-Una base de datos es un conjunto de datos.
Los datos se almacenan en tablas, por lo tanto podemos decir que un conjunto de tablas relacionadas forma una base de datos.
-Las bases de datos relacionales facilitan la búsqueda, el análisis, el mantenimiento y la protección de sus datos, pues los datos se almacenan en un solo lugar.
-Una base de datos de Microsoft Access puede contener seis tipos de objetos de base de datos:
Tablas almacenan datos.
Consultas obtienen los datos solicitados de una o más tablas.
Formularios presentan datos de tablas o consultas para que pueda ver, editar o introducir datos.
Informes crean resúmenes y presentan los datos de tablas o consultas para poder imprimirlos o analizarlos.
Pasos q se deben tener en cuenta para diseñar una base de datos
Determinar el propósito de la base de datos.
ayudará a decidir qué desea que Microsoft Access almacene.
Determinar las tablas
Divida la información en diferentes temas; como por ejemplo, Alumnos. Cada tema será una tabla de la base de datos.
Determinar los campos
Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada campo se muestra como una columna en la tabla. Por ejemplo, un campo de la tabla Alumnas podría se Apellidos, otro podría ser Fecha de Nacimiento.
Definir campos llaves para cada tabla.
Constituye el dato que identifica como único a un registro o dato.
Determinar las relaciones entre la información
Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de cada tabla con los datos de las otras tablas de la base de datos, para lo cual agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas si es necesario.
Definir las relaciones entre las tablas
Debe haber datos en común entre las tablas a relacionar, la intersección entre las tablas no puede ser vacía.
Refinar el diseño
Verificar que el diseño de la base de datos no tenga errores. Es conveniente crear las tablas y algunos registros de datos como muestra para controlar si los resultados son los deseados, de lo contrario se deberán realizar los ajustes necesarios.
CAMPOS:
datos se almacenan en CAMPOS.
Cada campo debe tener un tipo definido de datos. El tipo de datos determina la clase, la cantidad de espacio disponible y el rango de los valores que se puede introducir en el campo.
REGISTRO:
conjunto de campos referidos a una misma entidad,El conjunto de datos personales de un mismo alumno se denomina REGISTRO.
TABLA:
conjunto de datos sobre un tema específico. Por ejemplo, una tabla puede contener datos sobre clientes o productos.Las Tablas organizan datos en columnas
y filas.na TABLA es una colección de registros referentes a una categoría de información determinada, como un listado de alumnos o una lista de clientes.
Clave principal de una TABLA:
clave principal es un campo o combinación de campos que identifican singularmente cada registro de una tabla.
Modos existen de ver una tabla:
Una Tabla se puede abrir en dos modos:
-Modo de Presentacion de hoja de datos.
-Modo de presentacion de diseño Modo de Presentación Hoja de Datos:
Al abrir una tabla en el modo de presentación Hoja de Datos se pueden editar campos, así como agregar y eliminar registros, se presenta la información en un formato de filas y columnas.
Modo de presentacion diseño:
En este modo se definen los campos de la tabla y se establecen sus propiedades.
Definir relaciones entre tablas:
Una vez que se crean las tablas que constituyen una base de datos, se deben crear las relaciones entre tabblas.
Formulario:
Un formulario básico muestra todos los campos y los registros de una tabla o consulta;
Se puede utilizar para introducir datos o para editar los datos. Un formulario personalizado muestra los datos de registros seleccionados con un formato determinado.
Existen para ver un FORMULARIO:
Un formulario se puede abrir en dos modos:
– Modo de presentación Diseño.
– Modo de presentación Formulario.
Modo de presentación Formulario
Al abrir un formulario en el modo de presentación Formulario se pueden editar campos, así como agregar y eliminar registros.
Consultas:
La consulta es un tipo de objeto que obtiene datos solicitados de una o más tablas. Se puede editar o ver los datos en un formulario o imprimirlos en un informe.
La consulta es un tipo de objeto que obtiene datos solicitados de una o más tablas. Se puede editar o ver los datos en un formulario o imprimirlos en un informe.
Cuándo usar una Consulta:
Las consultas se usan para recuperar los datos deseados.
Con una consulta puede:
.Ver y editar datos de más de una tabla.
.Seleccionar los campos y registros que desea ver.
.Ordenar registros.
.Realizar operaciones y calcular totales.
.
Actualizar, eliminar o añadir un grupo de registros al mismo tiempo, o crear una nueva tabla.
¿Cómo crear la Consulta?
1.En la ventana de la Base de Datos, hacer clic en el botón “Consulta” y luego en el botón “Nuevo”
2.En el cuadro Nueva Consulta, elegir “Nueva Consulta”. Microsoft Access mostrará una ventana de Consulta vacía,en el modo de presentación Diseño y el cuadro de diálogo Agregar Tabla.
3.Agregar la tabla Alumnas
4.Agregar los campos que se necesitan para la consulta a la cuadrícula QBE: nombre y curso
5.Especificar los criterios para seleccionar los registros que se deseen, en este caso en el criterio del campo curso debe figurar: «3 A» o «3 B».
6.Hacer clicl en el botón «presentancion hoja de datos o elegir hoja de datos en el menu ver
Modo de presentacion hoja de datos
Como se observa en el modo de presentacion hoja de datos la tabla alumnos fue filtrada y como resultado de la consulta de 6 registros que tenia la tabla solo muestra 3 en los cuales el campo curso coincide con el criterio establecido en el diseño («3 A» o «3 B»).
INFORME:
El infermo es un elemento de la base de datos que se utiliza para crear resumenes de tablas o consultas para poder imprimirlos, analizarlos o presentarlos cuando se los requiera. Muestra todos los campos y registros de la base de datos.
¿Cuántos modos existen para ver un INFORME?:
Un formulario se puede abrir en dos modos: – Modo de presentación Diseño. -Modo de presentación Vista Preliminar.
Modo de presentación Diseño
Al abrir un Informe, se puede cambiar el formato de los textos y marcos en general, insertar imágenes, cambiar la apariencia del Informe.