Concepto de organización
Organizaciónes la combinación de los medios técnicos, humanos y financieros que componen la empresa:
Edificios, máquinas, materiales, personas…, en función de la consecución de un fin, según las distintas interrelaciones y dependencias de los elementos que lo constituyen.
Principios de la organización
-Unidad de objetivo:Todos deben contribuir en la parte que les corresponda a conseguir el objetivo de la empresa.-Alcance de control: hay que determinar el nº más adecuado de personas que un jefe puede dirigir con efectividad.-Unidad de mando: las instrucciones que den 2 o más jefes no pueden entrar en conflicto.-Principio jerárquico: debe existir una línea clara de autoridad formando una cadena jerárquica.-Delegación de autoridad y responsabilidad: asignar tareas asubordinados con libertad y responsabilidad para desempeñarla y ejercer un control.-División del trabajo y especialización: al dividir el trabajo, cada persona realiza tareas más sofisticadas, lo que conduce a la especialización.
La división del trabajo y especialización
Cuando un proceso productivo se compone de varias tareas, éstas pueden ser realizadas por un solo trabajador o por varios, de tal modo que cada uno se especialice en la realización de una tarea concreta de las necesarias. A este proceso se le conoce con elnombre de división del trabajo. La especialización, por tanto, permite aumentar la productividad pero requiere la existencia de un alto grado de coordinación y dependencia entre los individuos.
Delegación centralización y descentralización
Delegar consiste en asignar unatarea a un subordinado, conferirle libertad y responsabilidad para desempeñarla, ycontrolarle para comprobar si la realiza adecuadamente. Es algo necesario en una empresa ya que nadie puede tomar todas las decisiones. La decisión será centralizar, de manera que la mayoría de las decisiones dependan de un poder central situado en la cúspide de la pirámide o descentralizar, es decir, transferir parte de la autoridad a niveles más bajos. Ventajas de la delegación:Se delega en directivos que están más cerca de los problemas, lo que facilita su resolución. Además desarrollan sus capacidades y es una fuente de motivaciónInconvenientes de la delegación: Dificultad de disponer de directivos capacitados.Uso indebido de su autonomía persiguiendo objetivos propios de su ámbito de dirección o incluso personalesRequiere mayor control y coordinación.Descentralizarconsiste en delegar sistemáticamente la autoridad y la consiguiente responsabilidad en todo el ámbitode la organización.
Cuándo conviene descentralizar? (Ventajas de la descentralización)-Para aliviar la carga del nivel directivo superior-Facilitar la diversificación, la diversidad de actividades en la empresa.-Para que las decisiones se puedan tomar en el lugar y nivel más adecuado. (No es lógico que en una empresa mediana o grande, las órdenes de los niveles inferiores se den directamente desde los niveles superiores).¿Cuándo conviene centralizar? (Ventajas de la centralización)-Facilitar la dirección personal, que puede ser un factor decisivo en el caso de pequeñas empresas que acaban de nacer.-En situaciones de emergencia para tomar decisiones de urgencia que afecten a toda o a la mayoría de las partes de la empresa
Organización formal
-Estructura de la empresa perfectamente definida y estable.-Se constituye oficialmente por la empresa.-La relación de los miembros nace por el puesto de trabajo, son relaciones profesionales.-El mando lo ostenta la dirección y los sucesivos jefes según un orden jerárquico. Directivo = jefe-La comunicación podrá ser descendente, ascendente y horizontal y transmite información formal a través de canales también formales.-Persigue maximizar el beneficio empresarial y otros objetivos sociale
Organización informal
-Surge espontáneamente entre los miembros de la empresa.-Los individuos se relacionan por intereses particulares: amistad, protección, deseo de promocionar o desarrollar actividades fuera de la organización…-Existe un líder con una autoridad a veces mayor que la de los jefes oficiales, reconocida por todos en la empresa.-Se crean canales de comunicación informales, por los que, en ocasiones circula más información que a través de la cadena de mando formal.-Buscan objetivos particulares dentro y fuera de la empresa.
El organigrama
El organigrama empresarial es la representación gráfica de la estructuraorganizativa de la empresa. Todo organigrama debe de ser flexible y adaptable, de forma que si haycambios en su empresa, este organigrama se pueda adaptarLa estructura de organización es como una red de comunicación a través dela cual se transmite información. Estas comunicaciones pueden discurrir en dossentidos:-Horizontal, entre posiciones o puntos del mismo nivel de la estructurajerárquica.-Vertical, entre rangos diferentes, bien de información o ascendente, ode mando o control odescendente
Departamentalización
departamentaciónes el proceso que divide y agrupa el trabajo en el proceso de estructuración organizativa.Las divisiones resultantes se denominan departamentosy cada uno tiene asignado un directivo.Principales tipos de departamentación:1.Departamentación funcional: los departamentos se forman por las funciones que cada uno desarrolla en la empresa. En la mayoría de las empresas se aprecian las funciones de: producción, marketing, finanzas, recursos humanos e I+D.2.Departamentación geográfica: los departamentos se forman para satisfacer mejor las necesidades de los clientes en función de los territorios. Ejemplo: dpto.De marketing de la zona norte, centro, etc.3.Departamentación por productos o servicios: los departamentos se forman dependiendo de los distintos tipos de productos que elabora la empresa. Ejemplo:
departamento de producción de rótulos, departamento de producción de luminosos, de producción de vallas publicitarias, etc.4.Departamentación por clientes y por canales de distribución: los departamentos se forman en función de los clientes que tienen y de los intermediarios que utilizan. Ejemplo: departamento de distribución, sección farmacias, sección perfumerías, sección grandes almacenes, etc.5.Departamentación por procesos o maquinaria:los departamentos se forman teniendo en cuenta el proceso productivo en su totalidad y la maquinaria necesaria. Ejemplo: Departamento de producción sección de compras,sección de corte, sección de confección, etc.En la práctica, la mayoría de las empresas utilizan una departamentación combinada.
Dirección de la empresa funciones
Dirigirconsiste en conseguir los objetivos de la empresa mediante la aplicación de los recursosdisponibles. Funciones de la dirección:1.-PLANIFICACIÓN: decidir por anticipado qué se quiere conseguir en el futuro, cómo se va a lograr y cuáles son los recursosque se van a utilizar para lograrlo. Se deben fijar unos objetivos.2.-ORGANIZACIÓN: definir las actividades y tareas que se van a desarrollar, dividir y distribuir el trabajo entre las personas que las van a realizar y determinar las relaciones de autoridad que deben existir entre ellas, con la intención de cumplir los objetivos previstos.3.-DIRECCIÓN: selección, formación y asignación de personas a los distintos puestos de trabajo, así como de los sistemas de incentivos que les sirvan de motivación. Se necesita liderazgo (influencia y poder para conseguir que las personas se identifiquen con los objetivos del grupo y actúen para lograrlos) 4.-CONTROL: verificar que se cumplen los objetivos planificados, identificar las desviaciones si las hubiera y establecer la forma de corregirlas
La planificaciónPlanificar:realizar un plan o proyecto para llegar al estado deseado. Decidir los objetivos hacia los que se encamina la empresa, determinando el camino a seguir, es decir, la acciones.Niveles de planificación:1.-Planificación estratégica: Largo plazo. Objetivos generales, acciones a realizary asignación de recursos2.-Planificación táctica: Medio plazo (6-18 meses). Objetivos más cercanos en el tiempo, derivados de los generales.3.-Planificación operacional: Corto plazo. Se especifican pasos concretos para alcanzar los objetivos