¿Qué es un Documento?
Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas. Se registra en una unidad de información en cualquier soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, etc.) en lenguaje natural o convencional. Es, en esencia, un testimonio de la actividad humana fijada en un soporte. Incluye cualquier fuente de información registrada, como discos compactos (CD), DVD, papel, papiro, piedra o incluso trozos de madera.
Clasificación de los Documentos
Los documentos se clasifican según:
- Soporte material: El medio físico utilizado para almacenar la información.
- Características informacionales: El contenido y la naturaleza de la información.
Clasificación según el Soporte Material
Esta clasificación distingue entre documentos:
- Textuales: Contienen información escrita principalmente sobre papel.
- No textuales: Pueden contener información escrita, pero su principal característica es que se encuentran en soportes diferentes al papel, diseñados para ser vistos, oídos y manipulados.
Clasificación según las Características Informacionales
Esta clasificación se basa en el carácter informativo del documento, considerando su contenido, finalidad, tema, etc. Se distinguen:
- Documentos primarios: Contienen información original del autor y no han sido sometidos a ningún tipo de tratamiento.
- Documentos secundarios: Son el resultado de aplicar un tratamiento a los documentos primarios.
- Documentos terciarios: Son el resultado de aplicar un tratamiento a los documentos secundarios.
Cadena o Proceso Documental
La cadena o proceso documental es el conjunto de operaciones a las que se someten los documentos en una unidad de información. El objetivo es facilitar el acceso a la información contenida en los documentos para el usuario que la necesite.
Fases del Proceso Documental
- Entrada: Incluye la selección, adquisición y donación de documentos.
- Tratamiento Documental: Aplicación de técnicas normalizadas para hacer los documentos más controlables y utilizables. Incluye el análisis documental, que se divide en:
- Análisis externo.
- Análisis interno.
- Salida: Difusión Selectiva de Información (DSI) y recuperación de la información. Incluye el resumen, que analiza la bibliografía y las fuentes de información especializada para dar a conocer conceptos y obras, y proporcionar un desarrollo de una ciencia no androcéntrica. Los descriptores son términos clave como «Fuentes de Información», «Bibliografía Especializada» y «Estudios de las Mujeres».
Bibliotecas y Centros de Documentación
Bibliotecas
La biblioteca es el sistema de información más clásico. Es un conjunto de personas, tecnología y documentos. No crea sus propios materiales, sino que selecciona lo que otros editan de acuerdo con objetivos concretos. Los fondos suelen ordenarse por temas, siguiendo una pauta normalizada (por ejemplo, la CDU). Existen catálogos que guían al lector a la ubicación de cada obra.
Funciones de las Bibliotecas
- Educativa: Apoya la educación a través de bibliotecas universitarias y escolares. La biblioteca pública también educa y colabora con el sistema educativo.
- De Custodia: Preservación y conservación de los documentos que forman parte de su colección. Las bibliotecas nacionales preservan todo lo publicado en el ámbito nacional.
- Recreativa: El entretenimiento es una función primordial, especialmente en las bibliotecas públicas. También es una función complementaria en bibliotecas escolares y universitarias.
- Social: La biblioteca es un lugar de encuentro social.
- Utilitaria: Proporciona información bibliográfica y de referencia para obtener respuestas prácticas (datos de instituciones, personas, costumbres, etc.).
- Difusión de Información: Proporciona conocimiento mediante la difusión de documentos, datos e información. El bibliotecario actual actúa como mediador entre la información y el usuario, priorizando el suministro de información sobre el de documentos.
Centros de Documentación
Un centro de documentación es un sistema de información que se centra en el proceso documental, también conocido como «cadena documental». Su objetivo es ofrecer a los usuarios la información que han solicitado, ya sea a través de búsquedas concretas o permanentes (DSI).
Las operaciones que realiza son:
- Ingreso de los documentos (selección).
- Análisis y preparación para su recuperación (tratamiento/procesamiento).
- Salida hacia los usuarios (difusión).
Una de las características distintivas de un centro de documentación es que se dedica a un área temática específica. Además, someten los materiales documentales a un análisis más profundo que las bibliotecas.
Información como Producto vs. Información como Servicio
- Información como producto: Transferencia de documentación sin juzgar su valor o validar la información contenida (por ejemplo, venta de documentos completos o resúmenes). No hay «valor añadido».
- Información como servicio: La información ha sido sometida a un tratamiento intelectual, haciéndola más fácil de explotar, más útil y más comprensible.
Procesos Intelectuales en la Información como Servicio
- Valoración de la actualidad de la información.
- Traducción de la información.
- Elaboración de informes (estudios monográficos, estado de la cuestión, etc.).
- Presentación de datos de forma accesible (gráficos, bases de datos, etc.).
- Puesta al día de la información (DSI).
Tipos de Información
- Información bruta: No ha sido sometida a tratamiento intelectual. Incluye información primaria y secundaria. Es similar a la «información como producto».
- Información elaborada: Ha sido sometida a operaciones intelectuales (bancos de datos, estudios técnico-económicos, etc.).
Diferencia clave: No es lo mismo ofrecer información elaborada por otros (bibliotecas) que elaborar información a partir del documento primario (centros de documentación).
Información a la medida (Inforservicio)
Es un servicio de información hecho a medida, según las características específicas de cada usuario. Responde a una necesidad concreta, que puede ser:
- Puntual: Búsqueda bibliográfica, informe, traducción, resumen crítico, etc.
- Tipo suscripción: Puesta al día sobre un tema concreto (DSI).
- Asesoría en información documental: Organización de una base de datos, creación de una infraestructura de información documental, etc.
El Movimiento Open Access
El movimiento Open Access promueve el acceso libre, inmediato e irrestricto a material digital educativo y académico, principalmente artículos de investigación científica de revistas especializadas con revisión por pares («peer review»).
Acceso libre (AL) significa que cualquier usuario puede leer, descargar, copiar, distribuir, imprimir, buscar o enlazar los textos completos de los artículos científicos, y usarlos con cualquier propósito legítimo, sin barreras económicas, legales o técnicas, más allá de las que impone el acceso a Internet.
El Open Access busca eliminar barreras y aumentar la accesibilidad a los documentos y la visibilidad de los autores. Los documentos disponibles son más consultados y tienen más posibilidades de ser citados. Diversas iniciativas y declaraciones promueven la disponibilidad de información científica en Internet para toda la humanidad, sin restricciones, utilizando Internet como sistema de difusión sin costos.