Estructura y Gestión Empresarial: Organización, Personal y Costes


La Organización Empresarial

La empresa es el agente económico que coordina los factores productivos de forma organizada con ánimo de alcanzar objetivos predeterminados. Esta definición es válida para cualquier sistema económico. La organización de factores productivos implica la toma de decisiones empresariales sobre las responsabilidades del personal, los tipos y cantidades de factores necesarios, las formas de financiación, los procesos de distribución de ventas, etc.

La Toma de Decisiones

Establecer o reformar algo para lograr un fin, coordinando personas y medios adecuados. La organización tiene dos tareas importantes:

  • Definir las tareas de cada departamento.
  • Asignar las responsabilidades de las personas.

Una de las tareas más importantes es tomar decisiones para planificar las tareas necesarias para solucionar problemas. Algunas decisiones, sobre todo si son sencillas o repetitivas, se toman de forma rutinaria; otras, más complejas o importantes, suelen ser más meditadas. En general, el proceso de toma de decisiones presenta las siguientes fases:

a) Preparatoria: Búsqueda de información sobre la cuestión a resolver e identificación clara del problema.

b) Análisis de la información: Determinar si se tiene suficiente información válida para identificar alternativas y proponer soluciones.

c) Elección de la solución: Considerando:

  • El riesgo a asumir.
  • La aceptabilidad por las personas afectadas.
  • La posibilidad de realizarla en los plazos adecuados.
  • Las limitaciones de recursos humanos y materiales.

Un cierto grado de creatividad personal es valioso en los proyectos de la empresa.

Modelos de Organización Empresarial

La empresa, como organización que utiliza recursos humanos y materiales para producir bienes y servicios, debe considerar principios básicos al determinar su organización:

  • División del trabajo.
  • Unidad del objetivo final (obtención de beneficios u otros objetivos prioritarios).
  • Descentralización de tareas.
  • Comunicación entre los diferentes grupos y personas de la empresa.

La organización empresarial puede ser formal o informal:

a) Organización formal: Tiene normas y funciones definidas para cada grupo, establecidas por la autoridad de la empresa.

b) Organización informal: Se crea entre personas o grupos basada en relaciones de amistad, afinidad o intereses. Es crucial conocerla para potenciar sus aspectos positivos y evitar repercusiones negativas.

Organización de Gerencia Única:

Adecuada para pequeñas empresas, concentra el poder en una persona o grupo. Sus principales formas son:

a) Organización jerárquica: Pirámide de autoridad donde se sabe a quién obedecer y quién debe obedecer.

b) Organización funcional: Especialización por departamentos y funciones.

c) Organización mixta: Combinación de las dos anteriores, pudiendo añadir asesores o staffs, o crear comités ad hoc.

Organización de Gerencia Múltiple:

Para empresas complejas con diversificación de productos y mercados. Las decisiones las toman diferentes personas o grupos, superando la capacidad de un solo órgano. Los modelos de organización también pueden presentarse por:

  • Tiempos o turnos de producción.
  • Zonas geográficas.
  • Productos.
  • Territorios.
  • Clientes.
  • Mercados.
  • Diferentes procesos de producción.
  • Matrices o de malla (responsabilidad compartida por especialidades y productos).

Los Organigramas:

Representan la estructura de la empresa, áreas, secciones, departamentos, divisiones, etc., expresando la dependencia y canales de comunicación. Para elaborar un organigrama se debe:

  • Determinar la estructura de la empresa.
  • Definir las funciones de cada elemento.
  • Asignar el personal más capaz para cada tarea.
  • Delimitar la jerarquía y comunicación entre funciones.
  • Ser flexibles para permitir el crecimiento de la empresa.

El Departamento de Personal de la Empresa

Hoy en día es necesario un departamento específico para el personal, también llamado Recursos Humanos, Relaciones Laborales, Departamento Social, etc. Está constituido por personas con distintos grados de responsabilidad, que utilizan medios financieros y materiales, y tienen como principales cometidos planificar, organizar, dirigir, evaluar y controlar las actividades del personal.

Creación de los Puestos de Trabajo:

Tras el organigrama, se crean los puestos de trabajo y se cualifica la plantilla, considerando:

  • Conocer las tareas de cada sección y su orden de realización.
  • Calcular tiempos y medios necesarios.
  • Cuantificar las personas necesarias y sus categorías.
  • Identificar el perfil profesional de los trabajadores.

Profesiogramas y Perfiles Profesionales:

Los profesiogramas definen tareas, responsabilidades, particularidades físicas y ambientales, capacitaciones profesionales y otras especificaciones de cada puesto. Los perfiles profesiográficos indican características, aptitudes y actitudes idóneas para cubrir el puesto: aspectos físicos, técnicos, psicológicos, capacidades, aspectos emotivos y conocimientos necesarios.

Contratación del Personal de la Empresa

Las leyes laborales obligan a legalizar las relaciones de trabajo mediante contratos. La legislación social es de tipo mixto: las partes tienen libertad de proponer cláusulas, pero salvaguardando principios básicos para proteger a los trabajadores. Los contratos laborales son:

  • Consensuales (las partes consienten lo recogido).
  • Bilaterales (obliga a ambas partes).
  • Onerosos (obligaciones patrimoniales).
  • De tracto sucesivo (obligaciones se cumplen con el tiempo).
  • Normalizados (la voluntad se supedita a normas laborales).

Elección del Tipo de Contrato

Las empresas deben elegir contratos adecuados a sus objetivos, considerando:

  • Forma jurídica de la empresa.
  • Tipo de puesto de trabajo.
  • Necesidad temporal del puesto.
  • Incentivación a la persona contratada (parados de larga duración, mujeres, minusválidos, jóvenes, etc.).
  • Costes sociales (liquidaciones, bonificaciones, subvenciones, reducciones de impuestos).
  • Otras condiciones de interés para empresa y trabajador.

Trámites Posteriores

Tras la contratación, las empresas deben realizar trámites legales:

  • Afiliación o alta a la Seguridad Social del trabajador.
  • Comunicación de nuevos contratos al INEM.
  • Comunicación a representantes laborales.
  • Otros que ordenen las normas laborales vigentes.

La Gestión Económica del Personal. Costes Sociales

Costes Salariales

El salario es la totalidad de las percepciones económicas por prestaciones laborales. Su estructura incluye:

  • Salario base.
  • Complementos salariales (antigüedad, conocimientos específicos, incentivos, complementos de vencimiento superior al mes, en especie, de residencia, etc.).
  • Devengos extrasalariales (indemnizaciones, dietas, etc.).

Sobre estos conceptos, el empresario debe calcular cotizaciones sociales y retener IRPF.

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