Estructura de documentos formales

TEMA 7: DOCUMENTOS PROFESIONALES

1.CARTAS RELACIONADAS CON EL PROCESO DE COMPRA:

• Para solicitar información o hacer un pedido
• Para solicitar información
• Para pedir un presupuesto        =Para el comprador
• La carta pedido
• Carta con pedido anexo

1.1CUANDO EL PROVEEDOR RESPONDE A UNA SOLICITUD

• Respuesta para facilitar información
• Aceptación de un pedido
• Anuncio de envio       =POR PARTE DEL VENDEDOR
• Anuncio cuando el envio no es posible

VOCABULARIO:

• Catálogo: Relación ordenada en la que se incluyen o describen de forma individual objetos que están relacionados entre si. En el caso que nos ocupa,los catálogos contienen la descripción de las características técnicas. A veces, también se relacionan los precios.
• Presupuesto: Cómputo anticipado del coste de una venta, de una obra o servicio. Es una propuesta de venta que realiza el proveedor, y que consiste en el detalle  de todos los costes que supondrá la compra. Se presenta en un documento en el que se especifica el detalle(cantidades,calidades,envases,costes,etc), y también el tiempo durante el que estará vigente esa propuesta.
• Mora: Dilación o tardanza en cumplir una obligación, por lo común la de pagar una cantidad líquida y vencida.
• Morosidad: Lentitud,dilación, retraso o demora.
• Solvencia: Capacidad para hacer frente al pago de una deuda.
• Insolvencia: Falta de solvencia. Incapacidad para hacer frente a pospagos. 

2.CARTAS GENERADAS EN EL PROCESO DE COBRO:

Cómo reclamar un pago sin perder un cliente

• No se debe perder un buen cliente por cobrar una deuda; por tanto solo en el caso de los morosos habituales se utilizarán cartas duras.
• No conviene amenazar con acciones que no se piensen llevar a cabo.
• Se darán todos los argumentos de que se disponga para justificar las acciones de cobro que se vayan a emprender.
• En todo caso, se intentará conseguir el cobro de la forma más amistosa posible.
• La reclamación de una deuda por vía judicial será el último recurso, cuando hayna fallado el resto de las acciones de cobro.

3. Las Circulares: Son aquellas cuyo contenido interesa de igual manera a muchas personas, y lo único que varía de una a otra es el nombre del destinatario. La firma suele ir impresa, no autógrafa.

4. Las ofertas y ventas por correo: Son cartas y folletos publicitarios que inundan los buzones y que, la mayoría de las veces, se tiran si llegar a leerlos, pues no consiguen captar la atención del destinatario. Se les denomina con la expresión despectiva de «correo basura». Se trata de una variante de las circulares, pero a diferencia de estas, tienen como objetivo conseguir que el destinatario responda favorablemente a la oferta que se le hace.

4.1 Como conseguir que las cartas se lean:

• Pasos previos: Hay que definir el objetivo,las ciscunstancias que comparten los destinatarios,el contenido y el orden expositivo que se va a seguir.
• Atraer la atención: En la introducción, se comienza con alguna fórmula original para captar el interés del destinatario.
• Mantener el interés: En la fase de desarrollo, que no puede ser demasiado extensa, se utilizarán todos los argumentos disponibles para convencer al lector de las ventajas que ofrece el nuevo producto o sevicio.

• Ganarse la confianza: Este es el objetivo de la oferta, inducir al destinatario a hacer lo que se propone(comprar,pedir más informaciín). En conclusión se planteará al lector directamente la propuesta, que será una consecuencia de lo que se ha venido exponiendo a lo largo de la carta.
• Personalizar las cartas: Algunos de los factores que más influyen a la hora de captar la atención son los recursos lingüísticos empleados y la forma de exponer la ideas.
• El sobre debe causar impacto: Otro recurso muy efectivo para incitar a la lectura, y evitar que se tire a la papelera, consiste en diseñar un sobre atractivo, qe suscite la curiosidad de quien lo recibe.

5.1 El aviso: Sirve para informar a los empleados sobre ciertos hechos que pueden interesarles, como por ejemplo: comunicar la próxima campaña de vacunación contra la gripe, informar sobre los requisitos para solicitar becas de empresa, etc. Se redacta en un lenguaje sencillo y comprensible para todos. Suele ir encabezado con alguna de las formulas siguientes: AVISO,ANUNCIO,COMUNICADO,etc. Se coloca en sitio visible, en el tablón de anuncios o en cualquier otro de fácil acceso a todo el personal.

5.2 El memoradum: Es un mensaje escrito interdepartamental. Para las comunicaciones internas lo más habitual es el uso del teléfono o la comunicación verbal directa; no obstante, si es necesario dejar constancia escrita se recurre al memorándum. Tanto el aviso como el comunicado de régimen interno carecen de las fórmulas de saludo y despedida, aunque si van fechados y firmados por la persona que los emite, o incluyen el sello del departamento correspondiente.

6. Los informes:

Caracterisiticas: Es el documento que reocoge una serie de datos, o una sucesión de hechos y acontecimientos, que están narrados de una manera objetiva, lo que lo convierte en una importante herramienta de gestión. Surge como consecuencia de alguna pregunta que se plantea en el seno  de la empresa; de tipo: Volumen de ventas alcanzado, Solvencia de un cliente, Producción del periodo, Actuación de un departamento.

Tiene 2 características:

• Objetividad: Presenta la realidad exacta de los hechos que se examinan; es decir, refleja los acontecimientos como son, y no como nos gustaría que fuesen. Se evita la subjetividad de las opiniones personales o de los propios puntos de vista.
• Confidencialidad: Los datos e informaciones que contien son de uso interno y restringido de la empresa o de la persona que solicita el informe, y no se deben difundir en otros ámbitos.

6.2.- Como se redacta el informe:

• Los elaboran especialistas en la materia del informe, apartir de datos objetivos.
• El estilo de redacción es impersonal. Por la propia necesidad de conservar la objetividad, el informe no incluye opiniones u observaciones personales o manifistadas en primera persona.
• La narración sigue un orden o secuencia cronológica, de los más antiguos a los más recientes.

6.3. – La estructura del informe:

• Título: Es lo que identifica el informe.
• Introducción: Es el apartado previo al detalle de los datos. Puede incluir información como: objetivos que se persiguen, método empleado,etc.
• Exposición: Aquí se refleja la información objetiva. En los informes que requieren manejar gran volumen de datos, hay que hacer constar : fuentes,datos seleccionados, el tipo de datos consultados.
• Conclusión: A lo que se llega tras el análisise interpretación de los datos. No siempre es necesario incluir este apartado.
• Fecha y firma: La parte final del informe está constituida por la fecha y la firma de la persona que lo elabora o suscribe.
• Complementos: Cuando se manejan tablas estadísticas, libros de consultas, etc., se suele incluir un apartado de bibliografía o fuentes. 

6.4 Clases de informes:

• Según el contenido:
  • Informes personales: Con información referida a personas.Son frecuentes en el proceso de contratación de nuevo personal en la empresa. Se solicitan a terceras personas que pueden aportar referencias sobre el candidato a un puesto de trabajo.
  • Informes comerciales: Se refiere a la actividad de la propia empresa, o bien a informaciones que interesan a la misma: ej: datos de la producción,sobre las cifras de impagados,necesidad de ampliar las instalaciones,del índice de absentismo laboral,evolución de la demanda.
• Según el ámbito:
  • Informes internos: Cuando se elaboran por el personal de la empresa, con informaciones referidas a las mismas.
  • Informes externos: En los casos en que el informante es una persona o entidad ajena a la empresa.
• Según la forma:
  • Informe propiamente dicho: Tiene una estructura propia y determinada.
  • Carta-Informe: Su contenido aparece dentro del texto de una carta. Se utiliza para ofrecer información de carácter muy concreto y puntual,eje: para indicar la solvencia de un cliente, para informar sobre la calidad de los productos de un fabricante.
• Según la implicación:
  • Informe expositivo: Cuando la persona que elabora se limita a citar o exponer los datos de una manera objetiva.
  • Informe valorativo o interpretativo: En los casos en que interpreta y valora los datos y representa una conclusión.

7. Documentos relacionados con las reuniones de empresa.

7.1. La convocatoria: Es un llamamiento a una reunión o a una asamblea.En la convocatoria, además de la fecha, hora y lugar de reunión, se informa sobre los aspectos que se van a tratar, la relación de puntos a discutir; es lo que se denomina orden del día, que en la mayoría de los casos contempla algunos de los sgtes puntos:

• Lectura y aprobación del acta de la reunión anterior: Es el primero de los puntos. Se lee el acta o detalle de lo tratado en la reunión precedente, y si los asistentes están de acuerdo con la misma, la aprueban y se pasa al siguiente punto.
• Elaboración,lectura y aprobación del acta: En muchos casos este es el último de los puntos del orden del día. Indica que en cada reunión se redacta y se aprueba el acta de la misma.
• Ruegos y preguntas: Una vez tratados todos los temas de orden del día, los asistentes podrán realizar cualquier tipo de propuesta,pregunta o sugerencia.

7.2. El acta: Es la crónica de lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o asamblea. La legislación mercantil, también en este caso, regula las actas de las juntas que celebran los socios de las empresas, y su inscripción en el libro de acta. Punto del acta:

• Lugar, fecha y hora de la reunión.
• Asistentes a la misma, y los cargos que ostentan. En el caso de las sociedades anónimas se indica el total de accionistas asistentes.
• Asuntos: Tratados según el orden del día de la convocatoria.
• Resultados: Obtenidos en las deliberaciones habidas en cada uno de los puntos.
• Acuerdos: Alcanzados
• Intervenciones: De los asistentes realizadas en el punto ruegos y preguntas.
• Hora de finalización y firma los asistentes.

Antes de firmas el documento los asistentes tienen que aprobar su contenido. Puede hacerse en el transcurso de la propia reunión.

8. Las cominicaciones formales: Son documentos que se originan como consecuencia de las relaciones entre los particulares (personas físicas o jurídicas) y la Administración (estatal, autonómica o local. Están sometidas a una serie de normas tanto en la forma como en el contenido. Al contrario de la carta comercial, en estos documentos el estilo y tono de su redacción debe ser impersonal; asimismo, se utilizan determinados formulismos y tratamientos protocolarios.

Tratamiento: Es una fórmula de cortesía que, según las normas del protocolo, hay que utilizar cuando nos dirigimos a determinadas autoridades.

VOCABULARIO:

• Formatos: Nos vamos a referir a los formatos tradicionales de estos documentos conocidos como»comunicaciones formales»,no obstante, cada día existe mayor flexibilidad en cuanto a las normas y las formas, lo cual afecta tanto al propio formato como a los tratamientos y a la misma redacción.
• Argumento: Razonamiento que se emplea para probar o demostrar una proposición, o bien para convencer a otro de aquello que se afirma o niega.

8.1. La instancia: Es el escrito que se emplea para solicitar algo de la administracion pública.

– Estructura de la instancia: Consta de 3 partes: encabezamiento,cuerpo y cierre.

• Encabezamiento: En él se incluyen los datos de la persona que realiza la petición y que firma el documento.Si el solicitante es una empresa o persona jurídica, se reflejarán los datos que la identifican(nombre y nif)
• Cuerpo: Se compone de 2 apartados:
  • Exposición: de los hechos en los que se fundamenta la solicitud. Se ofrece una explicación detallada y ordenada de los datos, antecedentes y argumentos, relacionados con la petición que se va a formular más adelante.

• Solicitud: Propiamente dicha. Es consecuencia lógica de los argumentos expuestos en el apartado anterior con el que deberá estar en consonancia(tipo de escritura,tiempo verbal, situación respecto a los márgenes,etc)
• Cierre: Parte final de la instancia, con los siguientes datos: Localidad,fecha y firma del solicitante.
• Destinatario: Se sitúa en la parte final en la parte final de la hoja, ocupando la última línea del documento. En letras mayúsculas se escribe la autoridad a la que va dirigida la instancia

8-2- El recurso: Docuemento que se dirige a un órgano de la administración pública que ha dictado una resolución con la que el interesado, que es el firmante del documento(persona física o jurídica), no está de acuerdo.Por medio del recurso se pide a la autoridad correspodiente que se modifique el acto o resolución inicial.

– La estructura del recurso: Similar a la instacia, encabezamiento, cuerpo y cierre.

• Encabezamiento: Comienza con la palabra recurso,centrada en el papel. A continuación figuran los datos de la persona afectada por la resolución(interesado),que firma el recurso, y que se conoce como recurrente.
• Cuerpo: Contiene los siguientes apartados:
  • Formulación del recurso: Se incia con alguna de las expresiones Formulo o formula, recurso contra.

A continuación se indica la disposición por la que se recurre: orden, órgano que la dictó,fecha en que dictó y fecha de notificación. El dato de la fecha de notificación es muy importante ya que en las resoluciones administrativas se dispone de un tiempo limitado para interponer el recurso, que empieza a contar desde el día de la notificación.

• • Alegaciones: Equivale al apartado de exposición de la instancia; en el que se detallan los argumentos por los cuales se formula el recurso.
  • Solitud: Es consecuencia de las alegaciones formuladas,en las que se funda el recurso.
• Cierre: Consta de lugar,fecha y firma y destinatario.

8.3. El certificado: Se emplea para dejar constancia de algún hecho, ya que tiene valor probatorio. Se compone de 3 apartados:

• Encabezamiento: Llevará el membrete del organismo o de la empresa que lo emite.
• Cuerpo: Cominza con alguna de las fórmulas Certifica o certifico.
• Cierre: Lugar y fecha que siempre se escribe en letras y va precedido, y para que conste a los efectos oportunos, y a petición del interesado, firma el presente certificado en XXX a XXX de X de 20XX.

• Valor legal: es la cualidad que tiene ciertos documentos a los que las leyes otorgan valor documental como pruebe en un procedimiento judicial.

TEMA 9. TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA

1.1.La entrada de documentos:

Recepción y clasificación:llega por los servios de reparto

              ↓               

Apertura y comprobación:

              ↓

         Registro:Consiste en anotar los datos más relevant

              ↓       de cada envío

      Distribución:Se reparte entre los departamentos

PRECAUCION EN LA APERTURA DE LA CORRESPONDENCIA

• Entregar cerrados los sobres
• Comprobar si existen anexos y asegurarse que no queda nada dentro del sobre
• Dejar los anexos junto al documento principal
• Y comprobar si figuran los datos del remitente

Contenido del registro de entrada:

• Número de entrada: orden en que llega
• Fecha de entrada: día y mes en que se recibe
• Remitente. Nombre y razón social de persona k envía
• Clase de envío: Carta, impreso…
• Destinatario. Es la persona o departamento, que le interesa el envío y se le entregara                 una vez registrado
• Asunto. Se anota una síntesis del contenido
• Observaciones. Para hacer cualquier anotación de interés.

1.2. PREPARACION DE LA CORRESPONDENCIA DE SALIDA

¿Quién elabora la correspondencia?en cada seccion o departamento existen personas.

¿Cuántas copias se preparan de cada documento?al menos 2 ejemplares.

¿Cuándo se firma la correspondencia?

1.3. EXPEDICION DEL CORREO

Tareas con la correspondencia que sale:

Registro:a diferencia del registro de entrada es que

     ↓  el orden lo marca la fecha de salida o expedición.

Plegado y ensobrado:

     ↓

Franqueo y expedición

Contenido del registro de salida:

Fecha de salida: Día y mes en que se enviar el documento

Destino: Nombre o razón social  de la persona a quien se dirige

Clase de envío: Carta, impreso..

Asunto: Síntesis del documento

Anexos: En caso de que se acompañe algún anexo, se reflejara en el registro.

Origen: Persona donde se origina el documento

Observaciones: Hacer anotaciones que interesen y no esté relacionado con los apartados anteriores.

FRANQUEO: consiste en pagar previamente en sellos el porte de un objeto que se remite por el correo.

HAY QUE PRESTAR ATENCION…

• Si los sobres son del tipo ventanilla, la dirección del destinatario, tiene que ser visible a través de la ventanilla
• Cuando los sobres van impresos se pueden producir errores
• Cuando hay anexos es preciso ver si se incluyen junto al documento principal

2.LA COMUNICACIÓN MEDIANTE FAX

Los faxes de entrada  se numeran, del mismo modo que hacemos con  la correspondencia que se recibe, y los que enviamos los registraremos por la fecha de salida, sin asignarles ningún número

3. CORREOS Y LA INFORMACION ESCRITA

En la actualidad el mayor proveedor de servicios postales y telegráficos es Sociedad Estatal Correos y Telégrafos

3.1. CORREOS COMO SERVICIO PÚBLICO

Uno de los compromisos asumidos por Correos como empresa estatal es el de responsabilizarse del servicio postal universal en España, es decir, ofrecer los servicios básicos a todos los ciudadanos, en todo el territorio nacional, a precios asequibles e iguales, y con un compromiso de calidad definido.

Operador postal: todas las empresas que realiza actividades de recogida, transporte y reparto de objetos postales.

Servicio postal universal: aquel que atiende a todos los ciudadanos de un país, en igualdad de condiciones.

3.2.¿QUÉ SE PUEDE ENVIAR A TRAVÉS DE CORREOS?

La elección dependerá de los factores:

• Las garantías exigidas en el servicio
• La responsabilidad que Correos asume frente al remitente y destinatario
• La rapidez y urgencia en la entrega

3.4. EL CÓDIGO POSTAL

Es una codificación estatal para identificar los destinos geográficos postales. Permite un tratamiento mecanizado de la correspondencia más rápido y seguro, se aplica a todo tipo de envíos.

Está compuesto de cinco dígitos. Los dos primeros números corresponden a la provincia y los otros tres sirven para la clasificación, el reparto y la identificación de los distritos postales.

4. CLASIFICACION Y ORDENACION DE LOS DOCUMENTOS

4.1. CLASIFICAR Y ORDENAR… ¿PARA QUÉ?

Clasificar: agrupar elementos por clases

Ordenar: Colocar elementos de acuerdo a un orden establecido

El criterio de clasificación y ordenación adoptado deberá ser:

Adecuado

Sencillo

Localización rápida

Permitir ampliaciones

5. Sistemas y Métodos

5.1. Alfabético: Es un método sencillo consiste en en clasificar y ordenar a partir de las letras del alfabeto,respetando la secuencia del mismo.

RECORDAR: El mejor criterio de clasificicación tendrá que ser: Adecuado,sencillo,rápido,eficaz.

Ventajas e inconvenientes del sistema alfabético

VENTAJAS:

• No requiere un aprendizaje especial, ya que el alfabeto es conocido por todos.
• Es abierto y permite la ampliación, porque se pueden añadir e intercalar nuevas fichas o carpetas,sin necesidad de mover el resto.
• Sencillez,pues se emplea un solo criterio(alfabético),y no presenta subdivisiones.
• Se adapta a todo tipo de documentos.

INCONVENIENTES:

• Hay que determinar previamente la palabra clave o la ordenatriz.
• Los criterios para la palabra clave no son universales ni unánimes, lo que obliga a establecer reglas fijas que las personas encargadas de la clasificación deberán seguir al pie de la letra.
• Al extraer un documento de una carpeta, o una ficha de un fichero, hay que dejar una señal en su lugar, en caso contrario no se notaría su ausencia.

5.2. Númerico: A cada documento le corresponde un número que será el que se utilice al ordenar. La asignación numérica suele realizarse por orden de llegada, y no está en relación con el contenido de la información.

Ventajas e inconvenientes del sistema numérico

VENTAJAS:

• Es un método muy sencillo, solo hay que seguir la sucesión natural de los números.
• Es limitado, como lo son los propios números.
• Una vez asignada la clave numérica a un documento o expediente, no es posible confundirlo.
• Cuando se toma un documento, como van correlativos,su falta es evidente y no es necesario dejar ninguna señal para advertirlo.

INCONVENIENTES:

• Si se desconoce el número-clave de un documento,su localizacón resultará muy difícil.
• No permite intercalar nuevos documentos.

• Este sistema obliga a tener índices o fichas adicionales a la propia documentación, para evitar el efecto que se describe en uno de los punto nombrados.
• No todos los documentos se adaptan a este sistema.

5.3. Alfanumérico: Es un sistema mixto, que se apoya en los alfanúmeros,claves compuestas de letras y números, es necesario llevar unas ficha o índices de referencia.

Ventajas e inconvenientes del sistema alfanúmerico

Son las mismas que en el sistema numérico,con el inconveniente adicional de que este metódo no es tan sencillo.

6.LA LEY DE LAS 3 R Y LA DOCUMETNACION: es una propuesta que popularizaron los ecologistas.

Reducir el volumen de los residuos.

Reutilizar o volver a usar los materiales que aún pueden servir, en lugar de desecharlos.

Reciclar o trasformar los materiales de desecho para crear nuevos productos.

El concepto 3R hace referencia a estrategias de consumo más respetuosas con el medio ambiente, encaminadas a conseguir reducir el volumen de residuos generados.

6.1. ¿Por qué HAY QUE ADOPTAR ESTRATEGIAS 3R?

Ahorro de energía=ahorro de recursos naturales=reducción de desechos=reducción de la contaminación=mejora del medio ambiente=mejora el planeta=ahorro de energía.

6.2. ¿Qué HACER PARA APLICAR LA LEY DE LAS 3R?

• El papel :
  • Reducir la impresión de documentos siempre que sea posible.
  • Hacer las fotocopias necesarias,ni una más.
  • Reutilizar el papel impreso por una cara,para copias,borradores o trabajos que lo admitan.
  • Usar papel reciclado.
• La tinta de las impresoras:
  • Reducir su consumo:
    • Imprimiendo solo hojas necesarias.
    • Seleccionanado una opción de impresión que economice tinta.
• Energía:
  • No dejar luces ni aparatos encendidos cuando no se utilicen.
  • Mantener la temperatura del aire acondicionado, dentro de los límites lógicos,evitando el exceso de calor en invierno y de frío en verano.
  • No dejar los ordenadores en stand-by si no es imprescindible.
  • Utilizar iluminación de bajo de consumo.
• Máquinas y aparatos:
  • Agotar las posibilidades de los ordenadores e impresoras y cambiarlos solo cuando sea imprescindible.
  • Reutilizar y reparar antes que sustituir.
  • Cuando se desechan los aparatos, llevarlos a un punto de reciclaje.

7. PRECEDIMIENTO DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD EN EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACION:La Ley Orgánica 15/199 de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) garantiza y protege a todos los ciudadanos en lo que concierne al tratamiento de sus datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales, especialmente de su honor e intimidad personal .Los datos de carácter personal…

• Solo se podrán recoger para su tratamiento cuando sean necesarios
• Siempre se soliciten debe informarse al interesado de que van a formar parte de un fichero con una finalidad concreta