Proceso Administrativo
Etapas del Proceso Administrativo
Planeación
Es un proceso de establecer metas y determinar los cursos de acción necesarios para alcanzar esas metas. Implica identificar los objetivos, prever posibles escenarios, asignar recursos y desarrollar estrategias para lograr los resultados en un futuro determinado.
Organización
Como función administrativa, la “etapa de organización” constituye la etapa que se refiere a la estructuración de la organización y a todas las actividades y tareas que, de acuerdo con los planes preestablecidos, deban ejecutarse.
Dirección
Es precisamente la función de la dirección la que orienta la ejecución de los planes y programas que conducen al cumplimiento de la misión organizacional.
Control
El control es el proceso de monitorear y evaluar el progreso hacia los objetivos establecidos, identificando desviaciones y tomando las acciones correctivas necesarias.
Elementos del Proceso Administrativo
Propósitos
La planeación se inicia a partir de la definición de los propósitos. Los propósitos son los fines esenciales que definen la razón de ser, naturaleza y carácter de cualquier grupo social.
Premisas
Son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán al curso en que vaya a desarrollarse el plan.
Objetivos
Representan los resultados que la empresa espera obtener; fines determinados por alcanzar en un periodo específico.
- Objetivos Estratégicos: Comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo.
- Objetivos Tácticos: Se refieren a cierta área de la empresa, se subordinan a los objetivos generales y se establecen a largo y mediano plazo.
- Objetivos Operacionales: Se establecen en niveles específicos de la empresa, actividades más detalladas, son de corto plazo.
Estrategias
Son cursos de acción o alternativas para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.
Cultura Empresarial
La cultura empresarial se puede definir como el conjunto de normas, valores y formas de pensar que caracterizan el comportamiento y posicionamiento del personal en todos los niveles de la empresa.
7 Factores de la Cultura Organizacional
- Autonomía individual: El nivel de delegación, independencia y participación que exista en la organización.
- Estructura: Las reglas y normas que rigen el funcionamiento de la organización y el grado de supervisión o control que se ejerza sobre su cumplimiento.
- Apoyo: La mayor o menor relación interpersonal entre los superiores y los empleados.
- Identidad: El sentido de pertenencia, es decir, la forma en que los miembros de la empresa la conciben como un conjunto global, y no por áreas o de forma individual.
- Reconocimiento: El sistema de reparto de los premios dentro de la plantilla en función del desempeño.
- Tolerancia al conflicto: El modo que tenga la organización de afrontar las posibles controversias que puedan surgir en su seno.
- Tolerancia al riesgo: Según el espíritu innovador y creativo que se implante en la entidad.
Manuales Administrativos
Los manuales son instrumentos esenciales para el adecuado funcionamiento de las organizaciones y tienen como objetivos principales estandarizar los procesos o procedimientos operacionales; racionalizar el uso de los recursos empresariales; comunicar la estructura organizacional, funciones, políticas, normas y otros en el momento oportuno para la toma de decisiones.
Objetivos de los Manuales
- Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.
- Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
- Contribuir a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal y propiciar uniformidad en el trabajo.
- Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.
- Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas administrativas.
Tipos de Manuales Administrativos
- Manual de Políticas: Establece el conjunto de pautas que servirán de guías para el desarrollo de las actividades y/o procesos de los distintos sectores de una organización.
- Manual de Estructura Organizacional: Contiene informaciones generales sobre la división del trabajo, así como la diferenciación, integración y relaciones entre los distintos sectores o dependencias de una organización. La estructura organizacional de una empresa se representa gráficamente mediante el organigrama.
- Manual de Organización y Funciones: Establece la organización formal de una empresa. Contiene el organigrama y la descripción de las funciones de los distintos sectores y/o cargos, así como las relaciones entre los mismos.
- Manual de Procesos o Procedimientos Operacionales: Contiene las normas generales y específicas, así como el conjunto de definiciones operacionales, con indicación de las secuencias de las acciones o pasos a seguir para la realización de determinados trabajos.
- Manual de Contabilidad: Es un documento que compila y organiza las políticas, procedimientos, normas y directrices que una organización utiliza para gestionar sus finanzas.
Principios Organizacionales
1. Principio de División del Trabajo: La estructura de la organización debe dividir y agrupar las actividades de la empresa, de tal manera que contribuya de forma efectiva y eficiente a los objetivos de la organización.
Principio de Unidad de Mando: Hay un límite en el número de subordinados que puede tener un jefe; esto es esencial para el orden y la eficiencia que exige la organización.
Principio de Jerarquía: Constituye la serie de jefes que va de la autoridad superior a los agentes inferiores; es el camino que siguen las comunicaciones.
Principio de Excepción: Establece que las decisiones que se deben tomar de manera frecuente y rutinaria deben delegarse a los subordinados y solamente aquellas decisiones importantes las asumen los superiores.
Principio de Centralización y Descentralización: El término centralización se utiliza para describir tendencias distintas de dispersión de autoridad, ubicándose en la retención de la misma.
Principio de Control: Este principio establece la existencia de un límite en el número de personas que un individuo puede administrar efectivamente.
Elementos Clave de la Estructura Organizacional
Cadena de Mando: Se trata de una línea de autoridad que fluye desde la más alta dirección hasta los puestos más bajos. Esta cadena define a quién hay que dirigirse según el tema que se trate.
Nivel de Centralización: Que la organización esté centralizada o descentralizada contribuirá directamente en la velocidad del proceso de toma de decisiones.
Margen de Control: Es un elemento muy influido por el tamaño de la compañía y el nivel de centralización. Cuantos más empleados controle un mando directivo, mayor será su margen de control.
Grado de Especialización: Esta clave de la estructura organizacional aborda la división del trabajo. Dentro de una organización, las tareas se distribuyen en distintos niveles.
Formalidad Estructural: Otro punto sobre el que hay que mantener cierta armonía es el grado de formalidad de la estructura organizacional.
Tipos de Estructura Organizacional
Estructura Organizacional Formal: En las compañías, los puestos de trabajo y los procesos están sometidos a una reglamentación y estandarización. Las normas favorecen la velocidad de los procesos más repetitivos y el respeto de la cadena de mando.
Estructura Organizacional Informal: Las estructuras organizativas informales parten de las formales, pero tienen un mayor dinamismo. Aportan mayor libertad a los trabajadores a la hora de desempeñar su labor.