: Una buena estructura organizacional permite un flujo eficiente de la información y una adecuada determinación de responsabilidades.
II) Controles Directos
Los controles directos proporcionan satisfacción de auditoría sobre las afirmaciones que contienen los Estados Financieros, puesto que están diseñados para evitar errores o irregularidades.
La efectividad de los controles directos dependen del ambiente control y de la existencia de adecuados controles generales.
Los controles directos abarcan:
- Controles Gerenciales: Son todos los controles realizados por la gerencia, lo que implica que la revisión de la información la ejecuta un individuo distinto a quien la prepara. Dentro de los controles gerenciales más importantes se encuentran:
- Presupuestos (preparación, supervisión, aprobación y control)
- Informes por excepción (transacciones individuales significativas, hechos inusuales)
- Controles Independientes: Son los controles que realizan personas distintas a quienes procesan la información, los más comunes son:
- Conciliaciones bancarias
- Conciliaciones del mayor v/s auxiliares
- Recuentos físicos
- Confirmaciones de saldos
- Controles o Funciones de Procesamiento: Son los controles incorporados a los sistemas de procesamientos de datos. Estos controles los realizan las mismas personas que participan en el proceso de generación de información. Como ejemplo se pueden citar:
- Preparación informes de recepción
- Cotejo de depósitos
- Aprobación de pagos
- Controles para salvaguardar Activos: Son los controles tendientes a resguardar y controlar la existencia física de los bienes. Por ejemplo:
- Controles de entrada y salida de existencias
- Controles sobre activos fijos o inversiones
- Controles de accesos a los sistemas computacionales
III) Controles Generales
Los controles generales lo constituyen la organización y segregación de funciones de la empresa. A través de estos controles se persigue que las relaciones dentro de la entidad se realicen con limitaciones de responsabilidad y autoridad. Toda segregación de funciones debe definir:
- Quién inicia o decide una operación
- Quién la registra
- Quién la controla