LOS MAPAS:
Si durante la presentación es preciso comentar algo acerca de lugares geográficos desconocidos, es conveniente utilizar un mapa o el power point para ir escribiendo los nombres de los puntos uno a uno, con lo que se evitará que la audiencia se distraiga con otros lugares de los que todavía no se ha hablado.
LOS GRÁFICOS ORGANIZATIVOS
Otra forma de mapa es el gráfico organizativo. Éste puede ser muy útil para la audiencia porque explicar en lo abstracto cómo encajan ciertas partes de una organización no siempre es fácil. Es muy importante que estos gráficos sean lo más claros y simples posible.
LOS DIAGRAMAS Y LOS ORGANIGRAMAS:
Cuando se trata de comentar estructuras complejas, modelos de procesos o teóricos, los diagramas y los organigramas entran en acción, pero, igual que ocurre con los gráficos organizativos, éstos tienen que ser simples.
-LOS GRÁFICOS:
Muchas presentaciones incluyen explicaciones sobre información numérica o financiera que suelen ir acompañadas de diapositivas con tablas de números. Si las diapositivas con textos invitan a la audiencia a leer y escuchar al mismo tiempo, las diapositivas con cifras la invitan a hacer cálculos mentales al mismo tiempo que a escuchar. Pero para lo que más se emplean los números en las presentaciones es para mostrar tendencias, relaciones y proporciones cuando éstas estarían mejor representadas a través de gráficos. Los gráficos, los diagramas de barras y los diagramas circulares son mejor recibidos por la audiencia que las tablas de números, pero sólo si son simples y se explican mientras se van presentando. Es importante que las líneas de los gráficos sean gruesas y de colores fuertes.
LOS DIAGRAMAS DE BARRAS:
Las audiencias suelen reaccionar positivamente a los diagramas de barras cuando se trata de comentar información numérica. Es importante no obstante, explicar siempre con claridad qué representan los ejes, las barras y los colores.
EL DIAGRAMA CIRCULAR:
Las proporciones suelen ilustrarse mejor con este tipo de diagramas. Hay que procurar no caer en la tentación de dividir las proporciones en tantos segmentos que acabe siendo demasiado complicado para la audiencia.
LAS DIAPOSITIVAS EN BLANCO: UNA EXCEPCIÓN NO VISUAL:
Lo cierto es que pocos temas son propicios para estar continuamente mostrando una diapositiva tras otra y por eso vemos muchas veces oradores que dejan la misma diapositiva durante mucho tiempo en la pantalla, en cuyo caso se convierte en una distracción potencial. La mejor solución consiste en insertar una diapositiva en blanco en esos momentos en los que lo que haya que decir no precise un apoyo visual. Lo que se suele hacer es insertar una diapositiva que no tenga más que el logo corporativo o alguna otra imagen. Las diapositivas en blanco son también útiles al principio y final de las presentaciones.
EL REPARTO DE FOLLETOS O IMPRESOS: UNA EXCEPCIÓN TEXTUAL:
El material de apoyo y las transcripciones escritas permiten a la gente ver y entender lo que se explica. Dos temores asociados al material impreso son que todos empiecen a leerlos inmediatamente y que la pérdida de contacto ocular lleve que la audiencia se distraiga y deje de escuchar. Una solución es no repartir el material hasta que no vaya a hablarse de él. En cuanto tengan la copia en sus manos, habrá que ser rápido para tomar el control.
IV VENTAJAS E INCONVENIENTES DEL POWER POINT
VENTAJAS DEL POWER POINT
Imágenes: es extremadamente fácil incorporar fotografías y otro tipo de imágenes
Gráficos: ofrece un gran campo para producir gráficos, cuadros y diagramas, así como otros tipos de material pictórico que la audiencia encuentra útil.
Combinaciones: la capacidad de incluir puntos y cuadros animados nos permite simular algunas de las ventajas del método de la pizarra
Cambio de diapositivas: poder cambiar de diapositivas simplemente apretando un botón hace que las transiciones sean más suaves que cuando se hacían con el retroproyector.
-DESVENTAJAS DEL POWER POINT
La tendencia a dar demasiados detalles: muchas de las plantillas son demasiado detalladas y utilizan fuentes demasiado pequeñas para ser vistas a cierta distancia
La tendencia a las listas: una alta proporción de las plantillas anima a los usuarios a producir listas de puntos
La tendencia contra las combinaciones: sólo uno de los 23 modelos de presentaciones utiliza la función de combinar
La tendencia contra las imágenes y los gráficos: La mayoría de los modelos de presentación no incluye imágenes y tan sólo el 6% contiene gráficos, diagramas y cuadros, muchos de los cuales son demasiado confusos para ser efectivos
La tendencia contra el cambio: fomenta el modelo estándar de presentación de la industria a pesar del hecho de que las funciones visuales y dinámicas del power point tienen más posibilidades de generar diapositivas atractivas para la audiencia. Para aprovechar al máximo el power point hay que aprender a utilizar estas funciones y adaptar las plantillas.