Estrategias de Selección de Proveedores: Factores Clave y Negociación

Evaluación de las Ofertas

Para adquirir un producto de compra habitual o un producto nuevo, los pasos a seguir para evaluar y comparar la información recibida son los siguientes:

Preseleccionar las ofertas recibidas. Eliminamos la oferta del proveedor que no se ajusta a nuestras condiciones principales.
Elaborar un cuadro comparativo de ofertas. Debe reflejar información sobre el precio, la calidad, la forma de pago, el plazo de entrega y todas las condiciones que ofrece cada uno de los proveedores preseleccionados.
Completar una ficha para cada proveedor. La ficha debe contener los datos de identificación de la empresa, los productos que puede suministrar y las condiciones comerciales que ofrece.

Factores de Selección

Los factores económicos: precio unitario, descuentos comerciales y rappels; gastos de transporte, embalaje, carga y descarga, y plazo de pago. Elegir la oferta cuyo importe total sea menor, y cuando presenten la misma oferta se elegirá aquella de mayor calidad.
Los factores de calidad: la prioridad principal es la calidad del producto. Se analizan las muestras recibidas, las características técnicas, las pruebas de funcionamiento. Cuando tengan la misma calidad se elegirá el que resulte más económico.
Los factores de servicio: plazo de entrega, servicio postventa, asistencia técnica y atención al cliente, período de garantía, prestigio del proveedor, aceptación del producto en el mercado.

Criterios de Valoración

Consiste en asignar un total de puntos que se reparten entre los 3 factores (económicos, de calidad y de servicio) en función de la importancia que tenga cada uno de ellos. Se establece el baremo o criterio de puntuación.

Precio: 40
Forma de pago: 30
Calidad: 20
Plazo de entrega: 10
Total: 100

El siguiente paso es calcular la puntuación que, sobre la base del baremo, ha obtenido cada una de las ofertas preseleccionadas. La puntuación total indica el proveedor o proveedores más idóneos; aunque, a veces, la oferta con más puntuación no corresponda a las necesidades de la empresa.

Selección del Proveedor

El análisis de las ofertas indica el proveedor/es más idóneos. A veces es insuficiente para tomar decisiones y solicitar el pedido. Es importante la imagen de empresa garante, con solidez financiera y productos de calidad. El comprador o los responsables visitan al proveedor en su empresa, para comprobar si las garantías son ciertas o no, y para comprobar si:

Los factores del producto y el proveedor están relacionados con:

Las características técnicas y la facilidad de uso.
La formación ofrecida por el suministrador y el tiempo requerido para ello.
La flexibilidad del proveedor para adaptarse a las necesidades del cliente.
La confianza y entendimiento entre comprador y vendedor, que aseguran la comodidad en el suministro del pedido.

Los factores de la empresa compradora se relacionan con el tipo de compra, el riesgo percibido y el tiempo disponible, que derivan directamente de la organización del proceso de compra, es decir, que la toma de decisiones sea autónoma o conjunta.

Una vez elegido el proveedor o proveedores, debemos responder a todas las empresas que enviaron su oferta. Notificaremos la decisión final que hemos tomado y las razones que nos han impulsado a ello. A los proveedores no seleccionados les indicaremos las causas por las que no hemos aceptado sus condiciones, porque pudieran realizar nuevas ofertas. Una oferta puede no ser conveniente en el presente, pero sí en el futuro.

1. El Fichero de Proveedores

Es conveniente llevar un fichero de nuestros proveedores habituales. La finalidad del fichero es poder obtener rápidamente los datos de los suministradores para solicitar presupuesto, información o enviar los pedidos. Las condiciones que debe reunir un buen fichero son:

Que contenga todos los datos necesarios y rigurosamente actualizados.
Que las fichas estén ordenadas o clasificadas, bajo un sistema de fácil localización.
Que exista un duplicado en lugar seguro, para los casos de extravío o hurto.

El contenido de una ficha de modelo estándar es el siguiente:

Datos de identificación del proveedor: nombre o razón social, CIF, código, dirección completa, teléfono, fax, etc.
Artículos que fabrica o comercializa: modelos, tallas, colores, unidad de venta, lote, etc.
Condiciones comerciales: precio, descuentos, forma de pago, plazo de entrega, gastos, servicios que proporciona, etc.
Observaciones: aquí se suele anotar el resultado de las pruebas realizadas a las muestras o los informes recibidos.

La ficha de producto se utiliza normalmente para conservar los datos y las conclusiones de un proceso de selección de ofertas. El contenido de esta ficha es el siguiente:

Nombre y código del artículo para el cual se han solicitado ofertas y presupuestos.
Nombre y código de los proveedores preseleccionados, por orden de prioridad.
Observaciones sobre las características que más han destacado al estudiar las ofertas recibidas.

Clasificación de las Fichas

Deben estar debidamente ordenadas y clasificadas. Los sistemas de clasificación que más se utilizan son:

El orden alfabético: utiliza el nombre o razón social del proveedor.
El orden numérico o alfanumérico: se asigna a cada proveedor un código formado por números, letras o una combinación de números y letras.
El sistema mixto: consigue agrupar las empresas por provincias, ciudades, distritos, etc. Luego se aplica el orden alfabético o el alfanumérico.

Negociación de las Condiciones

Los comerciantes mayoristas y detallistas compran los productos que demandan sus clientes, pero al coste que les permitan obtener un margen de beneficio razonable. Durante la fase de negociación, además de ajustar los precios, también se establecen acuerdos sobre los descuentos, el plazo de pago, las condiciones de transporte, los envases, embalajes y otros servicios.

1. Los Descuentos

Cuando los fabricantes ofertan sus productos a un precio fijo, el comerciante trata de aminorar el importe de la compra a través de los descuentos:

Descuentos Comerciales

Se aplica sobre la lista de precios del proveedor; el fabricante concede este tipo de descuento al mayorista que se conoce como descuento funcional.

El descuento funcional se aplica al final.

Descuentos por Pronto Pago

Se concede por realizar el pago al contado o dentro de un periodo determinado.

Descuentos por Volumen o Rappels

Concede estos descuentos para que la compra sea de mayor volumen o para que el comprador adquiera mayor número de artículos durante un período de tiempo. Pueden ser de dos tipos:

Rappels acumulativos: se calculan sobre el importe total de las compras o en base al número de unidades adquiridas durante un período. Son liquidables al final del período.
Rappels no acumulativos: el descuento se aplica a la cantidad que adquiere el comprador en un solo pedido.

Otras veces, el proveedor aplica descuentos indirectos por cantidad, que son cantidades extra que se entregan gratis del mismo artículo o de otro diferente, pero vendibles por separado.

Descuentos de Temporada

Se conceden cuando el comprador adquiere los productos con bastante antelación a la temporada de ventas. Ej: trajes de baño, aire acondicionado.

El fabricante planifica mejor la producción, el comprador se beneficia con descuento y obtiene productos de mejor calidad.

Descuentos de Promociones

El descuento promocional es una reducción en el precio para que el comprador promocione los productos del fabricante, para que haga publicidad del producto. Puede ser una cantidad de productos gratis o una subvención promocional.

2. El Plazo de Pago

Es el tiempo que transcurre desde que se realiza la compra hasta que se cancela la deuda contraída. Es el tiempo que va desde que se emite la factura hasta la fecha de vencimiento que indica la factura. Si el comprador no paga el día indicado, el vendedor tiene derecho a cobrar los intereses correspondientes a los días de demora.

Los plazos de pago más utilizados son:

Pago a plazo ordinario: es cuando la fecha de pago coincide con la fecha de la factura que suele ser la fecha de entrega de la mercancía. La fecha de la factura determina el vencimiento del pago, aunque suele extenderse a la semana para que el cliente pueda verificarla y dar su conformidad.
Pago con plazo postfechado: es cuando el vencimiento se fija en una fecha posterior a la de la factura; en la factura se especifica que el vencimiento es a 45 días/fecha/fra. Se utiliza para estimular las compras anticipadas, y el comprador se beneficia con la operación al no tener que pagar la mercancía hasta que la haya vendido.
Pago con plazo extra: consiste en otorgar al comprador unos días extra antes de que se haga efectivo el plazo del crédito. Ej: factura cuyo pago está expresado vencimiento a 90 días/fecha/fra., 30 d/extra. El comprador dispone de 90 días para aprovechar la ventaja del descuento por pronto pago y, además, dispone de 30 días para pagar la cantidad son que el vendedor le aplique recargo.
Pago a partir de FDM (fin de mes): el plazo de crédito se inicia a finales del mes en el cual tuvo lugar la compra, y no a partir de la fecha de la factura. Cuando se hacen varias compras en el mismo mes se pagan todas juntas en el día límite del mes siguiente, aprovechando el descuento por pago al contado. Similar a las compras con tarjeta de crédito, el vencimiento en estos casos es el día 15 del mes siguiente, las compras posteriores al día 25 se contabilizan como compras del mes siguiente.
Pago con plazo a partir de RDP (recepción del producto): el plazo de pago se inicia el día que el comprador recibe la mercancía y no con la fecha de la factura. El vencimiento a partir de la fecha de recepción se utiliza cuando el comprador está situado a mucha distancia del proveedor. Permite que el comprador tenga tiempo suficiente pata inspeccionar la mercancía y se pueda beneficiar del descuento antes de tener que pagar la deuda. Ej: compra facturada el 5 de mayo, con vencimiento a los 30 días, el comprador recibe la mercancía el 22 de junio, si en la factura se incluye la expresión pago a 30 días RDP, desde el 22 de junio dispone de 30 días para poder efectuar el pago al contado.
Pago bajo la condición COD (cóbrese o devuélvase): el pago tiene lugar en el mismo momento que se recibe la mercancía. Se usa en pagos a contra reembolso o cuando el vendedor duda de la capacidad de pago del cliente.
Pago anticipado: para aprovechar el descuento, el importe de la factura se paga antes de la fecha establecida por el proveedor. Además del descuento por pronto pago, recibe un descuento extra equivalente al interés legal por los días que anticipa el pago del importe.

3. Los Gastos de Transporte

Se originan por trasladar la mercancía desde el almacén del vendedor hasta el punto de venta o almacén del comprador. Según el medio de transporte utilizado, se denominan portes o fletes.

Portes: cuando el recorrido se realiza por carretera o ferrocarril (transporte terrestre).
Fletes: cuando el trayecto se hace en barco o avión (transporte fluvial o aéreo).

También engloba otros servicios como carga, descarga, seguro, peaje, prestados por otras empresas.

Le interesa negociar al comprador, intentando que sean a cargo del proveedor por las siguientes razones:

Los gastos de transporte incrementan el coste del producto.
El coste del transporte siempre va unido al del seguro, por los riesgos que pueda sufrir la mercancía durante el trayecto.
El proveedor puede conseguir el transporte a menor coste y puede aprovechar el mismo viaje para la entrega a varios clientes.

Las fórmulas más utilizadas son las conocidas como Cláusulas Incoterms

Cláusulas Incoterms

Especifican la parte de gasto que es a cargo del comprador y la que corresponde pagar al vendedor por transportar la mercancía desde el origen al destino.

En fábrica: el vendedor entrega la mercancía en su fábrica o almacén. El comprador corre con todos los gastos y riesgos hasta el lugar de destino.
Franco transportista: el vendedor entrega la mercancía al transportista indicado por el comprador, siendo los gastos a cargo de éste.
Franco al costado del buque: el vendedor deja la mercancía al costado del buque sin cargar. A partir de ahí todos los gastos y riesgos son por cuenta del comprador.
Franco a bordo del buque: la mercancía se deja a bordo del buque o en el vagón, desde ese momento todos los gastos y riesgos son a cargo del comprador.
Coste y flete: el vendedor entrega la mercancía en el puerto, estación o aeropuerto de destino indicado por el comprador. Hasta ese punto el vendedor paga todos los gastos, salvo el seguro que es a cargo del comprador.
Coste, seguro y flete: el vendedor paga todos los gastos hasta el puerto de destino, incluido el seguro de la mercancía.
Transporte pagado hasta…: el vendedor paga el transporte hasta la ciudad de destino indicada; el seguro y el resto de gastos hasta llegar al almacén del comprador son a cargo de éste.
Transporte y seguro pagado hasta…: el vendedor paga los gastos de transporte y seguro hasta el lugar de destino convenido.
Entregada en frontera: el vendedor entrega la mercancía en la frontera indicada, desde ese punto los gastos son a cargo del comprador.
Entregada libre de derechos: la responsabilidad del vendedor se extiende hasta entregar la mercancía en el almacén del comprador o punto indicado por éste.

4. Envases, Embalajes y Otros Servicios

Son elementos que incrementan el coste del producto. El envase es el envoltorio primario que está en contacto directo con la mercancía y sirve como continente de la misma. El embalaje es un envoltorio secundario que otorga al producto protección y presentación para su distribución comercial.

Normalmente los envasa el fabricante y el coste del envase se incluye en el precio del producto. Otras veces el mayorista dispone de medios de envasado y adquiere la mercancía a granel, para vender el producto de su propia marca (marca blanca). El comprador puede negociar estos costes cuando el envase es reutilizable. Otros factores o servicios que suponen un coste para el comprador son los gastos de instalación y montaje de ciertas máquinas. Éstos se venden al consumidor con el servicio incluido.