Mapeo de procesos
Es la diagramación de los diferentes procesos realizados dentro de una empresa o sistema, en forma simple y lógica, buscando la integración total y la mejora continua.
Beneficios del Mapeo de Procesos
*Provee una visión global.
*Muestra las relaciones y los roles.
*Ayuda a explicar el proceso.
*Ayuda a la estandarización del proceso.
*Permite identificar los procedimientos e instrucciones de trabajo que se requiere documentar.
*Ayuda a simplificar las actividades del proceso, pues facilita la identificación de complejidades innecesarias o repetición de tareas. *Detectar áreas de mejoras en los procesos actuales y buscar sus soluciones.
Pasos para el Mapeo de Procesos
1. Identificar los principales resultados de la Organización o proceso (salidas).2. Identificar a los clientes inmediatos (internos o externos).
3. Identificar los principales insumos que requiere el proceso para producir cada uno de los resultados.
4. Identificar la procedencia de los insumos (suministradores).
5. Identificar las principales etapas del proceso (subproceso)
6. Gestionar las etapas con el enfoque a procesos.
7. Identificar las interacciones entre cada etapa.
8. Identificar los procedimientos a documentar por cada etapa del proceso.
9. Establecer objetivos para cada proceso e indicadores numéricos que indiquen lo lejos o lo cerca de cumplir con los objetivos.
10. Definir al dueño del proceso y de cada etapa, para asegurar su correcta implementación.
Principales Motivos para Mapear y Rediseñar Procesos
1).Reducir costos 84% 2).Mejorar la calidad 79%
3).Incrementar velocidad (throuhgput) 62%
4).Enfrentar a la competencia 50%
5).Cambiar la cultura organizacional 35%
6).Otros 9%
Beneficios Generales del Rediseño de Procesos
Incrementar la calidad y la creación de valor, a través de:
1) Aplicación de mejores prácticas. 2). Simplificación y estandarización de operaciones. 3). Integración de procesos independientes. 4) .Dar visibilidad a la operación total. 5). Compartir visión de negocios. 6).Fomentar la co-operación y trabajo en equipo
Objetivos del Rediseño de Procesos
*Mejorar la Calidad de los Procesos del SGC. *Aumentar la asertividad de la demanda. *Mejorar la sincronización de la producción. *Optimizar los niveles de inventarios.* Reducir los ciclos de pedido-facturación-entrega-cobranza.* Mejorar el nivel de servicio al cliente.* Evitar perder ventas por falta de producto. *Optimizar el costo de fletes foráneos y locales.* Mejorar el nivel de la cobranza.* Reducir gastos de administración.* Evitar reproceso de administración (devoluciones y rechazos).* Optimizar los niveles de la plantilla de personal.
Herramientas para el Mapeo de Procesos:
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Las herramientas para el mapeo de procesos se pueden dividir en 4 categorías
Diagramas de Flujo Simples./*IDEF (Integrated Computer Aided Definition). /*Software para el Mapeo./*Simulaciones.
Diagramar
Secuencia de actividades que forman el proceso.
1.Símbolos fáciles para representar operaciones
2. Trazar el diagrama de flujo del proceso, indicando los pasos que éste sigue actualmente.
3. Trazar un diagrama de flujo del proceso, indicando los pasos que debería seguir si todo trabaja correctamente.
4. Comparar los diagramas para encontrar diferencias, ya que ahí es donde radica el problema.
Diagramas de Flujo Simples
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El uso de diagramas de flujo simples es un buen comienzo para analizar procesos y comunicar el proceso al equipo (no detallado).
vA mano: Brownpaper, Post-its.
vSoftware:
Micrografxs, ABC, Snapgraphics, SW, VISIO.
IDEF (Integrated Computer Aided Definition)
*Análisis estructurado que incluye la jerarquía del proceso como parte fundamental del mapeo. Consiste de diagramas, texto y glosario.
Enfoque de Sistema
*Podemos definir simplemente un sistema como un conjunto de elementos que interactúan con un objetivo común.Todo sistema esta integrado por objetos o unidades agrupadas de tal manera que, constituya un todo lógico y funcional, que es mayor que la suma de esas unidades.
*Una empresa de negocios es un sistema, sus partes están representadas por las funciones de mercadotecnia, operaciones, finanzas, etc., pero la empresa como sistema puede lograr mayores logros como un todo que los que podría realizar cada una de sus partes individuales.
*Una sola función no es capaz de producir algo por sí misma.
*Una empresa no puede vender el producto que no puede elaborar. No sirve de nada fabricar un producto que no puede venderse.
*Cuando las diversas partes de un sistema trabajan en conjunto, se obtiene un efecto sinergético en el cual el producto del sistema es mayor que la suma de las contribuciones individuales de sus partes.
El Enfoque de Sistemas
Es un esquema metodológico que sirve como guía para la solución de problemas, en especial hacia aquellos que surgen en la dirección o administración de un sistema, al existir una discrepancia entre lo que se tiene y lo que se desea, su problemática, sus componentes y su solución.
*El enfoque de sistemas son las actividades que determinan un objetivo general y la justificación de cada uno de los subsistemas, las medidas de actuación y estándares en términos del objetivo general, el conjunto completo de subsistemas y sus planes para un problema específico.
*El enfoque de sistemas tiene como propósito hacer frente a los problemas cada vez más complejos que plantean la tecnología y las organizaciones modernas, problemas que por su naturaleza rebasan nuestra intuición y para lo que es fundamental comprender su estructura y proceso (subsistema, relaciones, restricciones del medio ambiente, etc.).
*Dentro de la organización existen distintos subsistemas que se interrelacionan entre sí. Ellos son:
Subsistema de Gestión*
Estilos de liderazgo. *Diseño de tareas y funciones.*Control.
Subsistema Cultural*
Valores*Comportamientos *Creencias
Subsistema de Tecnología*
Tecnologías *Métodos
Subsistema Estructural*
Procedimientos *Reglas üRelaciones
Subsistema Estratégico *
Misión*Visión *Políticas
Proceso de Solución de Problemas:
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Cuando dentro de una organización se presenta un problema, cualquiera que éste fuera para poder solucionarlo precisamos una serie de pasos.
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Problema
Conjunto de hechos o circunstancias que dificultan la consecución de algún fin*Los pasos son:
1).Identificación y selección del problema. 2).Análisis del problema (identificación de causas, recopilación de información). 3).Generaciones de soluciones potenciales. 4).Selección y planificación de la solución. 5).Aplicación de la solución. 6).Evaluación de la solución.
Identificación y Selección del Problema
*Este paso es uno de los más complejos en la preparación de un estudio y análisis de información, ya que la cantidad de variables interrelacionadas que influyen sobre el contexto son varias.*Una precisa y clara definición es primordial para obtener el análisis deseado y para esto es necesario redactar y analizar toda la información disponible.
Análisis del Problema:
*Confirmar la existencia del problema.
*Identificado y seleccionado el problema, el grupo procede a la identificación de la causa principal del mismo.
*La veracidad que puedan aportar los datos es fundamental ya que en él se sustenta el proceso de la solución del problema.
*Para realizar el análisis del problema se debe seguir el siguiente procedimiento:
*Implica la identificación y recolección de datos para confirmar que el problema es real.
*Estos mismos datos pueden indicar cuando y donde el problema es más grave.
*Identificación de las causas potenciales.
Por ejemplo:
*Diagrama Causa-Efecto: permite identificar y poner de manifiesto todas las causas potenciales que están contribuyendo a la existencia del problema en consideración.
Generación de Soluciones Potenciales:
*En este paso el grupo se dedica a la generación de posibles vías de solución.
*Esta búsqueda de soluciones debe comenzar revisando la definición del problema, su condición deseada y las causas claves que lo determinan.
*Para la generación potencial de soluciones se pueden emplear métodos de consulta individual y colectiva haciendo uso de instrumentos como: Encuesta, Mesa Redonda y otros..
Selección y Planificación de la Solución:
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En esta fase el grupo debe decidir cuál del conjunto de soluciones generadas para la solución del problema constituye la óptima para lo que debe sopesar las ventajas y desventajas de cada una.
*Durante el proceso de planificación de la solución es necesaria la anticipación a los posibles obstáculos que se nos pueden llegar a presentar en la puesta en práctica de la misma.
*Para prevenir posibles obstáculos que puedan llegar a presentarse durante la ejecución de la solución es conveniente la elaboración de un plan de contingencia para reducir al máximo los riesgos de la decisión a tomar.
Algunas pautas para la elaboración de dicho plan:
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Problemas específicos que pueden aparecer.
*Impacto que pueden producir los nuevos planes.
*Posibles acciones para evitar que ocurran esos problemas.
*Los planes de contingencia deben ser elaborados para hacer frente tanto a los cambios adversos como a los favorables.
*La planificación de la solución debe incluir la asignación de responsabilidades y el establecimiento de fechas para su ejecución.
Aplicación de la Solución:
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Durante el trayecto del planeamiento y la puesta en práctica de la solución es donde generalmente fracasan muchas aparentes buenas soluciones.
Para poder evitar esto es recomendable realizar el siguiente procedimiento:
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Comunicar la solución a los implicados.
*Las personas que están relacionadas con la implantación de las medidas deben estar conscientes de los cambios que se realizarán mediante la implantación de dicha solución, de lo contrario es probable que el plan fracase.
*Lograr un compromiso por parte de los implicados.
*Lograr un compromiso por parte del máximo directivo.
*Actualización del plan.
*Si los planes de solución requieren de la introducción de algún cambio de importancia, será necesaria su actualización ya que si no se hace se corre el riesgo de no lograr su propósito original.
*Ejecutar los planes de contingencia.
*Si la aplicación de la solución se ha dividido en fases sucesivas y la fase 1 tomó menos tiempo del esperado, se debe adelantar la fase 2y si ocurre lo contrario se debe atrasar.
Evaluación de la Solución:
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En esta etapa se cierra el círculo del proceso de solución de problemas mediante la evaluación de los resultados por lo que el objetivo de este paso es que el grupo conozca con qué eficiencia la solución implantada resolvió el problema y verificar si hay nuevos problemas creados por las soluciones. üEsta etapa culmina dando lugar a un nuevo ciclo del proceso de solución de problemas.