2. DOCUMENTACIÓN
Todas las operaciones quedan reflejadas en soporte documental, se plasma en documentos como el pedido, el albarán o la factura.
Circuito documental operación de compraventa: 1. CLIENTE-PEDIDO- PROVEEDOR. 2. ALBARÁN- Mercancía- CLIENTE. 3. Albarán COTEJADO- PROVEEDOR. 4. FACTURA- CLIENTE. 5. PAGO- PROVEEDOR.
Primero el cliente hace un pedido a su proveedor;
Luego envía la mercancía junto con el albarán al cliente; en tercer lugar el cliente verifica el envío y devuelve el albarán cotejado al proveedor; mas tarde el proveedor le expide la factura al cliente, y finalmente éste realiza el pago al proveedor.
2.1 EL PEDIDO
Solicitud en firme de mercancías que realiza la empresa compradora a un proveedor de forma verbal (por teléfono o en persona); o por escrito (enviando un correo electrónico o página web). Se formalizará mediante “pedido”.
2.2 EL ALBARÁN
El albarán o nota de entrega es un documento que expide el vendedor y envía al comprador junto con la mercancía. Sirve como justificante que acredita que la mercancía ha sido entregada al cliente, sirve de guía para la elaboración de la factura. Consta de varias copias de distintos colores: uno se queda en poder del vendedor y el comprador recibe 2, devuelve la copia firmada al proveedor cuando verifique la mercancía recibida. Si la mercancía no coincide con la solicitada o no está en buenas condiciones, el cliente puede devolverla dejando constancia mediante el escrito de una incidencia en el albarán cotejado, se devolverá al proveedor para que subsane las deficiencias del envío. Si la mercancía está conforme, el cliente solo firmará su recepción y ese albarán cotejado se devolverá al proveedor acreditando que el envío ha sido correcto.
2.3 LA HOJA DE RECEPCIÓN
Después del control de la mercancía recibida, se registra la entrada por la hoja de recepción incluye los datos de la empresa, la fecha, el número de bultos y el proveedor del cual proviene la mercancía, número del pedido que se han recibido los productos y número de albarán que
acompañó la mercancía en el envío hasta la empresa. Su contenido es el siguiente (datos por cada artículo recibido):
– Descripción de la mercancía.
– Código.
– Cantidad recibida.
– Cantidad solicitada.
– Cantidad pendiente de servir o recibir.
Apartado de observaciones deja constancia de incidencia, y un apartado final para la firma del responsable de recepción.
2.4 LA FACTURA
Es el documento que acredita legalmente la operación de compra venta o de prestación de servicios. Se hace con los datos del pedido y albarán
que acepta el comprador (si hubiera cualquier error u omisión en el envío, el albarán que va a la factura, es el posterior donde corrigen los fallos).
La factura es emitida por el vendedor y aceptada por el cliente.
Pasos para calcular el importe total de la factura:
Sumatorio de los importes (número de unidades adquiridas x precio unitario) = IMPORTE BRUTO (IB)
Descuentos: 1. Comercial (se calcula sobre el IB). 2. Rappel o descuento por volumen de compra (se calcula sobre el IB restando previamente el importe del descuento comercial). 3. Por pronto pago (se calcula sobre el IB una vez restados el descuento comercial y el rappel)
IB – Descuentos = IMPORTE NETO (IN)
Gastos: envases y embalajes, transportes y seguros.
IN + Gastos = BASE IMPONIBLE (BI)
Cuota de IVA: tipo de gravamen (21%, 10% y/o 4%) x BI
Cuota de Recargo de Equivalencia (RE): tipo de grav. (5’2%, 1’4% y/o 0’5%) x BI
BI + cuota de IVA + cuota de RE = TOTAL FACTURA.
3. NORMAS PARA LA COLOCACIÓN DE MERCANCÍAS EN EL ALMACÉN
– Compatibilidad: decidir qué productos pueden estar almacenados unos junto a otros y cuáles no. ( Nunca próximos productos químicos y alimentarios).
-Complementariedad: productos que se suelen solicitar en un mismo pedido se intentará colocarlos cercanos unos de otros para facilitar su recolección.
-Tamaño y peso: se intentará que los recorridos con mercancías de gran peso y volumen sean los menores posibles.
– Rotación: zonas de mejor acceso (próximas a la zona de expedición) mercancías con mayor número de entradas y salida, generan una mayor actividad en el almacén.
El método ABC método que permite realizar una clasificación de las referencias según el criterio de rotación fijándose en índices de venta de los productos. Clasifica los artículos en tres o grupos:
– Grupo A: alta rotación. 20% de los artículos suponen un 80% de las ventas. Mercancías colocadas en zonas próximas a la salida.
– Grupo B: rotación intermedia el 30% de los artículos suponen el 15% de las ventas, colocarse en zonas intermedias del almacén.
– Grupo C: baja rotación, el 50% de los artículos suponen el 5% de las ventas. Colocarse en las zonas mas secundarias del almacén.
El método ABC administra mejor los recursos del inventario facilitando una toma de decisiones mas eficiente.
4. CODIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD DE LAS MERCANCÍAS
Un almacén dispone de algún sistema de codificación con el objetivo de facilitar el control de inventario.
Un producto nuevo llega al almacén, se procede da de alta en el sistema y registra las especificaciones particulares. Todas las mercancías deben ser codificadas por una identificación única por cada artículo o referencia.
Gracias a la codificación, los almacenes realizan identificaciones automáticas sus procesos con operatividad en tiempo real y reducción en
coste y errores. La trazabilidad hace referencia a los procesos que permiten conocer en un momento dado el histórico, la ubicación y la trayectoria de un lote o producto a lo largo de la cadena de suministro, es una información valiosa para detectar y corregir errores, y para garantizar la satisfacción
de los usuarios.
Tres sistemas de codificación:
-Códigos de barras: permite identificar sus unidades comerciales y logísticas en la cadena de suministro. Es una secuencia de barras verticales separadas por espacios que contienen la información codificada. Tiene el símbolo (líneas de barras) y el código (caracteres numéricos o
alfanuméricos). Éste especifica sus dos primeros dígitos el país de origen, los cinco siguientes la empresa, los otros cinco identifican el producto y el último es el dígito de control.
– Código QR o DataMatrix: sistema que almacena gran cantidad de información en una matriz de puntos que incluye códigos de barra bidimensionales. El lector captura la imagen y se tiene acceso a toda la información que almacena dicho sistema.
– Tags o etiquetas electrónicas: dispositivos compuestos por un chip donde se almacena información de un producto. Funciona por RFID, es una tecnología de identificación por radiofrecuencia. El lector detecta las ondas de radio del chip y procesa la información ofreciendo al operador la información relativa al producto en cuestión.