Estructura y Gestión de Recursos Humanos en la Empresa

1. Estructura Organizativa de la Empresa

1.1 Concepto y Elementos

1.1.1 Concepto de Estructura Organizativa: Describe cómo se agrupan, se identifican y se relacionan los distintos elementos que forman la empresa. Está formada por el conjunto de elementos que la integran, las funciones que tienen asignadas cada uno de los elementos y las relaciones jerárquicas y funcionales existentes entre los distintos elementos.

1.1.2 Elementos de la Estructura Organizativa:

Alta Dirección: Formada por aquellas personas que realizan funciones de dirección general de la empresa y, por tanto, similares a las del empresario, como son la toma de decisiones estratégicas y la fijación de los objetivos generales de la empresa.
Dirección Intermedia: Estaría formada por mandos intermedios o personal ejecutivo. Cada uno de ellos tiene a su cargo un número determinado de trabajadores. Su labor es relacionar los objetivos generales de la empresa con los objetivos operativos de los distintos departamentos.
Base Operativa: Formada por el conjunto de personas directamente relacionadas con la producción, venta y prestación de servicios.
Tecnoestructura: Está formada por los analistas o expertos que estudian las distintas funciones de la empresa con el objeto de encontrar sus fortalezas y debilidades, reforzando las primeras y mejorando las segundas.
Estructura de Apoyo: Formada por personal de asesoramiento, cuya función consiste en asesorar a los directivos sobre diferentes materias. Puede ser de dos tipos: directivo (formado por especialistas, son básicos para los objetivos de la empresa) y de apoyo (formado por asesores no incorporados a la plantilla de la empresa, ya que sus funciones suelen tener un carácter complementario).

Estos elementos pueden configurarse en unidades organizativas:

Unidades Directivas Jerárquicas: Con autoridad y responsabilidad, integradas por la alta dirección y la dirección intermedia.
Unidades de Gestión Funcional: Especialistas en alguna función empresarial, formadas por la tecnoestructura.
Unidades de Apoyo: Funciones de apoyo y asesoramiento, formadas por la estructura de apoyo.
Unidades Operativas: Realizan las funciones o actividad propia de la empresa, formadas por la base operativa.

1.1.4 Principios que Estructuran la Organización de la Empresa

Principio de Autoridad y Jerarquía: Niveles de autoridad en la empresa, ordenados de forma jerárquica según el grado de responsabilidad y control.
Principio de Unidad de Dirección: Según este principio, debe existir en la empresa una dirección única que sea la encargada de definir los objetivos generales y las estrategias a seguir.
Principio de Unidad de Mando: Según este principio, cada subordinado debe tener únicamente un solo superior directo.
Principio de Delegación: En la empresa debe existir delegación, consistiendo esta en que una persona asigna autoridad y responsabilidad a otra persona para que esta última desempeñe unas funciones determinadas.
Principio de Descentralización: Consiste en una delegación de autoridad para la toma de decisiones con carácter permanente.
Principio de División del Trabajo y Especialización: Se descompondrían las tareas propias de una actividad entre diferentes personas, de forma que a cada persona se le asignaría una función específica con el objetivo de que se convierta en un experto en la realización de dicha función.
Principio de Departamentalización: Se agruparían las diferentes tareas en áreas funcionales, departamentos o divisiones, de forma que estas áreas coordinen las distintas relaciones existentes en la empresa de una misma actividad.
Principio de Coordinación: Debe existir coordinación entre las personas de un mismo nivel jerárquico.
Principio de Motivación y Participación: Existirán en la empresa métodos para motivar a las personas que trabajen en la empresa, así como fomentar el grado de participación de dichas personas en lo relativo al grado de contribución y compromiso de los trabajadores respecto a la empresa.
Principio de Comunicación: Debería darse en la empresa un sistema de comunicación en varios sentidos: descendente, horizontal y ascendente.

1.2 El Organigrama

1.2.1 Concepto de Organigrama: Representación gráfica de la estructura organizativa de la empresa o de cualquier otro tipo de organización. Se reflejan los niveles y áreas de que consta la empresa, así como las relaciones jerárquicas y funcionales entre ellas. Se representa a partir de un conjunto de figuras geométricas enlazadas entre sí a través de una serie de líneas. Cada una de estas figuras constituye un área de la empresa que puede ser una unidad, servicio o departamento.

1.2.2 Clasificación de los Organigramas:

Según su finalidad: Organigramas informativos (informar al público sobre la empresa y recoge los aspectos más generales de la estructura organizativa de la empresa), organigramas analíticos (analizar la estructura de la empresa, en su totalidad o una parte de esta).
Según su amplitud: Organigrama general (abarca el conjunto completo de la organización, proporcionando una visión general de la empresa sin descender a partes de esta), organigrama parcial (refleja tan solo una parte de la empresa, centrándose en alguna parte para detallar su composición interna).
Según su extensión: Organigrama de unidad (representa elementos subordinados u ordenados de forma jerárquica dentro de una estructura unitaria), organigrama de grupo (representa un conjunto de unidades independientes que se unen en una estructura superior sin perder para ello su individualidad).
Según su forma: Organigrama de forma ramificada (se van ramificando líneas y figuras geométricas que a su vez representan funciones, puestos de trabajo o departamentos. Se pueden hacer de forma vertical (las unidades con mayor nivel de autoridad y jerarquía se sitúan en la parte superior y los demás en la parte inferior) y horizontal (las unidades con mayor autoridad se sitúan en la parte izquierda y las menores en la derecha)), organigrama de forma circular (conjunto de círculos concéntricos que se van alejando a medida que las unidades, áreas o departamentos se separan del centro), organigrama de forma mixta (consiste en combinaciones de las anteriores).

1.3 Formas Organizativas

Formas Organizativas Simples:
- Modelo Lineal: Basado en los siguientes principios: jerarquía y autoridad; unidad de mando.
- Modelo Funcional: Basado en un diseño horizontal y en los principios de: división del trabajo y especialización; departamentalización; coordinación.
- Modelo Adhocrático: No adopta siempre la misma estructura sino que varía en función de los objetivos y circunstancias de la empresa. Principios: motivación; comunicación.
Formas Complejas Clásicas:
- Modelo Lineo-Funcional: Combina los modelos lineal y funcional, con lo que mezcla estructuras de diseño vertical con estructuras de diseño horizontal.
- Modelo Divisional: Utilizado por grandes empresas y multinacionales. Se basa en la estructuración de la empresa en divisiones que funcionan casi como empresas independientes. Se basa en principios de: divisionalización; descentralización. A la hora de estructurar una empresa en divisiones pueden seguirse los siguientes criterios: por productos o servicios; por procesos; por clientes; por la situación geográfica; por funciones.
- Modelo Matricial: Utilizado en empresas de gran dimensión y que además tenga una estructura bastante compleja debido a diversidad de productos, mercados y/o clientes. Los principios sobre los que se sustenta son: división de trabajo y especialización; departamentalización y divisionalización; coordinación; descentralización.
- Modelo Colegial: Estructura muy similar al modelo matricial solo que incorporando el concepto de comité.
Formas Organizativas Complejas: Surgen como consecuencia de los continuos cambios en el entorno empresarial y tienen como objetivo mejorar la capacidad de respuesta de la empresa ante los cambios en el entorno dinámico.
- Modelo Federal: Refleja con claridad las alianzas estratégicas entre empresas. Suele ser el modelo utilizado por grupos empresariales diversificados y multinacionales.
- Modelo en Trébol: Intenta simular la forma de un trébol de 4 hojas, siendo los 4 elementos que lo forman los siguientes: hoja central (formada por la alta dirección); hoja superior (formada por un pequeño grupo profesional de trabajadores que constituyen el núcleo de la empresa); hoja izquierda (formada por actividades de subcontratación con otras empresas); hoja derecha (formada por trabajadores denominados flexibles); hoja inferior (formada por el cliente, de forma que este realizaría parte del trabajo de la empresa).

1.4 Áreas Funcionales de la Empresa

1.3.1 Concepto de Área Funcional: Agrupación de personas que tienen en común una serie de objetivos, funciones o tareas.

1.3.2 Criterios de Departamentalización:

Según los procesos productivos (se formarían los departamentos en función de los procesos productivos existentes en la empresa, asignado un departamento por cada proceso productivo).
Según las funciones (configurar departamentos en base a las principales funciones que deben realizarse en la empresa).
Según los clientes (crea departamentos en base a los clientes de la empresa, así como en base a los intermediarios entre la empresa y sus clientes).
Según zonas geográficas (criterio utilizado en las grandes empresas y multinacionales).
Según los productos o servicios (consistiría en crear departamentos en función de los productos o servicios comercializados por la empresa).

1.3.3 Las Áreas Funcionales:

Área de Producción: Transforma inputs o factores productivos en outputs o productos finales, a través de una serie de operaciones previamente organizadas que constituyen el proceso productivo.
Área Comercial: También denominado departamento de marketing, se encargaría de todo lo relacionado con el producto, la fijación de precios, la distribución, así como de la publicidad y posibles promociones.
Área Económico-Financiera: Proporcionar a la empresa los fondos necesarios, en el momento necesario y al mínimo coste posible y, por otro lado, en invertir los fondos excedentes de la empresa de forma que se obtenga la máxima rentabilidad.
Área de Recursos Humanos: En las empresas trabajan personas, cada una de ellas con sus características, comportamientos y motivaciones.
Área de Administración: Ejerce el control de la empresa a través del manejo de documentación.

1.3.4 La Relación Interdepartamental:

Relaciones de autoridad: Puede ocurrir que no todos los departamentos se encuentren en el mismo nivel jerárquico dentro de la estructura organizativa de la empresa y un departamento tenga cierta autoridad sobre otro y otros.
Relaciones de información: Entre los diferentes departamentos deben existir flujos de información, ya que la información que posea un departamento puede ser a su vez necesitada por otro departamento para el desempeño de sus funciones.
Relaciones de coordinación: Entre los diferentes departamentos debe existir una perfecta coordinación de cara a la consecución de los objetivos generales de la empresa.
Relaciones de decisión: A la hora de tomar determinadas decisiones, resultan implicados varios departamentos, por lo que resulta necesaria la intervención de estos, aportando así cada departamento su enfoque o punto de vista en dicha toma de decisiones.

2. El Departamento de Recursos Humanos

En él se realizan diferentes funciones que varían de una empresa a otra y se encarga fundamentalmente de lo relativo a la gestión y administración del personal. Las funciones del departamento de RRHH varían en función de la empresa. Según aumenta la empresa, aumentan las funciones.

2.1 Funciones del Departamento de Recursos Humanos

Relacionadas con la gestión del personal:
1. Planificación de plantillas.
2. Descripción del puesto de trabajo.
3. Reclutamiento y selección del personal.
4. Acogida de nuevos trabajadores.
5. Valoración del puesto de trabajo.
6. Evaluación del desempeño.
7. Formación y desarrollo.
8. Relaciones laborales.
9. Prevención de riesgos.
Relacionadas con la administración del personal:
1. Elaboración de nóminas.
2. Trámites de Seguridad Social y Hacienda.
3. Control de absentismo.
4. Trámites relacionados con infracciones y sanciones.
5. Trámites de contratación.
6. Trámites relacionados con la finalización de la relación laboral.
7. Información.

3. Gestión del Personal

3.1 Planificación de Plantillas

La planificación consiste en definir unos objetivos concretos diseñando sistemas para conseguir dichos objetivos. Dentro de la planificación del personal nos encontramos con la planificación de plantillas, consistente en el conjunto de medidas basadas en el estudio de los antecedentes de personal de la empresa y programas y previsiones futuras de esta que tienden a determinar:

Las necesidades del personal de la empresa.
Su coste.
El plazo en que se va a necesitar dicho personal.

La planificación de personal no supone siempre un aumento, sino que a veces supone una disminución:

Previsión de personal a corto plazo: no superior a un año.
Previsión de personal a medio y largo plazo: superior al año.

3.2 Descripción de Puestos de Trabajo

Formación necesaria.
Experiencia necesaria.
Responsabilidad.
Características ambientales.
Recursos a usar.

La descripción del puesto de trabajo permite obtener información relativa a un puesto de trabajo.

Ventajas:

Optimiza la estructura organizativa de la empresa.
Asigna de forma racional las personas a los puestos de trabajo.
Permite evaluar mejor el desempeño del puesto de trabajo.
Sirve de ayuda en materia de seguridad y salud laboral.
Permite el diseño de un plan de desarrollo profesional.

3.3 Valoración de los Puestos de Trabajo y Retribución

El sistema de retribución en la empresa puede ser:

Fija: Consiste en retribuir al trabajador una cantidad fija como salario independientemente de la cantidad o calidad del trabajo realizado.
Variable: Consiste en retribuir al trabajador una cantidad variable como salario en función de la calidad o cantidad del trabajo realizado.
Mixta: Consiste en combinar la retribución fija con la variable, de forma que el trabajador percibe una cantidad fija y a la vez otra cantidad que varía en función del trabajo realizado.

3.4 Formación y Desarrollo Profesional

Tienen como finalidad el perfeccionamiento y el desarrollo de potencialidades, capacidades, aptitudes y características, facilitando el acceso a mayores y mejores habilidades, diversificando y actualizando conocimientos.

3.4.1 Tipos de Situaciones

Caso de incorporación de nuevos trabajadores a la empresa (resulta imprescindible analizar cuáles son las necesidades de formación de estos trabajadores con el fin de que su adaptación a la empresa y al puesto de trabajo sea mejor y más rápida).
Caso de ascenso o promoción de personas de la propia empresa (resulta muy importante una formación adecuada y específica para el desempeño de las funciones y tareas del nuevo puesto de trabajo).
Caso de necesidad de actualización de conocimientos y reciclaje de las personas (es necesario en las empresas reciclarse y actualizarse para adaptarse a los nuevos métodos de trabajo y a las nuevas tecnologías).

3.4.2 Fases en un Plan de Formación

Determinación de las necesidades actuales y futuras de formación (se realizan entrevistas, observación directa, inventario de necesidades, etc.).
Determinar los objetivos de la formación (tipo de formación que se va a impartir, quién se encargará de impartir dicha formación, quiénes serán los asistentes, cuáles serán los niveles de aprovechamiento mínimos que se van a exigir, fechas de realización, lugar, horario y duración, presupuesto destinado a dicha formación, objetivos de la formación, materiales y medios necesarios).
Información sobre la formación (una vez organizadas las actividades de formación, debe comunicarse de forma que dicha información alcance a todas las personas interesadas en la empresa).
Coordinación de la formación (el departamento de personal es el encargado de iniciar, coordinar y controlar las actividades de formación, garantizando así el desarrollo adecuado de la formación).
Control de resultados (finalizado el proceso de formación, es necesario controlar su eficacia a lo largo del tiempo mediante diferentes pruebas y entrevistas).

3.5 Prevención de Riesgos Laborales

Actividades:

Evaluación de riesgos laborales.
Vigilancia periódica de la salud de los trabajadores.
Documentación y conservación de información referente a la seguridad y salud laboral.
Informar a los trabajadores sobre los riesgos existentes.
Formación teórica y práctica en materia de seguridad y salud laboral.
Garantizar la seguridad de los equipos de trabajo.
Proporcionar los equipos de protección adecuados y velar por su uso efectivo.
Actividades de protección especial ante colectivos específicos.
Actividades en relación con situaciones de emergencia y de riesgo grave e inminente.
Actividades en relación con situaciones especiales.
Organizar los servicios de prevención.