Control Presupuestario
Sistema de Observación Directa
Apicable en empresas de tamaño reducido o que están comenzando su actividad, se divide en dos:
- Material: Controlar los recursos consumidos con los productos terminados o los servicios efectuados.
- Personal: Control del comportamiento y conducta de los empleados en la organización.
Registración de Datos Históricos
Una de las herramientas comprendidas es la contabilidad, y no la única, puede llevar otros registros estadísticos, consumo personal, etc.
Control Presupuestario
Controla la actividad en base o en función a planes previamente establecidos. En general, este sistema de control se implanta en forma voluntaria. Además de controlar, sirve para coordinar las actividades de los diferentes sectores de la organización, como así también para modificar el comportamiento de los colaboradores que se encuentran en la organización.
Está compuesta por dos grandes actividades:
- Planificación: Herramienta principal, el presupuesto (es la toma de decisiones por adelantado, incluyendo los objetivos a los que se debe llegar y los procedimientos necesarios para alcanzar esos objetivos).
- Control: Comprende las acciones que disponen o llevan a cabo los directivos con el fin de alcanzar los objetivos que se establecieron en la planificación.
Presupuesto
Plan integral que abarca la empresa en general y que tiene una duración habitual de 1 año calendario. Para Pere, es un plan detallado en el que figuran explícitas las previsiones de ingresos, como así también las necesidades de adquisición y consumo de los recursos materiales y financieros para un determinado período de tiempo, que generalmente es de 1 año. Cuenta con 4 módulos típicos: el económico, financiero, patrimonio e inversiones.
De aquí surge que el cash flow es un subproducto de este presupuesto integral, detalla los ingresos por cobranzas y luego por los detalles de egresos. Al final, una parte de financiación y colocación. Por diferencia, sale el superávit o déficit operativo.
Coordinación
Es la que otorga al presupuesto general y se refiere a cómo se coordinan los distintos sectores de la organización:
- Los presupuestos obligan a esos sectores de la organización a compartir la información, y ese proceso incluye la comunicación de los objetivos de la organización a través de sus unidades operativas.
- Del presupuesto operativo surge cuando comienzan las actividades, y la etapa de planificación se logra cuando cada sector de la organización consigue alcanzar sus objetivos y logra la coordinación deseada y establecida en el presupuesto.
Motivación
Los presupuestos contribuyen a la motivación de los empleados porque, una vez que se concluye esta tarea del presupuesto, cada directivo conoce cuál es el objetivo específico o particular que debe alcanzar y es así que puede establecer los planes de acción más apropiados.
Formación
Los presupuestos sirven para que los directivos no solo lleguen a conocer los aspectos técnicos de la elaboración del presupuesto integral, además, a través de esta herramienta, llegan a conocer el funcionamiento de la organización en forma total y cómo se relacionan entre sí los distintos sectores que la componen.
Ventajas del Control Presupuestario
- Obliga a los directivos a pensar en el futuro.
- Proporciona a los directivos una referencia para formalizar los planes del futuro.
- Mejor herramienta para una posterior evolución del rendimiento de la organización.
- Facilita la transmisión de la información en la organización.
- Constituye una valiosa herramienta para la coordinación para las distintas actividades de los sectores de la organización.
- Herramienta ideal para la motivación de los empleados.
- Facilita el conocimiento de toda la operatoria de la organización.
Presupuesto Financiero
Está integrado por las estimaciones de ingresos por los egresos de fondo y las necesidades de crédito para lograr su equilibrio. Se puede considerar como un subproducto del presupuesto integral. El presupuesto de efectivo nos muestra el momento oportuno y el valor de los flujos de ingresos/egresos esperados. Toda la información se combina teniendo en cuenta los valores y las fechas en que se concretarán las cobranzas de las cuentas por cobrar o los programas de pagos de todas las obligaciones. Muestra el flujo de fondos a través de los movimientos de caja, que es obtenido como un subproducto del presupuesto económico y balance proyectado. Con la información que brinda, el AF estará en una mejor situación para determinar la necesidad futura del efectivo de la empresa, planear el financiamiento de estas necesidades y controlar el efectivo y liquidez de la empresa.
Ventajas que Brinda el Presupuesto Financiero
- Indica con anticipación los excedentes o faltantes de fondo.
- Muestra la situación de probables disponibilidades como consecuencia de las proyecciones efectuadas.
- Permite una utilización más eficiente de las disponibilidades como consecuencia de las proyecciones efectuadas.
- Detecta cuándo es conveniente recurrir a la obtención de préstamos y cuándo sería factible su devolución.
- Facilita el descubrimiento de disponibilidades inactivas que podrían convertirse.
- Se constituye en la herramienta más idónea para el control permanente del efectivo.
- Constituye un elemento sólido y/o requerimiento que solicitan los bancos para la obtención de créditos.