Fundamentos del Control Empresarial
Con la función de control hemos alcanzado el final del proceso de administración. Con ella verificamos que hemos realizado efectivamente todas las funciones previstas en la función de planificación. Para controlar, debemos medir la intensidad y el nivel de los objetivos, estableciendo la diferencia entre las diseñadas al principio del ejercicio y las realmente logradas al final de este.
La medición de las metas tiene que reflejar la medición de las metas por niveles, es decir, medir los objetivos de alto nivel, nivel medio y nivel bajo.
Además, medimos los objetivos por áreas, es decir, si hemos alcanzado o no el 100% de los objetivos de marketing, de finanzas, etc.
A cada objetivo por nivel debemos sumarle el análisis y la medición de las estrategias empresariales, que separábamos entre funciones y operaciones estratégicas.
A su vez, para cada estrategia por nivel, debemos poder delimitar lo que hemos conseguido respecto a los distintos programas empresariales repartidos a lo largo de la empresa.
A continuación, debemos establecer las desviaciones encontradas entre todos los aspectos anteriormente analizados, planteándolas en la medida de lo posible de forma cuantitativa para que cada administrador de un área sepa cuáles han sido sus errores en la ejecución de las estrategias.
Finalmente, los administradores responsables tienen que establecer un proyecto de medidas correctoras de las desviaciones encontradas, de manera que antes de iniciar un nuevo ejercicio se haya planteado un nuevo proceso sobre aquellas áreas que no funcionaron correctamente.
Tradicionalmente, el concepto de control no incluía este último aspecto, es decir, era la suma de verificar y comparar el análisis de las desviaciones. Era muy sesgado, puesto que no incluía lo más importante, que era la propuesta de medidas correctoras.
Tipologías de Control
Según el momento de actuación
Para controlar, verificar o medir los objetivos conseguidos existen múltiples métodos que nos permiten obtener conclusiones. Si nos fijamos en el momento en que se aplica el control, podemos diferenciar, entre otros, los siguientes tipos:
Control a priori (ex ante)
Este se realiza antes de la ejecución real de los distintos proyectos de la empresa y pretende encontrar los errores o desviaciones y corregirlas antes de las inversiones y de realizar los trabajos correspondientes.
VENTAJAS: Evita una disminución de los beneficios de la empresa e incrementa la consecución de los objetivos.
INCONVENIENTES: Se trata de un control simulado, de muestras, y no hay exactitud del alcance de las desviaciones porque los proyectos no se han puesto aún en funcionamiento.
Ejemplos:
- Modelos de simulación.
- Las Teorías de Colas o Líneas de Espera. Método estadístico que pretende determinar cuántas personas por término medio van a permanecer desde que se colocan en la cola de pagar hasta que pagan. También mide el tiempo que pasa desde que entra hasta que sale. Para OPTIMIZAR: Buscan el tiempo de permanencia máximo viendo cuándo hay aglomeraciones y cuándo son las horas punta, para abrir más cajas o menos en función de esto.
- Estudio del VAN y TIR y sus inconsistencias.
- El análisis de inversiones posibles utilizando métodos dinámicos (Árboles de decisión).
- Análisis estratégico de las inversiones empleando la teoría de juegos.
- Análisis de producción óptima en la empresa empleando la Programación por Objetivos (APO).
- El PER.
- Los pronósticos de ventas – estudios de mercado.
- Previsiones de tesorería (para evitar que la empresa se quede sin activo circulante).
- Los análisis de sensibilidad en programación lineal. Modificas una variable y tiene un efecto dominó sobre el resto.
- Análisis presupuestario en la empresa y sus tipologías.
Solo se puede llevar a cabo en algunas áreas de la empresa o proyectos. Para realizar un control óptimo es necesario complementarlo con más tipos de control.
Control Concurrente (todo o nada)
Es el que se aplica durante la ejecución de los procesos planificados, es decir, a medida que vamos ejecutando acciones y consiguiendo objetivos, tenemos la necesidad de aplicar el control. Si encontramos desviaciones, paramos el proyecto, rectificamos y reanudamos el mismo.
VENTAJAS: Corregir en el mismo momento en el que se produce el error.
INCONVENIENTES: Es muy costoso.
Ejemplos:
- Las nuevas cajas (informatizadas, contabilidad al momento).
- Control de calidad (por procesos o etapas, piezas de coche).
- Controles de seguridad de la empresa.
- Control de la observación personal en el puesto de trabajo (Jefes).
Suele aplicarse en determinadas áreas de la empresa o procesos específicos, resultando imposible llevar a la práctica considerándolo como un concepto global de la empresa (no como un control total de la empresa o control integrado de gestión, ya que estaría paralizada hasta resolverse el problema por mínimo que fuese).
Control a posteriori (ex post)
Se aplica después de la ejecución total de todos y cada uno de los proyectos de la empresa.
VENTAJAS: Los resultados que obtengamos con las mediciones de este control son datos 100% reales, ya que controlamos después de completar todo el proceso empresarial. Las medidas correctoras que se apliquen antes de comenzar el próximo periodo empresarial se ajustan fielmente a la empresa.
INCONVENIENTES: Los errores los cometemos y en este ciclo no los podemos impedir cometer.
No obstante, el control a posteriori es tradicional y actualmente el tipo de control más utilizado en la empresa y el más fiable.
El control a posteriori sí suele identificarse con el control integrado de gestión empresarial.
Ejemplos:
- La determinación del balance final.
- El análisis de la cuenta de Pérdidas y Ganancias.
- El estudio de los ratios.
- El estudio de cash flow (T2 – T1).
- El análisis de fondo de rotación (Activo Circulante – Pasivo Circulante).
- Análisis del apalancamiento financiero (ratio de endeudamiento).
- Análisis de punto muerto (Ingresos = Gastos).
- Auditorías económico-financieras.
- Control de inventario.
- Valor de la empresa.
Control pre-a-posteriori
Este tipo de control es el más completo que una empresa puede aplicar porque pretende combinar, conjugar y enlazar los tres tipos anteriores, de manera que después de planificar, controlamos; y una vez corregidas las desviaciones del proceso de planificación, en el momento de la ejecución aplicaremos técnicas de control; y una vez que finalizamos el proceso total de la empresa, controlamos de nuevo sobre los datos reales alcanzados al final de una etapa económica de la empresa.
Como en los demás tipos de control, intentaremos corregir las desviaciones. Es el mejor tipo de control (antes, durante, después), considerándolo como un proceso de retroalimentación.
Según su finalidad
En este caso, la variable que vamos a tener en cuenta para aplicar el control va a ser el fin o meta que queremos conseguir con la técnica de control.
Según su finalidad, podemos dividirlo en dos tipos:
Control de exactitud
Busca un resultado en un momento dado y de un proceso determinado (dentro del Control de eficiencia).
Control de eficiencia
Analiza durante un periodo de tiempo determinado y sobre un intervalo del proceso realizado P1 y P2 (es mucho más amplio).
Control estratégico
Apareció en los años 90 como respuesta a la necesidad que tenía la empresa de equiparar la planificación empresarial con el control empresarial, de manera que, si ambas funciones se consideran como los dos ejes de una misma tijera, una función sin la otra no puede ejecutarse en la empresa. Si el área más importante de la función de planificación es la estrategia, en la función de control necesitábamos crear un control estratégico que abarcara la revisión de la planificación estratégica. Los resultados del control estratégico a día de hoy son muy satisfactorios. Este se compone de tres partes:
Control de vigilancia (A priori)
Se ejerce sobre la primera fase del proceso de planificación: conciencia de oportunidades, es decir, en el momento en el que la empresa diseña la matriz DAFO (SWOT), determinando cuáles son sus oportunidades y amenazas en relación a sus fuerzas y debilidades. Por eso, antes de poner en funcionamiento la matriz, la empresa aplica el control a priori de vigilancia para, mediante una simulación estratégica, extraer conclusiones sobre si las decisiones estratégicas adoptadas son las más adecuadas para implantar en la misma. En el caso de encontrar desviaciones, los responsables procederán a corregir y proponer nuevas opciones que mejoren la implantación objetiva.
Control de premisas (A priori)
Se aplica sobre la tercera fase del proceso de planificación: Establecimiento de premisas básicas.
Para determinar si las premisas básicas fijadas en la empresa realmente se corresponden con los objetivos establecidos en el segundo paso de planificación. Se trata de comprobar simuladamente si cada premisa está bien diseñada o necesita completarse con otros planes paralelos que mejoren la planificación empresarial. Si encontramos desviaciones, corregiremos los errores y propondremos nuevas medidas o estudios que mejoren los pronósticos empresariales.
Control de implementación (A posteriori)
Es la puesta en práctica de un proceso. Se aplica a posteriori porque esperamos a que finalice el proceso planificador y ejecutamos el resto de las funciones para medir sobre datos reales las estrategias realmente conseguidas, estableciendo el nivel y el alcance de las mismas.
El control de implementación a posteriori se integra en un manual que se tiene que dar a conocer a todos los administradores de una empresa para que cada uno analice su área de implicación y corrija los errores o desviaciones de puesta en práctica encontrados para el próximo ciclo.