Estructuras Organizativas y Planificación Eficaz de Proyectos

Organización Empresarial

La organización consiste en realizar una o varias actividades sujetándolas a un marco previamente establecido e interrelacionándolas entre sí. Se representa gráficamente mediante el organigrama.

La estructura organizativa de la empresa se describe por medio de modelos:

• Organización Funcional

  Están formadas por unidades funcionales, todas ellas coordinadas y dependientes de divisiones o secciones.

• Organización en Equipos de Proyectos

  Están formadas por equipos de proyectos, cada uno de los cuales desarrolla unos objetivos concretos e independientes de los demás.

• Organización Mixta o en Matriz

  Se establecen dos áreas: una dedicada a equipos de proyectos y otra dedicada a unidades funcionales.

Gestión de Proyectos

Las fases principales de la gestión de proyectos son:

1. Iniciación
2. Planificación
3. Control
4. Ejecución
5. Finalización

Procesos de Planificación

Definir el Proyecto

• Título del proyecto
• Establecer la fecha de comienzo o de fin del proyecto
• Establecer calendario laboral

Establecer Calendario Laboral

Por defecto, se utiliza un calendario estándar. Si es necesario modificarlo (definir días laborales, vacaciones, etc.), se puede hacer desde la vista Diagrama de Gantt.

Planificar Tareas

Definir Tareas

Las tareas representan el trabajo a realizar para conseguir los objetivos del proyecto.

Estimar Duración de Tareas

En la columna Duración, se escribe el tiempo necesario para completar cada tarea (número seguido de ‘horas’, ‘días’ o ‘meses’). También se pueden programar tareas para que transcurran incluyendo períodos no laborables. Para ello, se asigna una Duración Transcurrida a la tarea, añadiendo una ‘t’ a la abreviatura de la duración (ej., ‘3tdías’).

Crear un Hito

Los Hitos son eventos significativos que suceden durante el proyecto. Un Hito marca un punto clave en el tiempo, como el inicio o fin de una actividad importante.

Organizar las Tareas en Fases

Cuando se maneja un conjunto complejo de tareas, es recomendable organizarlas en Fases para facilitar la revisión del plan. En herramientas como MS Project, las fases se representan mediante tareas de resumen. Ejemplo para un proyecto ICT: Canalizaciones, Instalación Telefonía, Instalación RTV, Instalación TLCA.

Secuenciar Actividades

Las tareas de un proyecto suelen seguir un orden específico. Por ello, se vinculan definiendo dependencias entre sus fechas de inicio y fin:

• Fin a comienzo (FC): La tarea B no puede comenzar hasta que termine la tarea A.
• Comienzo a comienzo (CC): La tarea B no puede comenzar hasta que no comience la tarea A.
• Fin a fin (FF): La tarea B no puede finalizar hasta que no termine la tarea A.
• Comienzo a fin (CF): La tarea B no puede finalizar hasta que comience la tarea A.

Herramientas de Planificación

Grafo de Actividades (CPM – Critical Path Method)

Considera:

• Las hojas del WBS (Work Breakdown Structure) como actividades.
• Las relaciones de precedencia entre ellas (una actividad no puede comenzar hasta que las precedentes hayan concluido).

Actualmente, es usual representar:

• Actividades por bloques (compatible con Diagrama de Gantt).
• Relaciones de precedencia por flechas (intuitivo).
• Un nodo de Inicio y otro de Fin.
• El modelo del proyecto incluye actividades, precedencias y duraciones.

PERT (Program Evaluation & Review Technique)

Es una representación gráfica mediante diagramas que permite planificar, programar y controlar los recursos disponibles. Muestra las relaciones secuenciales entre las actividades necesarias para realizar un proyecto, así como la ruta crítica.

Diagrama de GANTT

El diagrama de Gantt consiste en una serie de barras horizontales relacionadas con una escala de tiempos situada en la parte superior del gráfico. Cada barra representa una actividad y su posición muestra el comienzo, finalización y duración de la misma.

Planificar Recursos

Implica:

• Configurar recursos de trabajo.
• Configurar recursos materiales.
• Configurar tasas de costo del recurso.
• Ajustar calendario laboral para recursos.
• Asignar los recursos a las tareas.

Tipos de Recursos

• Trabajo:
  • Persona individual identificada por nombre.
  • Persona individual identificada por función.
  • Grupo de personas con un objetivo común.
  • Equipamiento.
• Materiales: Artículos de consumo.

El campo Capacidad máxima indica la disponibilidad máxima de un recurso para realizar tareas.

Configurar Recursos Materiales

Los recursos materiales son los consumibles que se utilizarán durante el progreso del proyecto.

Costos de los Recursos y Tasas

Los costos de los recursos se establecen asignando tasas:

Tipos de Tasas de Pago

• Tasas Estándar: Tarifa por horas por el uso de un recurso.
• Tasas Horas Extras: Tarifa para que un recurso realice el trabajo después de su horario laboral.
• Tasas por Uso: Tarifa fija por el uso de un recurso.

Asignar Costos a Recursos

• Recurso de Trabajo: Tasas estándar, tasas horas extras, tasas por uso.
• Recurso Material: Tasas estándar, tasas por uso.

Calendario de Recursos

Muestra los períodos laborables y no laborables de un recurso (no se aplica para recursos materiales). Para cambiar el calendario laboral de un recurso:

1. Elegir Cambiar Calendario laboral en el menú Herramientas (o equivalente según el software).
2. Seleccionar el nombre del recurso cuyo calendario se desea cambiar.
3. Realizar las modificaciones necesarias (días laborables, festivos, vacaciones).

Asignación de Recursos a las Tareas

Se asignan recursos a las actividades para:

• Llevar un seguimiento de la cantidad de trabajo, equipamiento o controlar los materiales utilizados.
• Flexibilidad en la programación de actividades.
• Controlar los recursos con sobreasignación de trabajo.
• Llevar un control de los costos de los recursos.

Tipos de asignaciones: Infraasignado, Totalmente asignado, Sobreasignado.

Plan del Proyecto: Vistas e Informes

Las vistas e informes son las formas más comunes de visualizar o imprimir los datos de un plan de proyecto.

• Los informes son formatos predefinidos destinados a la impresión y no permiten la introducción directa de datos.
• Las vistas permiten trabajar sobre la pantalla o imprimir, facilitando la interacción con los datos.

Costes del Proyecto Completo

Tipos de Costes

• Costes Previstos: Son los originales del plan previsto para el proyecto.
• Costes Reales: Son la información que muestra lo que ha ocurrido realmente con los costes.
• Costes Restantes: Son los estimados que se espera tendrán una tarea, recurso o asignación.

Procesos Complementarios en la Planificación

• Calidad: Identificar los estándares de calidad relevantes para el proyecto y determinar cómo satisfacerlos.
• Comunicaciones: Determinar las necesidades de información y comunicaciones para las partes interesadas (quién precisa qué información, cuándo y cómo se le hará llegar).
• Estructura Organizativa: Identificar, documentar y asignar roles de proyecto, responsabilidades y relaciones de dependencia y comunicación.
• Riesgos: Identificación, valoración (cuantificada) y respuesta a posibles contratiempos.
• Legal: Solicitar permisos y licencias necesarias para la realización del proyecto.