Estructura Organizacional y Gestión Empresarial: Claves para el Éxito

Estructura Organizacional y Gestión Empresarial

Organigramas: Representación Gráfica de la Estructura Empresarial

Los organigramas son la representación gráfica de la estructura de la empresa, reflejan de forma simple y estética las principales características de la estructura.

Requisitos de un Organigrama

• Diferenciar los elementos que componen la empresa.
• Diferenciar los niveles y posiciones de la autoridad.
• Fácil comprensión.
• Sencillo.

Tipos de Organigramas

• Según la forma:
  • Verticales: Destacan la jerarquía y las posiciones de autoridad.
  • Horizontales: Destacan la importancia de las funciones por encima de la autoridad.
  • Radiales: Destacan niveles más altos de la dirección.
• Según su finalidad:
  • Informativos: Expresan una visión global de la empresa.
  • De análisis: Muestran una estructura de la empresa más detallada.
• Según su extensión:
  • Generales: Reflejan todos los departamentos.
  • Detallados: Informan de un departamento concreto.
• Según su contenido:
  • Estructurales: Representan las unidades que forman la empresa y sus relaciones.
  • De personal: Con nombre y cargo en la empresa.
  • Funcionales: Presentan cómo está formada cada una de las unidades.

Organización Informal

La organización informal es el conjunto de relaciones personales o sociales de la empresa que no están preestablecidas por parte de la dirección, han surgido de forma espontánea o por motivos ajenos a la empresa. Por ejemplo, la aparición de líderes espontáneos.

Gestión Empresarial

La gestión intenta que las personas que forman la empresa realicen las tareas necesarias para conseguir los objetivos marcados.

Partes o Niveles de la Gestión

• Alta Dirección: Es el equipo directivo, planifican a largo plazo y son responsables del cumplimiento de los objetivos y de supervisar el funcionamiento global.
• Nivel Intermedio: Se encargan de la ejecución y del control de la planificación general, son jefes de departamentos.
• Nivel de Gestión: Directivos con responsabilidad directa en la ejecución de planes, asignan tareas al trabajador.

Funciones del Directivo

• Elección de las tareas a realizar para conseguir los objetivos.
• Transmitir las tareas a los trabajadores que tiene a cargo.
• Dar instrucciones a los trabajadores.
• Crear situaciones de trabajo favorables para conseguir la motivación.

Teoría X e Y de McGregor

En cada una de las teorías se sitúa en un extremo y dice que tendríamos que tomar una teoría dependiendo del tipo de trabajador que tengamos.

• Teoría X: Dirigida a trabajadores con aversión al trabajo. No les gusta trabajar y prefieren trabajar lo menos posible. No tienen ambición por progresar en la empresa y no quieren responsabilidades. Prefieren que les manden y les cuesta cambiar.
• Teoría Y: Trabajadores muy motivados que el trabajo les enriquece, son ambiciosos, creativos y quieren responsabilidades. El jefe debe contar con las opiniones de los trabajadores ya que estos lo valoran así, debe hacerles partícipes de los avances de la empresa y motivarles con ascensos.

El Proceso de Decisión

Momento donde la empresa pasa a la acción. Las decisiones son importantes y por ello deben basarse en criterios racionales o científicos.

Etapas del Proceso de Decisión

• Tener claro el objetivo a conseguir.
• Recopilar toda la información posible relacionada con ese objetivo.
• Marcar las opciones posibles.
• Ver las alternativas para conseguir el objetivo.
• Evaluar cada camino posible.
• Seleccionar una alternativa posible: decisión.
• Realizar los pasos marcados.
• Controlar las previsiones.

Matriz de Decisión

Se definen las estrategias posibles, las opciones o estados de la naturaleza, las probabilidades de que sucedan y los resultados esperados.

Criterios de Decisión

• Situación de certeza: Conocemos con seguridad lo que va a pasar.
• Situación de riesgo: Existen diversos estados de la naturaleza pero conocemos las probabilidades de que cada uno de ellos suceda.
• Situación de incertidumbre: Desconocemos las posibilidades de que ocurran unas situaciones y otras.

Árboles de Decisión

Representación gráfica de las posibilidades de decisión con sus probabilidades.

Control Empresarial

Es la parte de la evaluación, de la valoración de cómo se han dado los pasos en la empresa, se comprueba lo que se ha conseguido y se corrige en caso de no obtener resultados positivos.

Etapas del Control

• Definimos unos estándares: unas medidas que consideremos normales y comprobaremos si estamos por encima o por debajo.
• Necesitamos medir las actividades, valorarlas. Única forma de poder comprarlas.
• Corregiremos las desviaciones que puedan surgir.

Tipos de Control

• Estadística: Permite valorar los datos de este ejercicio económico con otros, se pueden comparar los datos con otras empresas del sector.
• Control de presupuesto: Comprobamos si lo que planificamos en el presupuesto lo hemos conseguido, es muy objetiva ya que es numérica.
• Auditoría: Evaluación realizada por expertos:
  • Interna: La realiza la propia empresa para comprobar como van las cosas o encargarla a una empresa ajena que le de información para corregir desviaciones.
  • Externa: Los resultados obtenidos pueden tener consecuencias: realizada por hacienda, por la junta.

Planificación

Definición: Políticas de la empresa para conseguir unos fines.

Tipos de Planes

• Según el departamento o función.
• Según un criterio temporal:
  • Largo plazo (l/p): Más de cinco años.
  • Medio plazo (m/p): De 1 a 5 años.
  • Corto plazo (c/p): Inferior a un año.
• Según la naturaleza:
  • Metas: Puntos de partida de la planificación.
  • Objetivos: Más concretos, más realistas.
  • Políticas: Estrategias a seguir.
  • Procedimientos: Pasos a dar.
  • Reglas: Delimitar las actuaciones.
  • Presupuestos: Cuantificar las decisiones.

Etapas de la Planificación

1. Análisis de la situación inicial.
2. Fijamos recursos.
3. Buscamos alternativas para conseguirlos.
4. Evaluación de alternativas.
5. Elección de alternativas.
6. Control y corrección de errores.

Organización

Objetivo: Poder funcionar con eficacia. División del trabajo > especialización > aumenta calidad y productividad.

Definición: Diseñar la estructura de la empresa donde queden definidas todas las funciones de cada persona en la empresa.

Etapas de la Organización

1. Definimos niveles jerárquicos.
2. Funciones de cada nivel.
3. Canales de responsabilidad.
4. Comunicación en todos los sentidos dentro de la empresa.

Comunicación Interna de la Empresa

• Vertical: Entre diferentes niveles jerárquicos.
  • Ascendente: De subordinados a superiores.
  • Descendente: Al revés.
• Horizontal: Entre iguales, mismo nivel jerárquico.

Organización del Trabajo

Evolución histórica y escuela de relaciones humanas. Motivación, teoría de Maslow. Organización formal: debe de estar bien definida y ser lo más comprensible posible. Se basa en la división del trabajo.

División en Departamentos

• Departamentos por funciones: Según su especialización. Ej: Dpto. producción.
• Departamentos por productos: La empresa se dedica a la obtención de más de un tipo de productos ej: Pascual lácteos, Pascual postres.
• Departamentos por procesos: Organizamos la empresa según las fases de la cadena productiva ej: Dpto. componentes electrónicos.
• Departamentos por zonas geográficas: La empresa está presente en más de un territorio ej: Coca-Cola.

La comunicación puede ser de muchas formas:

• Lineal: Uno manda y otro obedece.
• Staff: Asesoramiento, equipo especialista en distintos temas que orienta.
• Funcional: Personas especialistas en un tema dentro de la empresa ej: jefe de inversiones.

Modelos de Estructura Organizativa

1. Modelo Lineal o Jerárquico: Todos dependen de un superior.
   • Ventajas: Válido para pequeñas o medianas empresas. También para las grandes con estructura rígida.
   • Inconvenientes: Poca especialización por parte de los directivos. Excesiva concentración de la autoridad.
2. Modelo Funcional: Especialistas en cada área concreta de la empresa.
   • Ventajas: La empresa puede disponer de especialistas dentro de la misma.
   • Inconvenientes: Pueden recibir órdenes de más de un jefe.
3. Modelo de Asesoramiento (Staff): Pretende solucionar las deficiencias del modelo anterior.
   • Ventajas: Permite la intervención de especialistas. Solo órdenes de un jefe.
   • Inconvenientes: Decisiones lentas y coste añadido para la empresa.
4. Modelo en Comité: Cooperación de varias personas para asumir la autoridad y la responsabilidad. Visión global.
   • Ventajas: Hay una participación general en la toma de decisiones.
   • Inconvenientes: Las decisiones son lentas y conflictos al existir más de una autoridad.
5. Modelo Matricial: Muy habitual en empresas industriales. Dos variables organizativas. Doble autoridad.
   • Ventajas: Organización flexible.
   • Inconvenientes: Es necesario coordinar a todos los que forman parte de un mismo proyecto, por lo que pueden surgir conflictos.

Teoría de Maslow

Clasificó las necesidades en niveles.

1. Necesidades fisiológicas: Todas las necesidades básicas de todos los seres humanos, son imprescindibles.
2. Necesidades de seguridad: No solo nos preocupamos por nuestras necesidades actuales, sino también por un futuro más o menos inmediato.
3. Necesidades sociales: Formamos parte de una sociedad. El ser humano es un ser social. Se reflejan las necesidades de respeto, estatus…
4. Necesidades de autoestima: Todas las que tienen que ver con la confianza en uno mismo, seguridad…
5. Necesidades de autorrealización: Llegar al máximo de lo que somos capaces. Conseguir nuestro gran objetivo.

Estas necesidades en algunos casos rompen el orden jerárquico.