Organizar: Es determinar las funciones o tareas que es necesario realizar para lograr el objetivo, estableciendo la autoridad y asignando la responsabilidad.
Función Organizacional
Es una “Tarea” que tiene:
- Objetivos Verificables.
- Idea clara de los deberes o actividades implicados.
- Área discrecional o de Autoridad.
La organización consiste en:
Identificar y clasificar las actividades requeridas.
Agrupación de ellas hacia el cumplimiento de los objetivos.
Asignar un administrador para cada grupo de actividades.
Estipulación de coordinación horizontal y vertical.
¿Qué se consigue con la organización?
Una estructura de funciones o puestos intencional y formalizada.
Diseño de la estructura
Debe responder las siguientes interrogantes:
- Quién (Asignar) realizará cuales tareas (Identificar).
- Quién será responsable de cuales resultados.
- Cómo se forman las redes en torno a la toma de decisiones.
- Cómo serán las comunicaciones.
- Evitar confusión e incertidumbre hacia el logro de los objetivos.
Organización Formal
Estructura intencional de funciones.
Organización Informal
“Red de relaciones personales y sociales no establecida ni requerida por la organización formal pero que surge espontáneamente de la asociación entre sí de las personas”.
Tramos (Lados Horizontal ßà) y Niveles (Vertical – Jerarquía)
Nacen debido al límite de personas que un administrador puede supervisar eficazmente, surgen los niveles y tramos:
- La creación de niveles es costoso.
- Los niveles son “obstáculos a la comunicación”.
- Los niveles dificultan la Planeación y el Control.
Tramos Estrechos
Ventajas: Estrecha Supervisión, Estricto Control, Rápida comunicación entre subordinados y superiores.
Desventajas: Los superiores tienden a involucrarse demasiado en el trabajo de los subordinados, Muchos niveles administrativos, Altos costos (Mano de Obra Calificada), Excesiva distancia entre el nivel más bajo y el más alto (Rentas).
Tramos Amplios
Ventajas: Los superiores se ven obligados a delegar, Se deben establecer políticas claras, Los subordinados deben ser cuidadosamente seleccionados.
Desventajas: Los superiores se transforman en cuellos de botella, Riesgo de pérdida de control para el superior, Se requiere de administradores de calidad excepcional.
Principio del Tramo de Administración
“Hay un límite al número de subordinados que un supervisor puede supervisar eficazmente, aunque el número exacto dependerá del impacto de los factores subyacentes”.
Factores para determinar la amplitud del Tramo:
- Capacidades del Administrador.
- Capacidades de los Subordinados.
- Administración Exigente.
- Herramientas preventivas eficaces: Reuniones, Talleres, descripciones de tareas bien definidas, etc…
- Variables Cualitativas o Cuantitativas.
Reingeniería de la Organización
Departamentalización
- Subdivisión que permite el crecimiento de las organizaciones.
- Las agrupaciones por departamentos puede o no coincidir con las agrupaciones por actividades.
- Los patrones de departamentalización dependen de la lógica, la práctica y sus méritos relativos.
- La tecnología y la especialización han hecho disminuir la concentración del factor humano.
Tipos de Departamentalización
Por Tiempo
Son Administraciones por turnos.
Hospitales, Bomberos, Hornos industriales, etc.
- Atención Continua.
- Amortización de costosos bienes de capital.
- Puede haber mala supervisión en los turnos de noche.
- Mala comunicación.
- Puede haber altos costos de horas extras.
Por Función Empresarial
- La departamentalización más común.
- De acuerdo a lo que hacen habitualmente.
- Producción, Comercialización, Financiamiento.
- Hay mucha especialización.
- Es poco flexible.
- Difícil coordinación.
Por Departamento Territorial o Geográfica
- Tienen departamentos comunes.
- Pero bastante autonomía. Para ajustarse a realidades locales.
- Se dificulta la dirección por lo que se requieren personas con capacidades de gerente general.
- Normalmente finanzas no se departamentaliza geográficamente.
Por tipo de Clientes
- Se responde mejor a las necesidades del cliente.
- Puede generar descoordinación entre demandas contrapuestas de clientes.
- Se requiere equipos expertos.
- No siempre es fácil definir los grupos de clientes.
- Ejemplo: Bancos.
Por Procesos o Equipos
- Algún proceso o equipo común a varios procesos y que se transforma en un departamento en si mismo.
Ejemplo: Soldaduras industriales, Procesamiento de datos, etc.
Por Productos
- Cuando las compañías crecen demasiado se requiere que las líneas de producción se dividan en líneas de productos para una mejor administración.
- Se mejora la especialización y calidad.
- Permite mayor crecimiento de productos nuevos.
- Se aleja la alta dirección por lo que se requiere de administradores con capacidades de Gerente General.
- Se dificulta el mantenimiento de servicios centrales comunes.
Por Organización Matricial
- La administración de rejilla se divide por proyectos o productos.
- Combina la departamentalización por funciones y por proyectos o productos.
- Se orienta a resultados.
- Necesita administradores con habilidades humanas.
U.E.N.: Unidades Estratégicas de Negocios (Equivale a una EMPRESA)
Organismo autónomo que entrega productos a un determinado mercado. Se diferencia de una línea de Productos por que esta última no tiene autonomía.