Fundamentos y Aplicación de la Auditoría Operacional

Conceptos Fundamentales de Auditoría Operacional

1. Definición de Auditoría Operacional

La auditoría operacional es la acumulación y evaluación objetiva de evidencia con el propósito de emitir un pronunciamiento, de manera individual o en conjunto, sobre la eficacia, eficiencia, economía y/o efectividad del objeto de la auditoría.

2. Fases de la Auditoría Operativa

Planificación: Se precisa el objetivo, objeto y alcance de la auditoría. Se elaboran los programas de trabajo y, como resultado, el proceso de planificación debe culminar en un memorándum de planificación.
Supervisión: Dirigir los esfuerzos del equipo de auditoría hacia la consecución del objeto de auditoría.
Evaluación del Control Interno: Proceso implementado por la MAE (Máxima Autoridad Ejecutiva) y todo el personal para asegurar el cumplimiento de objetivos (se detalla más adelante).
Comunicación de resultados: El informe debe ser completo, conciso, veraz, objetivo, convincente, claro y oportuno. Su contenido debe abarcar: antecedentes, objetivo, alcance, metodología y resultados.

3. Definición de Control Interno

Es aquel proceso ejecutado tanto por los directivos como por la parte operacional de la organización, que busca el cumplimiento razonable de los objetivos institucionales.

4. Definiciones de Eficacia, Economía, Eficiencia y Efectividad

Eficacia: Se refiere a la cantidad de objetivos cumplidos sobre los objetivos programados.
Eficiencia: Además de considerar los objetivos cumplidos, evalúa la relación entre los recursos empleados y los resultados alcanzados en comparación con los programados. Fórmula: (Recursos Utilizados / Objetivos Alcanzados) / (Recursos Programados / Objetivos Programados)
Economía: Se enfoca específicamente en los recursos económicos empleados para el cumplimiento de los objetivos, comparándolos con un estándar o presupuesto. Fórmula: (Costo Insumos Utilizados / Costo Estándar de Insumos Utilizados)
Efectividad: Mide el grado en que se logran los resultados finales (impacto) en comparación con los resultados esperados.

5. Aspectos Clave de la Actividad de Supervisión

La actividad de supervisión incluye, entre otros, los siguientes aspectos:

Instruir al equipo sobre las etapas de la auditoría.
Informarse sobre problemas significativos que surjan durante el proceso.
Revisar oportunamente el trabajo realizado por el equipo.
Ayudar a resolver problemas técnicos y administrativos.
Asegurar que la evidencia obtenida sea suficiente y competente.

6. Fases de la Evaluación del Control Interno

La evaluación del control interno generalmente incluye dos fases:

Conocimiento y comprensión: Evaluar las actividades de control y otros componentes del Control Interno (CI) que tengan relación directa con el objeto de la auditoría.
Comprobación: Verificar que el CI relacionado con el objeto de la auditoría está siendo aplicado efectivamente por la entidad y funciona según lo diseñado.

7. Clasificación de la Evidencia de Auditoría

La evidencia de auditoría puede clasificarse de diversas formas, incluyendo:

Testimonial: Obtenida mediante entrevistas, encuestas, declaraciones, etc., y que debe constar preferiblemente en documentos.
Documental: Proporcionada por el personal de la entidad auditada u obtenida de terceros (facturas, contratos, registros, etc.).
Física: Emergente de la inspección u observación directa de operaciones, bienes o sucesos. Sus resultados deben documentarse por escrito.
Analítica: Desarrollada mediante cálculos, estimaciones, comparaciones, ratios y análisis de tendencias.
Informática: Contenida en soportes electrónicos e informáticos, bases de datos, programas y elementos lógicos utilizados en la entidad.

8. Impedimentos a la Independencia u Objetividad (Según NIEPAI)

Las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna (NIEPAI) señalan varios impedimentos a la independencia y objetividad, tales como:

Conflicto de intereses personales o profesionales.
Limitación de recursos asignados a la auditoría.
Limitación al acceso a la información necesaria de la entidad.
Participación en actividades operativas o administrativas del área auditada.
Relaciones personales o laborales estrechas con el personal del área auditada.
Presión indebida por parte de la administración o directivos.
Intereses financieros o personales significativos en la entidad o área auditada.
Rotación inadecuada del personal de auditoría entre áreas.
Evaluaciones de desempeño del auditor vinculadas a los resultados de las áreas auditadas.
Falta de acceso directo y sin restricciones al nivel directivo superior y al órgano de gobierno.

Definiciones Adicionales

Definición de “Criterios o Indicadores”

Son puntos de referencia utilizados para comparar la situación actual (condición o lo que se encontró en la auditoría) con lo que debería ser (criterio: lo esperado, lo normado o lo planificado). Sirven para evaluar el desempeño o cumplimiento.

Ejemplo Práctico de Hallazgo de Auditoría

Inadecuados controles en la toma de inventarios originan una pérdida de Bs 522.500 por productos no utilizables o de difícil comercialización

Periodo del Examen: Comprendido entre el 1 de enero y el 30 de junio de 2009

Condición:

El examen realizado al sistema de almacenamiento revela la existencia de productos con una rotación de solo una vez al año, valorados en Bs 550.000. Su composición es:

10% (Bs 55.000): Productos discontinuados según el vademécum médico vigente.
85% (Bs 467.500): Productos inutilizables (vencidos o deteriorados).
5% (Bs 27.500): Material quirúrgico con rotación adecuada.

Criterio:

Las instrucciones para la preparación de inventarios de la entidad establecen la necesidad de analizar los resultados para detectar productos de lenta rotación o con fechas de vencimiento próximas, con el fin de proceder a su devolución o intercambio con los proveedores.

Efecto:

Se constata un deterioro de valor en los inventarios por Bs 522.500, correspondiente a productos inutilizables (discontinuados según vademécum) y vencidos.

Causa:

Incumplimiento del instructivo para la toma de inventarios por parte del personal responsable del Almacén.
Negligencia por parte del Gerente de Comercialización en la supervisión y gestión de inventarios.

Conclusión:

El examen al sistema de almacenamiento identificó productos de baja rotación (una vez al año). De estos, el 10% (Bs 55.000) están discontinuados y el 85% (Bs 467.500) son inutilizables (vencidos/deteriorados), sumando una pérdida potencial de Bs 522.500. Esto contradice las instrucciones internas de inventario que exigen identificar y gestionar productos de lenta rotación o próximos a vencer. La causa principal radica en el incumplimiento de dichos instructivos por parte del personal de Almacén y la falta de supervisión efectiva (negligencia) por parte del Gerente de Comercialización. Como efecto directo, se produjo un significativo deterioro de valor en los inventarios.

Recomendación:

Al Gerente General: Instruir al Gerente de Comercialización para que cumpla estrictamente sus funciones y los procedimientos establecidos en los instructivos de toma de inventarios, asegurando también el cumplimiento por parte del personal a su cargo.
Al Gerente de Finanzas: Instruir al departamento de Contabilidad para que realice la regularización contable del valor de los inventarios, registrando el deterioro detectado mediante el siguiente asiento:

Detalle                                                 Debe        Haber
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Pérdida por Deterioro de Valor - Productos Farmacéuticos  522.500
Inventario de Productos Farmacéuticos                               522.500
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TOTAL                                                    522.500     522.500

Validación:

El Gerente General y el personal ejecutivo pertinente fueron informados de este hallazgo y manifestaron su acuerdo con las conclusiones y recomendaciones constructivas propuestas para corregir la situación y prevenir futuras ocurrencias.