Fases en un Proceso de Negociación
El objetivo es provocar un acercamiento entre las partes hasta llegar a un acuerdo final.
Toma de contacto
– Preparación (Agenda, Información contraparte, Objetivos GPT, Plan estratégica, Análisis capacidad negociación)
– Desarrollo de la negociación (Encuentro, Discusión y propuestas, Intercambio)
– Conclusión (Cierre, Acuerdo, Aplicación y seguimiento)
La preparación
El éxito en una negociación reside en la fase previa al proceso interactivo entre las partes, es decir, la preparación.
Este tipo de trabajo puede ser pesado y tedioso pero la obtención de información relevante sobre la contraparte, el entorno, los asuntos a tratar, objetivos y argumentos a exponer son claves para poder negociar mejor.
Preparación de una negociación:
- La agenda: Delimitar los temas que se van a tratar durante el proceso de negociación. El precio, plazos y condiciones de entrega, pago, divisa, forma de resolución de conflictos. Asuntos que interesa discutir o utilizar aquellos que interesan a la contraparte.
- Información previa: Más información, mayor poder de negociación. Obtener información sobre el país donde se va a realizar la negociación e información sectorial sobre el mercado y la competencia. Obtener la máxima información sobre la empresa, fuentes como: Información disponible en internet (estudios de mercado, datos, estadísticas, páginas web), Oficinas comerciales y Cámaras de Comercio (información de mercado y potenciales clientes), Consultoras especializadas (informes comerciales sobre empresas y negocios), Bancos (búsqueda de contactos y facilitan info que no obtienes de otras fuentes), Contactos personales (agentes, distribuidores o colegas operando en el mercado).
- Objetivos: Los objetivos a alcanzar deben estar presentes en la negociación, deben ser claros para que así estén presentes en todo momento. Existen tres tipos de objetivos:
- Objetivos G: objetivos que nos gustaría alcanzar (más favorables para nosotros, coinciden con la posición óptima del margen de negociación).
- Objetivos P: objetivos que pretendemos conseguir (reducir la lista G, reduciendo los objetivos menos importantes).
- Objetivos T: objetivos que tenemos que conseguir como mínimo (coinciden con la posición de ruptura, sin estos no merece la pena seguir negociando).
Análisis de la capacidad negociadora:
- Habilidad negociadora (aspectos de la personalidad que influyen en esta, como empatía, intuición, saber escuchar, creatividad… Importante conocerlas y aprovecharlas).
- Experiencia (La habilidad de negociar se consigue negociando, cuantos más acuerdos, más discusiones y conflictos resueltos, más hábilmente se alcanzan con éxito los objetivos).
- Poder negociador (Preparación: conocimiento, información y cómo exponer argumentos de peso; Influencia psicológica: mayor credibilidad, mayor confianza y empatía; Superioridad: economía, jerarquía o imagen y prestigio).
- Disponibilidad de información (importante saber obtenerla, relevante y cuándo utilizarla).
- Oferta comercial (Mayor poder negociador cuanto más atractiva la oferta y propuestas).
El desarrollo
- El encuentro: Comienza con la presentación de las dos partes dejando muy claro el nivel jerárquico. Es clave un ambiente positivo que genere confianza y un clima favorable.
- Las posiciones iniciales y propuestas: Se inicia un intercambio de información sobre la posición de cada parte. La actitud es clave, también escuchar, preguntar y observar. Hay que prestar atención no solo al contenido de información sino también a la forma de comunicar. Las partes discuten su posición tratando de argumentarla de una forma razonada. Los buenos negociadores se caracterizan por hacer muchas preguntas y prestar mucha atención a las respuestas, esta es la mejor forma de descubrir motivos o intereses que nos ofrezcan pistas sobre las verdaderas motivaciones de nuestros interlocutores.
- Fase de propuestas: la propuesta es lo que se negocia, es la oferta o petición diferente de la posición inicial, formas eficaces de presentarlas son:
- Las propuestas deben ser genéricas: verificando que se entienden y aceptan.
- Las propuestas deben ser perfectamente claras.
- Las propuestas deben adoptar una posición firme: transmitir una imagen coherente y segura.
- Las propuestas deben ser condicionales.
- Las propuestas deben acompañarse de justificaciones.
- Las propuestas deben ligarse unas con otras y ofrecerse como un paquete.
La conclusión
El objetivo final es llegar a un acuerdo satisfactorio. El cierre de la negociación no es fácil ya que no sabemos cuál es la posición límite o de ruptura de la contraparte. Señales que indican cuándo y cómo deben darse por concluidas las negociaciones:
- Las contrapropuestas se desvanecen, son cada vez menos frecuentes e intensas.
- La diferencia entre una postura y otra es cada vez menor.
- La contraparte empieza a pedir detalles concretos.
- La contraparte demanda una ventaja suplementaria.
- La contraparte lanza una falsa objeción para retrasar el momento de decisión.
Dos condicionantes básicos para que nuestro oponente esté de acuerdo con concluir la negociación son: credibilidad acerca de nuestra posición y que nuestro paquete de cierre satisfaga suficientemente a la contraparte. Técnicas de conclusión:
- La última concesión.
- El resumen, se trata de hacer un balance de los acuerdos.
- La doble alternativa, elección entre dos propuestas.
- Inversión de roles, se adopta la posición de la otra parte.
- Hechos consumados, se da por supuesto el acuerdo.
- La urgencia, obligar a la contraparte a tomar una decisión rápida.
- El ultimátum, forma más extrema de cerrar, ninguna concesión más.
Tras el cierre se debe formalizar el acuerdo. Para evitar problemas de interpretación y malentendidos se debe resumir lo acordado y verificarlo con la contraparte (Es aconsejable que sea por escrito). Muchas negociaciones internacionales terminan sin acuerdo, en esta situación es aconsejable dejar la puerta abierta para futuras negociaciones.