EL FLUJOGRAMA O DIAGRAMA DE FLUJO consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos relaciones de todo tipo, por medio de símbolos. Expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento estableciendo su secuencia cronológica IMPORTANCIA es de vital importancia dentro de las org. Debido a que permite la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución de trabajo esta equilibrada, es decir bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otras trabajan con mucha holgura CARACTERISTICAS sintética:
La representación que se hagade un sistema o proceso deberá quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola simbolizada:
La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas y repetitivas.
De forma visible a un sistema o proceso:
los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas.
TIPOS SEGÚN SU FORMA formato vertical
En el flujo o la secuencia de las operaciones va de arriba hacia abajo, lista ordenada de operaciones de u proceso con toda la información que se considere necesaria formato horizontal:
En el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.
Formato panorámico
El proceso entero esta representad en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápidamente que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión aun para las personas no familiarizadas.
OTROS CONCEPTOS dirección de flujo:
Indica la secuencia de la inf. Y se utiliza para unir símbolos, según sea su flujo.
El círculo
Significa una operación (una etapa o una subdivisión del proceso.
La flecha
O pequeño círculo corresponde a u transporte o tarea que debe llevar algo de un lugar a otro.
El cuadro
Significa una inspección o control ya sea de cantidad o de realidad ejemplo: verificación de una firma.
La letra d
Representa un retraso ya sea por congestionamiento, distancia oespera de alguna provisión por parte de otra persona.
El triangulo
Con el vértice hacia abajo o hacia arriba representa una interrupción casi definitiva o muy prolongada
. PRINCIPIO O TERMINACION DEL DIAGRAMA
Este símbolo representa tanto la disponibilidad de la información para su procesamiento (entrada) como la mención de que la información ya ha sido procesada.
ACTIVIDAD U OPERACIÓN
Se utiliza siempre que una actividad o grupo de ellas tengan como objetivo un cambio, ya sea en el valor, o forma de la información CONECTOR:
Este símbolo se utiliza para las condiciones físicas de nuestro diagrama obligue a interrumpir el graficado de la información que se tiene y deba seguirse el diagrama en oro lugar.
DOCUMENTO
Es el símbolo q se utilizara cuando se desee representar un documento cualquiera, pude ser una forma, una ficha, un control un listado etc.
TRANSFERENCIA
Este símbolo se utiliza cuando en el flujo del sistema interviene otra sección o departamento que no sea el estudiado siempre y cuando nos interesen los pasos que se realizan en ese lugar.
PROCEDIMIENTOS
: conjunto de acciones que tienen que realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mimas circunstancias, consisten en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral por lo tanto se garantiza la disminución de errores.
OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
1) uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. 2) facilitar las labores de auditoría 3) simplificar la responsabilidad por fallas o errores 4) reducir los costos al aumentar la eficiencia general además de otras ventajas adicionales.
IMPORTANCIA DE LOS PROCEDIMIENTOS
Es importante ya que los procedimientos a todo lo largo de una organización aunque como seria de esperar se vuelven cada vez más rigurosos en los niveles bajos más que todo por la necesidad de un control riguroso para detallar la acción de los trabajos rutinarios llega a tener una mayor eficiencia cuando se ordenen de un solo modo.
ELEMENTOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
1) ligar y fecha de elaboración 2) numero de revisión 3) unidades responsables de revisión o autorización 4) índice o contenido: relación de los capítulos que forman parte del documento. 5) introducción: exposición sobre el documento, su contenido, objeto, área de aplicación e importancia de su revisión y actualización 6) aéreas de aplicación o alcance de los procedimientos. 7) políticas o normas de operación: facilita la cobertura de responsabilidades que participan en los procedimientos.
INGRESO DE DATOS
Es un sistema contable se realiza a través de un comprobante de diario contiene dos o más registros, sean débitos o créditos.
Validación de datos
Verificar que los datos ingresados cumplan con ciertos parámetros de control.
Actualización de registros
Traspaso de movimientos del libro diario al libro mayor.
Emisión de reportes
Procesar la información con el detalle que se requiera.
Manuales
Este implica que los registros en los realizados, sean conformados o validados a través de un ingreso de datos en un terminal de captura de datos.
Mecanizados
Esto implica que se debe utilizar un medio de almacenamiento magnético para poder transferir los registros contenidos en los comprobantes de diario, se utiliza sobe todo cuando las localidades físicas de una empresa requiere que se centralice la información.
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de operaciones que realiza la empresa con los libros de la contabilidad.
BENEFICIO DE LOS PROCEDIMIENTOS
+ aumento del rendimiento laboral + permite adaptar las mejores situaciones para los problemas + contribuye a llevar una buena coordinación en las actividades.
CARACTERISTICAS DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES + son la base del desarrollo operacional contable + su lenguaje debe ser sencillo y claro para el uso de las terceras personas + son flexibles GRAFICACION DE LOS PROCEDIMIENTOS:
Facilita la comunicación, la ejecución y el análisis d los mismos, así como la detención de mejoras.
MANUAL DE NORMAS Y PROCED CONTABLES
+ detalla todos y cada uno de los procedimientos contables + especifica los asientos contables que se realizan en determinado procedimiento + determina como, cuando y porque aplicar una cuenta contable en una transacción.