Capítulo 3: Procesos de Dirección de Proyectos
La dirección de proyectos implica la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con sus requisitos. Esto se logra mediante la ejecución de procesos que transforman entradas en salidas.
Claves para el Éxito del Equipo de Proyecto
- Seleccionar los procesos adecuados.
- Adaptar un enfoque definido.
- Cumplir con los requisitos establecidos.
- Equilibrar las demandas del proyecto.
Un proceso se define como un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas.
- Procesos de dirección de proyectos: Comunes a la mayoría de los proyectos, interconectados y con un propósito integrado.
- Procesos orientados al producto: Específicos para la creación del producto del proyecto.
La dirección de proyectos es una tarea integradora que requiere la correcta alineación y coordinación de cada proceso. La gestión activa de estas interacciones es crucial para cumplir con los requisitos de los interesados.
Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos
- Grupo de Procesos de Iniciación: Define y autoriza el proyecto o una fase.
- Grupo de Procesos de Planificación: Establece el alcance y define cómo se lograrán los objetivos.
- Grupo de Procesos de Ejecución: Realiza el trabajo definido en el plan del proyecto.
- Grupo de Procesos de Seguimiento y Control: Mide el progreso, identifica desviaciones y toma acciones correctivas.
- Grupo de Procesos de Cierre: Formaliza la finalización del proyecto o fase.
3.1 Procesos de Dirección de Proyectos Detallados
Son elementos discretos con interfaces bien definidas. La gestión de proyectos implica adaptar los detalles específicos a los objetivos. Los grupos de procesos sirven como guía y pueden ser iterativos. Se basan en el ciclo Planificar-Hacer-Revisar-Actuar.
3.2.1 Grupo de Procesos de Iniciación
Incluye los procesos para autorizar formalmente un nuevo proyecto o fase. A menudo, estos procesos se realizan fuera del control del proyecto (por la organización, programa o portafolio), lo que puede difuminar los límites iniciales del proyecto. Por ejemplo:
- Documentación de necesidades o requisitos de negocio.
- Evaluación de viabilidad y selección de alternativas.
- Definición clara de los objetivos del proyecto, justificación y descripción básica del alcance, entregables, duración y recursos.
- Documentación de los procesos de selección del proyecto.
- Identificación de las responsabilidades de dirección dentro de la organización.
En proyectos multifase, los procesos de iniciación se repiten en fases posteriores para validar las asunciones y decisiones.
Procesos clave:
- Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto.
- Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar).
3.2.2 Grupo de Procesos de Planificación
El equipo de dirección del proyecto utiliza este grupo para planificar y gestionar el proyecto. Este grupo ayuda a recopilar información de diversas fuentes y a desarrollar el plan de gestión del proyecto. También se identifican, definen y refinan el alcance, el costo y las actividades del proyecto. A medida que se obtiene nueva información, se identifican o resuelven dependencias, requisitos, riesgos, oportunidades, asunciones y restricciones. La naturaleza multidimensional de la dirección de proyectos genera bucles de retroalimentación para análisis adicionales.
La planificación es un proceso iterativo y continuo («planificación gradual»). Las actualizaciones del plan de gestión del proyecto proporcionan mayor precisión en cuanto a cronograma, costos y recursos.
Procesos clave:
- Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto.
- Planificación del Alcance.
- Definición del Alcance.
- Crear la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT).
- Definición de las Actividades.
- Establecimiento de la Secuencia de las Actividades.
- Estimación de Recursos de las Actividades.
- Estimación de la Duración de las Actividades.
- Desarrollo del Cronograma.
- Estimación de Costos.
- Preparación del Presupuesto de Costos.
- Planificación de la Calidad.
- Planificación de los Recursos Humanos.
- Planificación de las Comunicaciones.
- Planificación de la Gestión de Riesgos.
- Identificación de Riesgos.
- Análisis Cualitativo de Riesgos.
- Análisis Cuantitativo de Riesgos.
- Planificación de la Respuesta a los Riesgos.
- Planificar las Compras y Adquisiciones.
- Planificar la Contratación.
3.2.3 Grupo de Procesos de Ejecución
Incluye los procesos para completar el trabajo definido en el plan de gestión del proyecto y cumplir con sus requisitos. Implica coordinar personas y recursos, integrar y realizar las actividades del proyecto. También aborda el alcance definido e implementa los cambios aprobados.
Las variaciones en la ejecución pueden requerir replanificación, afectando duraciones de actividades, productividad, disponibilidad de recursos y riesgos. Estos cambios pueden o no afectar el plan de gestión del proyecto, pero requieren análisis. La mayor parte del presupuesto del proyecto se invierte en este grupo de procesos.
Procesos clave:
- Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto.
- Realizar Aseguramiento de Calidad.
- Adquirir el Equipo del Proyecto.
- Desarrollar el Equipo del Proyecto.
- Distribución de la Información.
- Solicitar Respuestas de Vendedores.
- Selección de Vendedores.
3.2.4 Grupo de Procesos de Seguimiento y Control
Incluye los procesos para observar la ejecución del proyecto, identificar problemas y tomar acciones correctivas. El beneficio clave es que el rendimiento del proyecto se mide y se analiza regularmente para identificar variaciones respecto al plan. También incluye el control de cambios y la recomendación de acciones preventivas.
El seguimiento continuo proporciona información sobre el estado del proyecto y resalta áreas que necesitan atención. En proyectos multifase, este grupo proporciona retroalimentación entre fases. Si las variaciones ponen en peligro los objetivos, se revisan los procesos de planificación.
Procesos clave:
- Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto.
- Control Integrado de Cambios.
- Verificación del Alcance.
- Control del Alcance.
- Control del Cronograma.
- Control de Costos.
- Realizar Control de Calidad.
- Gestionar el Equipo del Proyecto.
- Informar el Rendimiento.
- Gestionar a los Interesados.
- Seguimiento y Control de Riesgos.
- Administración del Contrato.
3.2.5 Grupo de Procesos de Cierre
Incluye los procesos para finalizar formalmente todas las actividades del proyecto o fase, entregar el producto o cerrar un proyecto cancelado. Verifica que los procesos definidos se completen y establece formalmente la finalización.
Procesos clave:
- Cerrar Proyecto: Finaliza todas las actividades para cerrar formalmente el proyecto o fase.
- Cierre del Contrato: Completa y aprueba cada contrato, resolviendo temas pendientes.
3.3 Interacciones entre Procesos
Los Grupos de Procesos están relacionados por los resultados que producen. La salida de un proceso suele ser la entrada de otro o un entregable del proyecto. Los Grupos de Procesos son actividades superpuestas que ocurren con distintos niveles de intensidad. Si el proyecto se divide en fases, los Grupos de Procesos interactúan dentro de cada fase y entre fases.
Las salidas de los procesos se relacionan e impactan a otros Grupos de Procesos. No todos los procesos o interacciones son necesarios en todos los proyectos.
- En proyectos con recursos únicos, los roles y responsabilidades pueden establecerse antes de la definición del alcance.
- Algunas entradas del proceso se definen previamente como restricciones (por ejemplo, una fecha de conclusión impuesta).
3.4 Correspondencia de los Procesos de Dirección de Proyectos
Existen 44 procesos de dirección de proyectos que se corresponden con los cinco Grupos de Procesos y las nueve Áreas de Conocimiento. Cada proceso se muestra en el Grupo de Procesos donde se realiza la mayor parte de la actividad. La revisión o actualización de un proceso durante la ejecución no constituye un nuevo proceso.
Capítulo 4: Gestión de la Integración del Proyecto
Incluye los procesos y actividades para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y actividades dentro de los Grupos de Procesos. La integración implica unificación, consolidación, articulación y acciones integradoras cruciales para la conclusión del proyecto, el cumplimiento de los requisitos y la gestión de las expectativas.
La integración implica tomar decisiones sobre la asignación de recursos, la anticipación de problemas y la coordinación del trabajo. La naturaleza integradora de los proyectos incluye actividades como:
- Analizar y comprender el alcance (requisitos, criterios, asunciones, restricciones, etc.).
- Documentar los criterios específicos de los requisitos del producto.
- Transformar la información en un plan de gestión del proyecto.
- Preparar la estructura de desglose del trabajo.
- Ejecutar el proyecto de acuerdo con el plan.
- Medir y supervisar el estado del proyecto.
- Analizar los riesgos del proyecto.
La integración se relaciona principalmente con la integración efectiva de los procesos entre los Grupos de Procesos.
Procesos de Integración de la Dirección de Proyectos:
- Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: Autoriza formalmente el proyecto o fase.
- Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar): Ofrece una descripción del alcance de alto nivel.
- Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto: Documenta las acciones para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes.
- Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: Ejecuta el trabajo definido para lograr los requisitos.