Funciones del pib

Fases que hay que seguir para mejorar los métodos de trabajo:

1º) Aislar el trabajo motivo de experimentación con el objetivo de estudiarlo independientemente y conservar todo lo que sea satisfactorio en el sistema actual sin cambiar lo que no sea satisfactorio.

2º) Determinar un nuevo procedimiento. Idear un nuevo método de trabajo que sea más práctico, económico y eficaz, teniendo en cuenta todas las consecuencias posibles. Para ello se utilizarán una serie de técnicas basadas en el registro y examen de las tareas y objetos de observación.

3º) Dos de las técnicas más utilizadas son:
-Las hojas de procesos (la técnica más básica, ya que en ella se anotan los datos de observación directa del trabajo o motivo de estudio, es decir se recoge en un documento todas y cada una de las tareas que se realizan en un proceso)
-Diagramas de procesos (sistemas gráficos que mediante el empleo de símbolos previamente definidos permiten observar las actividades que intervienen en un proceso de trabajo)

Análisis y medición de los elementos en los que se descompone la actividad

El objetivo de medir el esfuerzo, que realiza la mano de obra y el tiempo invertido para realizar la actividad, es el de lograr un incremento en el rendimiento del trabajador.
Para ello se contabilizan las acciones que se llevan a cabo.

A) Métodos de medición de tiempos:

-Cronometraje: se usa para planificar trabajos en el sector hotelero, obteniéndose así tiempos estándar. Para medir los tiempos en el cronometraje se han de obtener los siguientes datos en el siguiente orden:

-Tiempo cronometrado: una vez dividida la actividad en operaciones elementales se cronometrará el tiempo invertido en cada una de ellas.
– Actividad: rendimiento normal, un trabajador medio a un ritmo normal.
–Tiempo resultante: se obtiene al multiplicar el tiempo cronometrado por la actividad y dividido entre 100.
–Tiempo normal: es la media aritmética de los tiempos resultantes.
–Suplemento: es el tiempo que se añade al tiempo normal como consecuencia de que el trabajador tiene necesidades personales (en hombres 5% y en mujeres 7%), de la fatiga (4%) y otro 10%.

B) Métodos basados en la ergonomía:

La ergonomía tiene como objeto de adaptación física del trabajo al hombre, es decir la tª, iluminación, espacio, formación, etc. Su finalidad es la de mejorar la calidad de vida de los trabajadores, y como consecuencia de ello obtener mejores rendimientos y productividad.
Las tareas desde el punto de vista de la ergonomía se clasifican en:

–Fatigosas: son aquellas que suponen un esfuerzo muscular y físico. La ergonomía trata de eliminar alguno de los esfuerzos por medio de máquinas y materiales (ejemplo carros de transporte).
–Motrices: suponen un esfuerzo estático. Son tareas que requieren control por parte del sistema nervioso central, requieren de reflejos, precisión y rapidez. La ergonomía utiliza medios y materiales modernos que agilicen y faciliten la tarea como son mobiliario.
–Mentales: suponen un esfuerzo mental (de la vista y el oído). Se corresponde con tareas de toma de decisiones y alta responsabilidad. Director de compras por ejemplo.

C) Métodos basados en la experiencia:

Es un método no cuantificable, se basa en el saber hacer de los profesionales, tanto de los responsables como los operarios.

Implantación de un método de mejora de trabajo

Hay que realizar por orden los siguientes pasos:

1º Comparación del nuevo sistema con el antiguo. Analizar y cotejar las ventajas e inconvenientes de la implantación del nuevo sistema.

2º Comunicación al personal. Aspecto fundamental, ya que de nada sirve todo un procedimiento teórico si no se informa a los trabajadores del nuevo sistema de trabajo.

3º Control del proceso. Elegir las técnicas que son más efectivas y prever las consecuencias que la implantación va a tener para la organización. Se debe estar abierto a la posibilidad de modificaciones.

4º Redefinir nuevamente el puesto de trabajo. Con espíritu crítico y ordenado, de forma clara y coherente, la forma de implantar cada uno de los pasos estudiados.

5º Implantación del nuevo sistema de trabajo. Con la idea de que aumentará la productividad y por lo tanto el beneficio.

Manual de la empresa o manual de organización

Es un texto que describe detalladamente cada puesto de trabajo, especificando funciones, tareas, autoridad, responsabilidad y comunicación.
En su concepción más amplia, el manual de organización es un manual de acogida, ya que es la presentación de la empresa hacia los nuevos empleados, describiendo su organización, sus objetivos, su normativa interna, etc.
Por otra parte, es un manual de descripción de puesto de trabajo y, finalmente, puede contener un organigrama de toda la empresa o parte de ella.

Concepto de organigrama

Es la representación gráfica y esquemática de la estructura organizativa de la empresa, donde se plasman las unidades organizativas y las relaciones entre ellas

Estructura o clasificación del organigrama:

Solo se representan las grandes unidades en que se estructura la empresa, por lo que aportan poca información general.
–De análisis. Comprenden la totalidad de la estructura, incluyendo todas las unidades, incluso las más pequeñas, así como todas las relaciones existentes.

B) Por el contenido.
-Estructurales. Representan el esqueleto de la empresa, es decir, las unidades y sus relaciones.
–Funcionales. Incluyen en cada unidad las funciones que tienen asignadas.
–De personal. Indican en cada unidad al margen de su denominación, la categoría y nombre del responsable, así como los subordinados que tienen asignados.

C) Por la forma. Nos permite fácilmente poder expresar con exactitud y claridad la realidad de las empresas de forma visual.
–Vertical. Es la más común, sencilla y fácil de entender.
–Horizontal. Es una variante de la vertical, los niveles más altos de la empresa se sitúan en la zona izquierda y según se va descendiendo se van representando hacia la derecha.
–Radiales. Es muy poco usual, porque es de poca claridad. Su diseño consiste en situar el nivel más alto en el centro del gráfico, a su alrededor y a la misma distancia se sitúa el 2º nivel de autoridad, y así sucesivamente.
-Escalar. Es el tipo de representación por excelencia de la organización jerárquica resaltando la línea de mando.

Propósitos del organigrama

-Los directivos y responsables deben conocer su ámbito de competencia y el personal, y el personal, en general su posición en la empresa.
-Estudiar detenidamente la estructura de la empresa mediante su representación gráfica.
-Facilitar la realización de modificaciones para mejorar la estructura.
-Poner de manifiesto los fallos, tales como superposiciones, duplicidades, dependencia múltiple, incomunicación, etc.
-Establecer la denominación y según los casos el nombre del responsable de cada división, área, departamento, sección, etc.
-Dar el grado de jerarquización y dependencia.
-Esquematizar las funciones asignadas a cada unidad.
-Representar los integrantes de la organización (nombre, puesto, nº personas, etc).

Características del organigrama

El principal objetivo del organigrama es ser un mecanismo informativo: de la estructura organizativa a las unidades que componen la empresa y sus relaciones. Exigencias:

–Exactitud y realidad: el organigrama debe reflejar la estructura real en que se encuentra la empresa en cada momento, como es realmente.
–Claridad y sencillez: debe ser de fácil comprensión representando únicamente los elementos indispensables, evitando trazos o conexiones que provoquen equívocos.

Concepto de organización

Organizar es una de las funciones de la dirección que consiste en la acción y efecto de articular, disponer y hacer operativos un conjunto de elementos para la consecución de un fin concreto.
Lo que ha de quedar claro es que cuando un grupo de personas trabajan juntas, su eficacia será mayor si conocen a fondo las tareas y funciones que cada uno debe desarrollar y como se interrelacionan con las que realizan los demás.
Esta situación elevada a una estructura organizacional consistirá en establecer una serie de normas, métodos y principios que coordinen los medios disponibles, técnicos, financieros y trabajo, para llegar a alcanzar un fin u objetivo con el mínimo esfuerzo y el menor coste.
.
Por lo tanto con la organización se logra:
1º) Repartir tareas y responsabilidades.
2º) Establecer la coordinación entre individuos y departamentos que componen la empresa.

Tipos de organización:

1º) Formal
La organización formal es la estructura que intencionadamente la decidido la empresa, es decir la identificación y clasificación de tareas, el agrupamiento de las mismas en unidades organizativas, la asignación de autoridad y responsabilidad y los canales de comunicación y coordinación.
En consecuencia la que ha sido plasmada por escrito. La organización formal nunca ha de establecerse e imponerse de forma rígida. Se debería crear un sistema donde el individuo desarrolle sus capacidades, creatividad, se establezcan buenos medios de comunicación, con el fin de que el esfuerzo individual se canalice para el logro de los objetivos generales.
Dentro de la organización formal vamos a estudiar distintos tipos de organización que son reflejos de las distintas estructuras organizativas de la empresa.

2º) Informal

En el seno de la empresa la organización informal ha de ser entendida como aquella que está constituida por 1 grupo de personas, empleados que se relacionan entre si por tener inquietudes, aficiones, preocupaciones, etcétera, comunes. Esta puede estar generando, dentro de la organización formal, otras que, no estando plasmadas por escrito, suponen un grupo de presión cuando su objetivo es la defensa de sus derechos (sindicato), o bien, grupos de personas que realizan actividades comunes fuera de la empresa.

Departamentalización

Es una de las primeras fases que se realizan en la realización de la empresa, es decir crear departamentos. Departamentos que nos darán la referencia de las secciones, áreas, divisiones, sucursales, etcétera, que la organización ha definido formalmente, en las cuales, se realizará la actividad de la empresa, bajo la supervisión y autoridad del responsable.
El proceso de repartir funciones, de la división de trabajo, eso es la departamentalización.
La denominación de cada departamento se establece de manera mas o menos generalizada, para que se comprendan cuales son sus funciones.

Tipos de departamentalización

1º) Por números simples, se basa en colocarse bajo la supervisión de 1 responsable un determinado número de personas que desarrollan las mismas tareas.

2º) Por tiempo, aparece en aquellas empresas donde el trabajo es continuo, las 24h al día, es decir se realizan turnos de trabajo, pudiendo o no desempeñar las mismas tareas.

3º) Por funciones, consiste en el agrupamiento de actividades según las distintas funciones que realiza la empresa y a partir de las funciones fundamentales surgirá un 2º nivel donde se van desgravando hasta llegar a los niveles de ejecución de tareas.

4º) Por zonas geográficas, surge cuando la empresa opera en amplias zonas geográficas, siendo conveniente que unas determinadas actividades se agrupen en una zona, a las que se asignará un gerente.

5º) Por consumidores, en ocasiones es interesante agrupar las actividades de acuerdo a los distintos tipos de clientela los cuales presentan necesidades claramente diferenciadas.

6º) Por procesos, tienen por objeto economizar mediante la integración de tareas según las líneas de producción. Está basado en la evolución de grandes empresas con una departamentalización previa por funciones.

7º) Por productos y servicios, las empresas que atienden productos y servicios diferentes pueden establecer departamentos para cada uno de ellos delegando la alta dirección en responsables que asumen autoridad sobre las funciones fundamentales de producción, administración, personal, etcétera, y su parcela.