El Proceso Administrativo: Concepto y Componentes
El proceso administrativo, inicialmente entendido como el cumplimiento de una función bajo mando, ha evolucionado significativamente. Actualmente, comprende las actividades interrelacionadas de: planificación, organización, dirección y control de todas las actividades que implican relaciones humanas y tiempo.
Planificación
La planificación consiste en fijar el curso concreto de acción a seguir, estableciendo los principios que lo orientarán, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y recursos necesarios.
Características de la Planificación
- Proceso permanente y continuo.
- Orientada hacia el futuro.
- Busca la racionalidad en la toma de decisiones.
- Selecciona un curso de acción entre varias alternativas.
- Sistemática y repetitiva.
- Técnica de asignación de recursos.
- Técnica cíclica.
- Función administrativa que interactúa con las demás (organización, dirección y control).
- Técnica de coordinación e integración.
- Técnica de cambio e innovación.
Ventajas de la Planificación
- Enfoca las actividades hacia los resultados deseados y logra una secuencia efectiva de esfuerzos.
- Señala la necesidad de cambios futuros.
- Permite anticipar escenarios y planes de contingencia.
- Proporciona una base para el control.
- Estimula la realización.
- Obliga a la visualización del conjunto.
- Aumenta y equilibra la utilización de las instalaciones.
- Ayuda al gerente a obtener status.
Desventajas de la Planificación
- Limitada por la exactitud de la información y de los hechos futuros.
- Puede resultar costosa.
- Enfrenta barreras psicológicas.
- Puede ahogar la iniciativa.
- Puede demorar las acciones.
- Puede ser exagerada por los planificadores.
- Tiene limitado valor práctico en ciertos contextos.
Principios de la Planificación
1) Principio de la definición del objetivo: La planificación se basa en la idea o en la fijación del objetivo que se pretende alcanzar.
2) Principio de la flexibilidad: La planificación es permanente y aplicable tanto a actividades en funcionamiento como a las que no lo están.
Planificación Estratégica
La planificación estratégica es una herramienta clave de la gerencia estratégica. Consiste en la búsqueda de ventajas competitivas, la formulación y puesta en marcha de estrategias, considerando la misión, objetivos, entorno y recursos disponibles.
Organización
Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos, creando unidades administrativas, asignando funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía, y estableciendo las relaciones entre dichas unidades.
Dirección
Dirección consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados para alcanzar las metas de la organización.
Control
El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.
Importancia de la Planificación
Una definición eficiente de la misión organizacional permite una mejor dirección y orientación de las actividades, mejorando el funcionamiento y la capacidad de respuesta ante un entorno cambiante.
Herramientas de Análisis: La Matriz FODA
La matriz FODA es una estructura conceptual para el análisis sistemático que facilita la adecuación de amenazas y oportunidades externas con las fortalezas y debilidades internas de una organización.
- Fortalezas (F): Capacidades especiales que otorgan una posición privilegiada frente a la competencia.
- Oportunidades (O): Factores positivos y explotables del entorno que permiten obtener ventajas competitivas.
- Debilidades (D): Factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia.
- Amenazas (A): Situaciones del entorno que pueden atentar contra la permanencia de la organización.
Estrategia
Según Anthony, la estrategia es el resultado del proceso de decidir sobre los objetivos de la organización y las políticas para la adquisición, uso y organización de recursos. Chandler la define como la determinación de propósitos a largo plazo y la adopción de cursos de acción para lograrlos.