OPERACIONALES O ESPECÍFICAS
– Se establecen en niveles o secciones más específicas de la empresa, se refieren a actividades más detalladas e invariablemente son a corto plazo. Se determinan en función de los objetivos departamentales y obviamente de los generales.
Los objetivos operacionales pueden ser:
A)
SECCIONALES
– Cuando se refieren a una sección o grupo. Ejemplo; VENDER MEDIO MILLÓN DE PESOS SEMANALES DEL PRODUCTO X POR MEDIO DEL GRUPO DE VENTAS DE LA ZONA CENTRO.
B)
INDIVIDUALES
– Son metas personales. Ejemplo; CADA VENDEDOR ADSCRITO A LA SECCIÓN Y VENDERÁ DIARIAMENTE CIEN CAJAS DE LAS VÁLVULAS «JGM».
POLiTICAS
Las políticas son guías para orientar la acción; son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algún problema que se repite una y otra vez dentro de una organización.
En este sentido, las políticas son criterios generales de ejecución que auxilian al logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias.
Clasificación de las políticas
ESTRATÉGICAS O GENERALES
Se formulan a nivel de alta gerencia y su función es establecer y emitir lineamientos que guíen a la empresa como una unidad integrada. Ejemplo: «LOS EMPLEADOS QUE LABORAN EN LA EMPRESA TENDRÁN LA POSIBILIDAD DE ASCENDER DE PUESTO, DE ACUERDO CON SU EFICIENCIA Y ANTIGÜEDAD».
TÁCTICAS O DEPARTAMENTALES
Son lineamientos específicos que se refieren a cada departamento. Ejemplo: «EL DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN DETERMINARA LOS TURNOS DE TRABAJO CONFORME A SUS NECESIDADES, SIGUIENDO LAS DISPOSICIONES LEGALES».
OPERATIVAS O ESPECÍFICAS
Se aplican principalmente en las decisiones que tienen que ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento. Ejemplo: «SECCIÓN DE TORNOS; DE OCURRIR UNA FALLA EN EL EQUIPO, ES CONVENIENTE REPORTARLA INMEDIATAMENTE AL SUPERVISOR EN TURNO O EN SU CASO, AL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO».
Las políticas, no interesando su nivel, deben estar interrelacionadas y contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa; asimismo, su redacción debe ser clara, accesible y de contenido realista, de tal forma que su interpretación sea uniforme.
En cuanto a su origen, las políticas pueden ser:
Externas
Cuando se originan por factores externos a la empresa; como la competencia, el gobierno, los sindicatos, los proveedores, los clientes, etc.
Consultadas
Normalmente dentro de una empresa existen actos esporádicos que dan lugar a que el personal tenga que recurrir a su jefe inmediato para poder solucionar algún problema, originándose así éstas políticas.
Formuladas
Son emitidas por diversos niveles superiores, con el propósito de guiar la correcta acción y decisión del personal en sus actividades.
Implícitas
En las actividades diarias de una empresa, el personal se enfrenta a situaciones de decisión en donde no existe una política previamente establecida, lo que origina ciertos lineamientos que sin estar escritos, se aceptan por costumbre en la organización. Ejemplo: «UNA EMPRESA NO HA DETERMINADO CUAL SERA EL LIMITE DE ENTRADA DE SU PERSONAL, Y A ESTE SE LE ACEPTA HASTA CON 15 MINUTOS DE RETRASO».
PROGRAMAS
Son un esquema en donde se establece la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.
Clasificación de los programas
Tácticos
Son aquellos que se establecen únicamente para un área de actividad, su función consiste en establecer el programa, asi como de coordinar y supervisar que se realice de acuerdo con lo establecido.
Operativos
Son aquellos que se establecen en cada una de las unidades o secciones de las que consta un área de actividad, siendo más específico que el táctico.
PRESUPUESTOS
Los presupuestos son programas en los que se les asignan cifras a las actividades; implican una estimación de capital, de los costos, de los ingresos, y de las unidades o productos requeridos para lograr los objetivos.
Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a través de ellos se proyectan en forma cuantificada, los elementos que necesita la empresa para cumplir con sus objetivos. Sus principales finalidades consisten en determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos, a la vez que controlar las actividades de la organización en términos financieros.
Clasificación de los presupuestos
En relación con el nivel jerárquico:
Estratégicos o corporativos
Cuando se establecen en el más alto nivel jerárquico de la empresa y determinan la asignación de recursos de toda la organización. Ejemplo; EL PRESUPUESTO DE RESULTADOS.
Tácticos o departamentales
Aquellos que son formulados para cada una de las áreas de actividad de la empresa. Ejemplo; PRESUPUESTO DE VENTAS.
Operativos
Se calculan para secciones de los departamentos. Ejemplo; PRESUPUESTO DE LA SECCIÓN DE MANTENIMIENTO.
Por la forma en que se calculan:
Fijos o rígidos
Cuando se estiman las diferentes operaciones con base en metas definidas de operación.
Flexibles
En estos se hacen cálculos a distintos niveles de operación, lo que permite conocer los resultados en diversas situaciones, sin necesidad de hacer cálculos sobre la marcha.
Por programas
Se calculan con base en programas de cada una de las áreas de la empresa, para que la distribución de los recursos se dirija a las actividades que reditúen mayores beneficios.
Por su utilización:
Presupuestos de operación
Que abarcan presupuestos de ventas, compras, producción, mano de obra, gastos diversos, etc.
Presupuestos de capital
Que comprenden los presupuestos de inversiones capitalizables que realiza la empresa, y de activos fijos tales como maquinaria y equipo, edificios y construcciones, mobiliario, etc.
Presupuesto financiero
En el se contemplan; balance, estado de resultados, flujo de caja, etc.
PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y específicas; se establecen de acuerdo con la situación de cada empresa, de su estructura organizacional, clase de producto, turnos de trabajo, disponibilidad de equipo y material, incentivos, etc.
Los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.
No indica la manera de realizarse, pues de eso se encargan los métodos, mismos que van implícitos en el procedimiento.
Tanto los procedimientos como los métodos están íntimamente relacionados, ya que los primeros determinan el orden cronológico que se debe seguir en una serie de actividades, y los segundos indican como efectuar dichas actividades, por tanto, los métodos son parte de los procedimientos.
Ejemplo: PROCEDIMIENTO PARA LA FABRICACIÓN DE UN SOPORTE DE MOTOR.1. Corte de lámina.
2. Doblez de lámina.3. Embutido de tornillos.4. Fosfatizado de estas piezas.5. Preparación de gomas.6. Rebabeo.7. Ensamble.8. Pintura y acabado.9. Almacenamiento.
Los métodos indicarían la forma de realizar el corte y el doblez de la lámina, la manera de llevar a cabo el fosfatizado, el modo de realizar el ensamble, etc.
INVESTIGACIÓN
Es un proceso que, mediante la aplicación del método científico, procura obtener información relevante y fidedigna, con el fin de aplicar, describir y predecir la conducta de los fenómenos.
La investigación es trascendental en la planeación, ya que proporciona información a las etapas de la misma para que se lleven a cabo racionalmente. El considerarla en esta etapa del proceso administrativo no excluye su existencia en las demás; aunque se utiliza más al planear por ser una actividad netamente intelectual.
Etapas de la investigación
Definición del problema
En esta fase se determina y analiza el problema que se desea resolver, la no definición exacta del problema implica esfuerzos inútiles y pérdidas innecesarias.
Obtención de información
Consiste en recopilar el mayor número posible de datos a fin de visualizar el problema y proponer su posible solución. La obtención de información se realiza a través de las siguientes técnicas:
A)
Observación
Esta técnica no se limita sólo a la observación de hechos, sino que también puede ser: de tipo documental, cuando se refiere al análisis de registros, informes, estadísticas; de laboratorio; de conductas.
B)
Experimentación
Consiste en la reproducción de un hecho o un fenómeno con el fin de observar sus características y modificarlas a voluntad.
C)
Encuesta
Es la recopilación de datos a través de la aplicación de cuestionarios y de la entrevista.
D)
Muestreo
Es la aplicación de técnicas probabilísticas a una parte de la población o universo, para determinar resultados representativos o comunes.
Determinación de hipótesis
Es la proposición o respuesta tentativa que se establece como solución de un problema, misma que debe ser sometida a prueba para determinar su efectividad.
Comprobación o desaprobación de la hipótesis
Consiste en someter a prueba la hipótesis mediante la aplicación de las técnicas anteriormente enunciadas, a fin de comprobar su validez o rechazarla.
Presentación del informe
Una vez comprobada la hipótesis, se procede a elaborar un informe de resultados, de tal manera que, con base en el análisis del mismo, se cuente con bases para la toma de decisiones.