Los comprobantes son la fuente de las registraciones contables. Por cada hecho económico que se realiza en la empresa, se emite un comprobante . Es decir: toda vez que se produce un hecho que modifica el patrimonio de la empresa, se debe confeccionar un documento, que se extiende en forma escrita, en el cual se deja constancia de que se ha realizado una determinada operación comercial, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados en el comercio y con las disposiciones legales.
FUNCIONES: Los comprobantes o documentos comerciales cumplen, en la organización de la empresa, diversas funciones:
Función contable
Los comprobantes son el elemento fundamental para contabilizar las operaciones y, por ello, son la fuente de datos para la registración contable. Toda registración está justificada por un documento que le sirve de fuente u origen .
Función de control
El comprobante es un elemento para el control posterior de las registraciones efectuadas y para la comprobación de los asientos de contabilidad. Permite a los auditores determinar si los registros contables están debidamente respaldados por documentos confeccionados de acuerdo con las formalidades vigentes. Para facilitar esta tarea, los comprobantes deben archivarse por orden cronológico y en conformidad con la materia a que se refieren (ingresos, egresos, etc), por un lapso de veinte años contados desde el cese del giro.
Función jurídica
Las registraciones deben estar respaldadas por comprobantes y éstos a su vez, tendrán valor probatorio en juicio si cumplen con los requisitos formales. (art. 67 y 68 del Código de Comercio)
Función impositiva
Los comprobantes sirven al comerciante para probar la veracidad de las declaraciones juradas y permiten a la fiscalización de los impuestos.
FACTURA:
Documenta las ventas a crédito de la empresa, tanto las realizadas a crédito simple como documentado (conforme)
. La emite el vendedor y entrega al comprador el original. Además debe incluir :
A) fecha de la venta
B) individualización (nombre y dirección) del comprador
C) cantidad, descripción y precio unitario de la mercadería
D) importe de la venta, el IVA cuando corresponde y el total
BOLETA
Documenta las ventas que la empresa realiza al contado. Por contado se entiende el pago inmediato de los bienes vendidos, ya sea en efectivo o con cheque común.
NOTA DE CRÉDITO
Documenta un importe acreditado en la cuenta del comprador por razones diversas: devolución de mercaderías vendidas a crédito, rebajas especiales concedidas después de la facturación, error en la facturación (cuando el valor fue mayor que el correspondiente) , etc.
NOTA DE DÉBITO:
Es un comprobante que se extiende cuando hay que cargar algún importe en la cuenta del cliente. Se emite en casos tales como: error al facturar (cuando el importe es menor al correspondiente), intereses o recargos por atraso en el pago de facturas, por gastos no incluidos en el importe de la factura (fletes). El documento aumenta el saldo deudor del cliente.
RECIBO:
es un documento probatorio de la recepción de dinero o cheques en pago de deudas. Es un medio de prueba fundamental cuando se debe justificar un pago de dinero por la entrega de otros efectos.
Títulos de Crédito:
Son documentos autónomos que valen por sí mismos sin depender de la operación que los originó y de las que generalmente se deja constancia en los documentos probatorios. Por ejemplo: se realiza una venta a crédito, se hace la Factura (documento probatorio) y se firma un Conforme (título de crédito). Son títulos de crédito los conformes, los vales, los cheques.
CONFORME
El conforme es un documento en que se reconoce una deuda de parte del comprador hacia el vendedor, con promesa de pago en una fecha determinada. Antes de esa fecha no se le puede exigir el pago.
VALE
El vale es similar al conforme. La diferencia radica en que el Conforme surge de una compra-venta de mercadería a crédito, mientras que el Vale se origina en un préstamo de dinero. Las formalidades son similares a las del Conforme, con la diferencia de que, al indicar el origen de la deuda, se dirá “por igual valor recibido en dinero”
CHEQUE
El cheque es un formulario que los bancos entregan a los clientes que son titulares de cuentas corrientes para que lo usen como orden de pago a determinada persona o al portador. El cheque es una orden de pago librada contra un banco en el cual el librador debe tener fondos suficientes o autorización para girar en descubierto.
El CHEQUE DIFERIDO es una orden de pago librada contra un banco en el cual el librador, a la fecha de presentación estipulada en el propio documento, debe tener fondos suficientes depositados a su orden para cumplirla. Es decir que cuando se emite el cheque no importa si tiene fondos.
Libro diario: Es un libro principal, denominado también «diario columnario», en él se registran en orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos, pasándolos al libro mayor.
En este libro se encuentra información como:
- La fecha completa del día en el cuál se realizó el comprobante de diario.
- La descripción del comprobante
- La totalidad de los movimientos débito y crédito de cada cuenta
- Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor.
Libro Mayor. No es un registro obligatorio del punto de vista legal, pero sí imprescindible contablemente. Se le llama de segunda entrada, porque toma lo ya registrado en el Libro Diario ordenándolo por cuentas. Es decir, que es un complemento del Diario: toda la información contenida en el Diario cronológicamente, se encuentra clasificada en el Mayor, por conceptos, es decir por cuentas.
El Mayor tiene una ficha para cada cuenta: en el Debe se anotará lo que previamente fue anotado en el Debe del Diario y lo mismo sucede con el Haber.
CarácterÍSTICAS: * nos indica en qué fecha se realizó el asiento * nos indica la hoja en que se encuentra * “Concepto” es la cuenta que dio lugar al hecho * cuando hay más de una cuenta, no se detalla cada una, sino que se escribe la palabra “varios”. * su ventaja es que con cada pasaje se arrastra el saldo