ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La estructura organizacional es el esquema de jerarquización y división de las funciones entre quienes componen la organización y puede ser formal o informal.
Formal:
Es la reconocida por la empresa explícita y oficialmente.
Informal
Es la que no tiene una
distribución de actividades,responsabilidades
y autoridad de una forma explícitamente definida. Resulta del poder relativo de
los individuos que componen la organización, no en función de su ubicación de
la estructura formal sino en función de su influencia sobre otros miembros o
áreas que no están previstas en ella. Esto es algo frecuente en las
organizaciones más pequeñas donde la distribución del trabajo se hace teniendo
en cuenta la disponibilidad, capacidades individuales y liderazgo.
Es importante tener en cuenta aspectos inherentes al funcionamiento de todas las empresas, pero que adquieren características particulares en los microemprendimientos: coordinación y control de tareas, autoridad, poder, delegación y departamentalización.
Del control depende gran parte del funcionamiento de la empresa. La planificación y el control están ligados entre sí, de una planificación correcta depende el logro de objetivos. El control implica la verificación y evaluación de las acciones que se han llevado adelante para lograr los objetivos.
GRÁFICO
Coordinación:
Implica armonizar todas las actividades que se realizan
dentro de la organización, teniendo en cuenta los recursos y los procesos que
deben llevarse a cabo para cumplir con las metas y objetivos planteados.
Autoridad:
Implica unir los esfuerzos individuales y grupales para
lograr los objetivos propuestos. El poder es una aptitud que se obtiene y
permite exigir determinados comportamientos a los demás.
DELEGACIÓN Y DEPARTAMENTALIZACIÓN
A medida que las empresas crecen y la variedad de tareas aumenta, es importante la delegación y departamentalización.
Delegación
Es la transferencia de poder y autoridad hacia otra
persona y es una decisión que debe tomarse después de reflexionar sobre las
capacidades de la persona sobre quien se va a delegar la tarea.
La delegación supone: Distribución de tareas, conocimiento de los objetivos de la empresa, capacidad en el manejo del personal, personal capacitado para las tareas asignadas, información adecuada, completa y oportuna.
Departamentalización:
Es el proceso de agrupar tareas o funciones en conjuntos
homogéneos, especializados en cierto tipo de actividades. Adopta la forma de
gerencias, departamentos, secciones.
División en departamento más común:
Departamento de compras:
Se ocupa de adquirir bienes y
servicios teniendo en cuenta, precio, calidad y servicio de entrega oportuno.
Sus objetivos son mantener la continuidad de abastecimiento y los niveles de calidad requeridos en los materiales, conseguir el menor precio de compra para la mejor calidad.
Departamento de producción:
Se ocupa de organizar y
llevar adelante la producción de los bienes que serán comercializados por la
empresa, llevar adelante la fabricación de productos, realizar la medición del
trabajo, trabajar sobre la ingeniería de producción, establecer métodos del
trabajo, realizar el análisis y el control de la fabricación, establecer
medidas de seguridad e higiene.
Departamento de comercialización:
Se ocupa de
establecer canales de venta y distribución de los productos y servicios,
realizar la promoción de la empresa y sus productos, planear campañas de
publicidad, colaborar con la gerencia a fijar los precios de venta tomando como
base a la información que le brindan otros departamentos, realizar acciones que
le permitan detectar las necesidades de los consumidores.
Departamento de recursos humanos:
Se ocupa de definir
los puestos de trabajo, realizar el proceso de selección de personal y su
incorporación, promover la capacitación y desarrollo, evaluar el desempeño,
calcular las remuneraciones y beneficios, tener en cuenta la posible
desvinculación de un empleado.
Departamento de administración:
Se ocupa de optimizar
el área económico- financiera de la empresa, elaborar el presupuesto y realizar
un seguimiento y control presupuestario, controlar pagos y cobranzas y tiempos
de financiación.
Departamento contable:
Se ocupa de realizar el registro
contable de los activos, pasivos, ingresos, gastos, costos, impuestos,
balances, gestión bancaria y garantizar que el sistema contable cuente con las
autorizaciones legales para su funcionamiento y operación.
Departamento jurídico:
Se ocupa de asesorar sobre las
normas legales vigentes (en materia de contratos, despidos, licencias,
convenios de trabajo), interpretar y aplicar otras normas jurídicas y
reglamentarias, representar legalmente a la empresa en los asuntos contenciosos
en los que sea parte, participar en los juicios laborales.
En las empresas pequeñas, algunas funciones son delegadas en personal externo a ellas como la parte contable y legal
Las actividades que se llevan a cabo en cada
departamento deben tender a lograr la mayor eficacia y eficiencia.
Eficacia:
Es la capacidad de lograr lo que se espera
o desea, por ej se logra eficacia cuando el departamento de producción compra
mercaderías de buena calidad.
Eficiencia:
Es la capacidad de disponer de algo para
conseguir un efecto determinado, por ej comprar la mejor calidad al menor costo
posible.
ORGANIGRAMAS
Son gráficos en los que se indican las relaciones funcionales o de jerarquías entre los distintos sectores de la empresa, o de un sector en particular por ej, la función ejecutiva, de ventas, de compras, de producción, etc.
Permite conocer a los integrantes de la organización, su ubicación dentro de la empresa y las relaciones que se establecen con las otras personas que la conforman.
La finalidad del organigrama es traducir las jerarquías y evitar problemas como la dualidad de mando o el doble empleo.
El organigrama adopta una forma específica según el tipo de empresa, de acuerdo a la cantidad de personal que trabaje y en él se ubican las distintas jerarquías.
Elementos de un organigrama:
a)Rectángulos: la ubicación de éstos dentro del organigrama indica la jerarquía de ese departamento (a igual jerarquía igual rectángulo, a mayor jerarquía el rectángulo puede ser más grande y se ubica sobre el de menor jerarquía).
b)Líneas de relación: verticales, muestra la relación de jerarquías entre las distintas funciones que representan los rectángulos
Horizontales: representan igualdad de niveles y responsabilidades.
Entrecortadas: son las relaciones independientes (asesores externos) que no tienen autoridad den-tro de la empresa.
FORMAS DE REPRESENTACIÓN
Representación lineal o vertical
Relación principal de autoridad: es cuando la transmisión de autoridad y responsabilidad son correlativas a una sola línea que establece una relación de subordinación entre las diversas unidades que aparecen en el gráfico de la organización. La representación lineal o vertical, también llamada militar implica que la comunicación se realiza a través de la vía jerárquica correspondiente.
Ventajas:
facilita la toma de decisiones, cada persona tiene
claramente asignada su posición y autoridad, es sencillo de entender, lo que
evita la confusión de roles, ayuda a mantener la disciplina.
Desventajas:
es rígida e inflexible, hay una clara
dependencia de los hombres clave de la empresa, no fomenta la especialización,
los directivos se recargan de tareas y las decisiones que deben tomar en forma
cotidiana les impiden atender las estratégicas y ejecutivas. En esta forma de
organización la comunicación se complica, porque los funcionarios de mayor
jerarquía están recargados de tareas y responsabilidad y en caso de ausencia es
difícil sustituirlos. Este tipo de organigrama se usa en empresas pequeñas y a
medida que crecen es necesario dividir las tareas y cambiar el gráfico.
Representación funcional u horizontal:
fue creada por Frederick Taylor y se caracteriza porque
cada persona ejerce su función de acuerdo a su especialidad. Esto permite
disminuir la cantidad de tareas asignadas a cada directivo o empleado. Se
utiliza en empresas medianas.
Ventajas:
se obtiene
una mayor especialización en cada persona, se optimiza la eficiencia de cada
uno, la asignación de tareas se realiza teniendo en cuenta una clara división
de roles, disminuye la carga de tareas de cada directivo.
Desventajas:
Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, afecta el principio de la
unidad de mando, puede que el empleado no sepa a quien responde por las tareas
que realiza, la indefinición de autoridad puede dar lugar a roces entre jefes.
Representación mixta:
También llamada lineo- funcional, es utilizada en la mayoría de las empresas,
dado que constituye un equilibrio en la organización que permite obtener lo
mejor de la representación horizontal y la vertical y evitar las desventajas
que estas puedan presentar.
En esta organización, la responsabilidad y autoridad se transmiten a través de un solo jefe para cada función específica.
Representación circular:
El núcleo representa la máxima autoridad de la empresa y cada una de las líneas
más largas representa la división en sectores. Dentro de cada sector hay
subdivisiones que corresponden a las distintas jefaturas y así sucesivamente.
Como complemento para comprender mejor la dinámica del organigrama las empresas se valen de un manual de organización y de un manual de funciones.
Manual de organización:
describe las características de los puestos de trabajo y las relaciones que se
establecen entre ellos, para lo que delimita cuatro aspectos clave: objetivos,
funciones, autoridad y responsabilidad.
Manual de funciones:
describe de manera específica las tareas pertinentes a cada cargo, los
requisitos para ocuparlos, las relaciones con otros cargos, etc.
SOCIEDADES COMERCIALES
Una sociedad es un tipo de organización que permite que dos o más personas unan sus esfuerzos para lograr un objetivo en común. Cuando ese objetivo es económico se trata de una sociedad comercial.
Concepto de Sociedad Comercial:
Según la ley 19.550, se forma una sociedad comercial
cuando dos o más personas en forma organizada, conforme a uno de los tipos
previstos en la ley, se obligan a realizar aportes para aplicarlos a la
producción o intercambio de bienes y servicios, participando de los beneficios
y soportando las pérdidas.
Contrato social:
cuando se formaliza la sociedad se redacta un contrato de sociedad, en el que
se indican: datos personales de los socios, denominación de la sociedad, domicilio
de la sociedad, cantidad de años de duración, objeto social, importe del
capital en letras y números, nombres y apellidos de los gerentes que pueden ser
socios o no, fecha de cierre del ejercicio, aportes y distribución de
utilidades (bienes), lugar y fecha de constitución, firma de los socios.
Aportes
Son las
obligaciones que tienen los socios de hacer o de realizar un aporte a la
sociedad para permitir el inicio de sus actividades o la continuación de su
funcionamiento.
Existen dos momentos: a) el de la suscripción: los socios se comprometen a realizar sus aportes en tiempo y forma y B) el de la integración: los socios cumplen con su compromiso y entregan su aporte a la sociedad.
Tipos de aportes:
Totales:
el socio
integra todo lo que se suscribió.
Parciales:
el socio
integra sólo una parte.
En efectivo:
el socio
integra su compromiso en efectivo, o derechos de cobro, por ej un documento a
cobrar.
En especies:
el socio
integra su aporte con otros bienes como mercaderías, maquinarias.
Activos:
el socio
aporta bienes que pasarán a formar parte del activo de la sociedad.
Pasivos:
el socio
transfiere sus deudas a la sociedad, por ej, un documento a pagar.
Distribución
Al término de cada período económico (tiempo que dura el ciclo económico habitual de una empresa y que generalmente es anual y puede coincidir o no con el año calendario) se determinan los resultados del ejercicio (positivos=ganancias, negativos=pérdidas). Cuando los resultados son negativos se omite la distribución, cuando son positivos se distribuye en forma proporcional teniendo en cuenta el aporte de cada socio.
TIPOS DE SOCIEDAD
COLECTIVA
Todos los socios poseen responsabilidad ilimitada, solidaria y subsidiaria.
Razón social:
nombre
de fantasía o nombre de uno, alguno o todos los socios, ej “El Cafetal S.C”,”
García y Gómez S.C”
Administración
Puede
llevarla a cabo un socio o un tercero ajeno a la sociedad.
Responsabilidad ilimitada
Los socios responden con sus bienes personales presentes y futuros en
caso de que la sociedad no pueda pagar los compromisos contraídos.
Responsabilidad solidaria:
cada uno de los socios es responsable por el total de la
deuda.
Responsabilidad subsidiaria:
Los acreedores primero tienen que dirigir su acción o
demanda contra la sociedad y recién ante
la inexistencia de los bienes de ésta pueden accionar contra los bienes
particulares de los socios.
EN COMANDITA SIMPLE
Tienen dos clases de socios:
Comanditados:
tienen
responsabilidad ilimitada, solidaria y subsidiaria.
Comanditarios:
responden
solo con el capital que aportaron.
Razón social:
nombre
de fantasía o nombre de uno, alguno o todos los socios comanditados. Los socios
comanditarios no figuran en la razón social, por ej, Amanecer SCS, Pérez y Rux
SCS.
DE CAPITAL E INDUSTRIA
Tienen dos tipos de socios
Capitalistas:
aportan
el capital y tienen responsabilidad ilimitada, solidaria y subsidiaria por las
deudas sociales.
Industriales:
aportan
sus conocimientos o trabajo, tienen responsabilidad limitada, ya que responden
sólo con las ganancias aún no percibidas.
Razón social:
nombre
de fantasía o nombre de uno, alguno o todos los socios capitalistas. Los socios
industriales no figuran en la razón social, ej, Perez y Rux SCI, Amanecer SCI.
ACCIDENTAL O EN PARTICIPACIÓN
Su objetivo es realizar determinadas operaciones que generalmente son transitorias, para lo cual los socios llamados “partícipes” realizan aportes a nombre de uno de ellos llamado socio “Gestor”.
Razón Social:
no
posee.
Administración:
quien
sea nombrado en el contrato social.
SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA
El capital está dividido en cuotas. Los socios tienen responsabilidad limitada a la integración de las cuotas que suscriban. El número de socios no debe ser mayor a 50.
Razón social:
debe
incluir la indicación “Sociedad de Responsabilidad Limitada” o la sigla “SRL”.
SOCIEDAD ANÓNIMA
El capital está dividido en acciones, los socios tienen responsabilidad limitada a la integración de las acciones suscriptas.
Razón Social:
debe
contener la expresión “Sociedad Anónima” o la sigla “SA”.
DEPARTAMENTALIZACIÓN
A medida que la empresa crece es necesaria la departamentalización de las funciones.
Departamento de compras
La función es la de
adquirir bienes y servicios, teniendo en cuenta su calidad, precio y servicio
al menor costo posible. En las pequeñas empresas el dueño suele hacer las
compras de insumos, y si la empresa crece se necesita la colaboración de más
personas, o poner una persona especializada llamada jefe de compras.
Antes de efectuar la compra el departamento debe hacer un relevamiento, que consiste en la informarse sobre los insumos, herramientas, materias primas y otras necesidades de los departamentos.
Pasos del aprovisionamiento de bienes y servicios
1) Recepción de pedidos:
los distintos sectores de la empresa solicitan al departamento
de compras una lista detallada de lo que necesitan para realizar su actividad y
que destino le van a dar. Es común que exista un depósito para almacenar los
insumos para la producción, el primero que detecta una falta pide la
reposición.
2) Búsqueda de proveedores
Por medio de catálogos, internet, medios gráficos o
referencias de terceros se buscan proveedores paras satisfacer las necesidades
de la empresa, también se pueden visitar ferias dedicadas al rubro de la
empresa. Es conveniente organizar la información, confeccionar legajos de
proveedores, archivar catálogos y listas de precios, para facilitar la búsqueda
futura.
Para elegir a los proveedores un factor importante es la proximidad a la empresa para que el aprovisionamiento sea ágil y económico, también es importante no sólo tener proveedores efectivos sino posibles proveedores para poder reemplazarlos rápidamente en caso de falencias, como por ej mala calidad del producto.
Legajo de proveedores:
listado donde están los datos comerciales y la nómina de
productos que cada uno ofrece, ordenado alfabéticamente por tipo de producto.
Catálogo
Es el inventario de productos con sus cualidades y característica generales.
Lista de precios:
listado donde figura el nombre del producto, su número de código y
precio de venta.
3) Pedido de presupuesto:
es importante emitir un pedido de presupuesto o cotización a
varios proveedores, poniendo minuciosamente todos los detalles de lo solicitado
para luego poder comparar los precios de los distintos presupuestos sobre un
mismo producto, (por ej. si quiere pintura látex lavable debo aclararlo porque
si me mandan común voy a tener diferencia de precio)
4) Orden de compra:
una vez recibidas las cotizaciones se hace un estudio para ver la
más conveniente teniendo en cuenta el precio de cotizado, la calidad, el plazo
de entrega, las condiciones de pago y la garantía ofrecida, para efectivizar el
pedido se emite una orden de compra o
pedido detallando los materiales, el lugar de entrega, el embalaje, las
condiciones de pago, el plazo acordado, esta orden permite un mejor control de
trabajo, aunque algunas microempresas sólo hacen una aceptación del
presupuesto.
Las grandes empresas realizan una licitación o concurso de precios, esto consiste en publicar las necesidades de la empresa y tienen acceso todos los proveedores inscriptos, en esta licitación se estipulan los productos, las condiciones y forma de entrega, el lugar, todos los elementos necesarios del comprador.
5) Recepción de materiales:
el ingreso de mercaderías debe estar acompañado con un
remito con original y copia del proveedor, la copia se devuelve firmada y
conformada (indica que es satisfactoria la entrega), o se pone un sello Sujeto
a Aprobación que significa que después se verifica el cumplimiento de los requisitos.
La verificación de los materiales se hace en control de calidad para comprobar que cumplen con el pedido.
La complejidad del control depende de la envergadura de la empresa.
6) Formas de pago
Las compra ventas pueden ser a)
al contado inmediato, el pago se efectúa contra entrega del bien, b )al contado de plaza, el pago se
efectúa en un plazo posterior a la entrega del bien, c) a crédito, puede ser en cuenta
corriente, el pago se pacta entre las partes para un momento determinado o
en forma documentada, se entregan
documentos como cheques diferidos, o tarjeta de crédito. Muchos proveedores
otorgan descuentos por pago contado o recargan cuando es a plazo.
7) Almacenaje:
se utiliza un depósito bien acondicionado para este fin ya que
la humedad o el excesivo calor puede dañar la mercadería.
Se deben conservar en buen estado las existencias y controlar las entradas y salidas con fichas de stock.
Ventajas del stock: a) reduce el riesgo de robo ya que cada movimiento está respaldado por un comprobante firmado por un responsable. B) Obtener con rapidez y exactitud los materiales utilizados y el stock disponible. C) evita problemas ocasionados por sobrantes o faltantes de elementos.
Además el almacén determina los máximos y mínimos y el punto de pedido.
Máximo es la cantidad que puede contener el depósito, mínimo es la menor cantidad aceptable para no interrumpir la producción y el punto de pedido es el momento en que es necesario hacer una nueva compra
PUNTO DE PEDIDO=STOCK MÍNIMO+UNIDADES QUE SE CONSUMEN HASTA QUE LLEGUE EL PEDIDO
El lote mínimo es la cantidad que conviene tener de stock, porque si este es excesivo aumenta el y de almacenado, genera gastos y riesgos como roturas o vencimientos, en cambio las ventajas del lote mínimo es que permite satisfacer los pedidos urgentes y planificar la producción sin sobresaltos.
FACTORES QUE SE DEBEN CONSIDERAR AL COMPRAR
Calidad del producto
Cantidad, para decidir la cantidad de insumos que se adquirirán, se tiene en cuenta las necesidades de la empresa, de acuerdo a los procesos productivos y evitando interrupciones en la producción, o sea se tiene en cuenta el lote mínimo.
Oportunidad, hay que buscar las oportunidades por ej cuando un producto estacional se encuentra en oferta lo obtenemos a menor precio, el aprovechar las oportunidades permite un flujo ágil y apropiado de acuerdo con los requerimientos de los procesos de transformación, ej comprar frutas para fabricar dulces en el período estival.
Precio:
adecuado, bonificaciones, descuentos, financiación.
Plazo de entrega:
a veces la empresa que ofrece mejor precio o
calidad tiene un plazo de entrega excesivo a las necesidades en ese caso hay
que elegir otro proveedor aunque se deba pagar un costo mayor.
DOCUMENTOS QUE UTILIZA EL DEPARTAMENTO
Los documentos más comunes son el pedido de presupuesto, la orden de compra y la documentación interna para control y organización de la mercadería, ej:1- Fichas de entrada de depósito de materias primas, una para cada presupuesto, 2- Fichas de salida de depósito para materias primas, una para cada producto, para que se inicie el proceso productivo.
INVENTARIOS
Es un relevamiento para saber con certeza la existencia de bienes muebles, inmuebles, mercaderías para la venta para el consumo en función de la producción de bienes o servicios y su posterior comercialización.
Diferentes tipos de inventarios:
Inventario de materias primas:
representas los insumos básicos que
se incorporan al proceso básico de fabricación.
Inventario de previsión
Se realiza con el fin de cubrir una
necesidad de futura perfectamente definida.
Inventario de mercaderías:
Se realiza para contar las mercaderías
en existencia, aún no vendidas.
Inventario estacional:
se realiza para cumplir la demanda
estacional, teniendo en cuenta la variación de producción en función de la
fluctuación de la demanda.
Inventario permanente:
indica en todo momento la existencia de
stocks, las empresas que utilizan este método son las que comercializan
productos de valor unitario alto como las automotrices.
FICHAS DE STOCK
Son planillas en la que se registran las entradas (compras), salidas (entregas al costo o movimientos internos de los sectores) y existencia de productos (lo que queda en depósito), el objetivo de la planillas es llevar un minucioso control de movimientos usando una ficha por producto o materia prima.
Para su realización existen métodos de control de inventario permanente.
PEPS primero entrado primero salido, significa que lo primero que se vende, o pasa del depósito a producción es lo que se compró en primer lugar (a veces hay productos con vencimiento), Se registran las salidas de mercaderías al costo de las primeras compras.
UEPS, último entrado primero salido, significa que lo que se va a vender en primer lugar, o lo primero que pasa del depósito a producción es lo que se compró o fabricó en último lugar, se utiliza por lo general para la venta de ropa y se registra la salida al costo de las últimas compras.
PPP precio promedio ponderado,
es el más utilizado. La salida de stock se realiza utilizando un promedio entre el precio de compra y las unidades
del producto.