Licitación o propuesta:
Concurso mediante el cual se solicita a proponentes autorizados cotizaciones para la ejecución de una obra, de acuerdo a un proyecto aprobado por un Ministerio o por un particular.
oferentes o licitantes son personas naturales o jurídicas interesadas en participar en la licitación presentando su propuesta en base a antecedentes entregados.
Quien se adjudica la licitación es el contratista, el cual es una persona natural o jurídica que, en virtud del contrato asume la obligación de ejecutar una obra material por algunos de los procedimientos contemplados en los reglamentos pertinentes.
Preclasificación de oferentes
Antes del llamado a licitación se deben al menos considerar los siguientes aspectos:
- Predeterminar el número de ofertas a recibir.
- Predeterminar las condiciones mínimas que debe satisfacer el oferente para ser considerado.
- Investigar las condiciones existentes para la inscripción de los contratistas en los organismos oficiales especializados (MOP, MINVU, Municipalidades, etc), de modo de asimilar las exigencias del mandante a las de uno o varios de esos registros. De esta forma el mandante sólo requerirá solicitar el certificado de inscripción vigente en tales registros para comprobar la capacidad de las empresas postulantes evitando que para cada propuesta los contratistas deban recopilar un gran volumen de documentación.
- Confeccionar las bases de preclasificación indicando claramente la capacidad económica y técnica mínima requerida, solicitando copia de la documentación o certificados que avalan el cumplimiento de tales condiciones y exigiendo una declaración formal respecto de la autenticidad de la información proporcionada y de la intención de participar en la propuesta.
- Llamar a inscripción o preclasificación de contratistas indicando:
- descripción de la obra (magnitud y plazos)
- bases de preclasificación.
- Calendario previsto. Plazo para recepción de antecedentes de preclasificación, plazo en que el mandante resolverá las empresas precalificadas, fecha de llamado a licitación,, plazo para estudio de la propuesta, fecha de inicio de trabajos.
- Selección de las empresas que se presentaron a la preclasificación y que cumpliendo con los requisitos mínimos exigidos, se desea invitar a la propuesta.
- Establecer con las empresas preclasificadas un compromiso en cuanto a su efectiva participación en la propuesta.
Llamado a propuesta
Habiéndose cumplido las etapas anteriores, en cuanto a contar con un proyecto completo, y habiéndose determinado el grupo de empresas que participarán en la propuesta, este proceso se ve minimizado y se salva con relativa facilidad cuidando las siguientes etapas:
- Cuidar que todos los proponentes cuenten con la misma información de modo que postulen al trabajo en igualdad de condiciones.
- Establecer un calendario estricto del proceso de licitación en o que se refiere a retiro de bases y antecedentes, plazo para consultas, plazo para respuestas, fecha de apertura o de recepción de ofertas y fecha de adjudicación de la obra.
- Establecer en las bases un plazo mínimo para que una empresa desista de presentar ofertas.
Los documentos que normalmente se ponen a disposición de los proponentes son:
- instrucciones a los proponentes.
- bases generales.
- propuesta o formularios de la propuesta.
- bases especiales.
- especificaciones técnicas.
- planos del proyecto.
- documentos de referencia.
- serie de preguntas y respuestas.
- apéndices.
Adicionalmente se pone a disposición de los proponentes una serie de antecedentes técnicos sobre el terreno o sus accesos, tales como: sondajes, estudios geológicos, caminos, etc. Estos son los llamados documentos de referencia . Estos documentos por lo general no forman parte de la propuesta , sino que se proporcionan a los proponentes para que éstos saquen sus propias conclusiones, sin responsabilidad ni compromiso alguno para el dueño.
DOCUMENTOS PRINCIPALES DE UNA PROPUESTA
Instrucciones a los proponentes
Las instrucciones a los proponentes es un documento destinado a reglamentar las formas y los plazos de que disponen éstos para presentar su oferta. Sus objetivos principales son:
- Que todos los proponentes suministren una información comparable.
- Que todos los proponentes reciban un tratamiento uniforme.
- Que todas las propuestas estén preparadas sobre la misma base.
La información entregada en las instrucciones a los proponentes comprende, entre otras:
- individualización del mandante y su representante oficial durante el proceso.
- Participación en la licitación : se indicará si la propuesta es pública o privada, señalando las condiciones que debe cumplir el proponente para participar.
- Forma de presentar la propuesta: se especificará cómo debe presentarse la propuesta y el número de copias exigidas. Los sobres que normalmente se deben presentar corresponden a uno con la oferta técnica y otro con la oferta económica.
- Apertura de las propuestas: se especificará día, hora y lugar de apertura de las propuestas. Se debe indicar las condiciones y solemnidad del acto de apertura.
- Rechazo de la propuesta: se debe señalar las causales de rechazo de una propuesta y dejar establecido el derecho del dueño a escoger la oferta más conveniente a sus intereses, aunque no sea la de menor precio.
- Método de asignación: se deberá dejar claramente establecida la metodología de asignación de la propuesta.
- Condiciones especiales: si el mandante puede colocar condiciones especiales que van a regir en una determinada propuesta, como por ejemplo, en un determinado proyecto vial urbano, se debe tratar de reducir los impactos a los usuarios durante la etapa de construcción (demoras en los automovilistas, por ejemplo). Estas condiciones se deben reflejar en el método de evaluación y asignación de los proponentes.
- Vigencia de las propuestas: una vez recibidas las propuestas el dueño precisa de un cierto tiempo para tomar su decisión. Por tal motivo debe exigirse que las propuestas sean válidas dentro de un margen aceptable de tiempo.
- Garantías: se debe estipular el monto y las condiciones que deben cumplir la garantía de seriedad de la propuesta y toda garantía que deba presentar el contratista.
Se establecerán las causales para hacer efectivas dichas garantías. - Estudio de la propuesta: se indicarán los aspectos fundamentales que se deben tener presentes en el estudio de la propuesta.
- Preparación de la propuesta: se indicará cómo es el formulario de la propuesta e incluirá todas aquellas instrucciones que se estimen necesarias para obtener uniformidad en la presentación de antecedentes por parte de los proponentes.
- Serie de preguntas y respuestas: se indicará como opera este mecanismo para aclarar cualquier duda que tengan los proponentes. En general, es conveniente que os proponentes realicen sus consultas por escrito y dentro de un plazo establecido. El mandante analiza todas ellas y las responde todas por escrito a todos los proponentes, hayan o no realizado alguna pregunta.
2. Bases generales
Las bases generales contienen todas aquellas cláusulas que están destinadas a definir conceptos, fijar atribuciones, determinar procedimientos, delimitar responsabilidades, y, en general, contiene todas aquellas cláusulas de carácter diferente a las que se incluyen en las especificaciones técnicas y planos del contrato.
Las cláusulas principales o más representativas incluidas en las bases generales se refieren a las siguientes materias:
- Alcance de los trabajos a ser efectuados.
- Modelo de contrato a suscribir.
- Normas jurídicas a acatar durante la construcción.
- Definición de términos utilizados en los documentos del contrato.
- Garantías que se exigirán.
- Plazo total de la obra y plazos parciales, si existen.
- Sistema de inspección que se implantará y sus atribuciones.
- Mecanismos de comunicación oficial entre contratista y mandante.
- Bases de medición y de pago que regirán para un finiquito anticipado, ya sea
de común acuerdo o por decisión de una de las partes.
- Sistema de reajuste que se utilizará (si procede)
- Condiciones que regirán para un finiquito anticipado, ya sea de común acuerdo o
por decisión de una de las partes.
- Sistema de recepción de las obras.
- Multas, sanciones o premios aplicables, de acuerdo a las diversas circunstancias.
- Sistema de pago de derechos, permisos, impuestos y otros.
Existen dos tendencias bien marcadas en cuanto a la forma de preparar las bases generales. Una de ellas señala que éstas deben prepararse especialmente para cada contrato y la otra es partidaria que las bases generales sean un documento impreso y común para todas las obras, es decir, deben estar normalizadas, para una empresa que normalmente está llamando a propuestas.
3. Bases especiales
Las bases especiales sólo deben emplearse cuando las bases generales están impresas. Como su nombre lo señala, las cláusulas que la componen son propias de la obra y, por lo tanto, han quedado al margen de las bases generales impresas que son aplicables a cualquier tipo de obra. En muchos casos las bases especiales modifican o adaptan algunas cláusulas de las bases generales.
Formulario de la propuesta
La propuesta normalmente será presentada en un formulario especial que formará parte de los documentos de la propuesta. Normalmente este formulario viene casi completamente lleno por el mandante, dejando al contratista los precios unitarios (PU) y el total. Ejemplo:
El objetivo que se persigue al preparar el formulario es asegurarse que la totalidad de las propuestas se presentarán de acuerdo a una misma base. De este modo se evitarán incertidumbres, se conocerá a qué se compromete cada proponente y será fácil hacer comparaciones. Si no se tiene una información uniforme de todas las propuestas es factible que se produzcan errores y malos entendidos, que pueden derivar, inclusive, en litigios judiciales.
Debe establecerse que la propuesta solo podrá presentarse en los formularios entregados y que se deben llenar estrictamente de acuerdo a lo señalado en las instrucciones a los proponentes.
Además de la cotización, este formulario debe contener la siguiente información:
– Nombre del proponente.
– Dirección.
– Plazo de ejecución.
– Garantía de seriedad de la propuesta.
– Anticipo que precisa y su forma de pago.
– Declaración del proponente que ha cumplido ciertas condiciones de realización
previa a la presentación de propuesta. Por ejemplo: visita a terreno.
– Declaración del proponente que acepta algunas condiciones impuestas en los
documentos de la propuesta.