Estructura Organizacional: Fundamentos y Componentes
La estructura organizacional define cómo se distribuyen y coordinan las tareas dentro de una empresa. Comprender sus elementos clave es esencial para una gestión eficiente.
Elementos Clave de la Estructura Organizacional
- Puesto de trabajo: Conjunto de tareas que debe realizar una persona en la empresa (especialización).
- Cadena de mando: Diferenciación de tareas que puede ser vertical.
- Departamentalización: Diferenciación de tareas que puede ser horizontal.
Departamentalización: División del Trabajo
La departamentalización es la división del trabajo en las distintas actividades o funciones que se realizan en la empresa, lo que da lugar a las “unidades organizativas o departamentos”.
Organigramas: Representación Gráfica de la Estructura
Los organigramas son gráficos en los que se representan los departamentos y las relaciones existentes entre ellos. Proporcionan una visión inmediata de la estructura organizativa de la empresa.
Tipos de Departamentalización
- Por funciones: Es la departamentalización clásica de una empresa. Se separan por funciones o departamentos, parte de la división funcional del trabajo.
- Por territorios: Es la habitual en multinacionales o empresas que operan en distintos territorios.
- Por productos: Cuando la empresa tiene productos muy diferentes, se realiza este tipo de departamentalización.
- Por procesos: Típica departamentalización en empresas con integración vertical (por ejemplo: fabricación, distribución, venta).
- Por clientes y canales de distribución: Cuando se tienen clientes de segmentos muy diferentes, se realiza este tipo de segmentación.
Tipos de Organización
- Organización formal: Diseñada por la dirección, tanto horizontalmente (departamentos) como verticalmente (dependencia jerárquica). Está representada en el organigrama.
- Organización informal: Es la que se crea en las empresas de manera paralela a la organización formal. Se produce en cualquier grupo y es inevitable.
- Normas del grupo: Establecen cómo nos tenemos que comportar.
- Roles: Papeles que asume cada persona.
- Status: Prestigio percibido de cada uno.
- Grupos sociales informales: Grupos que se generan por la propia dinámica social.
- Canales de comunicación informal: Vías de comunicación informales que tienen los grupos.
Gestión de Recursos Humanos
La gestión de Recursos Humanos (RRHH) consiste en organizar los recursos humanos para alcanzar los objetivos de la empresa.
Funciones Clave de RRHH
- Obtención de RRHH: Reclutamiento y selección.
- Mantenimiento y desarrollo de RRHH: Formación y evaluación de competencias.
- Desempeño y compensación de RRHH: Política de retribución y evaluación del rendimiento.
Carrera Profesional
La carrera profesional es el recorrido o plan de desarrollo que diseña la empresa para un trabajador en función de sus cualidades o competencias.
Control Empresarial
El control es el proceso mediante el cual se lleva a cabo un seguimiento de las actividades de la empresa.
Tipos de Control
- Control estratégico:
- Análisis del entorno competitivo: Análisis macroeconómico (inflación, PIB) y análisis de la competencia (más sectorial).
- Control de resultados globales: Ingresos, beneficios, rentabilidad.
- Control táctico:
- Control de áreas funcionales: Indicadores que permiten saber cómo evoluciona un departamento. Ej: indicadores de comunicación digital.
- Control de presupuestos: A cada departamento se le proporciona un presupuesto que debe gestionar y controlar. Ej: Google Adwords.
- Control operativo:
- Control de acciones operacionales: Indicadores que permiten saber los resultados de una acción concreta.
Tareas del Control
- Medición: Identificar indicadores y medir los resultados obtenidos de las actividades que se llevan a cabo.
- Comparación: Para comparar, se necesita definir un referente. A estos referentes se les denomina estándares. En muchas ocasiones, son los objetivos específicos que se desean alcanzar o estándares del sector. Por ejemplo, comparación interanual e intermensual.
- Corrección: El sistema debe permitir todas las medidas oportunas.
Técnicas de Control
- Control presupuestario: Basado en indicadores financieros.
- Cuadro de mando: Además de indicadores financieros, analiza otras áreas de la empresa.
- Benchmarking: Es comparar nuestro desempeño con el de la competencia.
Acciones Correctivas
- Contractivas: Corregir o modificar las causas que provocaron las desviaciones positivas.
- Expansivas: Corregir las causas que motivaron desviaciones negativas.
Balance Scorecard
El Balance Scorecard, propuesto por Robert Kaplan y David Norton, propone cuatro áreas de control en la empresa:
- Perspectiva financiera: Sistema de control clásico financiero.
- Perspectiva del cliente: Satisfacción, número de clientes, segmentos, etc. (indicadores relacionados con el cliente).
- Perspectiva interna del negocio: Fabricación, eficacia de procesos, etc. (todo relacionado con procesos).
- Perspectiva de innovación y aprendizaje: Relacionado con recursos humanos, número de cursos realizados, satisfacción de la plantilla, etc.
Diseño Organizacional
El diseño organizacional es la definición de la estructura. Corresponde a la dirección general. Cuando hablamos de diseño organizativo, nos referimos a la estructura formal.
Estructura Formal e Informal
La estructura organizativa es la suma total de las formas en las que una organización divide su trabajo en diversas tareas, coordinándolas entre sí (es el organigrama en sí mismo). Es la estructura real de la empresa, que es lo que marca el funcionamiento real de la empresa.
Modelo de Rosenzweig
- Patrón de relaciones y obligaciones formales: Organigrama, descripción del puesto de trabajo.
- Diferenciación: Diversas actividades son asignadas a diferentes departamentos.
- Integración: Forma en la que las actividades separadas son coordinadas.
- Sistema de autoridad: Relaciones de poder, estatus y jerarquías.
- Sistema administrativo: Políticas, procedimientos, controles formales.
Modelo de Mintzberg
- Ápice estratégico: Alta dirección.
- Línea media: Directivos situados entre estratégicos y el núcleo de operaciones.
- Núcleo de operaciones: Integrado por miembros relacionados directamente con las actividades productivas.
- Tecnoestructura: Profesionales o analistas que planifican, diseñan, mejoran y enseñan al personal operativo.
- Staff de apoyo: Constituido por un conjunto de unidades especializadas. Componente más diverso.
Herramientas de Representación
- Organigrama: Representación gráfica de la estructura formal, indicando los niveles de diferenciación vertical y horizontal.
- Manual de Organización: Manuales que complementan la información reflejada en el organigrama.
Mecanismos de Coordinación
- Adaptación mutua: Coordinación con comunicación informal.
- Supervisión directa: Existe estructura formal con jefe que supervisa el trabajo de trabajadores que dependen de él.
- Normalización: Se establecen normas, protocolos, procedimientos que deben cumplirse en el proyecto.