Clinic
Utilizado en actividades de formación y de entrenamiento de todo tipo de equipos. En un clinic se dan instrucciones en temas específicos que se utilizan con pequeños grupos que interactúan unos con otros, provocan intercambio de ideas y experiencias. Se escenifican casos de estudio previamente elegidos por quienes los organizan, con la intención de conseguir sus objetivos de formación en grupos reducidos, en el menor tiempo posibl
Conferencia
El concepto de conferencia lo usamos para eventos con temas técnicos o científicos o para referirse a temas de cierto nivel fuera de lo habitual. Para diferenciar convencíón de conferencia, comentaremos que hay más discusión en una conferencia que en una convencíón y que en una conferencia podemos encontrarnos, por ejemplo, con un Comité Técnico, un Comité Científico y un Comité Ejecutivo, para los que habrá que preparar espacios de trabajo, que rara vez encontraremos en una convencíón.
Convencíón
Este tipo de evento reúne a los asistentes por diferentes motivos y llevan a cabo una sesíón general que habitualmente va acompañada de pequeñas reuniones suplementarias antes y después del evento principal. La sesíón general requiere el uso de una sala grande o auditórium para el grupo completo.
Las reuniones complementarias que se generan se dedican a resolver problemas en pequeños grupos y usan un reducido número de salas más pequeñas, o habitaciones del hotel que estén adaptadas a ese fin. Las convenciones pueden o no conllevar feria o exposición. Muchas convenciones tienen un ciclo repetitivo, siendo el más habitual un ciclo anual.
Exposiciones
Nos indican un evento sostenido o incluido dentro de otro tipo de reuníón, como podría ser una convencíón. El formato exposición se usa para mostrar mercancías o servicios, y tiene una audiencia asegurada puesto que está incluido como parte de una convencíón.
Feria
Lo utilizamos para describir una demostración que se lleve a cabo para su propio motivo. Pueden organizarse de forma que incluyan o no un programa con otros eventos complementarios.Muchas ferias industriales, profesionale y cientíricas no se abren al público, son solo para profesionales. Muchos de estos tipos de ferias están dedicados a atraer clientela local y en esos casos no se generarán ventas de habitaciones en los hoteles. Sin embargo, el concepto de feria profesional es muy atractivo paara quienes planifican reuniones, ya que parte de los costes de la reuníón pueden ser sufragados o compensados con las ventas generadas por los expositores.
Fórum
Reuníón que ofrece la posibilidad de discusiones que vayan hacia delante y/o hacia atrás, dentro de la propia marcha organizativa del evento, llevada habitualmente por miembros de una mesa o de un jurado, por panelistas o por uno o varios presentadores. En este tipo de eventos se espera que haya un alto índice de participación activa de la audiencia, y que los diferentes puntos de vista formen parte de la problemática a plantear, tanto la de los panelistas (varios intervinientes citados por la organización que hacen sus exposiciones orales desde una mesa o zona destacada) como de la del auditorio. En el fórum, dos o más participantes pueden hacer uso de sus intervenciones para dirigir a la audiciencia en contra del otro punto de vista.Un moderador resumirá los puntos de vista que se generen en la discusión y liderará la misma. En casos de elevada complejidad técnica, será conveniente disponer de un moderador especializado para el buen desarrollo del fórum y un equipo que ayude a redactar el resumen o conclusiones a los que se haya llegado.
Instituto
En un instituto se celebran conferencias, seminarios y talleres dependiendo de la naturaleza de la empresa y de los objetivos a alcanzar. Habitualmente, se organiza por una empresa u organización profesional que ofrece complementos de formación y oportunidades de aprendizaje. El concepto se usa para sugerir varias reuniones sobre el mismo tema. Por ejemplo, una empresa puede ofrecer un instituto con programas de formación continua cada trimestre del año y puede ir dirigiendo tanto a sus propios trabajadores como a personas que no formen parte de su plantilla.
Lectura
Es aún más formal o estructurada que el simpósium. Como forma básica, se usa también la presentación individual, incluso a menudo por parte de un solo experto. En una lectura tendremos que tener en cuenta que puede ser seguida, o no, de preguntas por parte de la audiencia. En caso afirmativo, deberemos tenerlo previsto a nivel de la organización interna, como en el caso del fórum. La atención a prestar, por parte del hotel, a un evento de lectura varía mucho, atendiendo a su extensión o tamaño.
Panel
En un panel se convocan a dos o más ponentes (llamados panelistas) que ofrecen diferentes puntos de vista sobre áreas en las que se entiende que son expertos. Una vez realizadas sus presentaciones se suele abrir el turno de preguntas y hacer participar a los asistentes. Un panel está dirigido por un moderador y puede formar parte de un formato de evento más grande, con otras actividades en el que el panel en cuestión sea una parte, por ejemplo, de un fórum.
Retiro
Se usa generalmente para pequeños grupos. Su localización se centra en lugares apartados, con el propósito de su vinculación a temas financieros, fiscales, médicos, espirituales o simplemente para relajarse, quitarse el estrés y desconectar de todo. Suele conllevar intensivas sesiones que han sido planificadas con anterioridad.
Reuniones
Todos los conceptos que hemos utilizado representan reuniones de algún tipo, forma o manera. Cuando acabe resultando que lo que queremos organizar o en lo que nos hemos visto envueltos no pueda denominarse con ninguno de los ejemplos anteriores, siempre podremos acabar llamándolo, simplemente, reuníón.
Seminario
Casi siempre se organiza bajo la supervisión o el liderazgo de un profesional o experto, que motiva continuamente a los participantes. Implica habitualmente mucha participación, mucha concesión mutua, una gran distribución del conocimiento y la posibilidad de compartir experiencias por parte de todos los asistentes. Este formato se presta a grupos relativamente pequeños, y hay que tener en cuenta que cuando tenga que atender a un mayor número de participantes, debe ser cambiado para pasar a convertirse en un foro o un simposio.
Simposio o simpósium
Es parecido a un fórum, exceptuando que la conducta parece más formar en un simpósidium. Se lleva a cabo tanto por panelistas como por personas que exponen de forma individual. Tanto si es llevado por panelistas como si lo es por intervenciones individuales, el método básico es la presentación oral. En los simpósios, la organización del mismo se ha previsto de forma anticipada, la participación de la audiciencia (personas que forman parte de un auditorio), con la aportación de preguntas a modo de tesis, siendo la participación del auditorio menor que en el «toma y daca» que caracteriza al fórum.
Taller
Requiere que las sesiones generales vayan dirigidas e implique solamente a pequeños grupos de participantes, que se ocupan habitualmente de problemas específicos y concretos. Se usa mucho por directores de formación para mejorar habilidades y capacidades de miembros de las plantillas de sus empresas. Los participantes realmente se entrenan a la vez que comparten nuevos conocimientos, habilidades y formas de resolver problemas. Lo que caracteriza al taller, obviamente, es el que los asistentes están cara a cara, y que se exige mucha participación por parte de todos para conseguir los mejores resultados. Las salas deberán estar preparadas para la intensa participación, tanto a nivel de espacio como de medios.