Costo: Es un sacrificio que se realiza tratando de obtener algo de mayor valor. Económicamente, es el gasto efectuado con la intención de lograr un rédito monetario.
Clasificación:
- Por su naturaleza: Materiales, materias primas, gastos generales.
- Por su relación con la unidad de costo: Directos (involucrados con el producto) e indirectos (insumos).
- Por su comportamiento frente al volumen de producción:
- Fijos: Alquiler de la planta.
- Variables: Materia prima tradicional, materiales directos, mano de obra directa, gastos indirectos fijos y variables.
- Por área:
- Producción.
- Comercialización: Sueldos de vendedores, comisiones, publicidad, fletes.
- Administración: Seguros, sueldos.
- Financiación: Intereses.
- Por el momento del cálculo: Históricos (después) y predeterminados (antes).
Punto de cobertura o equilibrio: Nivel de producción para el cual se igualan los ingresos con los costos. De ahí para arriba es ganancia y de ahí para abajo, pérdida.
Sistemas de costeo:
- Histórico: Integral, por órdenes (una imprenta, por ejemplo) o por procesos.
- Directo: Predeterminados (estimados).
- Standards: Desvíos.
El control interno:
Definición: El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificar la confiabilidad de los datos contables.
Importancia: El control interno es crucial para la estructura administrativa contable de una empresa. Esto asegura que sus estados contables sean confiables, frente a fraudes, y que se mantenga la eficiencia y eficacia operativa.
Características de un control interno:
- Oportuno
- Claro
- Sencillo
- Ágil
- Flexible
- Adaptable
- Eficaz
- Objetivo
- Realista
Objetivos del control interno:
- La obtención de la información financiera oportuna, confiable y suficiente como herramienta útil para la gestión y el control.
- Promover la obtención de la información técnica y otro tipo de información no financiera para utilizarla como elemento útil para la gestión y el control.
- Procurar adecuadas medidas para la protección, uso y conservación de los recursos financieros, materiales, técnicos y cualquier otro recurso de propiedad de la entidad.
- Promover la eficiencia organizacional de la entidad para el logro de sus objetivos y misión.
- Asegurar que todas las acciones institucionales en la entidad se desarrollen en el marco de las normas constitucionales, legales y reglamentarias.
Elementos del control interno: Planeación, organización, procedimientos, personal, autorización, sistema de información, supervisión.
Limitaciones de un control interno:
- Nunca garantiza el cumplimiento de sus objetivos.
- Solo brinda seguridad razonable.
- El costo está ligado al beneficio que proporciona.
- Se direcciona hacia transacciones repetitivas, no excepcionales.
- Se puede presentar error humano por malentendidos, descuidos o fatiga.
- Potencialidad de colusión para evadir controles que dependen de la segregación de funciones.
- Violación u omisión de la aplicación por parte de la alta dirección.
El control interno en el marco de una empresa:
Cuanto mayor y más compleja sea una empresa, mayor será la importancia de un adecuado sistema de control interno. Cuando hay empresas con más de un dueño, muchos empleados y muchas tareas delegadas, este sistema deberá ser sofisticado y complejo según se requiera en función de la complejidad de la organización.
Entonces, cuanto más se alejan los propietarios de las operaciones, más necesaria se hace la existencia de un sistema de control interno estructurado.
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones:
La empresa que aplique controles internos en sus operaciones conducirá a conocer la situación real de las mismas. Por eso, es importante tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión.
El triángulo del servicio: El servicio se ve comúnmente en una forma plana, en la cual la relación se produce entre el cliente y el personal de línea frontal, entendiéndose por este último las personas que prestan el servicio en relación directa e inmediata con el cliente.
Para Jan Carlson, el servicio es algo más complejo y para ello desarrolló un concepto en el cual intervienen los elementos que interactúan en un proceso de servicio. Para describirlo, ideó el triángulo del servicio.
Lo particular de este concepto es concebir el servicio como un todo, que se encadena y que actúa alrededor del cliente, manteniendo relaciones simbióticas entre los diversos elementos del llamado triángulo del servicio: la estrategia del servicio, el personal y los sistemas.
Manuales Administrativos – Concepto de Manuales: Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente un instrumento de comunicación. Si bien existen diferentes tipos de manuales que satisfacen distintos tipos de necesidades, pueden clasificarse como un cuerpo sistemático que contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de una organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas.
Ventajas de la disposición y uso de manuales:
- Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrollan en una organización, elementos que, por otro lado, sería difícil reunir.
- La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento.
- Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a qué nivel alcanza la decisión o ejecución.
- Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan la formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.
- Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema.
- Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo.
- Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir un instrumento que define con precisión cuáles son los actos delegados.
- Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no había accedido.
- Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.
Limitaciones de los manuales:
- Existe un costo en su redacción y confección que, indudablemente, debe afrontarse.
- Exigen una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad.
- No incorporan los elementos propios de la organización informal, la que evidentemente existe pero no es reconocida en los manuales.
- Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis o de detalle a efectos de que sean útiles y suficientemente flexibles.
- Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se compone de un número reducido de personas y, por lo tanto, la comunicación es muy fluida y el volumen de tareas reducido.
Clasificación de manuales administrativos:
Se presentan seis tipos de manuales de aplicación en las organizaciones empresariales:
- A. Manual de organización.
- B. Manual de políticas.
- C. Manual de procedimientos y normas.
- D. Manual del especialista.
- E. Manual del empleado.
- F. Manual de propósito múltiple.
Manuales de organización:
- Cada persona que ocupa un puesto en la organización debe recibir órdenes de una única fuente.
- Toda decisión que se adopte respecto a un integrante de la organización debe ser efectuada con conocimiento y consentimiento del supervisor inmediato del afectado por la decisión.
- Debe existir y aplicarse un mecanismo que permita controlar y evaluar el cumplimiento de las responsabilidades asignadas a los niveles jerárquicos.
Manuales de procedimientos:
Una de las actividades de mayor trascendencia de organización y métodos consiste en el análisis de los procedimientos administrativos vigentes o en la definición de los circuitos para nuevas empresas y/o nuevas actividades que encare una empresa constituida. Un procedimiento administrativo implica la definición de:
- Funciones y tareas para cada área en que se halle estructurada una organización, con especificaciones claras y precisas del tratamiento o curso de acción a seguir ante cada alternativa factible de ocurrencia de cada variable constituida de un circuito administrativo.
- Formularios a utilizar, especificando emisor, oportunidad de emisión, cantidad de copias, instrucciones para el llenado de cada uno de los datos que lo integran, distribución de las copias, etc.
- Archivos a utilizar, en cuanto a contenido, período de resguardo legal y operativo, clasificación de la información contenida, etc.
- Un esquema de control operativo y patrimonial.
Control presupuestario:
Es la herramienta de verificación que permite corroborar el cumplimiento o violación de las pautas presupuestarias establecidas.