Diseño Organizacional: Conceptos Clave
El diseño organizacional implica la división del trabajo por tareas y la administración de presiones internas y externas para la supervivencia a largo plazo. Permite a la organización rediseñar y transformar continuamente su estructura y cultura para responder al cambiante ambiente global.
Tipos de Organizaciones (Según su Estructura)
- Mecánico: rígido, orientado a productos.
- Orgánico: flexible, orientado a servicios.
«No hay una estructura real, sino que se busca la armonía estructural interna» – H.J. Mintzberg.
- Org. Divisional: Divisiones autónomas con una dirección administrativa única.
- Org. Adhocrática: Flexible, adaptable, descentralizada, alta tecnología.
- Maquinal: Reglas, normas, comunicación formal, control (ej: oficinas de correos, prisiones).
- B. Profesional: Profesionales con habilidades y conocimientos para producir bienes y servicios (ej: universidades, hospitales).
Modelos de Gobierno
- Gobierno como máquina: Normas, leyes, control.
- Gobierno Virtual: Privatizar, contratar, negociar.
- Control Normativo: Seleccionar, socializar y juzgar (responsabilidad, guía).
- Gobierno como Red: Conectar, comunicar, interactuar, flexible, entrelazado.
- Control del rendimiento: Aislar, asignar y buscar que el gobierno parezca una empresa.
Estructura Organizacional
La estructura organizacional es esencial para las empresas; mejora la productividad a través del orden, control y coordinación.
- Staff: Planear, sugerir, recomendar, asesorar (divisiones de trabajo, departamentalización, control de mando, jerarquía).
- Org. Comité: Personas que se reúnen para discutir y tomar decisiones en conjunto.
- Org. Matricial: Resultados en equipo de varias áreas, objetivo en común.
- Org. Virtual o en red: Promueve alianzas temporales entre personas e instituciones mediante tecnologías.
Configuraciones de H. Mintzberg
- Núcleo de operaciones: Trabajo básico, fabricación de productos (corazón de la organización).
- La cumbre: Directivos, gerentes de alto nivel (aseguran el cumplimiento de la misión: decisión, autorización, resolución de conflictos, diseño).
- Línea media: Cadena desde altos gerentes hasta supervisores.
- Tecnoestructura: Planeación estratégica, estudios del trabajo, organización, métodos.
- Staff de apoyo: Servicios indirectos a toda la organización (conserjería, seguridad, central telefónica, cafetería).
Respuestas de Diseño
Modelos de Gobierno para Servicio Público
Se recomienda el modelo de «Gobierno como máquina» (normas, leyes, estándares, control) combinado con el «Gobierno como red» y «Control normativo». Esto permite flexibilidad en servicios complejos y la conexión con diversas redes para desarrollar políticas de bienestar, seleccionando y evaluando el rendimiento con personal experimentado.
Organización Mecánica u Orgánica en Servicios Públicos
En un servicio público, se privilegia la departamentalización por funciones y se ofrece un servicio estandarizado. Es crucial fortalecer la tecnoestructura (área que organiza y diseña funciones) y un área adhocrática para la innovación, modernización y adaptación a nuevos requerimientos.
Intervención a la Burocracia
Se requiere modernización para responder a los desafíos del entorno y mejorar la calidad del servicio. Se propone:
- Innovación al diseño organizacional.
- Mejora continua con benchmarking.
- Análisis del proceso crítico y determinación del producto o trámite más relevante.
- Simplificación de procesos mediante flujogramas.
- Alineación del proceso a los objetivos de la organización.
- Incremento de la creación de valor (eficiencia, efectividad, adaptabilidad).
- Reducción del tiempo del ciclo del proceso.
- Incorporación de nuevas tecnologías.
- Mayor participación y responsabilidad de los trabajadores.
Procesos
Indicadores de Proceso
- Eficacia: Logro de los objetivos de la empresa.
- Eficiencia: Uso óptimo de insumos y recursos para lograr los objetivos (hacer más con menos).
- Adaptabilidad: Capacidad de reacción ante contingencias no planeadas.
Priorización de Procesos
La priorización de procesos es clave para el éxito organizacional. Se deben centrar en lo vital para competir en el presente y futuro.
Modernización del Estado
Implica:
- Nuevas tecnologías.
- Participación de los trabajadores.
- Asunción de responsabilidades.
- Mejora continua (cuando un proceso no funciona bien).
- Reingeniería (innovar o modificar por completo un proceso, empezar desde cero) o rediseño.
- Aplicación de las herramientas de H. Harrington (efectividad, eficiencia, adaptabilidad).
Herramientas de Harrington
- Eliminación burocrática: Suprimir tareas administrativas y papeles innecesarios.
Respuestas de Proceso
Manual de Procedimiento (para abordar el desorden administrativo)
- Descriptivo: Qué se hace, dónde, cuándo, quiénes, cómo.
- Explicativo: Por qué se hace, para qué.
- Prospectivo: Qué otra cosa se puede hacer, qué se debe hacer, dónde, cuándo, quiénes.
Para eliminar el desorden administrativo, se debe realizar un inventario, priorizar tareas, y usar diagramas de bloques y flujogramas para identificar duplicidades. Se propone un rediseño del proceso, aplicando las herramientas de Harrington para mayor efectividad, eficiencia y adaptabilidad.
Aspectos susceptibles de mejoramiento: métodos y tecnologías. Se deben definir procesos clave, involucrar a todas las áreas, levantar información, trabajar en equipo y generar soluciones.
Situaciones que NO Agregan Valor
Quiebres, demoras, interrupciones, controles, revisiones, transportes y movimientos innecesarios de insumos y productos, costos no justificados. (Se deben disminuir o erradicar).
Definición de Proceso
Un proceso es una serie de actividades, acciones o tomas de decisiones interrelacionadas, orientadas a obtener un resultado específico como consecuencia de un valor añadido, aportado por cada una de las actividades en las diferentes etapas. (Input: Entrada, Output: Salida).
Relación entre Objetivos y Procesos
Se puede utilizar un método de letras (A, B, C, D) para determinar la importancia de los procesos para un objetivo concreto (A: extremadamente importante, D: nada importante).
¿Cómo se Analiza y Mejora un Proceso?
Las cinco fases del Mejoramiento de Procesos de la Empresa (MPE) son:
- Organización para el mejoramiento: Establecer liderazgo, compromiso y comprensión.
- Comprensión del proceso: Estudiar el proceso actual y sus finalidades.
- Modernización: Mejorar la eficiencia, efectividad y adaptabilidad del proceso.
- Mediciones y Controles: Establecer retroalimentación.
- Mejoramiento continuo: Revisar, evaluar, calificar y hacer benchmarking.
Mejorar un proceso significa cambiarlo para hacerlo más efectivo, eficiente y adaptable.