El Proceso de Dirección en la Administración
Proceso de Dirección: Es el tercer proceso administrativo.
Ejecución: La Clave de la Dirección
Ejecución: Es la influencia interpersonal a través de la cual se logra que los subordinados obtengan los propósitos, fines y objetivos de la organización, mediante la supervisión, la comunicación, la motivación y el liderazgo (Robert B. Buchele).
Elementos Clave del Proceso de Dirección
- Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
- Motivación.
- Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados, liderando y comunicación efectiva.
- Supervisión.
- Alcanzar las metas de la organización.
Principios Fundamentales de la Dirección
Armonía del Objetivo o Coordinación de Intereses
La dirección debe encaminarse hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.
Impersonalidad de Mando
Los subordinados y los jefes deben ser conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal.
Supervisión Directa
Apoyo y comunicación del dirigente a sus subordinados.
Vía Jerárquica
Respetar los canales de comunicación.
Resolución del Conflicto
Resolver los problemas al momento en que aparezcan.
Aprovechamiento del Conflicto
El conflicto es un problema que ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.
El Proceso de Dirección lo conforman: La Motivación, El Liderazgo, La Comunicación, La Supervisión, Manejo del estrés y La Negociación.
Componentes Esenciales de la Dirección
La Motivación: Impulso para el Logro
LA MOTIVACIÓN: Son impulsos capaces de provocar y dirigir la conducta de los trabajadores hacia el logro de un propósito, fines u objetivos de la organización, generando sentido de pertenencia del trabajador hacia la institución.
Los Motivadores
Son factores que generan motivación o impulsos que provocan el logro de los propósitos, fines u objetivos de la organización. Son diseñados por los supervisores para lograr la motivación del trabajador y está orientado hacia las necesidades de la persona.
Importancia de la Motivación y de los Motivadores
Buscar crear en el trabajador el sentido de pertenencia hacia la institución.
El Liderazgo: Influencia y Dirección
EL LIDERAZGO: Es el arte, habilidad o poder que tiene una persona para influir en otras personas para que se esfuercen con buena disposición y entusiasmo hacia la consecución de los propósitos, fines u objetivos grupales.
Elementos del Liderazgo
El Líder y Los Seguidores.
NO PUEDE EXISTIR SEGUIDORES SIN LIDERAZGO, NI LIDERAZGO SIN SEGUIDORES.
Clasificación del Liderazgo según el Uso de la Autoridad
- Autocrático: Es aquel que ordena y espera el cumplimiento, es dogmático y firme, y que dirige mediante la habilidad de negar o dar recompensas o castigos.
- Democrático o Participativo: Consulta con los subordinados en torno a acciones y decisiones propuestas y alienta su participación.
- Liberal: Utiliza muy poco su poder, si es que lo usa, y concede a los subordinados un alto grado de independencia en sus operaciones.
La Comunicación: Transmisión de Información
LA COMUNICACIÓN: Es el proceso a través del cual se transmite y se recibe información en un grupo social.
- Elementos de la Comunicación
Emisor o Fuente de la Comunicación
Es aquella persona o grupo en el que se origina la comunicación y quién dirige todo su proceso.
Receptor de la Comunicación
Es aquella persona o grupo a quién va dirigida dicha comunicación.
Canal de Comunicación o Transmisor
Toda comunicación necesita un medio o canal por el cual pase: la palabra hablada, la palabra escrita, determinados gestos o actitudes, ciertos signos, e incluso algunas inacciones.
Mensaje o Contenido de la Comunicación
Es aquello que queremos comunicar, el mensaje que queremos transmitir. Todo el proceso debe realizarse de forma tal que ese proceso vaya íntegra y fielmente de la fuente al receptor, ya que es el fin de la comunicación.
Respuesta
Toda comunicación implica forzosamente una reacción o respuesta, por eso se dice que la comunicación es bilateral.
Ambiente de la Comunicación
En gran parte, la claridad, la fidelidad y la reacción dependen del estado en que se encuentren las relaciones entre la fuente y el receptor.
- Clasificación de la Comunicación
1- Por razón de los canales que sigue y de su contenido, se divide en:
- Formal: Se origina en la estructura formal de la organización y fluye a través de los canales organizacionales, lleva un contenido querido y ordenado por la empresa (correspondencia, instructivos, manuales, etc.).
- Informal: Surge de los grupos informales de la organización y no sigue los canales formales aunque se puede referir a la organización. Este tipo de comunicación es de gran importancia, ya que por su característica puede llegar a influir más que la comunicación formal (comentarios, chismes, rumores, opiniones, etc.).
2- Según la persona que recibe el mensaje: Forma que prevalece al percibir el mensaje. Se identifican a través del lenguaje corporal (Auditiva, Visual o Kinestésica).
3- Por la Obligatoriedad que se espera en la respuesta:
- Imperativa: Exige una respuesta precisa.
- Exhortativa: Espera una acción sin imponerla obligatoriamente. Es una invitación.
- Informativa: Simplemente comunica algo, sin señalar nada que se espere, al menos en un plazo inmediato.
4- Por razón de su forma de ser:
Oral: Personal, telefónica, interfono, etc.
Escrita.
Gráfica.
5- Por su sentido:
Vertical: Cuando fluye de un nivel administrativo superior a uno inferior («órdenes, instrucciones») o viceversa («quejas, reportes, sugerencias»).
Horizontal: Se da en niveles jerárquicos semejantes («memoranda, circulares, juntas, etc.»).
Barreras de la Comunicación
- SEMÁNTICAS: Es la parte de la lingüística que se encarga de estudiar el significado de las palabras; muchas de ellas tienen oficialmente varios significados. El emisor puede emplear las palabras con determinados significados, pero el receptor, por diversos factores, puede interpretarlas de manera distinta o no entenderlas, lo cual influye en una deformación o deficiencia del mensaje.
- BARRERAS FÍSICAS: Son las circunstancias que se presentan no en las personas, sino en el medio ambiente y que impiden una buena comunicación: ruidos, iluminación, distancia, falla o deficiencia de los medios que se utilizan para transmitir un mensaje: teléfono, micrófono, grabadora, televisión, etc.
- FISIOLÓGICAS: Son las deficiencias que se encuentran en las personas, ya sea del emisor (voz débil, pronunciación defectuosa) o del receptor (sordera, problemas visuales, etc.) que son factores frecuentes que entorpecen o deforman la comunicación.
- PSICOLÓGICAS: Representan la situación psicológica particular del emisor o receptor de la información, ocasionada a veces por:
- Agrado o rechazo hacia el receptor o emisor, según sea el caso, o al mensaje que se comunica.
- Por estados emocionales (temor, odio, tristeza, alegría).
- Prejuicios para aprobar o desaprobar lo que se le dice.
La Supervisión: Vigilancia y Guía
LA SUPERVISIÓN: Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente. El término se aplica por lo general a niveles jerárquicos inferiores, aunque todo administrador en mayor o menor grado lleva a cabo esta función. Por esto, se considera la supervisión, el liderazgo y los estilos gerenciales como sinónimos, aunque referidos a diversos niveles jerárquicos. En esta función confluyen todas las etapas de dirección.
Importancia de una Supervisión Efectiva
- La productividad del personal para lograr los objetivos.
- La observancia de la comunicación.
- La relación entre jefe-subordinado.
- La corrección de errores.
- La observancia de la motivación y el cumplimiento del marco formal de disciplina (reglas).
- La asistencia.
Objetivos de la Supervisión
- Mejorar la productividad de los empleados.
- Desarrollar un uso óptimo de los recursos.
- Obtener una adecuada rentabilidad de cada actividad realizada.
- Desarrollar constantemente a los empleados de manera integral.
- Monitorear las actitudes de los subordinados.
- Contribuir a mejorar las condiciones laborales.
Ejemplo de Supervisión: Cumplimiento del horario de entrada, salida y permanencia, productividad en horas de trabajo, orden, responsabilidad en el manejo de recursos físicos y materiales de la organización, respeto a los compañeros de trabajo, entre otros.